南航办公自动化系统.docx
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南航办公自动化系统
南航办公自动化系统
一、南航办公自动化系统建设背景2
二、总体思路及采取的技术措施3
三、南航办公自动化系统总体应用情况6
3．1系统研究的内容和实现的功能6
3．2系统推广情况13
3．3系统运行情况14
四、南航办公自动化系统对企业的影响17
五、结束语19
一、南航办公自动化系统建设背景
信息化系统是企业管理体系的载体，南方航空公司在建立起办公自动化系统前的信息化建设工作过程中，已经在全国范围内建立起了网络环境和电子邮件系统等信息化的基础设施，并在此基础上建立了60多个应用系统，涉及从生产到运营管理的各个环节。
异构的系统，工作流程的复杂，以及人员和办公地点的分散，突显了信息共享和协同工作的重要性，为了整合分散的各种资源，加强信息共享和协同工作，提高内部的办文办事效率，南航公司领导高瞻远瞩，决定搭建企业级的办公自动化系统平台，用以构建一个安全、可扩展的性能良好的基础信息体系结构和统一用户管理机制。
通过该平台实现统一账号登录和信息的分级、分类、分权限的集中管理以及南航内部的日常办公事务处理，实现内部办公自动化，公文交换无纸化，管理决策数字化，公共服务电子化的目标。
办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可实现群体协同工作。
由于网络的存在，通过办公自动化系统进行跨越时间与空间的交流与协调几乎可以在瞬间完成，它给企业带来的益处不言而喻，国内外很多的大小企业都先后实施了该系统。
2003年7月1日前南航的办公自动化程度可以划分为以下四类：
1.起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MSOffice系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。
2.已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。
网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
3.已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
4.已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。
开发针对业务定制的综合办公自动化系统，以实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
二、总体思路及采取的技术措施
南航办公自动化建设的目标是建立一个基础的信息平台，并依托这个平台逐步完善相应的应用系统，因此是一个规模庞大、结构复杂、信息量大的综合信息系统建设，项目组在设计规划阶段进行了细致认真的工作，确定系统建设的终极目标和当前目标，保证了系统建设的顺利进行和规避了不必要的风险。
系统严守总体规划、分布实施的指导方针，遵循系统建设的阶段性，技术的先进性、成熟性、实用性，功能框架的可扩展性的原则，经过两期的建设,先后实现了信息发布、公文流转、日常行政事务处理、集中鉴权、移动办公、辅助办公等功能，并在2004年底完成了包括原新疆航、北方航在内的近40个分子公司、营业部以及总部31个单位的推广实施的工作目标。
Ø阶段性：
办公自动化系统是一个大型的应用系统，系统的建设并不是一朝一夕间完成的，而是随着时间的推移，信息系统的建设将会越来越完善。
有了一个可靠、稳定、可扩展的基础架构后，可以方便地在这个架构上添加或者完善新的功能，大大降低信息系统的维护费用。
因此，在第一阶段我们确定了整体架构、技术选型，并在此基础上构建系统平台框架以及开发了当前最迫切需要的业务系统，如信息发布系统、公文流转系统和行政事务处理系统等。
随着系统规模的扩大，实施面的拓宽，目前在进行其他应用的开发，和实现其他系统在办公平台上单点登录的功能等等。
Ø先进性：
办公自动化系统将成为支撑南航日常重要工作的信息系统，除了必须满足当前的应用要求外，还必须强调先进性。
当前的信息技术日新月异，如果在系统建设中只着眼于满足当前的需求，而忽视了对系统技术和体系的前瞻性，那么随着时间的推移，系统也许不能满足公司管理方面日益增长的需求，从而导致系统的整个生命周期缩短，增加了公司在信息化建设上的投资。
