外贸业务员职责.docx

外贸业务员职责.docx

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外贸业务员职责

一．开发新客户，联系客户

通过参与展会，网络，走访市场及其他途径努力寻找客户，一般我司以网络：

EC21和MADE-IN–CHINA及世界买家网为主，发送开发信，介绍自己公司，争取询盘，并回盘，或都询盘后报价寄样，跟踪整个样品的进度及寄样后客人的反馈，并每周总结一次所联系过的客户，还有哪些再值得去后续跟踪，如有值得后续跟踪的便再次发送问候信或开发信。

二．开发新工厂，联系工厂

通过去市场，网络，朋友介绍及展会认识新工厂，这一环是供应源。

也同样是在网络上通过贸易通直接问候工厂，直入正题告诉工厂我们要什么样品或报价，发送我司的简介或工厂开发信给工厂，让工厂认同我们的正规信后，展开联系。

还有通过市场也是类似的，带上名片，有合适我们的产品就进去和工厂寒暄，最后以充足的理由向工厂索要图片或样办或其它方面的知识。

以后也是有用到工厂，便与之联系。

因为现在是起步阶段，大部份工厂都是询了盘或打了样没有后续跟踪，待以后一部份做了订单的工厂稳定下来，就完善这个工厂的问候机制，争取每个月同工厂聊下天，看有无新产品可以发给我们介绍给客人。

三．关注新产品及展会

这一点由于新部门条件不成熟，我们没有太多机会去接触展会，使得头脑中的产品知识较为有限，还必须通过积累，使得在产品这方面的知识完善起来，可以回答客人的专业问题，这就是关注新产品及展会作用。

四．联系客户，签订合同，同客户及工厂谈好付款及订单详细资料。

待同客户的询盘打样进行到一种较为和谐的时段，客户会有订单下来。

一般这要经历一些时间短则一个月，长则三个月甚至于一两年。

但是坚持同客户联系总会有天碰到客人有些单子下来的时候。

就与客人户签订合同，客人的有PI，SC，工厂的有PC等，这些都是由我们自己完成。

同客人谈好合同细节，包括付款的方式及数额，接受客人订金。

打订金给新工厂，我司需熟悉收款付款的文件程序，如付款给工厂需付款申请单及成本核算单。

都是业务自行完成，经理审核，老总批审才可通过财务检验。

签订合同也收到客订金/打了工厂订金，便是全面沟通大货批办及生产的事宜。

五．跟踪订单，验货直至出货，交付单证。

跟踪订单的样办/大货交期，及样办大货的质量，要验货后方可出货给客人，自备验货报告。

快出货前一周或者数天时间，与公司船务密切配合联系货运，及如何走货。

并提供各种必要的单据给船务，并可将副本单证及走货资料与客户沟通确认后执行。

催收尾款，并寄发单据正本。

六．受理出货后的售后服务问题。

售后无事则好，有事及时处理，按使公司损失利益最小为原则。

做好所有订单之前的细节资料，寻找客户处减小损失，工厂处则寻找之前沟通的问题，如工厂有责任，当然据理力争。

七．维护与客户与工厂之间的关系

在没有利益冲突的情况下，与客户及工厂维持良好的关系。

如遇少许情况，如损失经济等的，也是心平气和与工厂讲道理与客人讲道理，然后减小损失，工厂与客户应是不会丢的，因为我们是在做生意，总有不快的。

尽量减小冲突，在同种同行工厂之间，不随便泄漏另一工厂与我司合作的产品或数量或事情。

在同种客人之间，也不泄漏其余客人的秘密，如那个同一市场的客人买什么，买多少，也不随便在工厂或客人面前评价自己的公司的缺点。

只能告之其它市场客人的信息以征求客人的理解。

这些都是做外贸应具备的质素。

八．和客人面对面做生意

按之前数年在港资大企业的工作经验，重点描述这一点。

供大家借鉴（并不可照做，因不同行业不同情况）：

1）开发一个客人，当这个客人有了第一张订单，但还没来中国拜访时，一般给这个客人一个编号，如美国的客人编号706，欧洲的编号653，澳大利亚等编号509，按地区不同编号，下订单合同时，按客人编号，如第一张单：

706/001，以此类推。

所有与工厂的交流。

都是通过编号，工厂只知这个客人编号及国家，不知其任何具体的公司名及客户姓名，我们也不能透露半点。

2）客人未来访前，需提供inviteletter的就尽速提供邀请信。

并要求客人提供他与我司做生意的具体时间及天数，然后，我们列一份TripSchedule给公司，待公司领导批准后，提交客人，客人确认后，上交一份复印件给行政部，以便行政部安排公司车及其它车票行程住宿标准等。

