大型超市采购管理手册全套文件.docx

资源描述

大型超市采购管理手册全套文件.docx

《大型超市采购管理手册全套文件.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《大型超市采购管理手册全套文件.docx（58页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

大型超市采购管理手册全套文件.docx

大型超市采购管理手册全套文件

文件名称

文件编号

GH—PU—OP—001

生效日期

2002年06月10日

商品部组织架构图

版次

第1版

页次

第1页，共3页

1．0目的：

为明确规定公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。

3．0相关文件

3．1《广汇商贸五一连锁超市组织架构图》

3．2《广汇商贸五一连锁超市职责说明书》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。

6．0作业程序

6．1商品部组织架构图

广汇商贸五一连锁超市组织架构图

（商品部）

6．2商品部职位架构图

广汇商贸五一连锁超市组织架构分解图

（商品部）

人数合计：

17人

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—012

生效日期

2002年06月10日

营采合作管理规

版次

第1版

页次

第1页，共3页

1．0目的：

为明确规定公司的采购与营运合作的程序，特制定本管理规定。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部、营运部及店铺全体员工。

3．0相关文件

《营运管理手册》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1职责：

建立采购部与营运、店铺的沟通机制，使双方合作更加顺畅，共同完成公司的经营目标。

6．0作业程序

6．1营采合作：

界定营、采双方在各自工作岗位中所担当的角色，使营、采双方了解各自的权限和责任，了解双方共同的目标与前提，以满足客户一次性购足为目标，以保证公司整体利益为前提。

6．2门店的基本工作：

A．商品的续订货

B．商品的列与组合

C．销售业绩的追踪

D．商品库存数的盘点及控制损耗

E．快讯、惊爆商品的促销

F．店促销的品项选择及计划

G．商圈的市场调查分析

H．人员的掌控与管理、培训

6．3采购的基本工作：

A．提供给门店合适的商品组合

B．提供给门店的该地区具有竞争力（性价比高）的商品：

中高的品质要求，中低的销售价格

C．合理的商品品质及包装要求

D．正确的供应商基本资料讯息：

帐期、最小订货量、退换货条件

E．提供给门店专业的知识培训计划

F．提供给门店促销计划及惊爆的销售价格

G．对商品进行清楚的核价及合理的杀价动作

H．新品的引进、滞销商品的删除

I．商品价格的确定

J．端架、地堆费用的收取

K．门店广告位的销售

L．门店损耗较大商品的补损

6．4双方沟通事项：

A．采购与门店：

a.商品包装规格

b.供应商供货的状况

c.商品最小的订货量

d.供应商品送货行程表

e.商品缺货的提前通知

f.商品退换货的约定

g.商品促销计划通知

h.商品价格的制定

i.退/换、转货的通知

j.提供门店专业知识的协助训练

k.门店端架、地堆商品列的通知（每14天为一周期）

B．门店与采购：

a.提供新商品引进品项建议

b.商品价格变更请求

c.商品促销的方式建议

d.市场调查的汇总及反馈

e.供应商特殊状况的通知

f.商品缺货的通知

g.损耗较大商品补损请求

h.端架、地堆商品销售情况反馈及建议

i.新商品及滞销商品销售情况反馈及建议

j.快讯商品销售情况反馈及建议

6．5沟通的方式

a.通过固定格式，在每周固定时间以沟通文件方式发送

b.通过每周采购巡店和采购、营运沟通会议传达

c.在以口头方式沟通后，以书面形式补充通知

d.以建设性意见代替负面批评，以及时解决问题为目的

e.以第一时间沟通，容尽量量化、数据化、表格化

6．6双方合作中的基本要求：

A．采购确定的商品品项，门店必须全部列

B．采购必须及时设法解决门店缺、断货现象

C．采购应及时设法解决门店新商品需求

D．门店根据市调情况及店促销变价要求，采购应及时回复

E．门店对于采购提出端架、地堆商品，应及时予以配合，及时列

F．采购对于门销售不佳的端架、地堆商品，应及时予以调整商品品项

G．采购与门店一律通过门店各部门经理或付经理沟通

H．店专柜的引进，一律通过各店长、付经理沟通

I．门店应及时提供采购可供销售的端架、地堆位置及数量

J．双方沟通中存在的问题，由营运部协调解决

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—OP—002

生效日期

2002年05月10日

采购部工作职责

版次

第1版

页次

第1页，共2页

1．0目的：

为明确规定公司的采购部、促销部的工作职责程序，特制定本管理规定。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部、促销部全体员工。

