erp物料采购系统文档格式.doc

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（4）工程生产（ETO）：

也叫专项生产，在接到客户订单后，按照客户的订单要求进行专门设计和组织生产。

此种生产方式较为特殊，很少进行此种生产方式，但是吧为了满足客户需求，我公司随时做好了准备。

二、企业采购管理系统的功能结构

2.1企业采购管理系统的组织结构及其角色定义

采购总监下设采购计划主管、供应商主管、采购合同主管、采购质量主管、采购结算主管、采购成本控制主管、采购绩效主管。

采购总监对其下各个职能部门进行控制

采购总监：

采购部门虽然是花钱的部门，却是为其它部门供应物资、为企业节省成本的重要部门。

采购总监是采购部门的总负责人，直接对总经理负责，需要在采购领域具有良好的业绩和职业道德纪录，分析能力强，具有优秀的谈判技巧和供应商管理能力

采购计划主管：

负责依据市场预测制定采购计划

供应商主管：

负责管理供应商的相关事项。

采购合同主管：

负责采购合同的制定和相互签订。

采购质量主管：

主要负责采购样品的质量检测，和采购物品的检测。

采购成本控制主管：

分析采购合同的成本，评估采购合同签订可行性。

采购绩效主管：

对采购的完成后各部门工作绩效进行考评

2.2企业ERP采购管理系统的功能结构

供应商

供

下单送货

应商

收货

管理

订单

仓库

部门

结算

采购

由MRP生成

计划

财务

用款计划与客户结算

采购管理系统功能结构与流程

M

RP

请

购单

用款

基础

资料

生成

下达

费用

跟踪

收料

应收

账款

采购系统业务流程顺序图

2.3企业采购管理的体系

基础数据情况：

采购计划管理：

采购订单处理：

采购收货管理：

采购业务对象：

三、企业产品的BOM结构

3.1企业产品的BOM

企业产品主要是乒乓球板和乒乓球球台。

结清

乒乓

球板

光板

底板

前

胶皮

后

球板BOM

握柄

乒乓球

球台

台网

台架

台脚

球台BOM

3.2企业产品结构中的自制件与采购件

自制件：

正反面套胶、球板底板、板柄、网架、球台台面、球台台脚

采购件：

球台的网面、球板和球台的原材料以及各种连接件。

台面

3.3企业关键零部件的采购过程

账

四、企业采购管理的表单

4.1采购计划相关表单

*****公司采购单

地址：

电话：

传真：

供应商：

订单编号：

电话：

传真：

订购日期：

序号

产品编码

产品名称

产品规格

单位

数量

单价

金额

交货日期

备注：

1、………..

