包材JIT配送管理办法.docx
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包材JIT配送管理办法
审稿意见：
1、总体上说比上一稿好多了。
2、KPI部现在为员工考核，这个公司有规定，这个是业务管理办法，应该业务环节的KPI考核，即业务环节的指标要求，你认为呢？
3、还有关于优派下放的第三方物流管理办法上有些涉及到配送部份的要求未完全融入。
4、再抽时间修改一稿，我觉得你会做得更好。
包材JIT配送管理办法（初稿）
一、总则
二、服务质量
三、机构与岗位职责
四、业务流程与执行标准
五、单证管理
六、配送管理
七、结算管理
八、车辆与驾驶员管理
九、KPI考核
十、应急保障管理
第一章：
总则：
第一条：
为保障泸州老窖有限公司包装原材料的供应。
为客户提供良好的配送服务，促进JIT业务的良好运作与完成，对业务进行规范化的物流运作与保障，不断提升物流服务保障水平，特制定本管理办法。
第二条：
严格按照本管理办法对整体业务的操作进行监管、督促、考核。
第三条：
对业务运作过程中出现的问题根据本管理办法及时进行制订、补充、修改和完善。
第四条：
本管理办法是JIT业务良好运作的根本保证、所有员工、承运商必须严格遵守和执行、不得违反本管理办法。
第二章：
服务质量
第一条：
一切以保障包材供应和包装产生单位正常有序生产为根本宗旨，确保产品按时，按点，按要求准确到达配送仓库、线点。
第二条：
给包材供应企业和包装生产单位提供方便、可靠的服务渠道和投诉渠道，为包材供应企业和包装生产单位提供24小时服务。
第三条：
紧紧围服务客户：
践行服务客户为第一要务。
及时解决客户困难，树立将方便留于客户，将困难留给自己的服务理念，让客户满意，让公司满意。
第四条：
诚恳接受客户批评或投诉、且投诉应在合理或承诺的期限内进行有效处理，无法有效处理的，应及时向投诉者反馈并征求客户意见或建议。
第五条：
所有投诉应有记录，并提供投诉处理的进度查询及处理结果。
第六条：
投诉处理的结果应及时反馈给投诉者，并采取预防措施防止类似事件再次发生。
第七条：
在服务过程中，严格遵守公司操作规程，不得以各种理由拒绝为客户提供服务、更不得以各种借口和方式给客户制造困难，要胁客户。
第八条：
不得以任何理由、借口为条件向客户收取服务费，好处费、不得做有损公司声誉、形象的言行举止。
第三章：
机构与岗位职责
第一条：
机构框架：
第二条：
JIT配送中心职责：
一、负责JIT配送中心的安全、收货、运输、交货、物资、帐务等管理制度、操作流程、作业指引、作业标准的编制、修订。
二、负责JIT配送中心收货、交货管理。
三、负责所管物资设备的物、帐、卡的建立及使用、维护管理。
四、负责部门员工的培训、考核及劳动纪律、安全制度的检查落实。
五、负责JIT配送中心资源的规划及合理利用、
六、负责JIT各类包材安全运输及运输单据的管理
七、负责仓JIT配送中心收货、运输、交货的现场调度、装卸协调。
八、负责编制JIT配送中心各项报表并按时上报、为财务结算提供有效保障。
九、负责与各供应商、生产线收、交货产品明细的核帐工作。
十、负责处理供应商、生产线、老窖公司的投诉处理，及客服服务工作。
十一、完成公司安排的其他工作任务。
第三条：
经理岗位职责
一、负责包材JIT配送中心的、安全、收货、运输、交货、装卸、物资、帐务等管理制度、操作流程、作业指引、作业标准的编制、修订。
二、负责组织包材JIT配送中心订单产品的收货、运输、交货实施与监管。
三、负责组织所管物资设备的物、帐、卡的建立及使用、维护管理。
四、负责组织部门主管及员工的培训、考核及劳动纪律、安全制度的检查落实。
五、负责包材JIT配送中心运输资源的规划及合理利用。
