高校宿舍管理宿管系统功能方案.docx

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高校宿舍管理宿管系统功能方案

高校宿舍管理（宿管）系统功能方案

概述

宿舍管理主要在各大高校中经常提到。

宿舍管理是后勤部门的一个重要工作部分。

但是现在很多后勤部门都还是在使用最原始的宿舍管理方法。

且在学生入住的过程中学生住宿的信息得不到有效的更新，同时学生经常会更换宿舍等等，许多信息在管理中无法得到及时反馈。

这样，无法保证学生住宿信息的完整性。

也就是说现在没有一个很好的办法来管理学生的住宿信息，这也是后勤管理的一个缺陷。

目前好多学校还停留在宿舍管理人员手工记录数据的最初阶段，手工记录对于规模小的学校来说还勉强可以接受，但对于学生信息量比较庞大，需要记录存档的数据比较多的高校来说，人工记录是相当麻烦的。

而且当查找某条记录时，由于数据量庞大，还只能靠人工去一条条的查找，这样不但麻烦还浪费了许多时间，效率也比较低。

近些年来随着计算机技术的发展和高校办公自动化的建设，使学校热切希望宿舍的管理工作更加的规范化、科学化和数字化，使得各部门和学生信息共享，更加准确便捷的管理学生住宿信息，因此设计一套满足高校宿舍管理工作要求的宿舍管理系统显得非常必要。

通过宿舍管理系统可以为高校提供高效、便捷、全面、统一的管理模式，提高学校后勤管理对学生公寓入住信息的全面掌控及学生异常情况的及时处理。

宿管系统概述

一.1什么是宿管系统

所谓宿管系统，即能够即时查询学生的入住信息和及时处理学生公寓活动中的各个事项。

宿管系统提供了全面的学生入住统计数据和公寓入住统计数据，从新生报到前的宿舍预分配到离校房间清空，全面覆盖了学生在校期间各时段的入住信息，通过学生的入住信息生成当前公寓的入住统计报表，用户通过报表查看和安排公寓工作。

通过数据统计，宿舍管理人员不用再深入各个公寓楼或是拿着不同公寓楼的入住表单核对学生的入住情况，可以更加合理的对学生的入住进行全面的统筹和安排。

除了统计和分配的公寓基本业务，宿管系统还将公寓的日常应用整合到系统，各个公寓的管理人员可以通过系统实时的管理学生公寓活动和处理学生的申请。

宿管系统改变了当前许多学校原始的公寓管理方法，提供了更加全面高效的管理模式。

不仅提高了管理人员的办事效率，也为学生在报到和入学后的公寓活动提供极大的方便。

宿管系统操作流程

Ø学校基础数据准备

在安装部署宿管系统后，系统需要编辑学校的院系基本信息和学校公寓的基本信息；通过这两块数据，编辑学校的各平面模型包括：

校园地图、公寓平面图和房间平面图；

Ø宿管基础数据准备

在生成宿管系统需要的两部分最原始的数据后，宿管系统需要导入当前学校已入住学生的数据，此数据将自动生成平面图及当前学校的入住情况统计报表；通过招生办提供的录取数据，新生数据导入到宿管系统，为新生房间预分配提供基础数据；

Ø新生房间预分配

系统自动识别当前学校公寓的入住状态，空房间都将进入新生房间预分配，学校的管理人员可以针对新生院系信息对新生进行房间的批量分配；

Ø新生网上选宿舍

在学校发放录取通知书中，学校将通知学生网上选择自己的宿舍，新生报到前学校将开放宿管系统网上选宿舍功能，新生可以通过宿管或直接登录宿管系统进行网上选宿舍。

选择流程：

预选房间-选择床位-缴费-完成，贴标签

Ø新生报到

新生报到，学校负责安排房间人员扫描学生证件，提取学生的基本信息和网上选宿舍信息，根据网选信息发放房间钥匙；没有网选的学生可以通过系统直接安排学生入住；

Ø完成新生入住

至此，宿管系统完成了所有的数据的录入阶段，统计模块将生成当前数据下的报表；

一.2宿管系统特点

全面覆盖公寓管理业务，改变了许多学校原始的宿舍管理模式，数字化的公寓管理模式将彻底改变学校对公寓学生入住信息的掌控，统一的办公模式，大大提高了工作效率，降低人力成本。