3）同时，马上通知被安排到的工厂或人员，做好那一天的准备。

工厂：

与工厂协商好报价（报什么条款的价），做生意当天不可大声与工厂攀谈价钱，与客人则允许。

还有工厂报价该如何出示我们，不能口头。

只能按计算出示或书面用人民币大写写在隐秘处，工厂知/我司知，客人不需知。

提前告诫工厂不许在样品间摆放名片，不与客人发放名片。

不允许自行与客人讲英文，只能用中文交流。

因为这是我们的客人，不是你工厂的，你不需要发放。

若然发放，我司将以后一切客人不带至该厂作为处罚。

（做过一次两次工厂就习惯了）。

4）接待客人当天，安排好用车，办公文具，如尺子/公司抬头纸/名片/相机/手机及相关需该客户确认或出示客人的样品等，提早准备以免漏网。

5）接待客人，客人来访，再次出示行程表，告之客人我们的安排。

尽量按行程完成生意。

最好安排我司两人以上同客人做生意，以防止一个忙不来让工厂有机可乘的机会。

6）访工厂时候，增加与客户沟通的时间，最好让另一个业务与工厂沟通（轻声），然后出示给另一个与客户沟通的业务。

这就是业务与业务的沟通，尽量避免客户与工厂直接沟通。

同时，我司业务必须有分寸，不能随便透露客人在哪家厂做好多做什么，而是可以大概的说一下这个客人在哪个地区买什么东西。

也不能告诉工厂太多该客人的脾气或习惯，这些都会不经意让注重隐私的客人不舒服。

7）在与客户坐车的间隙可以了解客人公司的情况及现今热门买何种产品，及现今我司有什么好的产品及其它无伤大雅的聊天内容。

8）有重要的订单或样品，最好让工厂复印，避免我司业务过于忙碌，然后我司业务写好客人的要求：

颜色/尺寸/工艺要求等，然后我司业务可以当场按客人的编号及当天日期给样品编号，如706-090401让工厂将报价用人民币大写写在复印纸反面，我们报价钱给客人在正面。

然后用相机拍下真正的样品，与复印纸对应起来，到时候可以留底或发图给客人或工厂。

做完生意，原稿有客人价钱（在正面）及工厂价钱（在纸的反面）的我司自留，再另行复印两份正面的副本，一份给客人，一份供工厂留底（工厂留底这份自行抄写其自报的价格，必须用中文抄写）。

与客户做订单，不仅谈价钱，产品细节，也谈货期，包装，箱子的要求及出货的条款及货款的支付。

9）不给工厂与客人交流的机会，故都是我司自行带客人吃饭，不让工厂参与（除非该厂真的与我们关系非常铁及有大把其它客人在这厂里做，可以制约其行为的可以参与）

10）另外，如当天若客人行程有变或工厂安排有变，即使通知工厂或客人，不能拖拉以免工厂觉得我司没有诚意或客人觉得我们不可信任。

11）送走客人，回到公司，整理复印资料及相机内的图片对应后，有订单的打单，发客人回签打订金，没订单的肯定是追工厂样办等等。

12）整理完以上资料，理顺此次与客人在一起拜访过的工厂，写一份TripReport给领导。

按拜访的工厂或市场的时间，写出下单是什么款式，下多少数量，多少金额及客人喜欢什么款式，及如该厂有新产品一并写出来是什么新产品。

还有什么客人与我们没有做成但与其它同行做成的产品等等。

13）如遇意外，原公司都碰过，若工厂真的递了名片给客人，我们可以制止工厂，及向客人索回名片。

就问客人我可以看看刚才工厂给你的名片吗？

要回来就说，应说这就是我们的集团的工厂，到时候您若真的要该分厂资料，我们可以发邮件给您（发不发再说）。

九．服从上级领导的安排工作。

在业务非繁忙期，服从上司的工作安排，出差或遵从团队合作（teamwork）的精神，帮助共它业务或公司共同完成工作任务。

十．其它相关联的业务操作及台面归档工作。

接待工厂的来访人员---接待时，注意避开同行业同种产品工厂的样品让该工厂接触。

即使接触也讲是客人的来样。

这是维护我们公司秘密。

以防止工厂之前相互探讨。

帮助建立和完善客户档案CMS，产品档案，工厂档案---由于初始阶段，建档的客户不多，工厂及产品逐步完善。

自己做好打样，寄样，存样，留图，客人询盘，下单，下单后一系列文件的电脑归档及实际纸品归档。

以便于日后查找。

在工作中提升自己的业务知识和英语交流水平。

#1

使用道具  

发表于2008-7-2316:

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外贸业务员的岗位职责

　　一）外贸内勤员

　　1．日常办公室事务处理：

　　部门的日常卫生打扫；电话的接听工作，并向电话询问者提供信息，来访人员的接待及安排工作；日常邮件收发，及普通文档管理；相关文件的打印、复印等。

　　2．部门的费用支出和业绩的管理

　　部门的费用开支和领样、寄样、业务记录都应有相应的文档管理，并备分，以防丢失。

　　3．配合经理收集包材及产品系列化、完善化等准备工作

　　二）外贸业务员

　　1．配合公司的所需，及时作好翻译工作

　　2．熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价

　　3．熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同

　　4．能独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复

　　5．能有随机应变的能力，处理好客户的疑问，并努力下单

　　6．生产过程应跟踪、验货，做到质量保证

　　7．能够独立制作整套单据和相关的检验证明等，并独立联系货代，将货物安全送入仓库

　　8．及时通知客户和货代有关货物装运的情况

　　9．妥善保管客户的资料和样品，有条理的归档

　　10．退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理

　　11．提交季度业务汇总和年度总结

　　12．注意提升自身产品知识、英语和业务能力

　　13．在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录

　　14．处理好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态

　　15．根据市场的变化，适时地开发新产品

　　1、及时安排好打样。

要按客户的要求，书面详细列出打样单。

打样单上应严格明晰四大要素：

货号、原料、颜色搭配和做法。

打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。

打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。

如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。

如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。

如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。

　　样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。

如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。

总的原则是：

如果是少量样品，样品免费，运费到付。

如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。

　　2、严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。

一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单”，一种是“进料加工核价单”。

核价单原则上是由计划部提供的。

业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。

拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。

特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。

　　当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。

　　业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。

　　利润=美金卖价X汇率X0.96-成本

　　销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）X100%

　　美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。

个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。

　　3、积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。

样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。

　　4、业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。

客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。

客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。

客户确认后，立即打印出中文订单并下发。

从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决，能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。

整个过程，最长不能超过48个小时。

如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。

如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：

第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。

　　中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。

显示发放范围的标准格式是“发：

沈阿瑟

（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七

（1）、李八

（1），共23份。

”

　　中文订单中应绝对杜绝模糊语言，如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。

　　在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。

手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。

　　当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。

如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：

“所有物料采购等通知”。

　　·

　　5、把客户的包装要求完整、全面、清晰、及时地告诉包装计算人员，以保证包装物品的及时到位。

　　6、与计划部、采购部和生产部经理全程保持沟通，了解订单的算料、物料采购、生产安排、实际生产动态和包装物品到位程度的最新情况。

如外贸部经理或分部经理询问有关这些情况，业务员必须能对答如流，绝对要避免“我不知道”、“我还不清楚”、“大概……”这样的言语。

　　7、会同业务员助理和生产部品质检验人员，随时检查成品质量情况，作好详细的书面验货记录。

如果发现成品有质量问题，应立即汇报外贸部经理，并立即通知生产部经理，以便在第一时间采取措施。

反映质量问题时，应随机抽样，列出数据，显示质量问题的百分比，养成用数据说话的良好习惯。

既不能以偏概全、小题大做，更不能视而不见、无所作为。

　　8、业务员在验货时，同时应对订单的所有货号进行现场拍照（注意要颜色交差，颜色也要拍齐），并存入电脑档案。

　　9、提早与生产部经理沟通，预先安排好大货的出货计划。

出货计划确认后，先与客户确认，客户确认后，立即准备好所有出货资料，交给单证部，以便让单证部在第一时间订好舱位或航班。

所有拖箱时间或送货日期确认后，应立即发出书面“出货通知”。

“出货通知”的发放范围应明确书写清楚。

10、订舱位或订航班时，应提交给单证部的通用资料包括：

中文订单、装箱单、货物单价。

同时应另附一页，书面打印，显示如下内容：

　　--货号名称：

皮WW？

PU/PVCXX？

皮YY？

PU/PVCZZ？

　　--贸易情况：

一般贸易？

进料加工？

来料加工？

　　--拼箱还是整柜？

　　--价格条款：

FOB？

CFR？

CIF？

FOB但运费垫付？

　　--是否要原产地证？

如是，RORMA还是C/O？

　　--发货人：

XX皮件公司？

YY进出口公司？

ZZ公司？

还是客人另有要求？

　　--收货人：

英文全称？

地址？

　　--通知人：

英文全称？

地址？

　　--货物存放地点：

XX仓库？

YY仓库？

ZZ仓库？

　　--可拖箱时间？

可送货时间？

　　--客户是否还要其它特殊的要求？

在此列明。

　　如是进料加工或来料加工出口，应至少提前10天左右与单证部联系，以防止手册冲突情况发生，因单证部要提前准备好手册。

　　11、催讨余款。

如业务是信用证交易，走货后，所有单据交银行事宜将由单证部操作。

但业务员应主动与单证部沟通，了解交单情况。

如业务为T/T交易，业务员要做的事情如下：

　　如货物空运，应在订航班前要求客户付清余款，收到100%货款后，才可订航班并送货。

　　如货物海运，先与单据部沟通，看何时能拿到正本提单，拿到正本提单后，立即把发票、装箱单和提单传真给客户，并书面要求客户付余款（正常情况下，30%已付，余款是总货款的70%）。