六、负责JIT配送中心各类包材安全运输及运输单据的管理
七、督促、指导包材JIT配送中心各类业务报表编制并按时上报。
八、督促、指导包材JIT配送中心产品运输帐务报表核查及定期与服务对象的核帐工作。
九、负责包材JIT配送中心的安全管理。
十、负责与公司内外相关单位和部门的工作协调与沟通。
十一、完成公司安排的其他任务。
第四条：
接单员职责
一、执行JIT配送业务管理制度、业务流程、作业指引、作业标准的执行。
二、负责供方要货指令的接收、归整。
三、负责与运输计划的信息传递与协调。
四、负责审核相关单证的签收签发、核对、移交，归档管理。
五、负责与相关运输业务合作单位的沟通、协调。
六、完成上级安排的其他任务。
第五条：
计划员员岗位职责
一、负责产品的运输路线，运输数量安排。
二、负责运输成本的测算、控制。
三、负责产品起运、到货的客户系统录入及在途跟踪。
四、负责客户回访及档案资料的收集、整理。
五、负责按时填报运营日报表。
六、完成上级安排的其他任务。
第六条：
调度员岗位职责
一、负责运输计划的接收，车辆的组织、根据计划进行合理安排。
二、负责运输车辆的管理、安全检查。
三、负责运输路线的选定，车辆运行的安全监控。
四、负责与供方人员的沟通，协调及信息的传递。
五、负责驾驶员队伍的管理，培训，考核。
六、完成上级安排的其他任务。
第七条：
现场管理员岗位职责
一、负责与包材供方沟通协调、进行现场的装货，交接管理。
二、负责与生产线进行卸货、交接管理。
三、负责督促驾驶员按时、按点到达装卸现场，保证生产的正常运行。
四、负责监督驾驶员服务态度与工作热情。
五、负责运输过程中，客服满意度调查。
六、完成上级交给的其他任务。
第八条：
驾驶员岗位职责
一、负责在接到出车指令后，保障及时出车。
二、负责车辆运行过程中，严格遵守交通规则，安全驾驶，不违章行驶。
三、负责在出车前后检查车况、保管好车辆相关证件。
四、负责在运输过程中如发生交通或盗窃事件，及时上报。
五、负责车辆的日常维护保养，发现问题及时上报，保持良好的车况
六、负责严格按照规定完成车辆出车前的常规性检查、保养。
七、负责定期清扫车辆，保持车辆整洁。
八、负责车辆在运输过程中发生故障或更换零件时，及时上报公司处理。
九、完成上级交办的其他工作。
第十条：
帐务员岗位职责：
一、负责票据的接收、核实、保管、移交。
二、负责每天业务报表与单据的统计，汇总、上报。
三、负责负责及时操作信息系统的录入、更新
四、负责对各类单据分类装订、保管，保障单据准确、完好。
五、负责对所属区域内设施设备的保管，及时上报设施设备维修等情况
六、负责对当日有操作的单据，过账工作，保障过账数据及时、准确。
七、完成上级交给的其他任务。
第十一条：
结算员岗位职责：
一、严格执行公司收支结算管理办法。
二、负责公司收支结算所需回单等票据的归集、审核、分类。
及时与业务部门衔接对问题单据进行处理。
三、汇总当天结算情况表及当天的问题定期向收支结算负责人汇报结算情况。
四、做好各种结算资料的收集整理工作，定期对结算表打印存档，对余留单据进行整理存档备查。
五、严格按合同规定审核结算人员的结算表，并通知客户开具发票。
六、汇总结算情况表，成本的支出统计、并编制相关报表，定期向分管负责人、公司领导汇报结算情况。
七、负责结算过程中问题的收集，整理及处理。
。
八、及时登记往来款明细账，并定期与会计核对。
九、完成上级交给的其他任务。
第四章：
业务流程
（一）、生产排程
第一条：
泸州老窖总调室根据每月生产保障计划每周定期召开一次生产排程会议，优派公司根据每周生产排程进行预计生产周期，下达采购订单分解各项包材到供应商，供应商接到优派公司订单进行批量生产。
驻点质检人员进行质量检验，检验合格备货准备，优派公司要货人员在SRM供应商管理平台下达要货指令。