服务与管理并重，人性为本，方便高校新生手续办理：

通过与各系统有效的数据集成，有效的让各节点数据共享。

多样的学生申请服务，将学生工作从办公室转移到网络，简化了申请办理流程，统一宿舍工作让管理更加的规范。

提高学校工作效率：

系统打破了传统的盖章办理手续模式，学生不用再排着长队去办理手续，节省了学校资源，提高了工作效率。

及时掌控各项数据统计，学校不用在依靠手工去计算多少人办理了手续，多少人没有办理手续，节省了人力，加强了宏观调控。

服务驱动，按需办理，有效的数据集成机制提高办理效率，改善用户手续办理感受。

个性化的应用服务：

系统提供了灵活的可配置功能，学校可以根据自己的独特性配置符合学校的功能，也可以根据不同的时期配置不同的应用功能；强大的模型编辑工具可以构建出学校的校园地图、公寓平面图和房间模型图；学校通过图形直观的管理和查看学校学生的入住信息。

基于统一的数字化校园支持平台：

系统的设计基于高校行业数字化校园建设的现有成果，提供丰富的数据接口，并可实现与第三方软件或数字化校园支撑平台进行集成，实现学生招生数据与其他相关系统数据的共享。

学校可根据当前建设情况，选择相应的应用集成方案。

灵活的数据集成机制，为系统的稳定运行提供全方位的保障。

统一的信息集成：

将各种相对分散独立的信息统一整合到宿管系统，将现有的数据和应用无缝地集成到一起，无需重新开发，保护了原有的投资，使得宿管办理更加全面更加准确。

不间断的服务：

通过网络和安全可靠的机制使各种用户在任何时间任何地点都可以访问所有的信息和应用，保证业务运转永不停顿，将网络经营的优势发挥到极至。

高度的可扩展性：

能适应新的人员和部门的调整变化，满足业务调整和扩展的要求。

安全可靠的保障：

通过安全机制保证数据的机密性及完整性，保障业务的正常运转。

第二章宿管系统产品特性

二.1功能特性优势

1）管理精细化、数字化

校园地图、公寓平面图、房间平面图环环相扣；通过拖拽方式生成平面图，批量应用于相同属性公寓和房间，简单的操作模式即使在没有专业人员的情况下，学校依然可独立完成操作。

2）公寓资源分配合理化

根据不同院系历年不同报到率，合理为新生安排房间；房间价位、房间配置、房间床位多级关联，做到不同类型房间分配的合理化

3）多维统计报表

宿管系统提供学校学生和公寓的入住报表，以及学生宿舍活动中各类服务报表；管理者通过报表可以全面掌握宿舍的入住情况，公寓的空置情况以及学生异常，后勤服务的各类信息，为学校的管理人员提供管理依据，为不同时期的管理工作提供数据支持；

