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档案知识培训资料
河南省漯周界高速公路有限责任公司
归档文件整理方法
第一、归档文件整理工作
归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。
各机关档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后,才算完成了文件处理工作。
归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考,从现行文件运转过程转入档案管理阶段。
一、归档文件
能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件整理
归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程.
三、归档文件整理原则
归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用。
四、归档文件整理方法
目前,推行的归档文件整理方法有两种。
即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法.
文件级整理方法,就是将归档文件以“件"为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件的定义:
件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。
2、文件正本与定稿为一件。
３、正文和附件为一件。
４、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。
如请示与批复、报告与批示等.
６、转发与被转发件为一件.
７、正文与文件处理单为一件。
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
９、会议文件.一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。
10、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。
第二、 文件级整理程序
文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤.一般情况下,文件级整理大致需要十二道程序,即收集文件、划分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。
一、收集文件
收集文件，就是通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。
（一）收集文件的意义
收集文件是归档整理工作的首要程序.整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
（二）收集工作的法律依据
《中华人民共和国档案法》第十条规定：
对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
（三）收集工作的原则
齐全完整,是收集工作的基本原则。
齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来,谓之齐全。
完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件,印件与底稿等，不缺件,不少页地都收集起来，谓之完整。
1、全面收集
即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的,不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的;不管是文字材料、报表、声像材料等,都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。
2、重点收集
从机构方面讲,本机关行政部门为单位的收发部门，各内部机构等是收集的重点。
从个人方面讲,单位主要领导、办公室主任、秘书、重要的收发人员,文员、内勤人员等是收集的重点。
从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。
3、帐外文件的收集
“帐外文件”,指未经发文登记和打印、编号的文件。
（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。
（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
（３）上级机关批转、转发本机关的文件。
（4）国家、省、市和上级主管部门领导视察、检查本机关、创建活动、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。
（5）本机关召开的党组（党委、支部）会、总经理办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。
以及领导班子民主生活会报告。
（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。
（7）本机关目标管理、创建活动、文明建设、廉政建设、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。
（8）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料.
（９）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。
（10）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。
包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。
（11）本机关请示与上级机关的批复,下级机关的请示与本机关的批复。
（1２）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。
（13）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等.
（1４）本单位领导班子及成员的述职报告。
（15）创建文明单位及创建巾帼文明岗等活动资料（内必须附有创建文件等材料,并按创建要求及标准进行要专卷保存）
4、检查已归档文件材料的质量
（１）收文的正件与附件是否齐全完整.
（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。
（３）发文的定稿与印件是否齐全完整.
计算机输出的定稿,要附发文处理签，确定文件的真实性，领导修改的文件,要存入文件作为文件的定稿，避免弄虚作假,以维护文件的真实性和凭证性,确实发挥文件的法定效用。
（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。
（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。
如不完整,可依照下列方法处理。
对有批复缺请示的处理。
一般讲,有批复肯定有请示,如缺请示文件，应认真查询。
一是找承办请示事项的部门或个人查询,二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档.
对有请示缺批复的处理。
①电话批复、口头批复未形成文字,或未批复，但实际上已办理，即成事实。
此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。
②直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可.
③一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的,将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。
④未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件,可暂不归档,但必须妥善保管,以备查找.如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。
二、区分归档范围
区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。
（一）归档文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
１、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;
２、本机关文件材料中的重要文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;
3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料.
三、分年度
分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中,把不同年度的文件分开.现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的,不同年度的文件一般不得放在一起归档。
（一）一般文件,归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）
（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度
1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的,归入请示年度。
2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度.
四、分类别
分类别,就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。
（一）分类方法
分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。
目前我们比较常用的就是组织机构分类法和问题分类法。
1、组织机构分类法
组织机构分类法,就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。
也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。
机关内有几个机构，就设几个类,机构名称。
如:
行政综合部、人力资源部、财务部、运营管理部、工程部、稽核检查部、等六个类名。
一般为党委（党组）下设的组织机构在前,行政下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。
2、问题分类法
问题分类法,就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。
也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件,只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内,以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。
类别排列的方法
（二）分类方案的编制
分类方案，是一个机关内文件材料分类的表现形式,它是用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件。
是进行文件分类的依据。
一个机关内的文件应根据其内容和载体的不同,编制统一的分类方案，分类方案编制好后，一般不要随意变动,以保持其一致性和连续性。
五、分级别
分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理.但对联系密切的文件,如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
六、划分保管期限
保管期限，就是文件材料的留存年限。
划分保管期限，就是根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。
根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限为永久和定期两种。
永久,即在正常情况下,无限期地保存；定期，分为30年和10年两种。
（一）永久保管的文书档案主要包括:
1、本机关制定的法规政策性文件材料；
2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
5、本机关机构演变、人事任免等材料；
6、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
7、同级机关、下级机关关于重要业务的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
（二）定期保管的文书档案主要包括：
1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
4、本机关一般性事务管理文件材料
5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
七、修整文件
为使档案能够长期保存和有效利用,装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整.