2、…………

采购计划单

申购部门：

计划类型：

申购日期：

编号：

物料编码

物料名称/规格型号

申购理由

申购要求

计划申购数量

质量要求

供货期限

4.2采购需求相关表单

采购申请单

*****采购申请表

申请部门

销售部

申请日期

年

月

日

采购原因

库存不足

要求到货日期

原料名称

规格型号

申购数量

库存量

标准用量

清单

1

2

3

4

合计

经营计划部意见

签字：

日期：

总经理审批意见

4.3采购作业相关表单

采购报价单

*****公司

报价单

报价名称：

****采购报价日期：

需求方信息：

公司名称：

地址：

开户行：

账号：

税号：

电话：

联系人：

电话：

邮箱：

报价方信息：

电话：

邮箱：

报价栏

名称

材质

总价

备注

采购合同

供方：

需方：

签订地点：

签订时间：

一.产品名称、规格、数量等

规格

二.双方议定并遵守下列条款：

1.产品质量执行标准及提出异议期限：

2.交货时间、地点、方式及费用负担：

3.结算方式及期限：

4.违约责任，解决合同纠纷方式：

5.双方商定的其他条款：

6.本合同一式份，双方签名盖章后生效并严格执行。

供方

单位名称（章）

单位地址：

法定代表人：

委托代理人：

开户银行：

账号：

纳税人登记号：

需方

签（公）证意见：

经办人：

签（公）证机关（章）

4.4采购到货相关表单

到货通知单

到货日期：

年月日

供方名称

生产单位

批次

计量单位

质量证明材料

仓管员：

填报日期：

入库检验单

项目名称

编号

供应商名称

送货日期

产品/材料名称

送货数量

进货批号

检验标准

标准编号

检验项目

技术要求

抽样数量

检验结果

判定

检验结论：

合格不合格

保管员：

处置决定：

审批/日期：

采购入库单

入库单号：

入库日期：

仓库：

订单号：

到货单号：

业务号：

供货单号：

部门：

业务员：

业务类型：

采购类型：

入库类型：

存货编码

存货名称

主计量

页小计：

合计：

制表人：

审核人：

审核日期：

记账人：

企业采购管理流程

5.1企业采购管理角色定义

采购计划主管负责依据市场预测制定采购计划。

供应商主管负责管理供应商。

采购合同主管负责采购合同的制定和相互签订，采购质量主管主要负责采购样品的质量检测，和采购物品的检测。

采购成本控制主管分析采购合同的成本，评估采购合同签订可行性。

采购绩效主管对采购的完成后各部门工作绩效进行考评。

开始

5.2企业采购计划制定流程

采购需求

分析汇总

采购需求分析

汇总采购需求信息

提出采购需求

分析、确定采购物资分类

分析现有库存

采购预算及采购计划编制

预测采购物资量

选择采购方式

确定采购时间

编制采购预算

财务核算、调整

未通过未通过

审核

审批

制定采购计划

通过

通过采购计划分解

协助配合

采购计划分解和执行

采购计划执行

结束

5.3企业 供应商选择流程

5.4企业采购合同与订单管理流程

市场部门

市场部门提供要货计划准备订单计划

生产部门提交生产需求计划生产部门

拟制定订单计划说明书

提供供应信息资料供应商

分析市场需求

评估订

单需求

分析生产需求

分析项目物料供应资料

计算总体订单容量

计算订单容量

计算承接订单量

确定剩余订单容量

对比需求量和容量

制定订单计划

综合平衡

确定余量认证计划

采购订单制定流程

采购订单管理

采购订单明细管理

采购订单内容管理

其他

仲裁或申诉

验收方式

品质保证

罚则

履约保证

交货方式

采购订单管理流程

采购合同管理

合同核对

合同整理

合同汇总

合同执行台账

采购合同管理流程

5.5企业采购到货管理流程

货物到厂

数据记录

过磅

抽样质检

否

是否合格

退货/交涉

质检合格

否

是是

空车过磅

物料整理

编码入库

5.6企业采购退货管理流程

5.7企业采购合同结算管理流程

企业采购管理与其他系统的协同

6.1与生产管理系统的协同

6.1.1内部协同：

1）与销售部门

了解采购供应的可行性，确定交付条件；

了解销售规划和合同定单，合理计划，保证交货期；

共同研究保证合同履行的措施，尽量保证足够的采购提前期，同时掌握市场需求变化，避免采购浪费。

2）与设计部门

了解采购物料的市场情况，合理选用物料；

了解物料选用的原因，提出合理建议；

提供替代物料；

共同做好产品和零件价值分析，合理选用材料；

建立科学的采购BOM；

确定自制与外协。

3）与工艺部门

了解采购物料的市场情况，合理确定物料规格与材料定额；

了解物料规格选用与材料定额确定的原因，提出合理建议；

共同研究改进工艺，合理选用尺寸规格，提高材料利用率；

建立科学的采购BOM，确定自制与外协。

4）与生产部门

掌握物料采购计划、合同、定单与到货期信息，合理排产；

及时了解生产计划及其变动情况，了解车间库存与在制品分布情况，了解生产作业进度，主动保证供应服务水平，控制紧急采购；

共同制定合理的批量规则、安全库存和订货点。

5）与设备维护部门

了解备品备件的采购信息，做好设备维护维修计划；

了解维护维修计划与备品备件需求，保证设备运行。

6）与质量部门

了解采购到货信息，做好质检安排；

了解质量标准与质检规程，科学选择供应商；

共同确定适当的质量要求；

采用有效检测手段；

降低质量成本。

7）与财务部门

了解采购计划信息与到货信息，制定资金预算与计划；

了解财务状况，合理安排采购计划与付款计划；

共同编制采购预算与资金使用计划；

共同开展材料成本差异分析，改进采购工作，降低采购费用。

8）与库存的协同

了解采购计划与采购到货，做好入库准备，提出库存控制建议；

了解库存水平，和安排采购计划；

共同制定库存控制策略与方法

6.1.2外部协同

1）与供应商

全面审查供应商在质量、价格、履约率、服务等方面的情况，包括其技术条件、发展前景、质量保障体系、生产能力、计划管理与经营方针；

建立长期合作关系，互相依存，互利互惠；

共享计划信息，做到计划协同，保证到货期；

介入监管与服务，确保供应商的供货质量，甚至做到POU（pointofuse）；

协同运输，保证物流畅通。

2）与客户

了解客户的期量质需求；

了解客户的需求变化；

了解客户的潜在需求；

帮助客户确定合理的技术、质量要求。

6.2与质量管理系统的协同

1）了解采购到货信息，做好质检安排；

2）了解质量标准与质检规程，科学选择供应商；

3）共同确定适当的质量要求，采用有效检测手段，降低质量成本。

6.3与库存管理系统的协同

1）了解采购计划与采购到货，做好入库准备，提出库存控制建议；

2）了解库存水平，和安排采购计划；

3）共同制定库存控制策略与方法。

6.4与财务管理系统的协同

1）了解采购计划信息与到货信息，制定资金预算与计划;

2）了解财务状况，合理安排采购计划与付款计划;

3）共同编制采购预算与资金使用计划;

4）共同开展材料成本差异分析，改进采购工作，降低采购费用。

总结

采购，是企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动

采购管理在企业中占据着非常重要的位置。

任何企业要想向市场提供产品或服务都离不开原材料和消耗品的采购。

且考虑到材料在产品中所占据的份额，采购部门必须想方设法降低采购成本，同时也要考虑到库存成本，既不能造成库存积压也不能导致原材料不足。

因此，降低材料采购成本与提高采购作业的质量已成为每个企业所追求的目标。

采购子系统可以给企业采购管理带来显著的变化与改善，主要表现在这些方面：

1）提高采购工作效率

2）提高基础管理工作水平

3）极高业务人员素质

4）采购流程变革带来的好处

5）提高处理信息的效率

使得企业在快速变化的市场下能快速的应对市场变化，提高企业的应对能力。