4）学生服务自主性

学校可在新生入学报到前，开放选宿舍工作。

先为新生分配好房间，新生即可选择自身情况的房间类型，学生可选择房间价位、房间床位数、房间配置、楼层数、上下铺以及选择志同道合的室友。

当然学生的自主选择范围学校可根据情况控制。

5）细粒度的权限体系，快速调整用户功能

细粒度的权限控制，宿管系统的权限可以细到每个菜单、每个功能按钮以及每个插件模块。

当用户的职能发生变化时就可以很方便的调整用户所能使用的功能。

宿管系统以数据整合为基础，然后根据学校设定的管理规则，规范简化管理流程，快速的进行数据录入、入学办理和功能分配，省去繁琐的无效“盖章”工作。

第三章宿管产品功能体系

宿管系统主要分为七个大模块，院系信息管理、公寓信息管理、房间分配与入住、宿舍查询统计、公寓应用功能、系统服务配置、学生服务。

产品功能框架

●宿管数据准备阶段：

在导入学生数据前，管理员需要将学校的院系信息和公寓信息数据录入系统。

●预分配房间：

从招生办导入新生数据后，根据学校当前公寓入住情况进行新生公寓的预分配操作；学校可以根据本校新生院系安排情况进行对应的操作，通过报到率设置将新生公寓分配做到合理、高效。

