本科毕业设计论文档案管理系统业务需求规格书.docx
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本科毕业设计论文档案管理系统业务需求规格书
档案管理系统业务需求规格书
2.1.1.2实体分类配置
分类号
分类名称
A
党群工作类
A01
党务工作
A02
组织工作
A03
宣传工作
A04
纪检监察工作
A05
工会工作
A06
共青团工作
A07
协会工作
B
行政管理类
B01
政务工作
B02
企业策划、管理工作
B03
法律事务工作
B04
人事管理工作
B05
劳薪管理工作
B06
教育工作
B07
后勤管理
B08
审计工作
C
经营管理类
C01
经营决策管理
C02
经营业务管理
C03
服务质量管理
C04
计划管理
C05
财务管理
C06
股票管理
D
生产技术管理类
D01
运行维护管理
D02
基本建设管理
D03
科技工作管理
E
基本建设类
E01
通信工程
E02
基建工程
E03
建筑工程
F
设备仪器类
F01
生产设备
F02
非生产设备
G
电信产品类
G01
电信产品
G02
通用产品
G03
其它产品
H
科学技术研究类
H01
电信基础理论研究
H02
电信技术研究
H03
软科学研究
I
会计档案类
I01
账簿
I02
凭证
I03
报表
I04
其它
J
员工档案类
J01
公司人员
J02
死亡员工
K
声像档案类
KGP
光盘档案
KLX
录像带档案
KLY
录音带档案
KZP
照片档案
L
实物档案类
LJB
奖杯
LJNP
纪念品
LJP
奖牌
LJQ
锦旗
LJZ
奖章
LZS
证书
M
图书资料档案类
M01
书籍
M02
杂志
M03
图册
M04
信息
Q
全宗卷
Q01
档案管理
Q02
档案收集
Q03
档案整理
Q04
档案鉴定
Q05
档案统计
Q06
档案保管
Q07
档案利用
ZM
专门档案
ZY
重要档案
LT
联通划转
WT
卫通划转
HS
华盛划转
2.1.1.3档案库配置
档案类别
档案库名称
备注
原系统
历史数据
文书档案
传统立卷
科技档案
传统立卷
会计档案
传统立卷
实物档案
传统立卷
声像档案
传统立卷
待组卷档案
传统立卷
电子档案
传统立卷
划转档案
联通划转-工程档案
传统立卷
卫通划转-文书档案
传统立卷
卫通划转-工程档案
传统立卷
华盛划转-财务档案
传统立卷，分公司无此类档案
文书档案
文书档案
一文一件
专门档案
一文一件
重要档案
一文一件
全宗卷档案
一文一件
合同档案
合同档案
一文一件
审计档案
审计档案
一文一件
科技档案
工程档案项目库
传统立卷
工程档案案卷库
工程档案卷内库
设备仪器档案项目库
传统立卷
设备仪器档案案卷库
设备仪器档案卷内库
会计档案
会计凭证档案
一文一件，分公司无会计档案库。
会计报表档案
会计账簿档案
会计其他档案
特殊载体档案
声像档案
一文一件
实物档案
一文一件
权证档案
一文一件
图书档案
一文一件
员工档案
员工档案
一文一件
2.1.1.4数据字典配置
名称
数据
编码
名称
数据
编码
保管期限
永久
01
密级
明文
01
长期
02
秘密
02
短期
03
机密
03
5年
05
绝密
04
10年
10
企业秘密
05
15年
15
企业机密
06
25年
25
实物类别
奖杯
01
30年
30
纪念品
02
文件类型
公司收文
01
奖牌
03
公司发文
02
锦旗
04
部门收文
03
奖章
05
部门发文
04
证书
06
签报
05
印鉴
07
传真电报
06
资料类型
书籍
01
任免通知
07
杂志
02
合同
08
图册
03
审计材料
09
信息
04
会计类别
账簿
01
编研类型
组织机构沿革
01
凭证
02
大事记
02
报表
03
文件汇编
03
其他
04
年鉴
04
载体类型
纸质
01
权证类别
土地证
01
电子
02
房产证
02
胶片
03
营业执照
03
磁盘
04
组织机构代码证
04
实物
05
2.1.2流程管理
2.1.2.1文书档案
Ø移交工作流程
文员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。
2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.2合同档案
Ø移交工作流程
合同管理员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。
2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、只显示部分合同著录项，如：
合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.3科技档案
Ø移交工作流程
工程兼职档案员（申请）---本部门领导（审批）---综合档案管理员（审批）
具体说明如下：
1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档案收集库。
2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.4会计档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
Ø实体借阅审批流程
财务共享中心/财务管理部（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。
2.1.2.5声像档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.6实物档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.7权证档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.8图书档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
