英克PM连锁系统业务流程手册范本.docx

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英克PM连锁系统业务流程手册范本

英克PM4〔PowerManager〕连锁系统

业

务

操

作

手

册

英克科技

1.文档概述

本文档主要对连锁业务经营中涉及的常用业务流程进展说明，用于指导客户或实施人员使用英克系统。

1.1涉及的业务流程

门店请货流程

配送流程

配送退货流程

门店收货流程

门店调拨流程

零售模块

门店库存管理

加盟入库管理

总部财务核算

1.2流程图中使用的符号说明

开场、完毕标志，表示一个过程的开场或完毕。

活动标志，表示过程中的一个单独的步骤

判定标志，表示过程中的一项判定或一个分岔点

流线标志，用来表示步骤在顺序中的进展，流线的箭头表示一个过程的流程方向。

实线表示必须项；虚线表示可选项。

单据标志，用来表示属于该过程的书面信息

标注标志

数据实体标志

动作标志

2零售模块

2.1零售前台开票热键设置〔10033〕

v功能说明

用于设定零售前台开票的快捷键。

2.2零售前台开票〔10034〕

v功能说明

用于零售时开票收款。

v特殊说明

1）零售销售单有临时、正式、挂单三种状态，结算但是未收款完成前是临时状态，收款完成后是正式状态，收款员挂单操作后，单据是挂单状态；结算后系统非法中断可能会产生临时状态的单据，下次该收款员登陆时系统会提示收款员对这些单据进展处理，可以通过[清理临时销售单]功能查出临时单据手动去除，门店日结时也会自动去除临时单据；