●新生网选宿舍：

每个新生的录取通知书都将附带一张网选宿舍说明，学校根据自身情况开放网上选宿舍时间，配置学生网选房间数量以及管理学生网选方式。

●新生网选：

步骤：

预选房间→看房间、挑床位→支付费用→完成支付，贴标签

报到前，学校可以根据情况安排老师回答学生提出的问题。

●新生入住：

学校负责安排新生人员，扫描学生预选信息，发放房间钥匙。

●入住统计：

待所有学生入住后，宿管系统将汇总所有的入住信息和数据，管理人员通过系统查看学生和公寓入住、院系分布等数据。

●学生申请：

宿管系统设计了学生申请模块，学校可以根据自身情况选择开放其中的功能。

●日常管理：

日常管理过程中，系统提供了公寓平面图、违章违纪、公告、水/电管理、报修管理等日常功能，由公寓管理员新增信息，辅导员和学生管理人员可及时处理学生异常状态。

三.1宿管数据准备

基础数据为宿管系统正常运行的基本条件，基础数据分为院系信息和公寓信息。

公寓基础数据为校园地图、公寓平面图和房间平面图基础，由此构建三大平面图。

三.1.1院系信息管理

院系信息层级由：

学校→院系→专业→班级、辅导员和学生。

部署宿管系统后系统将自动从系统管理模块的学校名称读取学校。

●院系管理

提供院系的增、删、改、查基础功能，通过模板导入可以将学校院系信息的所有数据导入到宿管系统，结构树层级：

学校→院系→专业→班级。

●辅导员管理

辅导员在组织结构中做特别管理，呈现出一对多关系，在院系管理的班级层，每个班级对应以为辅导员，在辅导员管理模块将自动读取所带班级。

●学生管理

学生基础数据，来源于老生数据和招生数据。

招生数据中包括了所有录取学生数据，系统提供了学籍状态筛选，学校可以根据情况删除未报到学生信息。

三.1.2公寓信息管理

公寓信息管理层级关系：

学校→校区→公寓区→公寓楼→房间。

学校名称来自于系统管理的学校名称，不同学校可以根据自身结构定义公寓结构树。

根据定义的结构关系设计三大平面图。

●公寓房间管理

提供公寓的增、删、改、查基础功能，用户在此处编辑管理学校的公寓层级关系，系统将默认学校有所有层级。

通过模板导入学校的公寓房间信息。

●公寓资产管理

资产管理模块管理了公寓中所有资产的资产巡检信息。

●校园地图设计

通过导入学校平面图，设计学校公寓楼位置。

●公寓平面图设计

根据公寓楼形状，在平面图设计区通过拖拉拽方式构建单层公寓平面图并应用到该公寓。

●房间平面模型

宿管系统提供强大的模型设计工具，可以适应不同学校复杂的房间平面布局，房间平面为公寓信息的基础单位，将为学生选宿舍提供信息。

三.2宿管首页

宿管系统首页主要展示了四个类别的信息展示，包括：

学生公寓入住报表、公寓入住概况、报修和公告列表、优秀宿舍展示。

首页主要为描述信息，用户可以直接在首页看到需要的学生公寓活动概况。

三.3房间分配与入住

学校在新生报到前将根据当前学校公寓和学生入住情况，对即将报到的新生进行房间的预分配，为新生报到和网上选宿舍提供预设房间。

三.3.1房间预分配

房间预分配功能主要为后勤老师提供预先安排房间依据，在新生报道工作才能有条理的进行，新生也可以按照安排入住便于日后管理。

老师可以根据学生的院系信息作出相对准确的房间分配，不同层级可以单独设置报到率以此将新生的预分配工作合理性最大化。

●选择预分配学生

设置该部分学生报到率，系统将自动计算出需要分配房间的学生数量。

●添加房间

筛选需要添加房间的类型，勾选房间，分配到学生

●完成预分配

查看预分配信息，导出预分配数据

三.3.2新生入住

学校根据自身情况将新生入住功能分配给对应角色，老师在新生入住模块根据预分配限制安排学生入住，扫描/输入学生考生号信息查看该生的基本信息和网选信息。

通过网上选宿舍的学生直接领取钥匙或换宿舍，未网上选宿舍的学生在这里直接安排学生入住。

管理员可以配置网上选宿舍是否控制到床位时，也应用于此。

在安排新生时即可以选择新生的床位。

三.3.3入住重分配

不同时期学校会根据情况对学生入住进行适当的调整，批量的对已入住学生进行公寓房间的重新安排，系统提供了对大批量学生重分配操作功能，自动记录用户的操作保证操作失误可追溯。

●释放

选择需要重新分配的学生，释放其当前的入住信息，并自动记录释放内容，对释放错误的学生及时还原。

●重分配

释放的学生信息自动进入重分配，可以对单个/多个学生，精确/默认（床位）安排学生入住。

●完成重分配

查看重分配记录，导出重分配数据。

三.3.4离校房间清空

宿管系统通过判断：

当前学年学期、学生年级、学生学制，三大数据来分析学生是否为待毕业状态，将待毕业状态的学生自动加载到清空别表，管理员可以对相应的学生进行单个/批量的释放。

三.4宿舍查询统计

所有学生入住学校后，查询统计模块自动生成当前公寓的学生入住情况和公寓楼房间的空置情况。

宿舍查询统计包含了学校所有学生的入住信息，其中有学籍异常但未离校的学生亦在统计之列。

系统根据不同的属性对学生的公寓活动进行统计，强大的报表工具可以根据用户不同查看需求作出对应的视图反馈，图形和数据的结合直观的反应不同情况的学生数据，报表的持续统计能力将实时反应学生入住变化。

三.4.1学生入住统计

学生入住统计为用户统计实时公寓的人数情况，每一栋公寓楼床位总数、入住人数的男/女性质以及入住率。

用户可以根据不同的排序需求改变列表的排列方式，并导出对应的报表数据。

三.4.2公寓空置统计

公寓空置统计主要统计每一栋公寓的空置情况，可以查看公寓的空置明细。

用户依据公寓的空置情况对学生入住调整做到更好的把握。

用户可以根据不同的排序需求改变列表的排列方式，并导出对应的报表数据。

三.4.3院系分布统计

院系分布统计模块统计了学校所有院系的入住概况，院系学生的入住分布情况。

内容包括了，分布公寓、分布人数、分布比例。

三.4.4其他查询统计

其他查询统计模块记录了学生使用宿管系统和管理员记录的学生情况，报表将根据实时的信息录入和使用情况进行统计。

三.4.5学生入住信息

学生入住信息记录了所有学生的入住明细，将学生的基本信息和房间信息关联记录在宿管系统的数据库，用户可以在这里查看到所有学生入住的明细。

三.5公寓应用功能

宿管系统在完成新生报到入住后，完成了当前所有学生的数据录入，系统正式进入日常管理阶段。

学校在宿舍的日常管理工作中可以通过系统代替以前的人工记录模式，系统将实现宿管管理工作的无纸化和数字化。

对学校后勤的管理人员带来了极大的方便，也大大提高了公寓管理的质量。

三.5.1公寓平面图

系统通过学生入住信息和设计好的公寓平面图自动将学生信息同步到平面图，平面图直观的反应了学生在公寓楼的入住位置，按照人员的查看权限，将不同的公寓平面图分配给对应管理人员。