条目不挂接原文。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.9专门档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.10重要档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.11全宗卷档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无电子借阅流程。
Ø实体借阅审批流程
无实体借阅流程。
2.1.2.12审计档案
Ø移交工作流程
1、审计部门的文员在档案系统的收集状态下录入审计档案的条目信息，然后把电子文件挂接到条目上（纸质需扫描）。
2、审计部门文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。
3、审批通过后文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。
4、纸质档案移交过程不在系统中体现。
5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
Ø实体借阅审批流程
借阅人（申请）--借阅人部门领导（审批）--综合档案管理员（审批）
备注：
对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。
2.1.2.13员工档案
Ø移交工作流程
无档案系统移交工作流程。
Ø鉴定销毁审批流程
档案管理员（申请）---鉴定小组（审批）---综合档案管理员（销毁）
具体说明如下：
档案管理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。
鉴定小组成员包括：
办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。
Ø电子借阅审批流程
无流程
Ø实体借阅审批流程
无流程。
2.1.3权限管理
权限管理分为两类：
对系统功能的操作权限和对档案数据的查看权限。
权限管理涉及系统中的所有模块的功能使用及数据呈现。
综合档案管理员对角色进行授权，将相应的角色分配给用户。
用户进入系统后，根据不同的角色权限，转到不同的工作模块。
用户进入系统后，根据自己的相应权限，查看相应的数据。
对于档案的利用查询，都是在档案的已归档基础上进行的，收集移交整理过程中的数据不对外提供利用查询。
2.1.3.1老系统数据
Ø老系统的历史数据条目默认全部可见，原文默认全部不公开，需走借阅流程。
Ø公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.2文书档案
Ø文书档案条目默认全部可见。
Ø文书档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.3合同档案
Ø合同档案条目默认全部可见。
对著录项要进行可见筛选。
Ø合同档案原文全部不公开，全部走借阅流程。
Ø档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.4科技档案
Ø科技档案条目默认全部可见。
Ø科技档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.5会计档案
Ø会计档案条目默认财务管理部、财务共享中心、审计部可见。
Ø会计档案不挂接原文。
2.1.3.6声像档案
Ø声像档案条目默认全部可见。
Ø声像档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.7实物档案
Ø实物档案条目、原文默认全部公开，不需要借阅。
2.1.3.8权证档案
Ø权证档案条目默认全部可见。
Ø权证档案不挂接原文。
2.1.3.9图书档案
Ø图书档案条目默认全部可见。
Ø图书档案不挂接原文。
2.1.3.10专门档案
Ø专门档案条目默认全部可见。
Ø专门档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.11重要档案
Ø重要档案条目默认全部可见。
Ø重要档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.12全宗卷档案
Ø全宗卷档案对外不开放。
条目和原文都不公开。
2.1.3.13审计档案
Ø审计档案条目默认全部可见。
Ø审计档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。
Ø档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。
2.1.3.14员工档案
Ø员工档案对外不开放。
条目和原文都不公开。
2.1.3.15人员权限
Ø在收集库中做收集整理的人员，只能看本公司本部门内的条目和原文。
Ø省公司领导拥有省公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。
Ø省公司综合档案管理员拥有省公司及各分公司所有档案的条目和原文查看权限。
Ø分公司领导拥有分公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。
Ø分公司综合档案管理员拥有本分公司所有档案的条目和原文查看权限。
Ø省公司及各分公司的普通用户只能看本公司所有已归档且条目公开密级为“明文”的档案原文，其他不公开的档案原文需要走借阅。
2.2档案业务配置需求
2.2.1文书档案
2.2.1.1整理规则
一文一件整理方式
2.2.1.2档号规则
Ø档号规则：
年度-分类代码-保管期限-件号
Ø档号例子：
2012-A01-01-0001
Ø流水号长度：
四位
Ø排序关键字：
按档号规则和成文日期排序
2.2.1.3文书档案著录项
序号
字段名
大小
备注
1
全宗名称
60
默认值为公司名称。
OA导入。
2
档号
90
根据规则自动生成或手工输入
3
件号
8
自动生成或手工输入，4位数字如0001
4
年度
4
默认为当前年度。
OA导入。
5
分类代码
100
选填。
显示：
代码+文字
6
文号
128
必填。
OA中的收文导入时导入原文号。
OA导入。
收文编号
OA导入。
7
文件题名
128
必填。
OA导入。
8
文件类
升级会员 