3．0相关文件

3．1《广汇商贸五一超市职位说明书》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1采购总监工作职责：

5．1．1监管所有的采购决定；

5．1．2负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责

5．1．3指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标

5．1．4负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实

5．2采购部门经理工作职责：

5．2．1负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算

5．2．2指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标

5．2．3发展与供应商的业务关系

5．2．4督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格

5．2．5制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实

5．3促销部的工作职责：

5．3．1负责整体的超市促销活动计划，策划设计年度、季度、月度促销方案

5．3．2负责DM采购计划的组织和跟进

5．3．3负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作

5．3．4负责促销活动结束后的评估总结

5．4采购主管的工作职责：

5．4．1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理

5．4．2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实

5．4．3负责本部门商品计划表的落实和调整

5．4．4负责本部门商品的促销计划落实

5．4．5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换

5．4．5负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力

5．4．5定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。

5．5采购助理的工作职责：

5．5．1协助采购主管开展工作

5．5．2负责订单发放和送货跟踪

5．5．2负责采购主管的文书工作

5．5．3供应商前期接待、合同和相关资料的整理

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—OP—003

生效日期

2002年06月10日

采购部员工基本素质要求

版次

第1版

页次

第1页，共2页

1．0目的：

为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部全体员工。

3．0相关文件

3．1《广汇商贸五一超市员工奖惩实施条例》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

5．1操守廉洁

5．1．1正直高尚的个人品质

5．1．2良好的职业道德

5．1．3不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠

5．2市场知识

5．2．1对零售行业有深入的了解

5．2．2对消费品市场有深入的了解

5．2．3掌握对所负责部门商品的专业知识

5．2．4对供应商的熟悉

5．3精打细算

5．3．1把超市采购看成是自己的生意

5．3．2良好的成本控制意识

5．3．3尽最大努力创造最高的利润

5．3．4时时处处维护公司的整体利益

5．4．积极认真

5．4．1敬业、爱业，热爱零售业

5．4．2良好的心态，工作认真扎实

5．4．3上进心强

5．5创新求进

5．5．1不断寻求突破，提升业绩

5．5．2善于学习，提高自我

5．5．3不躺在原来的成就上沾沾自喜

5．6适应性强

5．6．1良好的身体素质和心理素质

5．6．2能适应超市快速扩的需要和重复繁琐的工作

5．6．3合理安排工作

5．7团结合作

5．7．1良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作

5．7．2良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作

5．7．3尊重供应商、同事及店铺员工

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—001

生效日期

2002年06月10日

采购部考核指标

版次

第1版

页次

第1页，共5页

1．0目的：

为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3．0相关文件

3．1《广汇商贸五一超市奖惩管理条例》

4．0名词解释

（无）

5．0职责

在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化；

6．0作业程序

6．1销售计划

为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。

根据五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：

第一阶段为2002年6月1日至2002年12月31日，计划如下：

A类店（400-800平方米）

B类店（1700-1800平方米）

日均销售

15000元

27000元

平均米效

30元

15元

客单价

20元

日来客数

750人次

1350人次

周转次数

14次/年

10次/年

周转天数

26天

36天

平均库存

40万元

98.5万元

第二阶段为2003年1月1日至2004年12月31日，计划如下：

A类店（400-800平方米）

B类店（1700-1800平方米）

日均销售

20000元

45000元

平均米效

40元

25元

客单价

22元

日来客数

900人次

2045人次

周转次数

16次

12次

周转天数

22天

30天

平均库存

45万元

135万元

6．1．1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。

6．1．2不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。

6．1．3根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标

