入伙方案入住办理.docx
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入伙方案入住办理
入伙小组架构及职责分配
（一）入伙小组架构：
（二）入伙流程职责分配：
为了顺利圆满完成此次入住工作，各部门必须指派具备综合管理能力的员工，加入此入伙小组，设销售部、物业部、财务部、行政部等5个部门，由任组长。
1、总协调：
职责：
①部署入伙工作方案，明确管理处入伙工作小组任务；
②组织入伙前工作人员的培训；
③检查入伙前后过程的工作情况；
④向上级领导提出入伙时间需增派的人、财、物计划；
⑤编制入伙方案；
⑥协调所负责各组间的工作；
⑦及时解决各组在入伙工作期间所遇问题；
⑧组织落实入伙前人员培训及入伙预演；
⑨完成上级领导交办的各项工作。
2、销售部：
负责人（共需人）
职责：
①制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：
业主收楼须知、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）；
②确认业主入住的时间顺序；
③电话联系业主，了解业主具体要求；
④接待前来办理入伙手续的业主；介绍收楼流程；
⑤引导业主按程序办理入伙手续，引导特殊客到物业办公室；
⑥购买派发礼品，提供复印服务；
⑦办理相关手续，确认相关费用，签署《楼宇交接书》，发放《房屋质量保证书》
《房屋使用说明书》等。
⑧负责联系解释有特殊需求业主的疑问；
⑨入伙现场的布置安排；
⑩在“入住会签单”上签字，转入下一流程。
3、财务部：
负责人（共需人）
职责：
①指导业主签订委托扣款协议并收集归类；
②签订托收协议（管理费、水费及排水费的银行托收协议）；
③收取或发放管理费及其它费用的银行代扣存折复印件或原件；
④结清楼款及收取相关费用。
转入下一流程。
4、物业公司：
负责人（共需人）
职责：
①签署《防火协议书》《一房一卡》等资料；发放《住户手册》签署《业主公约》等；
②登记及收集《住户成员登记表》及业主资料；入伙结束后及时收集、整理、装袋业主资料；
③解释搬家、装修、租赁及物业管理相关事宜；
④前期物业管理协议、业主公约的收集存档；
⑤陪同业主视察房屋、验收房屋及设施设备，办好交接手续对业主提出的问题，耐心解答，做好记录，及时反馈和处理；
⑥负责钥匙等发放与登记；
⑦收集整理小区业主验楼单并将问题及时反馈给地产项目部；
⑧部署入伙现场的安全护卫工作方案，确立入伙现场的执勤岗位和人员；组织疏导人流、车辆，确保小区安全并顺利入伙；
⑨负责对整改项目的跟进同时与相关业主保持联系沟通；
⑩确定物业管理费额度；
说明：
物业管理员须全程陪同所负责的业主验房，直至收楼工作结束。
5、工程配套部：
负责人（共需人）
职责：
①入伙前联系供电、电话、煤气、有线电视派员到现场为业主办理申请手续；
②处理业主在收楼过程中所遇问题的咨询、投诉；
③提供设施设备的使用说明书、相关证明文件；
④解释相关设备设施的功能及性能等；
⑤组织相关单位人员至现场配合交楼。
6、行政部：
负责人（共需人）
职责：
①布置入伙现场；
②组织配送入伙人员就餐；
③接待外借工作人员；
④筹备入伙工作办公用品；
⑤接待安排外地购房业主的行程。
（三）入伙时间及现场安排：
1、入伙时间：
初步定于月日。
2、入伙现场安排：
（1）场景布置：
配合发展商制定场景布置方案（或外聘礼仪公司），摆放花篮、盆景，悬挂条幅对联，张灯结彩，插放彩旗，高挂汽球等，给人以隆重、喜庆的感受。
此项工作由销售部负责。
（2）配合地产公司销售部设置导向路标，安排引导人员，使业主在办理入伙手续、收楼过程中感到方便，此项工作由销售部负责。
（3）与发展商销售部、财务部在入伙接待处进行联合办公，实行一条龙服务。
（4）在业主办理入伙手续的同时，应提供给业主如下资料及物件：
①钥匙、空调遥控器、IC卡、门禁卡、煤气卡、电费卡等
②《房屋质量保证书》、《产品使用说明书》
③《住户手册》
④《接管验收记录》
⑤设施设备的使用说明书及合格证等
⑥其它
（四）收楼程序
1、签到，凭“入伙邀请函”领取“入伙会签单”
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司销售部接待组
