档案管理学复习教材.docx

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档案管理学复习教材

档案管理学习资料

名词解释

档案:

是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图象、声音及其它各种方式和载体的文字。

企业档案:

是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。

档案工作:

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作。

档案工作的基本原则:

集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作。

档案的作用:

一是凭证作用；二是参考作用。

类目:

类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类表的主要成份。

全宗:

就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成的全部档案的总称。

案卷:

由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

归档:

行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室集中统一保存，称为"归档"

档案总目录:

是档案的总登记。

卷内目录:

案卷内登记文件及其排列次序的目录。

保管期限:

根据档案的利用价值划定的档案保管期限。

永久档案:

档案的保管期限为永久。

长期档案:

档案的保管期限为16~50年。

短期档案:

档案的保管期限为15年以下。

密级:

依据保密规定对档案划定的级别。

编制日期:

日期即文件形成的时间。

页号:

装订文件材料的顺序号。

责任者:

是指对文件内容负有责任的团体和个人，即文件的署名者。

文号:

填写文件制发机关的发文字号。

主题词:

是表达档案中心主题的规范化词汇。

卷内备考表:

说明案卷内文件状况的表格。

立卷人:

责任立卷者。

文件编号:

文件的文号或图样的图号。

文件材料题名:

即文件标题。

案卷题名:

案卷题名的内容包括本卷文件的主要制发机关、内容、名称或产品的名称、型号及其组件、部件的代号和名称。

档案的整理:

就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。

分类:

就是按照全宗内档案室的来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干类别。

组卷:

主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和联系密切的文件组合在一起构成一个案卷。

档案登记:

是档案统计的基础，登记表册是档案统计的一种原始材料，也是维护档案的完整与安全的必要手段之一。

档案交接:

按国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。

档案统计:

就是以表册，数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。

档案鉴定:

根据国家有关档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

档案销毁:

对失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人指定地点监销，并在销毁清册上签字。

科技档案:

是指在科学技术活动中形成的并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

基本建设项目档案:

是指基本建设工程从计划决策直至建成使用的全过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

设备仪器档案:

是指设备仪器在购置（自制）、安装、使用、维护修过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

磁性载体档案：

指以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的文件。

历史档案:

是指中华人民共和国成立以前的档案。

会计档案:

指会计凭证、会计账薄、会计报表等会计核算专业材料。

档案馆:

是国家法定的专门保管档案的机构。

资料:

指与档案有关的文件汇集、书刊等。

照片号:

案卷内照片的顺序号。

立卷档案制度:

主要包括归档范围、归档时间和归档要求。

档案保管制度:

主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施等。

档案保密制度:

主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

档案利用制度:

主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。

档案人员岗位责任制:

主要包括每个档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。

实物档案:

是本单位各项工作的一种信息记录，直观、形象、生动地记录和反映了本单位各项工作的活动内容，是其成长和发展的真实写照。

音像档案:

是指记录和反映本单位有关生产、经营、管理等各项工作内容，具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