通过技术研讨和实验，我们选择了Microsoft.NET进行开发，使用微软的DNA多层次体系结构，使系统在一段时间内的整体技术领先。
Ø成熟性：
如何降低系统的实施风险，避免出现建设失败是在系统分析阶段所必须关注的重要环节。
而系统平台和使用技术是否成熟，往往会直接影响到信息化建设的结果。
因此在系统建设中，我们采用的均为微软成熟的.NetServer系列的产品，这些产品都是微软经过严格测试后进行发布的，在全球均有各种的成功案例，而通过使用这些产品，我们还可以得到微软庞大系统工程师的支持，从而降低系统开发和实施过程中的风险。
Ø实用性：
系统的页面设计风格简洁美观，操作指示明显易学易使用，响应速度令人满意是系统可用性的目标，因此在规划系统的核心层和关键用户的使用上我们采用了效率比较高的语言进行编写，从而提高整个系统的运行效率，降低系统对服务器和对客户端的硬件配置要求，达到降低整个系统成本的目的，并且提供系统运行的稳定性和高效性。
Ø可扩展性：
如前面所说，南航的办公自动化系统的建设是一个循序渐进的过程，在不同的建设时期，企业关注的焦点会不同，因此系统的功能是逐步完善的，所以在信息化建设的初期就得构建好一个可扩展的功能框架，该框架采用Plug-in的形式对功能进行组织，当开发出新的功能后，只需要基础框架中集成进来即可，而不需要做额外的开发工作，这样做一方面降低了信息化建设的费用，另外一方面，将各系统的功能进行了整合，并以统一的形式展现给用户，用户从统一的入口进入，就可以在不同的业务系统中进行日常操作，也提高了用户使用的方便性；在性能扩展性方面，系统的用户数量必定是从少量变为大量，所以在服务器的选购和部署时就已经考虑了系统的体系结构应该能够适应用户使用数量的增加，保证系统性能不受影响。
三、南航办公自动化系统总体应用情况
3．1系统研究的内容和实现的功能
通过需求的获取和分析，项目组首先搭建了一个安全可靠、可扩展、性能良好的基础信息体系结构，同时在此基础上构建了南航内部目前最迫切的部分应用：
如企业对员工的信息门户、公文流转系统、行政事务处理系统等，主要实现南航内部信息资源共享，内部沟通、交流及协作办公，确保信息能迅速及时传达到企业内部每个人，确保领导能及时查询到所需的各类信息和统计数据，为科学决策提供依据，同时充分利用网络资源和计算机技术，实现随时随地办公，使办公不受时间和空间的限制。
集中鉴权：
建立了企业级的目录服务，在此基础上通过集中的身份验证实现单点登录（SingleSignOn）的功能，使员工一次登录，就可以访问授权的各应用系统。
改变了从前一个用户多套密码的状况，方便了用户的登录，增强了系统的整体感，大大降低了各系统因为需要管理多套用户帐号而产生的维护成本。
（如图1）
图1 SSO登录界面
企业对员工的信息门户：
采用CMS技术，快速的搭建了信息门户，它是南航员工进行信息发布、信息浏览和信息共享的窗口。
以用户发布权限控制和管理作为支撑，提供了操作便捷的信息发布工具，使得用户可以自主的发布和维护信息，加快了公司信息上传下达的速度，提高了员工对公司信息读取的频率，拓宽了员工在公司生产经营领域的视野，是公司企业文化的一个缩影。
（如图2）
图2 系统首页
日常办公：
是员工进行电子办公的主要场所，实现了个人办公的各项功能的汇集，包括待办事项、已办事项、委托授权、草稿箱等；（如图3）
图3 个人事务
公文流转：
根据目前业界先进的工作流理论和为将来可见的工作流应用需求，我们搭建了一个具有通用性和良好性能的工作流平台，在这个工作流平台的基础上，开发了公文流转系统，满足文件流转、审批、催办督办等需求，实现了公文的收、发、传阅、批示、审阅、归档等过程的全程无纸化。
笔迹留痕记录了文字修改的蛛丝马迹，审批过程的跟踪结束了“公文旅行”的时代，降低了人与人之间的沟通成本。
细致的用户信息和权限管理使得不同权限级别的人员得以查询不同层次的公文，扭转了以往为查阅公文而在文山纸海中苦恼的局面。
（如图4、图5）
图4 公文审批单、公文批办过程
图5 公文正文、正文笔迹留痕
行政事务处理：
工作流平台的通用性能，使其他业务都能够利用这个平台作为基础支撑功能，我们能够快速地开发延伸业务的流转功能。
包括员工出差管理、公务机票管理、休假管理、加班管理、用车管理、办公用品管理、计算机耗材管理等行政事务处理系统。
其中内部员工公务机票管理有效控制了“人情票”的发放，控制了不合理的开支。
系统简化了员工申请事务的过程，同时使管理人员从繁重的事务工作中解脱出来，真正的从事管理层次的工作。