2）可以自动执行会员、价格、促销策略；

3）可以手工对整单、细单进展折扣、优惠、减价等操作

4）整单折扣、优惠要分摊到细单；

5）可以调入挂单、药方；

6）超市模式下自动出库记保管帐，批发模式下需要拣货；

7〕提供医保接口挂入点

2.3零售退货〔10035〕

v功能说明

用于零售退货，可以手工录入也可以由零售销售单据生成。

v操作说明

查询零售单据：

选择原零售销售单据生成零售退货单。

保存：

点击自动调用零售收款程序。

界面如下：

v特殊说明

正常情况下，零售退货应该由零售销售单生成，如果是系统切换前发生的销售，可以手工录入；

超市模式下保存时自动入库记保管帐，批发模式下需要复核；

手工录入退货单需要在“特殊功能授权〞功能中授权

2.4药方维护〔10036〕

v功能说明

维护药方，供零售前台调用。

2.5零售缴款〔10037〕

v功能说明

用于收款员交班时录入上缴的收款金额。

v特殊说明

可以在“门店参数设置〞中设置缴款是否显示收款。

2.6零售日结〔10038〕

v功能说明

将本逻辑日的业务进展汇总，生成日、月报表。

v特殊说明

只能结当前门店最小未结的逻辑日；

日结后，不允许再发生该逻辑日的销售；

日结时将逻辑日状态置为“已结帐〞，同时生成财务日报表和经营统计日报表；

该功能为无界面。

点击后界面如下：

2.7零售日结回填〔10039〕

v功能说明

回退逻辑日的日结。

v特殊说明

只能回退当前门店最大已结的逻辑日；

如果总部已经进展了财务核算的任何一步操作，不允许进展回退；

该功能为无界面功能；点击后界面如下：

。

2.8零售出库复核〔10061〕

v功能说明

门店经营模式是批发模式时，零售前台开票后，保管员根据开票信息进展拣货、出库，复核后自动出库记保管帐。

2.9价签打印〔10064〕

v功能说明

用于打印货品价签。

【怎么没有价格.怎么打.打印格式是什么.直接连打印机就行么.】

2.10零售脱机上传〔10065〕

v功能说明

脱机开票时，会将销售信息存到本地文件中，可以联机时，需要通过此功能第一时间将脱机数据上传到数据库效劳器。

v操作说明

全选：

选中所有单据。

设置逻辑日：

可批量选择单据，设置零售总单的逻辑日。

上传：

可批量选择需要上传的单据。

系统会自动将文件信息存入数据库，生成出库单并且入库记保管帐；

编辑：

选择某条单据可以进展编辑。

v特殊说明

如果出现库存缺乏等情况上传失败时，会给出提示，可以根据提示对零售单据进展调整

2.11零售流水〔10067〕

v功能说明

查询零售销售流水。

v操作说明

填写发票：

记录发票号、发票时间。

3门店库存管理

3.1报损管理〔〕

v功能说明

如发现货品数量少于保管帐数量或货品过期、变质、损坏时，需要在此做报损处理。

v信息项说明

本钱计算方式：

包括自动计算和手工计算两种。

v操作说明

确定：

只要报损单审批通过后才能执行该操作，确定后货品才可以出库记帐。

作废：

如果货品已出库记帐不允许作废。

v参数说明

是否自动记保管帐：

1表示自动出库记保管帐；0或者不维护表示需要手工操作“通用出库复核〞。

是否需要审批：

1表示需要审批；0或者不维护表示不需要审批。

3.2报溢管理〔10041〕

v功能说明

如发现货品数量多于保管帐数量时，需要在此做报溢处理。

v操作说明

确定：

只要报溢单审批通过后才能执行该操作，确定后货品才可以入库记帐。

作废：

如果货品已入库记帐不允许作废。

v参数说明

是否自动记保管帐：

1表示自动入库记保管帐；0或者不维护表示需要手工操作“通用入库复核〞。

是否需要审批：

1表示需要审批；0或者不维护表示不需要审批。

确定：

1表示有权限确定；0或者不维护表示无权限确定。

作废：

1表示有权限作废；0或者不维护表示无权限作废。

3.3盘点表管理〔10042〕

v功能说明

用于生成盘点表、盘点表过账、回退过账、生成损益。

v信息项说明

实盘录入方式：

分为手工录入和盘点表转入两种。

如选择手工录入方式，需要手工新增货品，一般适合盲盘。

如果选择盘点表转入，保管帐货品信息会显示在盘点表中。

盘点人员一般会打印该盘点表，按盘点表顺序到库房盘点货品。

v操作说明

生成静态盘点表：

采用此方式，盘点的是：

当前有库存的全部货品。

可以盘点某柜组，也可只盘点柜组的某货架。

点击后界面如下：

生成动态盘点表：

采用此方式，盘点的是：

当前门店保管帐从起始日期到现在库存数量发生变化的货品。

可以盘点某柜组，也可只盘点柜组的某货架。