（二）JIT计划
第二条：
优派公司要货人员下达要货计划同时配送指令已经发出到我司计划员处，仔细阅读包材配送计划各项信息：
对包材配送计划各个项目的名称、规格、数量、单位、包装、物料编号、提货的供应商、送货的生产线及要求的送货时间等要仔细查看，不遗漏配送包材各项信息内容。
如发现问题因及时将“疑问”反馈给优派公司，问明情况后再进行下一步工作。
第三条：
核算包材各项方量：
对各项包材的数量、单项体积进行核算，统计单项总的体积方量，做到对每一项包材的方量心中有数。
第三条：
查看各项包材供应商的接货地点、配送地点及配送时间：
了解供应商所在的位子，所配送的包材将送到那些生产线，核算他们之间的距离及接货时间、送货时间、运行时间、卸货时间，制定好配送车辆运行线路次序。
做到车辆连线到各供应商接货，配送车辆不绕路行驶。
第四条：
合理将各项包材、数量和方量进行整合配载：
对各项包材装车次序进行配载，配载的原则是“大不压小，重不压轻，轻重搭配，满载满方，留有余量，沿线接送，路线合理”。
对同一生产线选用一到两辆运输车辆配送。
第五条：
确定配送运输车型及车辆数：
根据对各项包材核算的结果，选定运输车型，选用5米2、6米2或9米6的高栏车、低栏板、平板车或厢式车型，用几辆车来进行配送。
第六条：
通知驾驶员到生产线装货：
计划员从接到计划到派车时间在30分钟内完成后，即刻通知确定的配送车辆驾驶员，要求在30分钟之内到达各供应商领取《送货单》。
第七条：
各供应商开据《送货单》：
计划员在通知驾驶员到达供应商之后，供应商按照生产计划要求开据《送货单》，签字盖章。
在开据送货单时要求送货单各项信息要明确，机打字迹要清晰，不能有“模糊”字体出现。
第八条：
《送货单》一式5联，第一联供应商库管联；第二联供应商财务联；第三联承运人联；第四联实物保管联：
第五联SAP库管联；
（三）、配送运输、供应商装货、票据交接：
第九条：
驾驶员启程时，先按装货路线联系电话告知供应商何时到达，达到后驾驶员听从供应商安排将车开到指定位子装货，并领取送货单，驾驶员再装货之前按照以下几个步骤进行操作；1.检查查看包材外包装的情况，对有污渍的或破损的或湿损的要求供应商更换合格的包材，如供应商不给予更换驾驶员有权拒绝接收并电话告知计划员，由计划员协调处理。
2.核对供应商出货的包材与送货单名称是否一致；3.清点好数量和件数，在包材装好后再次核算一次，以保证包材数量正确无误。
4.督促供应商及时安排装货，如拖延时间较长（超过半小时）应打电话告知计划员，由计划员协调处理。
装完后驾驶员将舱门关好或雨棚盖好。
供应商出据放行条，驾驶员审核供应商放行条与开据的送货单内容是否一致确认无误后签单，如有不同要及时电话告知计划员，驾驶员不得擅自做主签字认同，否则所产生的一切后果由驾驶员承担。
供应商留存第一联供应商库管联；将第二联供应商财务联；第三联承运人联；第四联实物保管联：
第五联SAP库管联交给驾驶员，驾驶员收好单据即刻启程，在启程的同时电话告知计划员。
（四）、在途监督：
第十条：
计划员负责对配送车辆的行驶情况进行监督和指导（包括行走路线和装卸货物顺序的指导，以及运行情况的监督），现场调度员与配送计划员要及时交流沟通，在车辆到达生产线前做好与收货人的沟通工作，力争车辆到达后能够及时安排卸货。
对车辆在路途中出现异常情况不能及时将包材送到生产线的，计划员应及时上报部门领导，部门领导根据事态发展启动应急预案来处理解决。
（五）、生产线签单：
第十一条：
待配送车辆到达生产线后，驾驶员首先电话通知生产线收货人，将送货单的第二联供应商财务联；第三联承运人联；第四联实物保管联：
第五联SAP库管联单据交给生产线收货人，待包材全部卸完收货人清点无误后，在单据上签字确认，并将签收的单据交给驾驶员，生产线收货人留存第三联生产线联。