公寓平面图上可以对单个学生进行操作，包括：

移动、清楚和安排操作。

●分区、楼、楼层查看学生

宿管系统提供公寓区、公寓楼、楼层查看学生信息。

●搜索学生

通过姓名/学号搜索学生，并平面图定位学生。

●单独学生操作

点击公寓楼的房间，显示该公寓的入住信息、并可以对入住学生和空床位进行安排、清空和移动操作。

三.5.2公告发布

宿管系统支持向宿管系统的所有用户发布公告，系统提供对公告进行类别管理，并将对应的公告发送给对应用户。

三.5.3申请受理

申请受理功能主要针对学生的申请处理，宿管系统的学生用户可以通过系统申请报修、留宿、换宿等申请。

学生申请选择对应的审批人，由审批人判断申请是否符合条件。

三.5.4学生咨询管理

网上选宿舍时，学生可能存在一些疑问，学校可以安排相关老师对学生提问进行解答。

三.5.5学生违章违纪

学生违章违纪主要用于记录学生在公寓入住期间违反公寓规范的行为，公寓管理员将做出对应的记录。

记录将直接反馈到后勤管理人员和辅导员老师，再由对应老师做出处理。

三.5.6水电管理

针对个别学校的水电还处于原始记录状态需要抄录各宿舍水电使用情况的学校，可以通过水电管理来记录，可以及时提醒学生缴纳水电费。

三.5.7假期留宿管理

学生在宿管系统提出假期留宿申请并审批通过，该学生的信息将自动记录在留宿管理模块，便于老师对该部分学生做统一安排管理。

三.5.8打分管理

打分管理记录了每个月老师对公寓房间的打分情况，并将自动计算学期总分和平均分。

分数为老师在评选优秀宿舍是提供事实依据。

三.5.9来访登记

来访登记记录了校外人员出入公寓情况，为公寓安全提供保障，也可以为出现的事故提供依据。

三.5.10报修登记

报修登记主要用于学校的报修模式是在公寓管理员处报修。

学校不允许学生网上报修时，学生需要到管理员处报修。

三.5.11出入登记

学生公寓往往存在物品的安全问题，出入登记承担了公寓贵重物品安全管理问题。

三.5.12晚归管理

记录学生的晚归情况，信息直接反馈到后勤老师和辅导员老师处，知悉并做出必要处理。

三.6系统配置

系统配置对系统的部分功能做出必要的控制，针对不同的时期做出对应的功能调整，灵活的可配置性为用户带来更个性化体验。

三.6.1学校Logo

●学校名称

编辑学校名称，保存后由系统组织机构读取

●学校Logo

上传的Logo图片应用于系统

三.6.2宿管视图配置

系统提供快捷标签功能，用户可以将自己常用的功能放在标签栏，可以快速的进入该模块进行对应的操作。

在操作区，可以将选择的功能删除、上/下移动操作。

三.6.3学生功能配置

对学生在宿管系统可以进行的操作进行对应的控制。

●网上选宿舍配置

打开和关闭网上选宿舍。

按照结构树关系配置宿舍数量用于学生网上选宿舍、配置是/否允许选室友、配置是/否网上缴费、配置是/否控制到床位、配置是/否允许重新选择。

●网上报修配置

打开和关闭网上报修。

配置报修项目，可以增、删、改项目。

●调换宿舍申请配置

打开和关闭调换宿舍申请功能。

●假期留宿申请配置

打开和关闭假期留宿申请功能。

●学生网上缴费配置

打开和关闭网上缴费功能。

配置水费、电费、网费、一卡通的缴费地址，也可以增加和删除对应的缴费项目。

●学生咨询配置

打开和关闭学生咨询服务。

三.6.4宿舍调整记录

记录管理员对学生入住信息的调整日志。