点击后界面如下：

盘点表过账：

实盘录入后允许过账，比拟货品保管帐数量与实盘录入货品差异。

如果货品实盘数量多于保管帐数量，该记录会用蓝色显示。

如果货品实盘数量少于保管帐数量，该记录会用粉色显示。

回退过帐：

回退“盘点表过帐〞。

如生成损益后不允许回退过帐。

生成损益表：

如果货品保管帐数目与实盘数目有差异，会生成报损单或者报溢单。

v特殊说明

可以生成盘点表：

1表示有权限生成盘点表；0或者不维护表示无权限生成盘点表。

可以实盘对账：

1表示有权限实盘对账；0或者不维护表示无权限实盘对账。

可以生成损益：

1表示有权限生成损益；0或者不维护表示无权限生成损益。

3.4实盘录入〔10043〕

v功能说明

用于录入货品实际盘点数量。

如果为手工录入方式，需要手工新增货品信息；如果为盘点表转入方式，货品信息自动带出，只需录入货品盘点数量。

3.5重算库存〔10044〕

v功能说明

用于重新计算当前配送对象保管帐库存。

本功能无界面，点击后界面如下：

库存计算完成后，界面如下：

v特殊说明

在系统中，进出库业务对保管帐的影响是通过记保管帐来实现的，所以一般情况下保管帐库存数量不需要计算，只有当系统发生不可预测的错误时，才需要使用此功能进展调整。

3.6通用出库复核〔10100〕

v功能说明

用于出库记帐。

v信息项说明

批号：

允许修改批号。

v操作说明

出库记帐：

点击后保管帐库存减少。

3.7通用入库复核〔10101〕

v功能说明

用于进货、销售退回、移库的货品入库，记保管帐后增加货品库存。

v操作说明

入库记帐：

使用前需维护货架信息。

3.8查询保管明细账〔15002〕

v功能说明

查询某时间段某货品的库存详细信息。

3.9近效期库存查询〔15003〕

v功能说明

可查询指定失效日期包含的货品。

3.10货品库存查询〔15004〕

v功能说明

可根据批号、批次、货架、货品状态维度显示货品库存情况。

3.11出入库单明细查询〔15005〕

v功能说明

查询当前配送对象出库入库信息。

3.12库调整〔10045〕

v功能说明

为经营需要，调整货品批次、批号、货架、状态。

4GSP模块

4.1药品验收记录〔10046〕

v功能说明

管理药品验收记录。

v特殊说明

门店配送收货环节自动产生收货验收记录。

4.2药品养护记录〔10047〕

v功能说明

对于有检验能力的企业对供给商送来的货品、库房保养人员提供的复检药品进展检验的根本情况记录。

v操作说明

生成：

输入养护天数.什么意思.

v特殊说明

货品入库时，按照批号、仓房来记录养护日期；

生成养护记录按照仓房、批号的上次养护日期和养护天数来生成，生成记录后，自动更新养护日期为当前日期；

亦可手工录入养护记录；

4.3处方药销售记录〔10048〕

v功能说明

GSP要求在处方药销售时，必须有正规医生处方，并需要记录药品信息和处方信息。

本功能用于查询处方药销售信息。

4.4零售退货记录〔10049〕

v功能说明

对于客户退回的药品，企业不能确定其具体的质量状况，需要进展再次检验。

零售退货时自动生成退货记录，可在此功能中查询退货记录，并填写相应质量状态和检验结论；

5加盟入库管理

5.1首次经营货品申请〔10050〕

v功能说明

门店有自主采购权时，使用此功能向总部相关部门提出货品经营申请，总部审批通过后自动生成货品数据，门店方可经营

5.2首次经营供给商申请〔10051〕

v功能说明

门店有自主采购权时，使用此功能向总部相关部门提出增加供给商申请，总部审批通过后自动生成供给商数据，门店方可由该供给商处进货；

v特殊说明

供给商可以是系统中已经存在的外部单位也可以是系统中不存在的单位；

5.3首次经营厂商申请〔10052〕

v功能说明

门店有自主采购权时，使用此功能向总部相关部门提出增加厂家数据的申请，总部审批通过后自动生成厂家数据，门店方可经营该厂家的货品；

v特殊说明

厂家可以是系统中已经存在的外部单位也可以是系统中不存在的单位；

5.4供给商信息查询〔10053〕

v功能说明

查询系统中供给商信息。

5.5厂家信息查询〔10054〕

v功能说明

查询系统中厂家信息。

5.6进货管理〔10055〕

v功能说明

有自主采购权门店录入进货信息，记录进货情况。

v操作说明

执行：

点击后进货单变成正式状态。

作废：

针对细单作废，可多项选择作废；存在相关退货单的进货细单不可作废；已生成存货分录，并且存货传票状态是“已记帐〞的不可作废；作废时自动删除存货分录、回退入库记保管帐。

