新版超市采购管理手册样本.docx

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新版超市采购管理手册样本

某超市采购管理手册

第一章：

采购部组织架构

第一节：

《商品部组织架构图》GH-PU-OP-001

第二节：

《采购部工作职责》GH-PU-OP-002

第三节：

《采购部工作人员基础素质要求》GH-PU-OP-003

第二章：

采购部业务管理规范

第一节：

《采购部考评标准》GH-PU-WI-001

第二节：

《商品功效定位管理规范》GH-PU-WI-002

第三节：

《主力商品管理规范》GH-PU-WI-003

第四节：

《供给商管理规范》GH-PU-WI-004

第五节：

《协议管理规范》GH-PU-WI-005

第六节：

《商品引进和汰换管理规范》GH-PU-WI-006

第七节：

《商品定价和变价管理规范》GH-PU-WI-007

第八节：

《商品促销管理规范》GH-PU-WI-008

第九节：

《促销区商品陈列规范》GH-PU-WI-009

第十节：

《商品陈列管理规范》GH-PU-WI-010

第十一节：

《库存管理规范》GH-PU-WI-011

第三章：

营采合作

第一节：

《营采合作管理规范》GH-PU-WI-012

文件名称

文件编号

生效日期

商品部组织架构图

版次

第1版

页次

第1页，共3页

1．0目标：

为明确要求企业商品部和采购部组织架构，特制订本组织架构图。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。

3．0相关文件

3．1《连锁超市组织架构图》

3．2《连锁超市职责说明书》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1建立合理组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提升工作效率。

6．0作业程序

6．1商品部组织架构图

连锁超市组织架构图

（商品部）

6．2商品部职位架构图

连锁超市组织架构分解图

（商品部）

人数累计：

17人

核准

制订

修订次数

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—OP—002

生效日期

采购部工作职责

版次

页次

第1页，共2页

1．0目标：

为明确要求企业采购部、促销部工作职责程序，特制订本管理要求。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部、促销部全体职员。

3．0相关文件

3．1《职位说明书》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1采购总监工作职责：

5．1．1监管全部采购决定；

5．1．2负责制订销售计划和毛利预算，对超市毛利、销售额预算全方面负责

5．1．3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标

5．1．4负责年度、季度、月度促销计划制订和监督落实

5．2采购部门经理工作职责：

5．2．1负责本部门毛利率和销售额、库存周转预算

5．2．2指导采购主管开展工作，并完成每十二个月毛利、销售额和库存控制指标

5．2．3发展和供给商业务关系

5．2．4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格

5．2．5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实

5．3促销部工作职责：

5．3．1负责整体超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案

5．3．2负责DM采购计划组织和跟进

5．3．3负责跟进促销样品搜集、拍照、价格审核等工作

5．3．4负责促销活动结束后评定总结

5．4采购主管工作职责：

5．4．1负责和本部门供给商谈判和对供给商管理

5．4．2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划落实

5．4．3负责本部门商品计划表落实和调整

5．4．4负责本部门商品促销计划落实

5．4．5负责本部门新商品引进和滞销商品汰换

5．4．5负责市场调查，确保本部门商品市场竞争力

5．4．5定时巡店，和店铺立即沟通，处理销售中出现问题。

5．5采购助理工作职责：

5．5．1帮助采购主管开展工作

5．5．2负责订单发放和送货跟踪

5．5．2负责采购主管文书工作

5．5．3供给商前期接待、协议和相关资料整理

核准

制订

修订次数

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—OP—003

生效日期

采购部职员基础素质要求

版次

页次

第1页，共2页

1．0目标：

为明确要求企业采购部工作人员工作标准，特制订本管理要求。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部全体职员。

