Office高级应用教程教案04.docx
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Office高级应用教程教案04
章节或项目名称
制作产品说明书制作
本次授课类型
□理论□实验□理实一体□实训□实习
班级
地点
周次
星期
节次
授课进度
□符合□超前□滞后
□符合□超前□滞后
□符合□超前□滞后
教学目标
●掌握Word2016文档模版的制作；
●掌握样式的修改和应用；
●掌握分页和分栏操作；
●掌握Word2016中的图文混排；
●掌握图形标注的添加；
教学重点
教学难点
教学设计
教学环节
内容要点
教学方法
与手段
时间
分配
实例引入
案例法
5分钟
实例制作
知识讲授
演示制作
10分钟
5分钟
15分钟
10分钟
学生练习
实验法
35分钟
作业检查与总结
检查学生实例制作情况并打分总结
总结法
10分钟
教学效果及改进思路
一、实例引入
上海蓝天机械制造有限公司刚刚研发了一台型号为T-30的新式商用豆浆机。
为了让用户在购买该产品时了解该产品的结构、原理、使用方法与注意事项，公司指派秘书部的小王在参考文字和图片素材的基础上，为该型号的产品编制一份产品说明书。
小王在仔细学习了《工业产品使用说明书总则》中关于工业产品说明书的内容及编写方法的基础上，经过技术分析，充分利用Word2016提供的相关技术，经过精心设计与制作，圆满完成了该任务。
效果如图4-1所示。
图4-1“产品说明书”效果图（部分）
二、实例制作
说明书必须具备以下特色与要求：
●封面设计简洁且突出重点，包含公司名称、产品型号、文档名称与产品图片等元素。
●根据公司产品开发的需要，定制出适合为以后研发产品使用的说明书模板。
●在说明书中插入图片，并且有美观的图文混排效果。
●不同的主题或者重点应排版在不同的页面上。
●对于产品结构的介绍，以标注的形式展示。
●将繁多的内容分栏排版。
●重点术语或者词组插入注释。
4.2.1创建说明书模版
创建模板文件前，要设置好页面大小、样式等基础格式，然后将文档以“.dotx”格式进行保存。
套用模板时，只需打开模板文件，然后将其保存成“.docx”格式的文件即可。
具体操作步骤如下：
1）启动Word2016，创建一个空白文档，并进行页面设置，打开“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，将纸张大小设置为“自定义大小”，设置“宽度”、“高度”微调框的值分别为“10.5厘米”和“14.8厘米”，如图4-2所示。
切换到“页边距”选项卡，将“页边距”的上、下微调框的值设置为“1.27厘米”，左、右微调框的值设置为“1厘米”，“纸张方向”设置为“纵向”，如图4-3所示，单击“确定”按钮，完成文档的页面设置。
图4-2“纸张”选项卡图4-3“页边距”选项卡
2）切换到“开始”选项卡，单击“样式”选项组右下角的“对话框启动器”按钮，打开“样式”任务窗格，单击列表中的“标题1”选项右侧的箭头按钮，从下拉列表中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。
在“格式”栏中，将“字体”下拉列表框的值设置为“宋体”、“字号”下拉列表框设置为“四号”，如图4-4所示。
图4-4“修改样式”对话框图4-5“段落”对话框
3）单击对话框中的“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。
在“缩进”栏中，从“特殊格式”下拉列表中选择“悬挂缩进”选项，并将“度量值”微调框的值修改为“0.74厘米”；在“间距”栏中，将“段前”、“段后”微调框的值设置为“0行”，在“行距”下拉列表框中选择“最小值”选项，并将“设置值”微调框的值设置为“12磅”，如图4-5所示。
设置完成后，单击“确定”按钮，返回“修改样式”对话框，再次单击“确定”按钮，完成对“标题1”样式的修改。
4）使用同样的方法，将“标题2”样式的格式进行如下设置：
字体设置为“宋体”，字号设置为“五号”，文字倾斜、不加粗；段落的对齐方式设置为“两端对齐”，段前、段后间距设置为“3磅”，行距设置为“单倍行距”。
5）将“正文”样式的格式做如下设置：
字体设置为“宋体”，字号设置为“小五号”；段落的对齐方式设置为“两端对齐”；为段落设置“首行缩进”，度量值为“2字符”。
6）按〈Ctrl+S〉组合键，进入“另存为”窗口，单击“浏览”按钮，打开“另存为”对话框。
设置文档保存的路径，在“保存类型”下拉列表框中选择“Word模板”选项，在“文件名”文本框中输入文字“说明书模板”，如图4-6所示。
单击“保存”按钮，将文档保存成模板文件。
图4-6“另存为”对话框
4.2.2添加说明书内容并分页
在撰写文件与出版物时，通常会将指定内容编排在同一页上，以保证页面排版的美观。