v特殊说明

保存后自动生成批次；

保存后自动入库记保管帐；【那个保管帐.管理么.】

保存后自动生成药品验收记录。

5.7进货退货管理〔10057〕

v功能说明

维护进货退货信息。

v操作说明

执行：

点击后单据变成正式状态。

选择进货单：

使用前需新增总单，点击该按钮后，勾选原进货单。

v特殊说明

保存后自动出库记保管帐。

5.8进货明细查询〔10058〕

v功能说明

查询进货、退货信息。

6总部财务核算

6.1报损单审批〔10010〕

v功能说明

连锁总部财务或相关人员使用本功能对门店的报损申请进展审批。

v特殊说明

审核不通过时必须填写审核意见。

v参数说明

可处理的保管帐：

输入的保管帐ID号表示其为可以报损的保管帐。

是否具有审批权限：

1表示有权限审批；0或者不维护表示无权限审批。

6.2报溢单审批〔10011〕

v功能说明

连锁总部财务或相关人员使用本功能对门店的报损申请进展审批。

v特殊说明

审核不通过时必须填写审核意见。

v参数说明

可处理的保管帐：

输入的保管帐ID号表示其为可以报溢的保管帐。

审批：

1表示有权限审批；0或者不维护表示无权限审批。

6.3生成门店日结传票〔10012〕

v功能说明

生成门店传票。

v操作说明

生成新传票：

选择已有传票：

。

6.4回退门店日结传票〔10013〕

v功能说明

回退传票。

v操作说明

回填传票：

。

v特殊说明

。

7请货流程

7.1库存上下限设置〔11014〕

v功能说明

设置当前配送对象或柜组的库存上下限。

v信息项说明

上限数量：

该货品的最大库存量，可以手工输入，也可以默认参考上限值。

“库存报警〞根据该上限生成建议采购量。

下限数量：

该货品的最低库存量，可以手工输入，也可以默认参考上限值。

“库存报警〞根据该下限生成报警信息。

v操作说明

增量更新：

增量生成库存上下限，如果已经存在，那么只更新参考上下限，不更新实际上下限，如果该货品不存在，那么要更新参考上下限和实际上下限〔两者相等〕。

界面如下：

重新生成：

输入参考时间、上限参考销售天数、下限库存参考销售天数、柜组ID，将目前的上下限全部删除，根据销售生成相应的上下限，〔参考上下限=实际上下限〕。

界面如下：

v特殊说明

禁请和不经营的货品不生成上下限。

柜组的应用情景多为：

一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。

7.2库存报警〔11015〕

v功能说明

如果计算出的库存低于库存下限，系统报警提示需要采购，并生成临时请货单。

v信息项说明

无。

v操作说明

选择柜组：

按柜组生成报警信息。

生成报警：

如当前库存低于库存下限，点击后查询到报警的货品信息。

生成请货；可以多项选择报警信息生成临时状态的请货单。

含不可销：

勾选表示报警时依据的库存数量为当前保管帐库存减去不可销库存。

含请货未配送：

勾选表示报警时依据的库存数量为当前保管帐库存加上门店已经请货但还未配送的货品数量。

含配送未收货：

勾选表示报警时依据的库存数量为当前保管帐库存加上已配送但门店还没收货的货品数量。

含入库未记账：

勾选表示报警时依据的库存数量为当前保管帐库存加上入库未记帐货品数量。

含出库未记帐：

勾选表示报警时依据的库存数量为当前保管帐库存减去出库未记帐货品数量。

v特殊说明

柜组的应用情景多为：

一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。

7.3请货单管理〔11017〕

v功能说明

可以查询由库存报警、中心铺货、新店开生成的请货单，且支持手工新增请货单。

v信息项说明

柜组操作码：

如果不维护，表示该门店请货；如果维护，表示该柜组请货。

细单拆分方法：

包括缺乏局部保存和缺乏局部拒绝。

缺乏局部保存指如货品请货数量超过货品库存数量，差额局部可以等待下次配送。

缺乏局部拒绝指如货品请货数量超过货品库存数量，差额局部不再配送。

v操作说明