3．0相关文件

3．1《职员奖惩实施条例》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1操守廉洁

5．1．1正直高尚个人品质

5．1．2良好职业道德

5．1．3不利用工作之便谋取私利，拒绝接收供给商任何个人馈赠

5．2市场知识

5．2．1对零售行业有深入了解

5．2．2对消费品市场有深入了解

5．2．3掌握对所负责部门商品专业知识

5．2．4对供给商熟悉

5．3精打细算

5．3．1把超市采购看成是自己生意

5．3．2良好成本控制意识

5．3．3尽最大努力发明最高利润

5．3．4时时四处维护企业整体利益

5．4．主动认真

5．4．1敬业、爱业，热爱零售业

5．4．2良好心态，工作认真扎实

5．4．3上进心强

5．5创新求进

5．5．1不停寻求突破，提升业绩

5．5．2善于学习，提升自我

5．5．3不躺在原来成就上沾沾自喜

5．6适应性强

5．6．1良好身体素质和心理素质

5．6．2能适应超市快速扩张需要和反复繁琐工作

5．6．3合理安排工作

5．7团结合作

5．7．1良好谈判能力，不停提升谈判技巧，善于和供给商合作

5．7．2良好人际关系处理能力，善于和各部门同事合作

5．7．3尊重供给商、同事及店铺职员

核准

制订

修订次数

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—001

生效日期

采购部考评指标

版次

页次

第1页，共5页

1．0目标：

为明确要求企业采购工作关键和考评标准，特制订本管理要求。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部门全体职员。

3．0相关文件

3．1《奖惩管理条例》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

在遵照企业总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考评标准，将商品结构品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化；

6．0作业程序

6．1销售计划

为强化各部门、门店目标责任制，应该制订对应销售计划。

依据五一超市现实状况，为便于顺利调整到位，使目标制订愈加切合实际，将企业销售指标计划分为两个阶段：

第一阶段为6月1日至12月31日，计划以下：

A类店（400-800平方米）

B类店（1700-1800平方米）

日均销售

15000元

27000元

平均米效

30元

15元

客单价

20元

日来客数

750人次

1350人次

周转次数

14次/年

10次/年

周转天数

26天

36天

平均库存

40万元

98.5万元

第二阶段为1月1日至12月31日，计划以下：

A类店（400-800平方米）

B类店（1700-1800平方米）

日均销售

0元

45000元

平均米效

40元

25元

客单价

22元

日来客数

900人次

2045人次

周转次数

16次

12次

周转天数

22天

30天

平均库存

45万元

135万元

6．1．1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及部分尤其单品项商品指标。

6．1．2不一样业态模式中商品销售特点来制订分类商品销售额指标百分比值。

6．1．3依据不一样季节、月份、节假日制订细分季度、月份、周销售额目标

6．1．4制订促销商品销售额指标

6．1．5制订DM商品销售额指标

6．1．6天天查看电脑系统销售信息，包含部门昨日、本周、本月销售额和前一日、上周、上月和去年同期对比情况。

6．1．7每七天一由电脑信息部汇总上周、本月销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出和上周、上月、去年同期增加和下降百分比，提交给企业总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。

6．1．8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在问题，找出问题，提出调整改善方法。

6．1．9采购部应在每七天例会中通报销售增加较高和下降较大部门，引发重视，并跟进改善方法。

6．2销售占比和毛利计划

为便于企业毛利调整，依据五一超市具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来大卖场）将毛利指标分三阶段实施，计划以下：

第一阶段

（6月1日至12月31日）

第二阶段

（1月1日至12月31日）

第三阶段

（1月1日至12月31日）

销售占比毛利

生鲜

10%9%

15%10%

15%11%

副食

27%12.5%

20%12.5%

20%12.8%

食品

33%13%

30%13.5%

30%14%

洗化

16%10.5%

16%11%

16%12%

百货

14%25%

14%25.6%

14%28.6%

综合

100%13.8%

100%14%

100%15%

6．2．1制订各商品类别占比：

生鲜食品、食品、百货、服装等

6．2．2制订各大类商品下小分类商品占比

6．2．3同一商品类别中，不一样性质商品占比：

全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品

6．2．4天天查看电脑系统销售占比和毛利改变，包含本部门、各门店及店内各类情况，及和上月实际、去年同期实际及部门计划对比。

6．2．5每七天一由电脑信息部汇总上周、本月销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出和企业要求计划对比，提交给企业总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。

