电子文件管理细则第部分文书电子文件元数据方案.docx
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电子文件管理细则第部分文书电子文件元数据方案
电子文件管理细则第一部分：
文书电子文件元数据方案（征求意见稿）
11 范围
本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。
本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。
本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。
12 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T2260中华人民共和国行政区划代码
GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T4880.2语种代码名称第2部分：
3字母代码（eqvISO639-2:
1998）
GB/T4881中国语种代码
GB/T7156-2003文献保密等级代码与标识
GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法（idtISO8601:
2000）
GB/T9704-1999国家行政机关公文格式
GB/T11714-1997全国组织机构代码编制规则
GB/T13967-1992全宗单
GB18030-2005信息技术中文编码字符集
GB/T18391（所有部分）数据元的规范与标准化[idtISO/IEC11179（所有部分）]
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
DA/T1-2000档案工作基本术语
DA/T13-1994档号编制规则
DA/T14-1994全宗指南编制规范
DA/T18-1999档案著录规则
DA/T19-1999档案主题标引规则
DA/T22-2000归档文件整理规则
DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范
国档发〔1987〕4号编制全国档案馆名称代码实施细则
国发〔2000〕23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局令第8号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
中办发〔1996〕14号《中国共产党机关公文处理条例》
中国档案分类法
中国档案主题词表
ISO15489-1:
2001信息与文献文件管理第1部分通用原则
ISO23081-1:
2006信息与文献文件管理流程文件元数据第1部分原则
ISO/TS23081-2:
2007信息与文献文件管理流程文件元数据第2部分概念与执行事宜
13 术语和定义
GB/T9704-1999、DA/T1-2000、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。
13.1 文件records
机构或个人在履行法定义务或业务事务活动过程形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。
[ISO15489-1:
2001，3.15]
13.2 组合文件combinedrecords
由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文件集合体。
13.3 文档document
归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。
13.4 元数据metadata
描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。
[ISO15489-1:
2001，3.12]
13.5 元素element
通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。
[GB18391.1-2002，3.14]
13.6 基本型simple
不具有子元素的元素所对应的元素类型。
13.7 容器型container
具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。
13.8 复合型compound
本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。
13.9 捕获capture
适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。
13.10 实体entity
任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。
[ISO23081:
2-2007，3.6]
14 元数据元素、结构及描述方法
14.1 元数据元素及其结构
本标准参考ISO23081，并结合目前我国电子文件管理实际，将电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下：
表1 文件实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
编号
元数据
M1
集合层次（5.1）
M2
档号（5.2）
M3
全宗号（5.2.1）
M4
目录号（5.2.2）
M5
年度（5.2.3）
M6
保管期限（5.2.4）
M7
机构问题（5.2.5）
M8
类别号（5.2.6）
M9
案卷号（5.2.7）
M10
室编案卷号（5.2.7.1）
M11
馆编案卷号（5.2.7.2）
M12
件号（5.2.8）
M13
室编件号（5.2.8.1）
M14
馆编件号（5.2.8.2）
M15
件内顺序（5.2.9）
M16
页号（5.2.10）
M17
全宗名称（5.3）
M18
全宗形式（5.4）
M19
立档单位（5.5）
M20
立档单位沿革（5.6）
M21
全宗档案内容介绍（5.7）
M22
全宗档案历史沿革（5.8）
M23
全宗档案整理体系（5.9）
M24
全宗档案数量（5.10）
M25
题名（5.11）
M26
正题名（5.11.1）
M27
并列题名（5.11.2）
M28
副题名（5.11.3）
M29
说明题名文字（5.11.4）
M30
主题（5.12）
M31
主题词（5.12.1）
M32
关键词（5.12.2）
M33
人名（5.12.3）
M34
地名（5.12.4）
M35
机构名（5.12.5）
M36
分类号（5.12.6）
M37
文件组合类型（5.13）
M38
文件编号（5.14）
M39
责任者（5.15）
M40
成文时间（5.16）
M41
起止时间（5.17）
M42
件数（5.18）
M43
页数（5.19）
M44
文种（5.20）
M45
