文书电子文件元数据方案.docx
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文书电子文件元数据方案
文书电子文件元数据方案
（发稿时间：
2010-04-26阅读次数：
32）
【字号】
ICS
备案号：
DA
中华人民共和国档案行业标准
DA/T46—2009
文书类电子文件元数据方案
MetadataStandardforAdministrativeElectronicRecords
2009-12-16发布2010-06-01实施
目次
前言
引言
1范围
2规范性引用文件
3术语和定义
4元数据元素、结构及描述方法
元数据元素及其结构
元数据的描述方法
5文件实体元数据元素的描述
聚合层次
来源
档案馆名称
档案馆代码
全宗名称
立档单位名称
电子文件号
档号
全宗号
目录号
年度
保管期限
机构或问题
类别号
室编案卷号
馆编案卷号
室编件号
内容描述
题名
并列题名
副题名
说明题名文字
主题词
关键词
人名
摘要
分类号
形式特征
文件组合类型
件数
页数
语种
稿本
电子属性
格式信息
计算机文件名
计算机文件大小
文档创建程序
信息系统描述
数字化属性
数字化对象形态
扫描分辨率
扫描色彩模式
图像压缩方案
电子签名
签名规则
签名时间
签名人
签名结果
证书
证书引证
签名算法标识
存储位置
当前位置
脱机载体编号
脱机载体存址
缩微号
权限管理
知识产权说明
授权对象
授权行为
控制标识
附注
6机构人员实体元数据元素的描述
机构人员类型
机构人员名称
组织机构代码
个人职位
7业务实体元数据元素的描述
业务状态
业务行为
行为时间
行为依据
行为描述
8实体关系元数据元素的描述
实体标识符
关系类型
关系
关系描述
附录A（资料性附录）文书类电子文件元数据表
参考文献
前言
本标准由安徽省档案局（馆）提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：
安徽省档案局（馆）、北京北大方正技术研究院有限公司。
本标准主要起草人：
李学香、黄玉明、周建武、胡华平、王学武、邓晓文、段丽琼、吴彬松、华婷、陈姗姗、朱霖露。
引言
元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。
元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。
随着电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据，并全面实现元数据的多种功能和用途。
本标准参照ISO15489《信息与文献文件管理》、ISO23081《信息与文献文件管理过程文件元数据》、档案行业标准DA/T18-1999《档案着录规则》、国际档案理事会标准《国际标准档案着录规则（总则）》，并结合我国电子文件管理实际，规定了文书类电子文件元数据集以及元数据元素关系间的逻辑架构。
文书类电子文件元数据方案
1 范围>
本标准规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、着录的一般要求。
本标准适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件（含纸质文件/档案数字化图像、文本）的管理。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T语种代码名称第2部分：
3字母代码（eqvISO639-2:
1998）
GB/T4881中国语种代码
GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识
GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（idtISO8601:
2000）
GB11714-1997全国组织机构代码编制规则
GB/T15418档案分类标引规则
GB18030-2005信息技术中文编码字符集
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T14-1994全宗指南编制规范
DA/T18-1999档案着录规则
DA/T22-2000归档文件整理规则
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
ISO11179-3:
2003信息与技术元数据注册系统（MDR）第3部分注册系统元模型和基本属性（Informationtechnology-Metadataregistries（MDR）-Part3:
Registrymetamodelandbasicattributes）
ISO15489-1:
2001>信息与文献文件管理第1部分通则（Informationanddocumentation-Recordsmanagement-Part1:
General）
ISO23081-1:
2006信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分原则（Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part1:
Principles）
ISO/TS23081-2:
2007信息与文献文件管理过程文件元数据第2部分概念与实施（Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part2:
Conceptualandimplementationissues）
3 术语和定义
DA/T1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
电子文件electronicrecords>
指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
[GB/T18894-2002，定义]
文书类电子文件administrativeelectronicrecords>
反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
组合文件combinedrecords>
由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件着录的文档集合体。
文档document>
归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。
元数据metadata>
描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
[ISO15489-1:
2001，定义]
元素element>
通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。
简单型simple>type
不具有子元素的元素所对应的元素类型。
容器型container>type
具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。
复合型>complextype
本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。
捕获capture>
适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。
实体entity>
任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。
[ISO23081-2:
2007，定义]
4 元数据元素、结构及描述方法>
元数据元素及其结构>
本标准参考ISO23081，结合目前我国电子文件管理实际，将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：
表1 文件实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M1
聚合层次
M2
来源
M3
档案馆名称
M4
档案馆代码
M5
全宗名称
M6
立档单位名称
M7
电子文件号
M8
档号
M9
全宗号
M10
目录号
M11
年度
M12
保管期限
M13
机构或问题
M14
类别号
M15
室编案卷号
M16
馆编案卷号
M17
室编件号
M18
馆编件号
M19
文档序号
M20
页号
M21
内容描述
M22
题名
M23
并列题名
M24
副题名
M25
说明题名文字
M26
主题词
M27
关键词
M28
人名
M29
摘要
M30
分类号
M31
文件编号
M32
责任者
M33
日期
M34
文种
M35
紧急程度
M36
主送
M37
抄送
M38
密级
M39
保密期限
M40
形式特征
M41
文件组合类型
M42
件数
M43
页数
M44
语种
（续）
M45
稿本
M46
电子属性
M47
格式信息
M48
计算机文件名
M49
计算机文件大小
M50
文档创建程序
M51
信息系统描述
M52
数字化属性
M53
数字化对象形态
M54
扫描分辨率
M55
扫描色彩模式
M56
图像压缩方案
M57
电子签名
M58
签名规则
M59
签名时间
M60
签名人
M61
签名结果
M62
证书
M63
证书引证
M64
签名算法标识
M65
存储位置
M66
当前位置
M67
脱机载体编号
M68
脱机载体存址
M69
缩微号
M70
权限管理
M71
知识产权说明
M72
授权对象
M73
授权行为
M74
控制标识
M75
附注
表2 机构人员实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M76
机构人员类型
M77
机构人员名称
M78
组织机构代码
M79
个人职位
表3 业务实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M80
业务状态
M81
业务行为
M82
行为时间
M83
行为依据
M84
行为描述
表4 实体关系元数据
编号
元数据
编号
元数据
M85
实体标识符
M86
关系类型
M87
关系
M88
关系描述
元数据的描述方法>
本标准参考ISO:
2003，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。
本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：
——注册版本：
；
——注册机构：
中华人民共和国国家档案局；
——字符集：
GB2312-1980、GB18030-2005；
——语言：
中文。
表5 元数据元素描述方法
编号
按一定规则排列的元数据的顺序号
中文名称
元数据元素的中文标识
英文名称
元数据元素的英文标识
定义
元数据元素含义的描述
目的
描述该元数据元素必要性和作用
约束性
说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。
“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定
可重复性
元数据元素是否可以重复出现
元素类型
元数据元素所属的类别。
本标准将元素分为简单型、容器型和复合型
数据类型
为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。
本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。
容器型元素没有数据类型
编码修饰体系
对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称
值域
可以分配给元数据元素的值
缺省值
该元数据元素的默认值
子元素
该元数据元素具有的下属元素
信息来源
元数据元素值的来源
相关元素
与该元素有密切联系的元素
注释
对元素的进一步说明
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