确认：

只要确认的请货单才能执行后续业务流程，请货单确认后不允许修改。

v特殊说明

1）如果“货品根底数据〞中设定了货品的最小请货数量，那么该货品的请货数量必须为最小请货数量的整数倍。

2）中心禁请货品在此无法请货。

3）系统会依据配送关系及配送级别自动选择向那个调配中心请货。

4）柜组请货的应用情景多为：

一个门店有多经营实体但统一收款，类似商超。

7.4请货明细查询〔11018〕

v功能说明

查询请货单详细信息，包含手工填写的进货单、库存报警生成的请货单、新品铺货生成的请货单、新店开生成的请货单。

7.5新店开〔11040〕

v功能说明

用于新店开时请货。

v信息项说明

无。

v操作说明

参考销售生成：

指参考其他门店某时间段的销售情况生本钱门店的请货。

点击后界面如下：

确认：

点击后生成一临时的请货单。

7.6中心铺货〔11006〕

v功能说明

调配中心可根据经营需要，将货品分配到各配送对象。

v操作说明

使用时应先点击上栏查询按钮查询出货品信息，选择需要铺货的货品；然后点击下栏查询按钮查询出配送对象信息，可以多项选择配送对象，点击

，输入配送数量，点击确定后即可生成临时的请货单。

v操作说明

本功能多用于新品种铺货，也可用于赠品或特殊品种铺货。

8配送流程

8.1配送决策〔11005〕

v功能说明

此功能可以显示未分配完成的请货单，可以多项选择请货单进展配送决策。

v信息项说明

配送数量：

允许编辑，但配送数量不能大于剩余请货数量。

v操作说明

配送决策：

可以多项选择请货单进展配送决策。

v参数说明

当前配送中心ID：

系统可能存在多个调配中心，每个调配中心可分配的资源不同，因此，需要指定当前调配中心。

输入的配送中心ID为当前指定调配中心。

配送决策：

1表示有权限做配送决策。

0或者不维护表示无权限做配送决策。

自动出库记帐：

1表示自动出库记帐。

0或者不维护表示手工入库记帐。

v特殊说明

1）配送决策时会考虑配送对象的配货优先级和仓库配货优先级。

2）配货结果如果需要调整，建议不使用“自动出库记帐〞。

3）如果存在多级配送，需要通过对配送中心的查询约束进展限制。

4）后续业务单据类型会根据配送中心与配送对象的交易关系生成。

5）符合直配要求的，会生成直配配送单。

6）如果货品配送价格与批次价格不一致，会产生新批次。

8.2配送单管理〔11007〕

v功能说明

查询、打印配送单。

v信息项说明

无。

v操作说明

确定：

点击后生成后续业务单据，允许出库配货。

目前大局部配送单都是正式状态。

回退：

只有配送方式是请货配送、新品铺货、新店铺货的配送单可以回退，且回填时按照细单回退。

v参数说明

当前配送中心ID：

系统可能存在多个调配中心，每个调配中心可分配的资源不同，因此，需要指定当前调配中心。

输入的配送中心ID为当前指定调配中心。

自动出库记帐：

1表示自动出库记帐。

0或者不维护表示手工入库记帐。

8.3配送单明细查询〔11008〕

v功能说明

查询配送单详细信息。

8.4供给商直配〔11037〕

v功能说明

维护直配货品进价、批号。

v操作说明

拆分：

库房人员可以根据货品不同批号拆分收货数量。

确定：

点击后门店可以收货。

v特殊说明

本功能可由供给商、总部人员或门店人员维护。

直配无物流流转，实际数量以收货数量为准。

8.5直配申请〔11038〕

v功能说明

如果“直配信息维护〞中不存在某直配关系，总部、供给商、配送对象或配送对象某柜组可使用本功能发起直配申请。

v信息项说明

无。

v操作说明

确定：

新增的直配申请为“未审核〞状态，点击后状态调整为“待审核〞。

8.6直配申请单审批〔11039〕

v功能说明

直配申请审批通过后会生成一正式的配送单。

v操作说明

审批：

按总单进展审批。

勾选表示审批通过；如果审批未通过，必须输入审批意见。

9门店收货流程

9.1配送收货〔11019〕

v功能说明

查询未收货的配送单〔包含由调配中心生成和由门店调拨生成〕，收货时维护货架、收货数量。