2、领取《房屋使用说明书》《房屋质量保证》等
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司销售部审核组
3、结清楼款及其它相关费用，缴纳物业管理费等
办理部门：
晋合置业（苏州）有限公司财务部
4、办理入伙手续，领取钥匙，签定“一房一卡”资料、《业主公约》等，领取《住户手册》和设施设备的使用说明书
办理部门：
水巷邻里花园物业管理处
5、装修、搬家、租赁等咨询服务
办理部门：
水巷邻里花园管理处
6、验楼并签写验楼单据
办理部门：
水巷邻里花园物业管理处
7、结束
特别提醒：
A、境内业主：
身份证3份：
新版身份证件需要复印正反两面；
户口本1份：
产权所有人及其配偶；
结婚证1份：
产权所有人；未婚提供单身证明（有街道或民政部门提供）；
B、境外业主：
护照复印件3份：
需复印照片页、签证页、最近入境签章页；
结婚证或户籍证明：
未结婚签写单身申明，台湾客户的户籍证明不需要公证，但非中文的婚姻证明需要苏州公证处提供公证翻译后递交；
C、为节约您入住时间，如有复印条件，请随原件复印后一起带至入伙现场。
入伙现场布置方案
一、项目简介：
先期交付使用号楼，占地面积平米，建筑面积平米，住宅建筑面积平米，总户数为套。
二、入伙时间、地点：
交房时间拟定于2009年月日
入伙地点拟设在内；
三、制订方案的目的：
为方便、快捷、安全、规范地为水巷邻里花园首批业主办理入伙手续。
四、入伙现场装饰建议：
1、各工作台建议铺上白色台布，红色围布，并在台上放置插花等。
2、入口至主出口建议铺上红色的地毯，放置植物租摆。
3、办理入伙手续的工作区与工作人员休息区建议用“水巷邻里花园”的宣传画纸隔开。
4、入伙现场的墙面建议粉刷成白色，各梁柱底端（2米左右）用水巷邻里花园的宣传画纸包装。
5、珠光气球扎成造型，点缀于各个角落。
6、摆放“水乡邻里”“晋合酒店”模型及晋合家居简介、。
五、入伙现场人员安排及各类物品、设施摆放的建议：
1、入伙现场外围业主等候休息区：
安排专人负责接待、引导前来办理入伙手续的业主，并与入伙现场内①礼仪接待人员控制进入办理现场的人流量，建议按将等候的业主到咖啡厅休息。
2、入伙现场内业主家属休息区：
建议摆放饮水机及纸杯，并派专人负责接待与服务。
3、建议在入伙现场设工作人员休息区，并与工作区隔开，工作人员就餐到休
息区，禁止在工作区就餐。
4、等候业主的休息区。
5、入伙现场的展示牌：
内容应设有《入伙现场平面图》、《收楼须知》等；
6、现场摆放两台复印机，一台放在③发展商审核组与④财务收费组间，另一台摆放在⑤物业签约组与⑥专业项目代办组间。
7、建议各工作组的上方及桌面悬挂与摆放标识牌，具体内容（大小尺寸到现场核）：
①礼仪接待；
②发展商审核；
③发展商财务；
④物业签约；
⑤收楼（发放钥匙、验楼等）；
⑥煤气、有线、电话、邮政、供电代办；
⑦二次装修、租赁、搬家咨询；
⑧其它咨询与服务；
注：
悬挂与摆放的标识牌要连同序号①——⑧制作，其中第⑥煤气、有线、电话、供电代办组摆放在桌面的标牌要明细分类。
8、建议在入伙现场增加引导礼仪带（类似银行），具体数量需到现场核实。
七、为渲染入伙气氛，建议在小区主入口悬挂标语、横幅、彩旗、升空气球、充气拱门、充气卡通等装饰物，摆放盆栽鲜花。
横幅的具体内容如：
1、热烈欢迎业主入住水巷邻里花园！
2、恭贺水巷邻里花园业主乔迁新居！
3、祝水巷邻里花园的业主朋友们入住快乐！
等
4、热烈祝贺第一批业主乔迁新居！
其它未尽事宜，需地产公司销售部组织相关人员到现场核实！
注：
（一）各类序号表示：
①礼仪接待（签到）--------销售部
②开发商审核-------销售部
③开发商财务结算--------财务部
④物业签约组-------物业公司
⑤物业收楼组（发放钥匙、验楼等）-------物业公司
⑥各类专业公司代办组（煤气、有线、电话、供电等）-------工程配套部
（办理以上六项手续后，入伙手续办理完毕）
（以下服务项目根据业主需要办理与咨询）
⑦装修咨询（入伙当天不办理二次装修手续，仅提供咨询业务）；
⑧其它咨询与服务
四、入住准备工作
（一）由地产公司实施事项：
序号
准备工作
负责人
完成
时间
备注
1
制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：