（如图6、图7、图8）
图6 休假申请列表
图7 休假申请单1
图8 休假申请单2
资源预定管理：
实现了对会议室、车辆、办公用品、办公场所等资源的管理，这种管理包括员工对资源的预定、领导的审批以及相关部门对资源的特定管理。
移动办公：
采用了公文的自动后台传输、数据压缩传输、断点续传等技术，支持低速网络条件下的移动办公，让公司领导摆脱了时间和空间的约束，出差在外依然可以处理行政事务。
同时移动客户端还支持“智能客户端技术”，能自动下载新的功能组件进行更新，解决了C/S架构应用存在更新维护困难的问题，并且配备双因素令牌保护VPN验证，保证了移动客户接入的安全性。
其他：
在这个基础体系架构和工作流平台之上，我们相继开发了合同管理系统、工商资料管理系统、短信应用平台等等适用于南航发展需要的相关业务、管理系统。
3．2系统推广情况
2004年是南航集团联合重组实质性推进的一年，2005年元旦通过关联交易将北方公司和新疆公司的资产正式注入南航股份公司，南航股份公司对属下17个分子公司、20多个国内营业部、30多个国外办事处实行垂直管理，随着企业的发展，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为迫切的工作需要。
“分布式办公，集中式管理”成为公司必须具备的一种模式。
办公自动化系统恰好满足了多分支机构、跨地域办公和移动办公的办公模式需要，改变了传统的办公方式，为南航管理实现国际化、规范化、信息化提供了硬件支撑。
2003年9月8日办公自动化系统推广至集团公司；2003年10月1日，系统在9个分、子公司全面实施；2003年12月5日完成了国内18个营业部的推广实施工作；2004年1月1日在新疆分公司公司实施了办公自动化系统；2005年12月1日在北方、大连、黑龙江、吉林、海南航空有限公司等实施了办公自动化系统。
自此，南航所有单位实现了在同一办公平台上的远程协作办公。
经过五年的使用，系统稳定、安全，获得了领导和员工的认可，取得了较为明显的经济效益和社会效益。
目前，南方航空公司办公自动化系统已经在广州总部30多个单位、36个分子公司营业部全面推广实施，是目前公司用户最多、使用范围最广、推广速度最快的一个系统，它的成功应用是项目的团队精神，协同作战的一个良好写照。
公司领导的强势领导风格和以身作则的精神，业务部门的专业权威和给予的积极配合，计算机部门和合作伙伴的过硬有力的技术支持，四万多名员工对系统的认同、接纳和呈现的使用热情都是项目成功缺一不可的元素。
3．3系统运行情况
系统目前运行情况稳定，获得了领导和员工的认可，取得了明显的成效：
规范和优化管理流程，提高了办文办事效率，降低了管理成本
通过对行政工作流程的再分析，进一步规范了公司行政，特别是公文运转流程，初步制定了符合实际的管理流程和管理规范。
公文流转通过跨区域的在线审批模式，有效地减少了公文旅行、文件积压的现象，据统计，南航总部平均每天有17895次的公文流转次数，若采用传统手工方式，为交换纸质文件将有14646人次奔走于不同的部门之间，大大浪费了人力、物力和财力，而OA改变了传统手工模式下公文会签、审批、汇总等流程，实现了公文无纸化信息的快速传递。
实行办公自动化后，一定程度上减轻了各级领导、文秘人员和广大员工的工作负担，有效简化了重复劳动，节约了办文办事的时间，帮助管理人员从繁杂的事务性工作中摆脱出来，进行真正的管理工作。
原来手工办理公文流转速度慢，最长的要一个多月甚至几个月才能办理完毕，推行OA后，最快的只要几分钟就可办完。
原来下发文件，有的单位需要近一个月时间才能收到，现在则可以瞬间收取，而且公司总部可以随时跟踪其办理情况。
据统计，目前公文平均办结时间缩短到3-4天左右，显著地提高了机关的办公效率。
实行办公自动化后，有效地节约了管理成本，包括纸张、印刷费、邮递费等直接费用支出明显减少，同时，OA也带来一些难以准确统计的间接成本的节约，如相关办公复印设备的减少、人员工作量减少带来的办公消耗减少、以及随着工作效率提高带来的人力成本的降低等。
仅据公司办公室统计（不包括机关其他部门和各单位），刚开始实行办公自动化以来的5个月时间里，7-12（2003年）月份每月复印纸从过去的100箱大幅下降到40箱，此项节约开支75600元；公文用纸每月从12000张下降到700张，节约开支6780元；公文邮寄费从每月8705元降低到5748元，节约17443元。
5个月来，仅从办公室节约的开支已达99823元。