驾驶员收到单据后要严格查看单据签单数量是否一致，如有疑问应当面指出修改。
在卸货过程中如有货损货差出现，驾驶员应及时将情况如实向计划员报告，计划员与现场调度员共同协商及时处理，以免事态扩大。
（六）、回单交接：
第十二条：
驾驶员将生产线签收单的《送货单》第二联供应商财务联；第三联承运人联；第五联SAP库管联在当日下午17点以前或第二日上午9点以前交到运输部账务员手里。
第十三条：
运输部账务员进行单据审核，签单是否合格，字迹是否清晰，单据是否齐全以及各联是否相互对应，确认无误后将《送货单》第三联承运单位联交给驾驶员。
第十四条：
运输部账务员与驾驶员签收表上签字确认，确认无误后按照公司相关管理制度保存好。
第十五条：
每月1日账务员统计上一个月运输情况，以报表形式上报部门主管和各供应商。
第十六条：
驾驶员每月1-3日将上月整月《送货单》第三联承运单位联整理后交到运输部账务员手里，账务员在三个工作日内完成对账工作审核，按照公司财务相关制度报账通知驾驶员结算上月的运费。
（七）、财务结算
第十七条：
账务员根据公司账务相关规定核对、统计上月配送报表和运费结算单；并组织与各家供应商进行对账工作。
第十八条：
结算员根据对帐结果进行复核、核算运输费用。
第十九条：
与各供应商确定上月运输费用、进行开票。
第五章：
单证管理
第一条：
为保证在运营过程中，各类单证的完好、整洁，齐全、在整个运营过程中必须严格执行单证的良好管理。
第二条：
所有的单证必须是统一制订的、不得随意更换单证格式，因业务原因需要进行更换格式、版本更换时，应提前通知前期单证的使用截止期限。
第三条：
单证是接收、交货的有效凭证，应保持单证签字清晰，字体统一，能够清楚识别签字内容。
第四条：
单据不得随意进行涂改、如确应填写内容与实际配送内容有出入、而又不能重新填写凭证时，应在需要更改的项目栏内重新填写实际内容，并在备注栏内标明原因。
第五条：
票据必须专人专管、正确传递和移交、并做好交接手续。
第六条：
核实单证时，必须逐单核实，确保费用结算时，有依有据。
第七条：
单证结算完毕后，应及时交回总经办进行封存管理。
第六章：
配送管理
第一条：
包材JIT配送中心配送产品必须保证时效性，质量，数量的准确性，确保生产线正常生产。
第二条：
配送计划员每天早上第一项工作就是与优派公司客服部沟通联系，及时了解当天配送计划及相关信息；
第三条：
在接到配送计划单时，要详细的了解配送计划单上的每一项工作目标，对配送的各项任务做到心中有数；
第四条：
在了解配送计划单时，如有不清楚或有疑问的信息，要及时与优派客服部联系沟通、督促，待清楚明了之后再进行下一步工作，杜绝因“含糊工作”给客户、公司造成生产影响和经济损失。
第五条：
配送计划员根据当天的配送计划，核算每一项包材的方量、重量，统计整单运量拟定配送计划；
第六条：
根据包材当天配送的运量，选用安排合理的运输车型及运输路线、送达时限，形成《配送计划表》；
第七条：
明确每辆配送车提货时间、运行时间及到货时间，对未按时提货、超时运行的又无说明的驾驶员进行考核。
第八条：
驾驶员以《泸州老窖包材配送运单》为依据，到包材生产商或者包材仓储，并将运单交予库管员由库管员核实并指挥驾驶员将车辆停在装货区域；
第九条：
驾驶员对所装载的包材要如实清点核对名称数目，做到实物与运单数目相符在行起运，同时在《泸州老窖包材配送运单》第一联上签字确认；
第十条：
对有疑问的数目不清的，驾驶员一定要核查清楚再开车配送，否则所产生包材名称不对、短缺、少件由驾驶员承担。
第十一条：
驾驶员按时将包材送达老窖指定生产线，与老窖生产线包材接收人进行运单和货物交接；
第十二条：