v信息项说明

货架：

查询时系统显示货品的缺省货架，但允许修改。

如果“门店参数设置〞

功能中设置了收货更新货架，那么货架录入后自动更新货品默认货架。

收货数量：

如果是中心配送，允许修改收货数量；如果是调拨配送，不允许

修改收货数量。

但无论哪种配送都只能一次性全部收货。

v操作说明

收货：

维护货架、收货数量后，点击后门店收货。

v特殊说明

1）直配以门店收货数量为准。

2）门店收货后会根据配送中心与配送对象关系生成后续业务单据。

3）收货后会自动生成收货验收记录。

4）配送对象收货会直接影响到货品库存。

9.2配送收货单管理〔11020〕

v功能说明

管理配送对象收货生成的配送收货单。

9.3配送收货明细查询〔11021〕

v功能说明

查询当前配送对象的配送收货详细信息。

10配送退货流程

10.1退货通知单管理〔11009〕

v功能说明

用于通知当前调配中心下的所有门店退货。

v特殊说明

1）退货通知针对当前调配中心下的所有门店，必须填写货品，可以选填批号。

2）本功能主要用于发现某货品或某批号的货品质量有问题时，用于产品召回。

3）如果某门店已执行完退货，会在退货通知单细单中显示，显示门店ID及退货日期。

10.2配送退货管理〔11022〕

v功能说明

填写配送退货单或由退货通知生成配送退货单。

v信息项说明

单据类型：

分为对象填写、通知退货、收货自动生成、对象调货四类。

价格类型名称：

系统取当时配送价格，且不允许修改，规定为批次价。

使用状态：

包括临时、作废、审核通过、审核不通过、出库记账、完成等。

新增的配送退货单为“临时〞状态；

如审批意见为通过，状态调整为“审核通过〞；

如果审批意见为不通过，状态调整为“审核不通过〞，执行时自动作废，状态调整为“作废〞；

退货单执行时自动出库记保管帐，状态调整为“出库记帐〞；

配送退货业务完成后，状态调整为“完成〞。

v操作说明

执行：

只有全部细单均已做出审批意见方可执行，且针对总单执行。

细单作废：

可以批量选择细单作废，但只能作废由调配对象填写的状态为“审批通过〞、“审批不通过〞的退货单。

查看通知：

点击可由退货通知生成配送退货单。

10.3配送退货明细查询〔11023〕

v功能说明

查询当前配送对象的配送退货单详细信息。

10.4审核配送退货单〔11010〕

v功能说明

审核由门店填写的配送退货单。

v信息项说明

无。

v操作说明

按细单审核。

勾选表示审核通过；如果审核不通过，必须给出原因。

v特殊说明

由退货通知单生成的配合退货单无需审批。

10.5中心收配送退货〔11011〕

v功能说明

用于仓库部门承受并处理退货，完成后生成配送收退货单。

v信息项说明

收货货位：

指定保管帐后选择收货货位。

v参数说明

自动入库记帐：

1表示自动入库记帐。

0或者不维护表示手工入库记帐。

v特殊说明

中心不可拒收、少收；如确实不能收货，那么通过主动配送配送出去；实物与退货单据数量不符，可通过货品状态来区分〔货物待查〕；

按总单收货，查询出配送退货单，生成收货单即可；

生成收货单的同时生成后续单据〔销售退货单、单向移库入〕；

一配送退货单只能接收一次配送退货。

10.6配送收退货单管理〔11012〕

v功能说明

查询、打印生成的配送收退货单。

10.7配送收退货单明细查询〔11013〕

v功能说明

查询配送收退货单详细信息。

11门店调拨流程

11.1配送调拨管理〔11024〕

v功能说明

由调出门店填写，维护调拨货品信息及收货门店信息。

v参数说明

价格类型：

系统默认为批次价。

v特殊说明

1）配送调拨单在系统部其实是一配送退货单，保存后自动生成目标配送对象的配送单，并冲减当前配送对象的库存；

2）调拨价格由系统自动计算。

3）跨零售中心的门店间不允许调拨。

4）调拨产生的收货单不允许修改价格。

5）通过零售中心保管帐和门店关系定义业务关系。

11.2配送调拨明细查询〔11025〕

v功能说明

查询当前配送对象的配送调拨单详细信息。