此外，行政事务处理系统还有效地减少了对相关事务的管理成本，如公务机票实行网上管理后，有效地堵塞了过去难以解决的管理漏洞。
提高信息传播的速度，使信息的上传下达变得快捷
办公自动化系统为南航各级领导和员工搭建了一个信息共享和信息传递的平台。
通过这个平台，公司的重大决策可以快速传达到每一位员工，增强了员工的主人翁意识和企业的凝聚力。
同时，公司生产经营等方面的数据也可以及时提供给领导，便于领导决策时集思广益。
信息发布系统克服了内部办公受距离局限的不利因素，使信息的上传下达变得快捷。
提高办事的透明度，增强了监管的力度
办公自动化通过电子化的手段，提高了办事的透明度，有效地增强了监管的力度。
实现了办公的可控性，公司对于下属单位的运转情况能及时获悉。
通过办公自动化系统提供的管理工具和清晰的批办过程显示，使督办工作变得简单易行，进一步强化了机关各部门对内、对外服务的意识。
全面提高了公司员工的计算机使用水平，提升了公司的形象
为配合公司办公自动化系统的顺利实施，公司办公室及信息中心先后举办了26期计算机基础知识及文秘知识的培训班，参加培训的管理人员达六千人，为提高公司员工计算机操作水平起到了很大的促进作用。
同时，“无纸化办公”的成功实施对于加强公司的基础管理，提高公司的管理手段和水平，提升企业竞争力和公司的形象都起到了积极的作用。
四、南航办公自动化系统对企业的影响
南航办公自动化系统的建设是与南航的企业发展战略密切相关的，系统的全面推广实施对南航的发展带来了深远的影响。
南航在成功实施了办公自动化系统之后，有许多企业来南航参观我们的系统，进行技术和实施经验的交流，我们也就此了解到：
一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
不同的管理文化、不同的管理层次直接影响了办公自动化系统的自动化程度和实施过程。
当前航空运输市场的竞争空前激烈，天空开放给国内航空公司带来了巨大的经营压力，应市场竞争和国际化的需要，建立南航快速的市场反应机制，加强企业信息化建设，实现办公自动化是南航必然的战略选择。
目前，南航的信息化建设在国内民航业内处于领先地位。
办公自动化是企业现代化的一项基础性工作，是现代企业发展壮大的基石。
南航结合自身组织结构和行业分散性特点，果断实施办公自动化战略，为公司做大做强打下了深厚的基础，这一战略的实施为南航今后管理工作提供了坚强有力的保障。
同时，办公自动化系统对南航的可持续性发展也起到了不可磨灭的作用。
◆企业内部信息系统的安全是企业可持续发展的基础。
办公自动化系统提供了严格的权限控制，根据不同安全策略设定了不同的操作权限。
对所有数据均可进行加密保存，确保数据安全，并且可根据需要追加制约认证模块。
同时实现了技术支持权限与运行管理权限的良好分离。
此外，所有的权限更改操作将记录进日志文件。
系统还在模块级、对象级等多个层级设置完善的控制和授权功能，使系统具有强大的安全性与可靠性。
◆良好的办公环境是企业可持续发展的保证。
办公自动化系统帮助企业创造了一个良好的集通信、信息、知识、协同的办公环境，真正寓管理于日常工作实践中，同时规范流程、固化制度，实现管理自动化，文化人性化，效益最大化，盈利持续化！
◆搭建了一个员工学习的平台和企业文化宣传的平台。
通过办公自动化为员工创造一个自我学习和成长的氛围，为企业搭建知识平台，为营造学习型组织打下良好基础。
员工持续不断地获取最新信息，感知企业环境的变化，营造了知识环境，通过学习和消化提升员工能力，增强归属感、认同感，形成企业生产力。
员工在使用OA系统过程中的被动地位转向主动，企业集成员工的智慧从而大大提高了整体的智商、创新和应变能力，为企业的持续发展提供源源不断的动力，帮助企业能持续保持竞争优势！
五、结束语
在南航的所有应用系统中，办公自动化系统是用户最多、范围最广、推广速度最快的一个系统，它的成功应用正是项目的团队精神，协同作战的一个良好写照。
公司领导的强势领导风格和以身作则的精神，业务部门的专业权威和给予的积极配合，计算机部门和合作伙伴的过硬有力的技术支持，3万多名员工对系统的认同、接纳和呈现的使用热情都是项目成功缺一不可的元素。
在这样一个具有高度凝聚力和“作战力”的航空公司里，我们相信办公自动化系统会继续持续的发挥应有的作用，为南方航空公司实现未来5年和10年的战略目标作出更大的贡献。
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