驾驶员配合接收人对包材名称及实物确认和件数清点，待包材全部卸载完毕后，要求接收人在运单第二、四联承运联签字盖章确认。
按时将运单交还驾驶员；
第十三条：
对在接收交货过程中，出现任何问题应及时告知车辆计划员，配送计划员先行调查实情再向部门主管汇报，由部门主管根据相关管理规定处理相关事宜；
第十四条：
严格按计划下达的时间、地点、路线进行配送工作。
第十五条：
保证车辆干净整洁，符合包材配送对车辆的要求，不影响包材质量和安全。
第十六条：
认真复核单据，监督装卸货，清点数量。
第十七条：
责配送过程中的货物安全，防止损坏、丢失、雨湿。
第十八条：
负责单据保管，回单签收是否符合要求，完全、整洁、及时将回单返回客服帐务处。
第十九条：
配送驾驶员随时注意言行举止，讲礼貌，文明配送。
第二十条：
在配送过程中发生丢失、损坏，发现后第一时间电话反馈配送中心客服帐务人员。
第二十一条：
对生产线收货时发现发错过的，及时反馈客服帐务人员、客户帐务人员接到信息并登记后立即汇报帐务主管和项目部经理、项目部经理根据情况紧急、严重程度予以处理，必要启动紧急响应预案。
第七章：
结算管理
第一条：
为保障业务基础工作有序开展，结算组应及时对业务运作中的各种费用进行核帐和结算。
第二条：
各级执行人员在自己所负责的工作范围内，应对所产生的单证按单证管理办法进行严格的审核，保管、移交、并做好相关登记。
第三条：
级执行人员在自己所负责的工作范围内，应对所产生的单证按审核邓、整理、完毕后、按结算要求交与结算员。
第四条：
结算员应按产生的业务单证进行数量、品相核对、并进行单笔及总量的费用核算。
第五条：
结算员应根据对应产品产生的业务量，与对应的供应商帐务人员进行对帐工作。
第六条：
核对完毕后，应及时的进行票据的开具与划帐工作。
并核实到帐数目是否准确。
第八章：
车辆与驾驶员管理
第一条：
车辆运输是整个包材JIT配送的中心工作，只有确保运输畅通，安全，才能确保整个业务能够顺利完成。
车辆与驾驶员管理尤其重要。
第二条：
配送中心设置专人对车辆与驾驶员进行专项管理、定期组织驾驶员进行岗位职责培训，安全教育与交通法律法规的学习、警示资料的观看。
第三条：
调度员应配合公司专置人员对车辆进行检定期检查、维护，审核、并建立车辆技术信息档案。
并及时如实记录，车辆台账内容包括但不限于：
车牌号、车型、车辆购置日期、车辆相关证件复印件及保管人、车辆驾驶人等基本信息，维修保养日期、维修保养内容、更换零配件名称、维修保养费用、二级保养时间等。
对同一车三个月内维修同一内容要进行认真审查，了解清楚是否属于修理或配件质量问题，并负责与修理厂进行交涉返修。
第四条：
驾驶员每天行车时应按要求进行出车前准备、行驶间隙检查、发现车辆存在安全隐患时、必须立即进行排查。
不得继续行驶、待隐患排除或排查确定不影响车辆安全行驶后，方可继续行驶。
第五条：
驾驶员应遵守公司劳动纪律管理，有事或因病不能出车应向部门责任人办理请假手续，不得消极怠工；驾驶员在运输产品时应严格控制车辆行驶速度，防止因车速过快车辆颠簸造成产品破损。
第六条：
驾驶员应遵守国家道路交通安全法规，认真执行八不准：
不准超速行驶，不准酒后驾车，不准闯红灯，不准搭载无关人员，不准乱停乱放，不准开情绪车和斗气车，不准私自将车交予他人驾驶，不准带病或疲劳驾驶。
凡因驾驶员责任导致车辆出现安全行车事故，将按照公司《安全生产管理条例》进行究责。
第七条：
驾驶员在实施包材运输业务时，必须做好产品装卸车的监装监卸工作，认真负责地核对清点运输产品的品名规格和数量，产品装车后应认真做好产品固定遮盖工作；检查装车产品的固定情况。
并与供方库管员办理产品、单证交接签字手续。
第九章：
KPI考核
第一条：
设立KPI考核监管责任主体：
以公司企管部为考核主体，建立KPI考核体系。
第二条：
KPI考核办法：