6．1．4制定促销商品的销售额指标

6．1．5制订DM商品的销售额指标

6．1．6每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。

6．1．7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。

6．1．8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。

6．1．9采购部应在每周例会报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。

6．2销售占比和毛利计划

为便于公司毛利的调整，根据五一超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：

第一阶段

（2002年6月1日至2002年12月31日）

第二阶段

（2003年1月1日至2004年12月31日）

第三阶段

（2005年1月1日至2006年12月31日）

销售占比毛利

生鲜

10%9%

15%10%

15%11%

副食

27%12.5%

20%12.5%

20%12.8%

食品

33%13%

30%13.5%

30%14%

洗化

16%10.5%

16%11%

16%12%

百货

14%25%

14%25.6%

14%28.6%

综合

100%13.8%

100%14%

100%15%

6．2．1制订各商品类别的占比：

生鲜食品、食品、百货、服装等

6．2．2制订各大类商品下小分类商品的占比

6．2．3同一商品类别中，不同性质商品的占比：

全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品

6．2．4每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。

6．2．5每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按部门、门店及门店分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。

6．2．6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。

6．2．7采购部应在每周例会报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。

6．3库存周转

为强化五一超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。

采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转。

不同商品类别的库存周转天数：

大分类

商品类别

库存天数

大分类

商品类别

库存天数

生

鲜

食

品

蔬菜

1-3

洗

化

百

货

洗涤用品

水果

3-7

卫生用品

鲜活水产

厨房用品

冰鲜水产

化妆用品

熟食

医药品

乳制品

针纺织品

日配冷冻

文体用品

肉类

婴儿用品

食

品

休闲食品

副

食

调味品

饮料

保健食品

糖果饼干

干货食品

烟酒

罐头食品

6．3．1每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品

库存金额和周转天数。

6．3．2每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。

6．3．3采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在的问题，找出原因，提出调整改进措施。

6．3．4采购部应在每周例会报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进

改进措施。

（相关容请参见6．8库存控制）

6．4商品引进率指标

6．4．1根据不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到60—70%

6．4．2新商品引进率指标要落实到全年、每月、每个商品分类

6．4．3每个部门每月都应引进本类商品5-10%的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。

6．4．4必须严格执行新商品引进率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润

6．5商品淘汰率指标

6．5．1对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰

6．5．2商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环

6．5．3商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策

6．5．4每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。

6．6其它收入利润指标

6．6．1指超市向供应商收取一定的合理的赞助费用

6．6．2合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率

6．6．3过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—W1—002

生效日期

2002年06月10日

商品功能定位管理规

版次

第1版

页次

第1页，共2页

1．0目的：

为明确规定公司的商品结构组成，确定商品功能，特制定本管理规定。

2．0适用围：

本管理手册适用于公司采购部门全体员工。

3．0相关文件

《主力商品管理规》GH-PU-WI-003

4．0名词解释

（无）

5．0职责

确定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。

6．0作业程序

6．1商品系统功能定位：

商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和列来体现。

公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：

形象商品，销量商品，效益商品。

6．1．1形象商品：

最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需品，视其降价力度和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：