语种（5.21）
M46
紧急程度（5.22）
M47
稿本（5.23）
M48
主送（5.24）
M49
抄送（5.25）
M50
内容摘要（5.26）
M51
附注（5.27）
M52
行文依据（5.28）
M53
覆盖范围（5.29）
M54
地域区间（5.29.1）
M55
时间区间（5.29.2）
M56
计算机文件属性（5.30）
M57
计算机文件类别（5.30.1）
M58
计算机文件格式（5.30.2）
M59
计算机文件大小（5.30.3）
M60
源计算机文件名（5.30.4）
M61
数字化属性（5.31）
M62
数字化对象描述（5.31.1）
M63
扫描分辨率（5.31.2）
M64
扫描色彩模式（5.31.3）
M65
图像压缩方式（5.31.4）
M66
存储（5.32）
M67
当前位置（5.32.1）
M68
脱机载体编号（5.32.2）
M69
缩微号（5.32.3）
M70
盒号（5.32.4）
M71
存址（5.32.5）
M72
电子签名（5.33）
M73
签名格式描述（5.33.1）
M74
签名日期（5.33.2）
M75
签名人（5.33.3）
M76
签名结果（5.33.4）
M77
证书块（5.33.5）
M78
证书（5.33.5.1）
M79
证书参考（5.33.5.2）
M80
签名算法标识（5.33.6）
M81
权限管理（5.34）
M82
密级（5.34.1）
M83
保密期限（5.34.2）
M84
版权说明（5.34.3）
M85
授权对象（5.34.4）
M86
授权行为（5.34.5）
M87
控制标识（5.34.6）
M88
所有权说明（5.34.7）
M89
原始信息系统描述（5.35）
M90
文档创建环境（5.36）
表2 机构人员实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
编号
元数据
M91
机构人员类型（6.1）
M92
机构人员名称（6.2）
M93
法定代表人（6.3）
M94
组织机构代码（6.4）
M95
档案馆代码（6.5）
M96
辖区范围（6.6）
M97
职能范围（6.7）
M98
个人职位（6.8）
M99
联系方式（6.9）
表3 业务实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
编号
元数据
M100
业务类型（7.1）
M101
业务行为（7.2）
M102
行为受理时间（7.3）
M103
行为时间（7.4）
M104
行为移送时间（7.5）
M105
行为依据（7.6）
M106
行为原因（7.7）
M107
行为结果（7.8）
M108
行为描述（7.9）
表4 实体关系元数据
编号
元数据
编号
元数据
编号
元数据
M109
实体标识符（8.1）
M110
关系类型（8.2）
M111
关系（8.3）
M112
关系描述（8.4）
14.2 元数据的描述方法
本标准参考GB/T18391，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。
本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：
1——注册版本：
1.0
2——注册机构：
中华人民共和国国家档案局
3——字符集：
GB2312-1980、GB18030-2005
4——语言：
中文
表5 元数据元素描述方法
编号
按一定规则排列的元数据的顺序号
中文名称
元数据元素的中文标识
英文名称
元数据元素的英文标识
定义
元数据元素含义的描述
目的
描述该元数据元素必要性和作用
约束性
说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。
“必选”表示必须采用；“条件选”表示满足某一特定条件，则必须采用；“可选”指根据用户需要选用或不选用。
可重复性
元数据元素是否可以重复出现
元素类型
元数据元素所属的分类。
本标准元素分为容器型、基本型和复合型。
数据类型
为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。
本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。
容器型元素没有数据类型。
编码修饰体系
对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则
标识
名称
值域
可以分配给元数据元素的值
缺省值
该元数据元素的默认值
子元素
该元数据元素具有的下属元素
信息来源
元数据元素值的来源
相关元素
与该元素有密切联系的元素
注释
对元素的进一步说明
15 文件实体元数据元素的描述
15.1 集合层次
编号
M1
中文名称
集合层次
英文名称
AggregationLevel
定义
电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。
如宗、目、卷、件等。
目的
以利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
全宗
案卷
文件
[其他]
缺省值
文件
子元素
——
信息来源
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
值域中的“[其他]”表示除值域列表中的集合层次以外的其他集合层次，由用户根据实际情况著录。
15.2 档号
编号
M2
中文名称
档号
英文名称
ArchivalCode
定义
以字符形式赋予电子文件的用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码
目的
揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体（双套保存的）档案之间提供关联标识。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
复合型
数据类型
字符型
编码修饰体系
标识
名称
DA/T13-1994
档号编制规则
值域
——
缺省值
——
子元素
全宗号（M3）
目录号（M4）
年度（M5）
保管期限（M6）
机构问题（M7）
类别号（M8）
案卷号（M9）
件号（M12）
件内顺序（M15）
页号（M16）
信息来源
由管理电子文件的系统捕获
相关元素
——
注释
由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。
15.2.1 全宗号
编号
M3
中文名称
全宗号
英文名称
FondsID
定义
档案馆（室）分配给档案全宗的代码。
目的
标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
全宗名称（M17）
注释
全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。
15.2.2 目录号
编号
M4
中文名称