考核从整个业务接单至结算完成，涵盖内容，为整个业务操作中。
第三条：
部门整体考核：
企管部：
作为考核归口管理部门，主要负责发起和组织月度/季度/年度考核工作，收集汇总各考核评分数据；发布月度/季度/年度考核结果。
第四条：
部门员工考核：
建立部门员工考核细则，并严格按考核要求进行考评。
第五条：
考核目的：
考核部门是否根据生产月计划、周计划、天计划和包装生产预安排计划在规定的生产周期内合理进行计划、配送。
配送过程中的各项车辆、运输、交接管理情况。
第十章：
应急保障管理：
第一条：
为保障生产线各类紧急生产供应，包材JIT配送中心应成立应急保障小组。
编写应急预案及处理方式、组织应急车源的调配。
第二条：
生产线包材紧急配送应急预案
（1）包材急需配送应急预案
在接到泸州老窖通知，急需为某一生产线配送某一种类的包材，计划员在接到通知后第一时间向配送中心应急小组报告。
（2）配送中心应急小组接到报告后，确保配送中心储备一辆以上配送车辆运行，及两名以上驾驶员。
及时安排配送中心相关人员到场安排增援车辆。
（3）应急组应第一时间向包材生产方进行电话联系，确保包材供方能够在车辆到达后即行装车。
（4）由调度员随车通行，负责对车辆驾驶员的指挥（包括到达生产线卸货区域停放位置等安排），安全快捷的将包材送到指定的生产线。
（5）在装车过程中，应通知生产线及时进行装卸的协调，车辆到达生产线后能够及时卸货。
（6）应急处置结束后，配送中心应急小组应将配送的经过、处置措施、相关处理记录在调查结束后一日内书面报告泸州诚通物流有限公司包材JIT配送中心应急领导小组。
第三条：
配送车辆故障应急服务预案
（1）配送员一旦发现车辆故障后，送货员或驾驶员应及时向所属部门负责报告，并及时向配送中心应急小组报告。
（2）配送中心应急小组接到报告后，确保配送中心储备一辆以上配送车辆，及两名以上驾驶员。
及时安排增援车辆、装卸人员和相应救援设备，立即赶往故障地点。
（3）调配计划员在送货车调用时，要确保整个配送体系的顺畅运作。
待增援车到达故障现场后，应做好与故障车进行货物的车与车对接工作，货物对接时应保持高度警惕确保安全。
（4）若造成送货时间推迟的，配送中心应急小组必须及时告知客服中心应急小组，并由客服中心应急小组安排客服经理向优派公司和所配送的生产线做好延迟送货的解释工作。
（5）应急处置结束后，配送中心应急小组应将配送车辆故障发生的经过、处置措施、相关故障处理记录在调查结束后一日内书面报告泸州诚通物流有限公司包材JIT配送中心应急领导小组。
第四条：
遭遇突发自然灾害事件、交通中断应急服务预案
（1）一旦发生交通中断后，配送中心应急小组应及时与气象部门联系，了解、掌握情况，估计送货时间。
配合客服中心根据具体的天气、道路情况协商解决配送计划和配送时间。
（2）同时，配送中心应急小组通知客服经理向优派公司做好解释工作，请求谅解并告知大致送货时间
（3）送货员和驾驶员随时待命，一旦交通恢复，立即送货。
（4）包材配送车辆在送货途中遇到不可抗力因素，如道路塌方、意外原因造成交通堵塞等，当天无法送达指定地点的，驾驶员向配送计划部负责人报告，同时配送计划部负责人应及时向配送中心应急小组报告，等候指令。
（5）配送中心应急小组接到报告后，应及时向泸州诚通物流有限公司泸州老窖包材配送中心项目部应急领导小组报告，经请示同意后可指令配送车辆原路返回或等待救援。
车辆在等待救援时，配送车辆负责人应组织做好防盗防抢工作。
（6）应急处置结束后，配送中心应急小组应将事件发生的经过、处置措施、相关中断处理记录在调查结束后一日内书面报告泸州诚通物流有限公司包材JIT配送中心应急领导小组。
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