A．售价代表全店的低价形象。

B．对顾客有吸引力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品；

C．单品有规模销量，对专业客户有吸引力；

D．价格水平在一定时期稳定（至少30天）。

6．1．2销量商品：

价格较市场有优势，能达到一定的销量要求，保证获取正常毛利的商品，其特征为：

A．品项较多，单品销量能达到一定规模；

B．保证正常毛利水平；

C．由市场认可的成熟商品组成；

D．采购重点监控管理的商品。

6．1．3效益商品：

新品、个性化商品、季节性商品等为效益商品，其特征为：

A．品项多，为满足顾客一次性购足目标不可缺少的品项，对树立品项丰富形象起到重要作用；

B．销量低，季节性强，但对扩大销量可起到衬托作用，通过市场培育可发掘出部分销量商品或形象商品，促进供应商的信心；

C．效益高；定位于效益商品的品种，需保证高毛利，最佳营业外收入和较高返利，对经营效益好坏起到决定性作用。

6．2．功能定位商品的管理考核标准

6．2．1品项占比：

形象商品的品项数应不低于5%，销量商品占45%，效益商品占50%；

6．2．2单品销售额考核：

形象商品单店月销售额不低于3000元，销量商品不低于1000元，效益商品不低于300元；

6．2．3毛利控制：

形象商品毛利一般不高于3%，销量商品要比竞争对手低3%左右，效益商品要实现较高毛利指标；

6．2．4列量：

形象商品列量应很大，库存天数在3-15天；销量商品列量较大，库存天数在3-30天；效益商品正常列量，库存天数在3-60天；

6．2．5缺货率：

形象商品要保证随时有现货，销量商品缺货率低于0.5%，效益商品缺货率低于3%。

核准

制订

修订次数

烽雅精英

修订日期

文件名称

文件编号

GH—PU—WI—003

生效日期

2002年06月10日

主力商品管理规

版次

第1版

页次

第1页，共3页

1．0目的：

为明确规定公司的重点商品的管理、操作等流程，特制定本手册。

2．0适用围：

本手册适用于总部采购部采购人员。

3．0相关文件

3．1《商品功能定位管理规》GH-PU-WI-002

3．2《商品促销管理规》GH-PU-WI-008

4．0名词解释

（无）

5．0职责

通过加强对公司重点商品的管理，提高公司商品销售和周转，简化工作程序，提高工作效率和公司整体经营效益。

6．0作业程序

6．1主力商品定义

6．1．180/20采购原则：

在超市商品的实际销售情况中，销售最好的20%的商品品种往往能够实现80%的销售额；而剩下的80%的商品通常之产生20%的销售额。

6．1．2主力商品：

这些占销售额80%的商品，称为20商品，又称主力商品。

6．2强化主力商品管理的意义：

6．2．1减少同类商品品种，降低商品组合深度，使主力商品突出

6．2．2满足顾客一次性购物的需要并非超市商品就应大而全。

6．2．3如果相同用途不同品牌、不同规格的商品太多，顾客往往难以选择。

6．2．4通过加强主力商品的管理，减少了供应商和商品品种的数量，提高了采购的工作效率，节省了费用

6．3主力商品的选择方法：

6．3．1排名法：

根据电脑系统显示的数据分析，列出主力商品

A．同一商品部门销售排行榜

B．同一商品部门商品销售占比

C．同一商品部门周转率排行榜

6．3．2竞争店调查法：

超市刚开时，由于缺乏相应的销售历史数据，可运用竞争店调查法来确立主力商品。

A．同一业态、同一商圈、同一面积的竞争对手进行调查

B．在12：

00—13：

00及晚上20：

00后，观察竞争店铺磁石点货架（端架、堆头、主通道两侧货架等）的商品空缺率

C．空缺率高的商品可定为主力商品

6．4主力商品的调整：

主力商品应随着季节、销售情况等及时调整

6．4．1按季节变化调整：

A．每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，只保持上一季度主力商品的50%—60%。

B．每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%

C．按促销活动作相应调整。

6．5主力商品的优先管理：

6．5．1订单优先：

保证主力商品的采购和足够的订单数量。

6．5．2资金优先：

为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款方式上应优先考虑

6．5．3仓储优先：

在仓库存放面积上应予优先考虑

6．5．4配送优先：

在供应商送货手续、配送中心配送商品时应优先考虑

6．5．5列优先：

在卖场的货架安排、列布置上应优先考虑

6．5．7促销优先：

在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑。

6．6商品组合优化策略：

超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四类：

6．6．1主力商品：

即主力商品，是创造超市营业额的主力军，顾客购买频率高。

6．6．2辅助性商品：

是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，可以衬托主力商品的销售，同时使卖场商品显得丰富

6．6．3附属性商品：

购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特别喜好的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。

6．6．4刺激性商品：

品类不多，但对推动卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，很可能成为主力商品。

超市用于短期促销，容易引起顾客冲动型消费的商品也属此类。

6．7商品组合的方式：

通过商品的不同组合，突出超市的经营特色

6．7．1季节组合：

消夏商品组合——凉席、冰垫、风扇、空调等。

6．7．2按节假日组合：

如：

六一专题——书包、玩具、儿童书籍等。

6．7．3按消费者便利性组合：

如：

旅游野餐食品组合——午餐肉、

展开阅读全文