1、修裱破损文件
使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。
2、复制字迹模糊或易褪变的文件
包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。
常用的复制方法是复印.
３、去除易锈蚀的金属物
４、超大纸张折叠
大于Ａ4幅面的纸张要折叠成A４幅面。
要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。
八、装订
装订，是归档文件整理工作的基础环节。
归档文件修整完毕,采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订,以固定文件页次,防止散失,便于保管和利用。
（一）装订要求：
１、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。
2、装订时,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前,复制件在后；批转或转发文件在前,被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后;来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；外文本在后（有特殊规定除外）;重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后,出版期刊，样本在前，定稿在后。
3、装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐.统一在左上角装订，左侧与下侧（底边）对齐.
（二）档案柜要求及装订方法
1、档案柜的要求：
按照档案的保管要求的将档案装入铁皮档案柜中。
2、装订方法：
线装法。
根据文件的厚薄,选择粗细适中的棉线进行装订。
文件页数较少时，采用缝纫机左上角装订；文件页数较多时,采用“三孔一线”左侧装订。
3、对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中,拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。
九、排列文件
排列文件，就是根据一定的方法确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
（一）按事由排列法
按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起.
按事由排列的具体步骤如下：
1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。
2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列,类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。
（1）采用组织机构分类法分类的归档文件,可采用:
党群部门在前，行政部门在后,综合性部门在前，业务部门在后.
（2）采用问题分类的归档文件,可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。
3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。
即在同一类别内,将文件先按不同事由分开,将同一事由的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列.
（二）按文号（或按文件形成时间）排列法
漯周界高速公路归档文件
按文号排列法,就是在同一全宗、同一年度、同一期限内，按发文字号的先后顺序排列归档文件。
1、在一个全宗内,将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列,即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。
2、在同一期限内，按归档文件的发文字号或形成时间的先后顺序排列，即把归档文件先按发文“号”（机关代字，如豫漯周界公）分开，再按发文的“号”排列。
也就是在同一期限内，把同一字号的文件排列在一起，在同一字号内再按发文号（1号、2号）的先后顺序排列.
（1）本机关发文先排党委发文，后排行政发文。
例:
漯周界高速公路归档文件
上级机关发文若等同于本机关，也按此法排列.
（2）本机关未编发文字号的文件，即白头、绿头文件，也称内部文件，按文件形成时间的先后顺序排列（成套性文件,如会议文件除外）。
（3）同级机关，不相隶属机关和下级机关来文，可按文件的发文字号结合形成时间依次排列。
（4）、如上级主管部门对档案管理有统一要求,均按照上级部门的档案要求执行，其它档案均按此规定整理.
十、文件编号
归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明.
（一）件号
件号，是归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识.件号包括室编件号和馆编件号两种。
1、室编件号
即在归档文件整理时编制的件号,其编制方法和要求:
（1）归档文件排列顺序固定之后,应逐件编写件号。
（２）在同一年度，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序,从“１”开始编制件号。
即一年三个流水号，永久从“1”开始，长期十年从“1"开始，长期三十年从“1”开始，依次编制。
（3）不得断号，重号，跳号.
２、馆编件号
馆编件号的设置，主要是为了馆室衔接的需要,在档案进馆时编制。
即档案移交进馆后，由档案馆经过鉴定、整理，并根据归档文件在全宗中位置发生的变化情况，重新编制。
是否需要重编,由档案馆视情而定.
（二）页号
页号，只在归档文件目录中显示几页,不标注在文件上。
（三）盖归档章
文件编号项目固定之后，要以归档章的形式逐件标识在每一份归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”，确保归档文件借阅后正确归位。
式样
全宗号
年度２0０９
（室）编件号1１２
机构（问题）党委
保管期限永久
（馆）编件号
1、归档章的位置
归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。
如此位置有领导批示或收发章等,可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。
２、归档章的项目及填写方法
归档章的项目有全宗号、年度、（室）编件号、机构或（问题）、保管期限。
（1）全宗号：
是档案馆给立档单位编制的代号。
（２）年度:
是文件的形成年度，以四位阿拉件数字标注，如2009。
（3）室编件号：
按归档文件排列顺序编写的件号填写,由档案室负责填写。
（4）机构或（问题）：
档案分配方案上各机构或问题的名称。
（5）保管期限：
按归档文件划定的保管期限填写,是哪种保期限就填写哪一种。
三种保管期限可分别为“永久”、“长期三十年”、长期十年。
（6）馆编件号：
由档案馆负责填写.