6．2．6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在问题，找出问题，提出调整改善方法。

6．2．7采购部应在每七天例会中通报毛利增加较高和下降较大部门，引发重视，并跟进改善方法。

6．3库存周转

为强化五一超市系统库存周转意识，逐步提升商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，企业应制订严格库存商品周转计划，按不一样品类制订对应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。

采购部门和相关人员应随时了解企业、各店、各类商品库存情况，立即采取方法加以调整，加紧商品周转。

不一样商品类别库存周转天数：

大分类

商品类别

库存天数

大分类

商品类别

库存天数

生

鲜

食

品

蔬菜

1-3

洗

化

百

货

洗涤用具

水果

3-7

卫生用具

鲜活水产

厨房用具

冰鲜水产

化妆用具

熟食

医药品

乳制品

针纺织品

日配冷冻

文体用具

肉类

婴儿用具

食

品

休闲食品

副

食

调味品

饮料

保健食品

糖果饼干

干货食品

烟酒

罐头食品

6．3．1天天查看电脑系统库存周转情况，了解本部门现在总体和各店商品

库存金额和周转天数。

6．3．2每七天一电脑信息部汇总上周、本月商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交企业总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。

6．3．3采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在问题，找出原因，提出调整改善方法。

6．3．4采购部应在每七天例会中通报过高或过低库存部门，引发重视，并跟进

改善方法。

（相关内容请参见6．8库存控制）

6．4商品引进率指标

6．4．1依据不一样业态制订新商品引进率指标便利店新商品引进率指标通常十二个月达成60—70%

6．4．2新商品引进率指标要落实到整年、每个月、每个商品分类

6．4．3每个部门每个月全部应引进本类商品5-10%新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。

6．4．4必需严格实施新商品引进率指标，以常常给用户带来新鲜感，并在新产品中发明较高利润

6．5商品淘汰率指标

6．5．1对有效销售发生率指标一直较低商品要给予淘汰

6．5．2商品淘汰是为了促进超市商品良性循环

6．5．3商品淘汰标准上采取“一进一出”政策

6．5．4每七天以文件方法通知店铺汰换商品清单。

6．6其它收入利润指标

6．6．1指超市向供给商收取一定合理赞助费用

6．6．2合理其它收入指标有利于提升超市毛利率

6．6．3过高额外费用指标也会损害和供给商战略伙伴

核准

制订

修订次数

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—W1—002

生效日期

商品功效定位管理规范

版次

页次

第1页，共2页

1．0目标：

为明确要求企业商品结构组成，确定商品功效，特制订本管理要求。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部门全体职员。

3．0相关文件

《主力商品管理规范》GH-PU-WI-003

4．0名词解释

（无）

5．0职责

确定商品不一样功效定位，并制订对应销售、毛利、周转等策略，合理计划商品品项，提升店铺销售，加紧商品周转。

6．0作业程序

6．1商品系统功效定位：

商品是卖场灵魂，经过商品结构系统合理组合和陈列来表现。

企业经营商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥功效是不一样，分为：

形象商品，销量商品，效益商品。

6．1．1形象商品：

最含有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知生活必需品，视其降价力度和品牌在市场影响力程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：

