药易通GSP流程初始化说明Word格式文档下载.doc

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一、准备部分

准备部分的GSP报表通常需要使用手工处理的方式进行录入，一般包括下列报表：

首营企业审批表、首营药品审批表、购货单位一览表、合格供货方档案、年度GSP培训计划、员工培训记录表、员工培训考核表、员工培训效果调查表、员工个人培训教育档案、员工健康档案等。

该部分还需准备其它一些资料：

1）三证一照：

往来单位（客户、供货商）的营业执照、税务登记证、药品经营（生产）许可证、药品销售公司具有的GSP认证证书复印件或药品生产企业的GMP认证证书的复印件（并加盖该公司公章），质量保证协议书。

2）药品的相关资料：

有效供货单位（具有以上所说的资料）的供货品种的相关资料，包括：

质量检验报告书及药品说明书。

3）供货商开具的发票：

有效供货单位的发票及供货明细（最近三个月内的供货可无发票但必须有供货单位开具的送货单）。

如果发现一张单据有多个品种，其中一个或多个都没有以上资料的话，则该张单据不能算是合法单据,即不可以入账。

4）开给客户的发票：

给有效客户（具有以上所说的全部资料）开具的发票，只需将发票的总金额及供货日期统计出来。

（最近三个月内的销售可无发票但必须有本企业所开具的销售清单），

5）公司仓库的设施设备一览表。

6）公司员工的名单及相应的职称证、上岗证、体检表等资料。

7）订立公司员工的岗位，以便在资料录入时进行签字的设置。

二、采购部分

采购部分的GSP流程一般有以下步骤：

采购计划——采购合同——购进记录——到货请验单——药品验收抽样记录——购进药品验收记录——验收入库通知单——药品入库记录

1.以采购计划为起点，使用业务单据完成。

采购合同可直接调用采购计划完成。

2.在保存采购合同时必须要先进行业务单据到GSP流程自定义的配置，才能够前进到药品购进记录。

在“业务单据到GSP流程自定义”功能中按照下图进行设置：

3.当药品购进记录生成后，便可以使用“GSP流程自定义”功能开始配置流程。

设置“药品购进记录——到货请验单”流程。

如上图，在左侧第一拦选择“药品购进记录”，然后在第二栏选中“到货请验单”，点击【添加】按钮。

4.同样，“到货请验单——药品验收抽样记录——购进药品验收记录——验收入库通知单——药品入库记录”的流程也按照此方式进行设置。

其中，因为“药品验收抽样记录”中的数量需要进行修改，所以建议把“购进药品验收记录”与“药品验收抽样记录”设为同步。

5.在购进药品验收记录后，只有合格的才能发入库通知单，不合格的药品需要进入不合格药品报表，然后进入报审销毁流程。

因此，在“购进药品验收记录——入库通知单”这一步，需要同时设置“购进药品验收——不合格药品报表”的流程。

这时就可以用到流程设置中的分流功能，按照下图的方式设置：

第一栏选择“购进药品验收记录”，再把第二栏的“验收入库通知单”和“不合格药品报表”同时添加到右栏中。

然后，在“购进药品验收记录”后的【合格】栏选择为“合格”，“不合格药品报表”后的【合格】栏选择“不合格”。

在配置完以上设置后，采购部分的流程基本就完成了。

正式开始做的时候，从购进记录开始，只需要对GSP报表审核保存，就会自动根据流程生成下一张GSP报表。

三、销售部分

销售部分涉及到的流程主要有销售出库流程和销售退货流程。

销售出库流程：

包括药品销售记录和药品出库复核记录，可使用销售出库单生成。

销售退货流程：

包括售出药品退回验收记录、药品验收抽样记录（需修改数量）、销出药品退回记录、药品入库记录，可使用销售退货单生成。

四、库房部分

库房部分主要为库存药品养护检查记录和近效期药品催销表。

1.库存药品养护检查记录：

可使用向导方式和自动报警方式生成。

对于每月固定日期对在库药品进行养护的医药企业，可使用向导方式生成。

选择【调单】选项：

根据提示，选择【下一步】：

选择第三项，“上次养护日期＋养护天数”，输入养护当天的日期，确定相应的养护类型，完成后，系统就会自动筛选出需要养护的药品。

对于不定期进行养护的医药企业，使用自动报警方式比较方便。

打开自动报警界面，在界面可看到养护报警的数目。

选择养护报警，然后点击【详情】。

然后选择左上角的【生成养护】即可。

2.近效期药品催销表：

可使用向导方式生成。

同样在近效期药品催销月报表中选择【调单】，根据向导提示操作。

在筛选条件是选择的一行。

输入需要筛选的效期范围，完成即可。

五、相关GSP制度

参见附件资料。

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