十一、编制归档文件目录
编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其它编目工作的基础,为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件.
（一）归档文件应逐件编写目录
来文和复文作为一件时，只对复文进行编目。
如请示与批复作为一件时，只登录批复件;转发与被转发件，只登录转发件，其中属于上级转发、批复本机关的文件,要同时登录本机关的发文字号，以便查找.
（二）归档文件目录中所列项目应逐项认真准确地填写
归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
其填写方法如下：
1、件号:
填写室编件号。
２、责任者:
填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者.
（1）填写通用简称。
（２）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写.
（3）报表的责任者,应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。
（4）联合发文，只填写主办单位。
即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。
如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务,责任者即为这个单位。
如本单位也属于联办单位之一,应把本单位也填入责任者内。
如为查阅方便,可把所有联办单位全部填入责任者栏内。
（5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。
如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。
3、文号:
填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成.如：
豫漯周界公［2０09］第５２号
（1）联合发文，填写主办单位文号即可.
（2）期刊类文件,如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。
（3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等,只填写批示、转发、批复件文号即可。
如在请示、报告原件上批复、批示的,只填写请示、报告的文号即可。
4、题名:
填写文件标题.
（1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的,应照原题名填写,不得随意更改或简化.
（2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号［]填写.
①原题名只有文种的,应根据文件内容补充拟写文件题名。
如市委组织部印发的任免文件，有的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写文件事由,加在文种之前,以便查阅，可拟写为［关于干部任免的通知］.
②文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。
如：
“关于贯彻执行中发[２0０9]29号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强档案工作的领导的文件，填写题名时,应补充为“关于贯彻执行中发[2００］29号文件［加强档案工作的领导］的通知"。
③批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。
如“关于购买复印机的请示、[批复］”.
（3）正件与附件为一件时，如附件多,内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出,题名前加“附件×”.
5、日期：
即制发文件的时间。
填写文件的形成时间（文件末尾落款日期）,以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。
如:
文件的形成时间是2０0９年１月6日，即上格填写为“2009”，下格填写为“01.06”。
6、页数:
填写每一份归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。
一份文件由几个部分组成的,把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。
7、备注：
填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等.
（三）归档文件目录格式
归档文件目录一律采用竖式，各个项目的尺寸,由市档案局统一制定，各单位不得自行其是.
（四）归档文件目录用纸及字迹材料选择
1、用纸：
幅面尺寸采用国际标准Ａ4型（长×宽为29７mｍ×2１０mm）,纸质优良。
2、字迹材料:
应选用较耐久的字迹材料制作,如碳素墨水、蓝黑墨水等,使用计算机制作目录，并选择较耐久的色带打印。
（五）归档文件目录应装订成册，并编制封面
1、归档文件目录应按保管期限分别编制和装订。
2、装订整齐、美观、便于利用。
3、份数:
按档案进馆要求编制相应份数.
4、归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、起止件号、类别名称等项目.
十二、装盒
装盒,就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。
（一）装盒
1、装盒时,应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内，不同类别的文件尽量不要混装在一个盒内,如单位文件数量少时，也可装入一个盒内。
２、应严格按照室编件号的顺序依次装盒。
使之与归档文件上的相应条目相一致,既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能够将其按件号顺序归入相应盒内，否则，容易造成文件归位错误，造成混乱。
３、应使每盒内的文件数量适宜.既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。
４、文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。
档案盒一般采取侧立排放。
5、档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号.盒号编制方法如下：
（1）按三个保管期限编制大流水号，即一个单位按永久、长期三十年、长期十年保管期限编制三个大流水的盒号。
（2）按三个保管期限分年度编制小流水号，即一个单位、一个年度的档案盒按永久、３0年、1０年三种保管期限编制三个小流水号，也就是一年三个流水号。
（三）填写档案盒封面
式样 填写方法
装盒完毕，应在档案盒封面上填写全宗名称,即机关名称。
填写机关全称或通用简称。
（四）填写档案盒脊项目
档案盒脊设置的项目有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等。
各单位可根据需要设置类别（机构或问题）等选择项目。
（五）排列上架
将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内.排列顺序：
自上而下,自左至右
（六）填写备考表
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