A．售价代表全店低价形象。

B．对用户有吸引力生活必需品，或大多数用户熟悉其价格、品质，著名度大品牌商品；

C．单品有规模销量，对专业用户有吸引力；

D．价格水平在一定时期内稳定（最少30天）。

6．1．2销量商品：

价格较市场有优势，能达成一定销量要求，确保获取正常毛利商品，其特征为：

A．品项较多，单品销量能达成一定规模；

B．确保正常毛利水平；

C．由市场认可成熟商品组成；

D．采购关键监控管理商品。

6．1．3效益商品：

新品、个性化商品、季节性商品等为效益商品，其特征为：

A．品项多，为满足用户一次性购足目标不可缺乏品项，对树立品项丰富形象起到关键作用；

B．销量低，季节性强，但对扩大销量可起到衬托作用，经过市场培育可发掘出部分销量商品或形象商品，促进供给商信心；

C．效益高；定在效益商品品种，需确保高毛利，最好营业外收入和较高返利，对经营效益好坏起到决定性作用。

6．2．功效定位商品管理考评标准

6．2．1品项占比：

形象商品品项数应不低于5%，销量商品占45%，效益商品占50%；

6．2．2单品销售额考评：

形象商品单店月销售额不低于3000元，销量商品不低于1000元，效益商品不低于300元；

6．2．3毛利控制：

形象商品毛利通常不高于3%，销量商品要比竞争对手低3%左右，效益商品要实现较高毛利指标；

6．2．4陈列量：

形象商品陈列量应很大，库存天数在3-15天；销量商品陈列量较大，库存天数在3-30天；效益商品正常陈列量，库存天数在3-60天；

6．2．5缺货率：

形象商品要确保随时有现货，销量商品缺货率低于0.5%，效益商品缺货率低于3%。

核准

制订

修订次数

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—003

生效日期

主力商品管理规范

版次

页次

第1页，共3页

1．0目标：

为明确要求企业关键商品管理、操作等步骤，特制订本手册。

2．0适用范围：

本手册适适用于总部采购部采购人员。

3．0相关文件

3．1《商品功效定位管理规范》GH-PU-WI-002

3．2《商品促销管理规范》GH-PU-WI-008

4．0名词解释

（无）

5．0职责

经过加强对企业关键商品管理，提升企业商品销售和周转，简化工作程序，提升工作效率和企业整体经营效益。

6．0作业程序

6．1主力商品定义

6．1．180/20采购标准：

在超市商品实际销售情况中，销售最好20%商品品种往往能够实现80%销售额；而剩下80%商品通常之产生20%销售额。

6．1．2主力商品：

这些占销售额80%商品，称为20商品，又称主力商品。

6．2强化主力商品管理意义：

6．2．1降低同类商品品种，降低商品组合深度，使主力商品突出

6．2．2满足用户一次性购物需要并非超市商品就应大而全。

6．2．3假如相同用途不一样品牌、不一样规格商品太多，用户往往难以选择。

6．2．4经过加强主力商品管理，降低了供给商和商品品种数量，提升了采购工作效率，节省了费用

6．3主力商品选择方法：

6．3．1排名法：

依据电脑系统显示数据分析，列出主力商品

A．同一商品部门销售排行榜

B．同一商品部门商品销售占比

C．同一商品部门周转率排行榜

6．3．2竞争店调查法：

超市刚开张时，因为缺乏对应销售历史数据，可利用竞争店调查法来确立主力商品。

A．同一业态、同一商圈、同一面积竞争对手进行调查

B．在12：

00—13：

00及晚上20：

00后，观察竞争店铺内磁石点货架（端架、堆头、主通道两侧货架等）商品空缺率

C．空缺率高商品可定为主力商品

6．4主力商品调整：

主力商品应伴随季节、销售情况等立即调整

6．4．1按季节改变调整：

A．每个季度要做一次大调整，每次大调整时，只保持上一季度主力商品50%—60%。

B．每个月份做一次小调整，调整幅度为10%

C．按促销活动作对应调整。

6．5主力商品优先管理：

6．5．1订单优先：

确保主力商品采购和足够订单数量。

6．5．2资金优先：

为确保主力商品按时、按量到货，应和财务部沟通，在供给商货款按时结付、结款方法上应优先考虑

6．5．3仓储优先：

在仓库存放面积上应予优先考虑

6．5．4配送优先：

在供给商送货手续、配送中心配送商品时应优先考虑

6．5．5陈列优先：

在卖场货架安排、陈列部署上应优先考虑

6．5．7促销优先：

在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑。

6．6商品组合优化策略：

超市中商品按其在卖场中不一样销售业绩可分为以下四类：