客户付清所有货12、一笔订单出货后，应主动与外贸部经理沟通，向经理索要这笔业务的有关成本利润数据，书面写出这笔订单的效益情况分析作为总结，并复印二份，一份报外贸部经理，一份报分部经理，原稿那一份自己留底。

索要有关成本利润数据时，业务员应向外贸部经理索取，而不是直接向财务部索取。

　　13、注意原料色卡的收集、制作和归档。

寄给客户的色卡，一定要有至少一份一模一样的色卡留底，而且保存归档在外贸部的色卡档案中心。

新料到货，不管是客供料，还是国产料，必须在第一时间做出标准色卡，保存归档在外贸部的色卡档案中心。

外贸部色卡档案中心的增补或修改，均有同步的书面记录。

该书面记录是一Excel表格，文件名是“色卡详细清单”，内有两个SHEET，文件存放地点是：

电脑→→网上邻居→→workgroup→→keke-外贸部色卡中心→→的根目录下。

为确保“色卡详细清单”与实际色卡的完全一致，实际色卡的制作和“色卡详细清单”的更新与维护，由外贸部经理操作，或由外贸部经理指定的人员操作。

任何人，如XX，不得操作。

业务员在打印订单或出具任何书面材料时，凡有关原料的名称、中文颜色名和色号的，一律以“色卡详细清单”的叫法为准，不得想当然地另搞一套。

业务员应经常翻看色卡中心的档案色卡，也应经常在电脑的网上邻居上查看“色卡详细清单”文件，及时了解色卡的最新动态。

　　14、学会生产订单包装物的计算（主要内容是内盒、外箱、塑料袋等）和装箱单的制作，做到包装计算人员因故不在时，照样能独立计算和订购所有包装物品。

　　15、不断地提高自己的英语水平，特别是英语的听说能力。

原则上每天应化至少15分钟的时间，用于英语的听力训练。

及早摆脱业务员中普遍存在的“听不明白、说不流畅、读不全懂、写不地道”的低能局面。

　　16、完成外贸部经理和分部经理交办的其它事项。

　　款后，把客户要求的所有正本文件用快递给客户，快递一律预付，而不是到付。

1.合同的确立、签署、执行和跟踪

1.1合同条款的确立

与客户协商、谈判，确立合同项目。

包括所购产品的价格、数量、规格、颜色、贴花，品牌及其他要求；贸易国别；贸易术语；付款方式；唛头；交货期；目的港；配件额度及其他条款。

1.2销售合同/形式发票的签署

1）确认合同条款后，由业务人员开具销售合同/形式发票予客户确认并签署回传；

2）收取订金或信用证

1.3合同的执行

向工厂下达生产定单，所需文件包括：

产品技术状态表、形式发票、合同执行计划及其他附件。

1.4合同跟踪

备货期间，对定单生产情况进行跟踪，并告知客户生产进度和交货时间。

2.验货

主要是涉及合同条款的项目，如颜色，数量，规格，唛头，品牌等进行查验，保证按时、准确交货。

3.产品发运和交付单证

2.1产品的发运

应在货备妥之前，提前与船公司或货代联系，填写提货委托单后传真给运输公司和供货方，安排发运事宜。

由运输公司持提货委托到指定地点提货，发运。

2.2交付单证

1）把制作好的各种单据，包括箱单，装箱单明细，商业发票，提单及原产地证副本交与客户确认。

2）催收尾款，并寄发单据正本。

4.售后问题的处理

3.1及时处理索赔问题

因出口产品供货方原因产生的出口产品错发/漏发/质量不合格导致客户提出质量、数量索赔的，业务人员应及时处理。

3.2收集产品反馈信息

收集有关产品质量问题、市场对产品需求的反馈信息，归纳，整理，为产品的整改和新产品开发提供意见和建议。

5.现有客户维护和新客户开发

4.1现有客户关系维护

1）处理好定单和索赔问题，保证交货期和产品质量，协调与客户之间的关系

2）适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并提供一定程度的广宣支持，塑造良好的企业和品牌形象。

3）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

4）及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录。

4.2新客户开发

通过展会、网络、走访市场及其他途径努力开拓市场，寻找新的客源。

6.其他相关职责

5.1外事接待

5.2建立客户档案，产品档案，质量信息反馈表和制定出口货物统计台帐。

并对每笔定单的技术状态表、形式发票、销售合同及附件进行备份，以备查用。

5.3留意市场动态并收集相关产品和市场信息，统计、整理、归档。

5.4提交月/季度报表和年度总结。

5.5注意提升业务员自身产品知识、英语和业务能力。