晋合水巷邻里花园业主收楼须知、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）；
销售部
由地产公司随交房通知书邮寄
2
入伙现场布置
销售部
现场安放：
入伙现场交通布置图（小区平面图）
入伙现场布置图
收楼程序
入住收费一览表
管理服务收费公示栏维修服务明码标价牌绿化标志牌
“竣工验收备案证书”
物业公司展示板
工作桌台面,上方悬挂,摆放标识牌
3
联系电话、电视、网络、邮政、供电、自来水、燃气等公司到现场为业主办理有关手续
工程配套部
4
提供1000张智能卡
销售部
5
入伙会签单
销售部
业主资料
（物业公司备份）
6
协议书
销售部
7
房屋交接结算表
财务部
8
苏州市房产登记申请表
销售部
9
房产登记申明保证书
销售部
10
苏州市房产登记委托书
销售部
11
房屋产权约定协议书
销售部
12
产品使用说明书
工程配套部
13
房屋质量保证书
工程配套部
14
工程竣工备案证书
工程配套部
15
确定各项费用收取方式（如煤气开户费、有线电视开通费等）
工程配套部
16
确定代扣各类款项的开户行（并提前与该行联系将业主的存折开好于入伙时发放）
财务部
17
向物业公司提供业主资料、身份证号码、联系电话等，供财务制作收费单据
销售部
18
编制入伙收费一览表、准备各类收费单据
财务部
19
确定项目的门牌号码
销售部
20
入伙现场演练
销售部
入伙前组织所有参与入伙的工作人员进行
要求：
统一着公司服装戴工牌
21
制作遮风档雨的小伞
销售部
以防下雨
（二）由物业公司负责实施的事项：
序号
准备工作
责任人
完成时间
备注
1
编制《住户手册》《管理公约》
物业公司
编制《接管验收工作方案》
物业公司
编制《入伙清洁工作方案》
物业公司
编制《入伙工作培训计划》
物业公司
礼仪礼节、物业法规、入伙流程、业主疑难问题解答及上报程序、应急处理流程等
编制《入伙现场安全管理方案》
物业公司
包括各项应急预案
编制《管理处工作手册》
物业公司
含水巷邻里花园管理处物业管理服务承诺
2
管理处办公场所落实并提供装修方案；员工宿舍的落实并提供装修方案
物业公司
3
确定垃圾清运的方式及垃圾箱样式、摆放位置的建议
物业公司
4
编制业主入伙资料
物业公司
①验收移交手册（项目部提供）
②住户成员登记表
5
整理销售部提供的业主资料、身份证号码、联系电话等，供财务制作收费单据
物业公司
6
协助工程配套部联系电话、电视、网络、供电、自来水、燃气等公司到现场为业主办理有关手续
物业公司
协助地产公司解决
7
业主入伙签约资料装袋
物业公司
共需档案袋个，内装：
①《住户手册》1本
②《业主公约》1本
③一房一卡资料（8份）
④空调遥控器、IC卡、门禁卡、煤气卡、电费卡等
8
入伙前各类资料、表格准备
物业公司
9
编制、制作各类标识
物业公司
10
按《移交方案》组织接管验收工作
物业公司
11
对接管的设施设备进行管理、对查验出的问题进行跟踪、信息反馈
物业公司
12
对接管的业主入户门、信箱钥匙进行整理、核对、编号
物业公司
13
灭火器的准备
物业公司
需个
14
按《清洁工作方案》，进行入伙前的全面清洁开荒工作（逐层、逐栋、逐户清理）
物业公司
15
小区各种标示牌安装
物业公司
16
按《员工入伙知识培训计划》，《安全管理方案》对全体员工进行培训并考核
物业公司
分批培训
17
联系辖区派出所派员到入伙现场维持秩序
物业公司
18
管理处员工进场计划编制和安排
物业公司
19
管理处员工岗位培训
物业公司
20
办公设施、用品、材料购置
物业公司
21
入伙现场演练
物业公司
入伙前组织所有参与入伙的工作人员进行
要求：
统一着公司服装戴工牌
22
完成领导交办的工作
物业公司
（三）入伙现场人员配备情况：
序号
事项
说明
备注
1
管理处需配备员工（含样板房接待员）：
①管理人员名
②客服部名
③会所接待员名
④维修员名
⑤保安名
⑥保洁员名
⑦管理处配备人员总计：
名
保安：
主入口（车辆引导）2人，会所室内入口形象岗1人，会所车辆引导1人；机动1人
维修：
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