6．6．1主力商品：

即主力商品，是发明超市营业额主力军，用户购置频率高。

6．6．2辅助性商品：

是主力商品补充，和主力商品有较多关联性，能够衬托主力商品销售，同时使卖场商品显得丰富

6．6．3隶属性商品：

购置频率和销售比重全部较低，但却是某类用户尤其喜好商品，对满足用户多样化需求起到稳定作用。

6．6．4刺激性商品：

品类不多，但对推进卖场整体销售相关键意义商品，有潜力，很可能成为主力商品。

超市用于短期促销，轻易引发用户冲动型消费商品也属这类。

6．7商品组合方法：

经过商品不一样组合，突出超市经营特色

6．7．1季节组合：

消夏商品组合——凉席、冰垫、风扇、空调等。

6．7．2按节假日组合：

如：

六一专题——书包、玩具、儿童书籍等。

6．7．3按消费者便利性组合：

如：

旅游野餐食品组合——午餐肉、开罐器、快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。

6．7．4按商品用途组合：

如：

沐浴用具组合——浴巾、拖鞋、沐浴露、浴帽、浴袍等。

6．7．5按价格组合：

如：

8元特价商品，均一价商品区等。

6．7．6按供给商组合：

突出供给商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。

商品不一样组合需要采购经理对下属采购员统一协调，制订“商品组合项目计划”。

采购员应对自己所管商品主动负责，主动支持整个商品组累计划

核准

制订

修订次数

北京烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—004

生效日期

供给商管理规范

版次

页次

第1页，共5页

1．0目标：

为明确要求企业供给商管理程序，特制订本管理要求。

2．0适用范围：

本管理手册适适用于企业采购部门全体职员。

3．0相关文件

3．1《采购部职员基础素质要求》GH-PU-OP-003

4．0名词解释

（无）

5．0职责

建立供给商管理规范，优化供给商结构，维护企业整体利益，提升供给商对店铺支持，提升销售。

6．0作业程序

6．1寻求优异供给商：

6．1．1供给商分类：

A．按供给性质分类：

制造商、代理商、批发商；

B．按区域分类：

全国性供给商、区域性供给商、当地供给商；

C．按品牌分类：

著名品牌供给商、通常品牌供给商、自有品牌供给商；

6．1．2供给商选择策略：

A．全国品牌商品争取和制造商、地域总代理直接进货；

B．地方商品应和当地制造商直接进货；

C．同一品类应有最少两家供给商供货，以获取较为低廉供货价格,

D．不引进只提供一个商品供给商，除非尤其情况，并经采购总监同意。

6．1．3供给商应提交资料：

A．盖公章企业营业执照复印件（并已办理当年度年检）

B．盖公章企业税务登记证复印件（并已办理当年度年检）

C．企业法人代码证书

D．商标注册证实

E．代理、经销商代理、经销许可（授权书）

F．企业开户行资料

G．盖公章增值税发票复印件

H．盖公章商品报价表

I．其它相关资料

J．食品类商品供给商还应提供：

食品生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品同意证书防疫检测汇报，销售地当地卫生防疫检测汇报，进口商品卫生许可证

K．药字号保健品供给商应提供：

药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品同意证书等。

6．2供给商谈判

6．2．1谈判关键点：

序号

谈判关键点

谈判细则

销售分析

1．最近时期销售情况（最近30天或半个月）

2．供给商商品中销售最好和最差商品

3．天天、每七天、每个月销售额

4．用户反馈

利润回顾

1．销售情况很好，供给商是否能再降低进价，方便扩大销售量

2．销售达成供给商返利要求，供给商应予返利

3．供给商提供给其它超市更低价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格

4．供给商通道费用

促销活动及安排

1．新产品上市时促销活动

2．节假日促销活动

3．店庆及超市组织促销活动

4．供给商本身产品促销活动

5．促销具体计划应提前7-10天提交给超市

6．促销配合和衔接

7．促销员管理

8．促销品、赠品管理

9．促销期间加大订单和货源确保

10．促销费用

供

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