目录号
英文名称
CatalogueID
定义
全宗内电子文件所属目录号的代码
目的
标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
目录号由档案馆（室）给定，档案分类整理中档案馆（室）未给定目录号的，该元素值可以为空。
15.2.3 年度
编号
M5
中文名称
年度
英文名称
Year
定义
电子文件按年度分类后标识的形成处理年度
目的
标识电子文件年度，便于电子文件管理和利用。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
数值型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
电子文件未按年度分类的，该元素值可以为空。
15.2.4 保管期限
编号
M6
中文名称
保管期限
英文名称
RetentionPeriod
定义
对电子文件划定的存留年限
目的
标识电子文件保存价值，利于电子文件的鉴定、统计和管理。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
永久
长期
短期
30年
10年
[其他]
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
域中的“[其他]”表示除值域列表外的其他保管期限，由用户根据实际情况著录。
15.2.5 机构问题
编号
M7
中文名称
机构问题
英文名称
AgencyFunction
定义
对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果
目的
从职能的角度区分全宗内文件的类别、层次，便于文件的排列编目，为用户提供以机构问题为条件的检索途径。
约束性
必选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
类别号（M8）
注释
各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案。
单位电子文件管理系统设计应与此保持一致。
15.2.6 类别号
编号
M8
中文名称
类别号
英文名称
CategoryCode
定义
根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码
目的
标识电子文件类别，利于电子文件管理。
约束性
可选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
机构问题（M7）
注释
各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案，并据此著录。
15.2.7 案卷号
编号
M9
中文名称
案卷号
英文名称
FilesID
定义
案卷的排列顺序号
目的
标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
容器型
数据类型
——
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
室编案卷号（M10）
馆编案卷号（M11）
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
当集合层次（M1）的值为“案卷”时，或当集合层次（M1）的值为“文件”，且文件按立卷方式整理时，该项必选。
15.2.7.1 室编案卷号
编号
M10
中文名称
室编案卷号
英文名称
NativeFilesID
定义
档案室编制的案卷顺序号
目的
档案室标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
档案室著录时，该项必选。
15.2.7.2 馆编案卷号
编号
M11
中文名称
馆编案卷号
英文名称
ArchivesFilesID
定义
档案馆编制的案卷顺序号
目的
档案馆标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
档案馆著录时，该项必选。
15.2.8 件号
编号
M12
中文名称
件号
英文名称
ItemID
定义
文件或组合文件的排列顺序号
目的
标识电子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
容器型
数据类型
——
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
室编件号（M13）
馆编件号（M14）
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
当集合层次（M1）的值为“文件”时，该项必选。
15.2.8.1 室编件号
编号
M13
中文名称
室编件号
英文名称
NativeItemID
定义
档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号
目的
档案室标识电子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
数值型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
档案室著录时，该项必选。
15.2.8.2 馆编件号
编号
M14
中文名称
馆编件号
英文名称
ArchivesItemID
定义
档案馆编制的文件或组合文件的排列顺序号
目的
档案馆标识电子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
数值型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
档案馆著录时，该项必选。
15.2.9 件内顺序
编号
M15
中文名称
件内顺序
英文名称
InnerItemSequence
定义
文档在组合文件中的排列顺序
目的
揭示文件中文档的组合顺序，利于文件的保管和利用。
约束性
条件选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
子元素
——
信息来源
由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素
——
注释
用来表示组合文件中文档的份数与顺序号，其格式为：
“份数—顺序号”。
如组合文件中有3份文档，则第1份文档著录为：
“3—1”，第2份文档著录为：
“3—2”，第3份文档著录为：
“3—3”。
当文件组合类型（M37）的值为“组合文件”时，该项必选。
15.2.10 页号
编号
M16
中文名称
页号
英文名称
PageNo
定义
与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面顺序号
目的
利于电子文件的统计、管理。
约束性
可选
可重复性
不可重复
元素类型
基本型
数据类型
字符型
编码修饰体系
——
值域
——
缺省值
——
升级会员 