在编制说明书前，需要预算各页面容纳的内容，以便做出最佳的分页处理。
具体操作如下：
1）在保存说明书模板的文件夹中双击文件“说明书模板.dotx”，Word2016以该模板创建了名称为“文档1”的空白文档。
打开“样式”任务窗格，单击其中的“正文”样式，然后在编辑区输入说明书的所有标题。
如图4-7所示。
2）按住〈Ctrl〉键不放，选择除“清洗”、“浸泡”、“磨浆”和“煮浆”外的文字，然后单击“样式”任务窗格中的“标题1”样式。
3）选择“清洗”、“浸泡”、“磨浆”和“煮浆”文字，为其套用“标题2”样式。
4）按下〈Ctrl+A〉组合键选取全部文档内容，利用标尺取消文本的首行缩进。
切换到“开始”选项卡，单击“段落”功能组中的“多级列表”按钮，从列表中选择“列表库”第一行第二个多级列表选项，如图4-8所示。
图4-7文字输入完成后效果图
图4-8选择多级列表样式
5）将插入点定位于标题文字“产品简介”之前，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，从下拉菜单中选择分节符栏中的“下一页”命令，如图4-9所示。
图4-9插入“下一页”分隔符
此时，文档被分为两节：
第一节为空白页，将用于插入封面；第二节用于编辑说明书的内容。
6）将插入点移至标题文字“主要技术参数”之后，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”选项组中的“分隔符”按钮，从下拉菜单中选择“下一页”命令。
此时，在新页的页首会插入一空行，按〈Delete〉键将其删除。
7）使用同样的方法，将“3.机器结构及工作原理”、“4.豆浆加工工艺流程图”、“5.使用操作方式”、“6.设备的维护与保养”、“7.注意事项”等内容分隔成独立的页面，结果如图4-10所示。
图4-10将内容分页后的效果
4.2.3制作说明书封面
分页后文档的第一页是空白页，用于制作说明书的封面。
具体操作步骤如下：
1）将插入点移至首页，切换到“开始”选项卡，单击“段落”功能组中的“显示/隐藏编辑标记”按钮，使其处于按下状态。
将插入点定位于文字“分节符（下一页）”所在行的最左侧，接着单击“样式”任务窗格中“正文”选项，清除空白页中的“标题1”样式。
2）切换到“插入”选项卡，单击“插图”功能组中的“图片”按钮，在打开的“插入图片”对话框中找到素材文件夹，选择图片文件“封面.jpg”，如图4-11所示，单击“插入”按钮，将图片插入到页面中。
3）选择插入的图片，切换到“图片工具”——“格式”选项卡，将“大小”功能组中的“高度”微调框设置为“14.8厘米”，使图片与页面具有相同的尺寸。
单击“排列”功能组中的“环绕文字”按钮，从下拉菜单中选择“浮于文字上方”命令，单击“对齐”按钮，从下拉菜单中选择“水平居中”和“垂直居中”命令。
调整后的封面效果如图4-12所示。
图4-11选择封面图片
图4-12说明书封面效果图
4.2.4分栏
对文档部分内容进行分栏排版，不但易于阅读，还能有效利用纸张的空白区域。
可以考虑将“清洗”、“浸泡”、“磨浆”和“煮浆”等4个主题的内容设置成双栏版式，并在栏间添加分隔线。
具体操作步骤如下：
1）将文字素材复制到文档相应的位置，结果如图4-13所示。
2）将插入点移至第6页的标题“5.使用操作方式”的内容之后，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，从下拉菜单中选择“连续”选项，使该标题的内容不受分栏影响。
3）按键将光标处的空行删除，接着选择要分栏的内容，单击“页面设置”功能组中的“栏”按钮，从下拉菜单中选择“更多栏”命令，打开“栏”对话框。
在“预设”栏中选择“两栏”样式，接着选中“分隔线”复选框，如图4-14所示，单击“确定”按钮，完成所选内容的分栏操作。
图4-13文字素材添加到文档后的效果（部分）
图4-14“栏”对话框
4.2.5管理图文混排
相对于单纯的文字而言，图片直观性强，而且更容易说明问题，因此使用图片是文档编排的常用手法之一。
操作步骤如下：
1）在文档的第4页中，将光标移至“4.豆浆加工工艺流程图”之后，按〈Enter〉键，并将光标左对齐，通过“插入图片”对话框将素材文件“流程图.jpg”插入文档中。
2）在文档的第4页中，将光标移至文字“如图
（1）”之后，以指定图片的插入点，然后通过“插入图片”对话框将素材文件“图1.jpg”插入文档中。
3）选择插入的图片，将鼠标指针移至图片右下角的节点上，按住左键并向左上角拖动以缩小图片。
接着通过“环绕文字”下拉菜单命令，将图片设置为“紧密型环绕”。
4）选择环绕方式后，图片的大小和位置可能还不太理想，须再次调整图片的大小，并将其移至段落文字的右方，如图4-15所示。
图4-15设置紧密型环绕效果图
5）用同样的方法，将素材图片“图2.jpg”和“图3.jpg”插入到第5页的内容如图
（2）、如图（3）所示的相应位置，将其环绕方式设置为“紧密型环绕”，适当调整图片的位置和大小。
为了使图片与文本更加紧凑，可以进行如下操作：
选中图片，切换到“图片工具”－“格式”选项卡，单击“排列”功能组中的“位置”按钮，从下拉菜单中选择“其他布局选项”命令，打开“布局”对话框。
切换到“文字环绕”选项卡，将“距正文”栏中“上”、“下”、“左”、“右”等4个微调框都设置为“0厘米”，如图4-16所示，然后单击“确定”按钮。
图4-16设置图片与文字的距离
5）如果图片的边缘留有较多的空白区域，无论设置多么紧密的环绕程度，都会显得疏松。
此时，可以对图片的环绕顶点进行编辑，以达到将文字紧密环绕图片主体部分的目的。
可以通过切换到“格式”选项卡，将其设置为“四周型环绕”，然后在“环绕文字”的下拉菜单中选择“编辑环绕顶点”命令实现。
4.2.6制作说明书图表
一般的产品说明书都以表格的形式介绍产品的配置与规格。
具体操作如下：
1）将插入点置于文字“主要技术参数”之后，切换到“插入”选项卡，单击“表格”功能组中的“表格”按钮，从下拉菜单中选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，将“列数”、“行数”微调框的值分别设置为“2”和“6”，如图4-17所示。
单击“确定”按钮，完成表格的初步制作。
2）将光标定位于表格的单元格中，切换到“表格工具”－“设计”选项卡，在“表格样式选项”功能组中，取消“标题”和“第一列”复选框的选中；在“表格样式”列表框的其他按钮，从下拉列表中选择“网格表2－着色1”选项，如图4-18所示。
图4-17“插入表格”对话框图4-18设置表格样式和格式
3）在表格中输入各项规格的文本内容，如图4-19所示。
图4-19输入表格内容
4.2.7插入图形标注
标注用于对产品的使用方法或结构进行说明。
通过插入自选图形，可以为文档的指定部分添加标注图形。
具体操作如下：
1）将素材图片“T-30.jpg”插入到“3.机器结构及工作原理”的内容之后，设置图片环绕文字方式为“四周型”，并调整图片大小。
2）切换到“插入”选项卡，单击“插图”选项组中的“形状”按钮，从下拉菜单中选择“标注：
弯曲线型”样式。
3）在刚插入的图片附近按住左键并拖动鼠标，然后将标注点拖到图片的出水管处，接着调整标注框的大小，并输入文字“出水管”，使其居中对齐。
在拖动过程中可以配合〈Alt〉键以设定图框的大小。
4）单击标注框的边框，切换到“绘图工具”－“格式”选项卡，在“形状样式”组中，单击“主题填充”列表框的其他按钮，从弹出的列表中选择“细微效果-蓝色，强调颜色1”选项，如图4-20所示。
单击“对话框启动器”按钮，打开“设置形状格式”对话框。
图4-20“形状样式”设置图4-21设置标注图形的格式
5）切换到“格式”选项卡，执行“格式”→“形状轮廓”→“箭头”→“其他箭头”命令，打开“设置形状格式”窗格，将“箭头设置”栏中的“后端类型”下拉列表框设置为“圆形箭头”，如图4-21所示。
“出水管”标注框设置完成。
6）按住〈Ctrl〉键不放，拖动制作好的标注图形进行快速复制操作，接着拖动黄色标注点以调整标注线的指向和位置，最后将标注框中的文字修改为“水箱”。
使用相同的方法制作出其余的3个标注图形，并将其中的文字分别修改为“开关”、“档位按钮”和“豆浆出口”，根据图框中的文字调整标注的大小，效果如图4-22所示。
图4-22标注图形制作完成后的效果图
4.2.8添加注释
在说明书中通常会出现一些专业术语，可以通过添加注释的方式对它们进行说明。
可以考虑为使用电源添加脚注，为介绍T-30豆浆机的起源添加尾注。
具体操作如下：
1）将插入点定位于文档第4页中“接好相匹配的电源”文本之后，切换到“引用”选项卡，单击“脚注”功能组中的“插入脚注”按钮，如图4-23所示。
在光标处输入脚注文本“电源是家庭用电为220V。
”，如图4-24所示。
图4-23“插入脚注”按钮图4-24插入脚注后效果图
2）在文档的第2页选择正文文字“T-30豆浆机”，切换到“引用”选项卡，单击“脚注”功能组中的“插入尾注”按钮，在光标处输入尾注内容：
“20世纪初期，经过国研人的不断创新，国研首台全自动豆腐豆浆机出现在人们的生活中。
”。
3）以“豆浆机说明书”命名，保存文件。
至此，豆浆机的说明书制作完成。
三、学生实例制作
学生根据教师演示及提示自行制作客户信函，教师辅导学生，及时解决学生出现的问题。
并对提前做好的学生进行打分。
四、小结
本实例通过制作客户信函讲解了Word2016中邮件合并的相关操作，内容较简单，学生容易掌握。
本次课的另一个重点是让学生掌握在什么时候可以利用邮件合并进行批处理操作。
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