选择填空

档案定为长期保管的期限是______左右。

A.14---20年；B.50---60年；C.16---50年

档案定为短期保管的期限是______。

A.3---5年；B.6---9年；C.5---15年

档案与资料的区别是来源不同作用和______不同。

A.价值；B.利用；C.机密程度

档案统计数据以______为依据，做到准确、可靠。

A.原始记录；B.重复件；C.打印件

凡属保密卷不准拍照、复制和抄录。

因特殊情况按保密审批后复制的材料必须进行登记，并限期______。

A.收回销毁；B.回收保管；C.存档

我国“革命历史档案”是指______到一九四九年中华人民共和国成立。

A.1919年五四运动；B.1937年7月7日中国人民抗日战争纪念日；C.1945年9月3日中国人民抗日战争胜利纪念日。

档案是机关工作的______。

A.唯一文件；B.根据；C.查考凭据

档案人员就是用______和方法管理档案，为社会各方面服务的工作。

A.科学的原则；B.严密制度；C.严肃的工作态度

档案是情报的一种存在形式，是情报的______。

A.依据；B.信息；C.重要来源

档案是记录客观社会活动信息的一种载体，是一种固定的______。

A.档案材料；B.信息资源；C.信息形式

国际档案理事会是______的档案专业机构。

A.国际性；B.全国性；C.地区性

国际档案理事会的总部设在______。

A.法国巴黎；B.中国北京；C.日本东京

______年我国正式加入国际档案理事会，开始与各国档案界进行广泛的交往。

A.1980；B.1985；C.1975

档案专业人员的素质，就是档案专业人员的___的总称。

A.能力与知识；B.品质与能力；C.技术与品德

文书部门或业务部门立卷是一项______。

A.基础工作；B.依据业务；C.基本制度

代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿印，在归档范围中______属材料。

A.不归档；B.密级；C.归档

上级机关转发本机关的文件（包括报纸，刊物转载），在归档范围中属______材料。

A.归档；B.参考；C.不归档

在书写档案材料时，应选用______墨水。

A.碳素墨水和蓝黑墨水；B.纯蓝墨水和蓝黑墨水；C.碳素墨水和纯蓝墨水

修裱档案的用纸，不仅要纤维纯，薄软，强度大，而且要有很高的____

A.耐温度；B.透明度；C.耐磨度

文书立卷的原则是保持文件之间的历史联系，区分文件的______，便于保管和利用。

A.保存价值；B.机密程度；C.来源和时间

按时间特征立卷，还要正确区分文件的______问题。

A.内容；B.类别；C.年度

组卷工作完成后，即可进行______的编目与装订。

A.文件；B.时间；C.案卷

卷内文件经过系统排列后应根据需要用______编写页号或件号。

A.罗马数字；B.汉语小写数字；C.阿位伯数字

成卷装订的案卷，卷内文件应一面编一个页号，空白页______。

A.续前页号；B.续白页；C.不编号

在上端头装订的文件，它的编号应在______。

A左下角；B.下边中间；C.右下角

一个机关在其工作活动中形成的不同______的档案为一个全宗。

A.门类和载体；B.内容和时间

应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的______化。

A.科学化，现代；B.规范化，现代；C.制度化，规范

通过利用档案的效果登记，可以收集______，积累利用工作的经验。

A.反馈信息；B.档案利用次数；C.管理情况

档案阅览室要备有必要的______，参考资料和桌椅等。

A.检索工具；B.纸，笔；C.阅览登记本

科技档案是______的一种储备。

A.科学技术资料；B.生产技术；C.技术交流经验

科技档案工作必须按______实行统一管理。

A.原则；B.专业；C.管理制度

随着科学技术发展，缩微技术，电子计算机技术在档案管理工作中的应用对科技档案______提出了新的更高的要求。

A.保管；B.制度；C.整理

判定科技档案的价值，要有全面的观点，______的观点和发展的观点。

A.历史；B.科学；C.客观

科技档案经鉴定后，实属销毁，并经有关部门和领导审定后，同意销毁。

销毁工作结束后，应将销毁清册和鉴定工作报告及时归档______保存。

A.长期；B.妥善；C.短期

底图要选择合适的保管方法严加保护，以保证蓝图的精确，清晰。

可以平放或卷放保管，但切忌______保管。

A.折叠；B.装订；C.载剪

会计档案的原始凭证有______的两种。

A.自制和外来；B.填写和变动；C.正页和副页

会计档案的归档范围有凭证类，帐薄类，报表类和______。

A.银行对帐单据；B.经济活动分析；C.其他会计专业材料的归属材料

对接收的会计档案，原则上应该保持______。

A.整齐清晰；B.清晰，明确；C.原卷册封装

会计档案是一个单位档案全宗的组成部分，它与这个单位的文书档案共用一个______号。

A.目录；B.分类；C.全宗

档案统计，是掌握情况，分析和研究档案工作问题的一种______工具。

A.检索；B.管理；C.有力

卷内目录和案卷目录，它们即是整理工作中的一种编目，也是统计______的基础材料。

A.管理；B.工作；C.档案

装订案卷前应去掉______，然后在左侧用线绳装订。

A.废页；B.浆糊；C.金属物

编制检索工具要注意它的思想性，______性和______性。

A.科学，实用；B.简便，揭示；C.主题，服务

做好档案的保管工作其最终目的是为了______对档案的利用。

A.企业管理；B保证党和国家；C.生产与经营

“档案人员参加了工程竣工，产品试制鉴定，设备开箱验收，科技成果鉴定”不仅要列入企业有关制度，而且，档案人员要______活动。

A.实际参加此项；B.积级参于；C.主动配合组织

建立档案人员责任制，就是每个档案人员（包括领导在内），都要有明确的岗位和工作任务，并把它______。

A.作为考核内容；B.写成制度；C.业绩考证

档案库房的相对温度一般为______℃，比较合适。

A.14---26；B.14---20；C.14---16

档案库房的相对湿度为______比较合适。

A.30---40；B.50---65℅；C.14---16

卷内文件要按一定的规律进行排列，一般是______，印本在前，定稿在后，批复在前，请示在后。

A.正文在前，附件在后；B.附件在前，正文在后；

磁带录音必须定期约______年进行复制，以延长保管期限。

A.5；B.4；C.6

根据国家档案局颁布的企业档案工作考核标准，国家一级最低分为______。

A.90分；B.92分；C.95分

档案管理等级不搞______制。

A.分配；B.时间；C.终身

档案工作的六项任务：

即______、_____、______、______、______和提供利用。

A.收集、整理、鉴定、保管、统计B.管理、鉴定、统计、收集、供阅C.统计、收集、整理、鉴定、裱糊

根据归档时间的要求，将办理完毕的文件，一般应在______由文书部门立卷归档。

A.当年；B.第二年一季度；C.次年元月

科技档案的作用，按其性质来说：

可归纳为两个方面：

一是凭证作用，一是______作用。

A.交流；B.参考；C.合作

销毁的档案，应编制销毁______，办理______手续。

A.清册，批准；B.小组，审核；C.审核，注册

科技档案工作是一项______性的工作。

A.技术；B.专业；C.科学

科技档案总目录，实际是科技档案______帐。

A.编研；B.技术成果；C.总登记

科技档案的鉴定，就是确定科技档案______的，______的和现实的价值。

A.科学，历史；B.技术，利用；C.技术，科学

简答题

1.档案保管期限划分为几种？

答：

档案保管期限划分为三种：

即：

（1）永久；

（2）长期；（3）短期。

2.档案工作应遵循哪些原则？

答：

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

3.国家秘密的密级分为几级？

答：

“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

4.国家秘密及密级的具体范围应有哪些部门作出规定？

答：

由国家保密工作部门分别会同外交、公安、国家安全和其他中央有关机关作出规定。

5.属“绝密”级范围是哪些？

答：

“绝密”是最重要的国家秘密，泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

6.属“机密”级范围是哪些？

答：

“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全利益遭受严重的损害。

7.属“秘密”级范围是哪些？

答：

“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

8.档案库房的安全措施要做到哪“八防”？

答：

档案库房要做到的“八防”是：

即：

防火、防潮、防光、防有害气体、防盗、防尘、防虫、防高温。

9.档案的概念？

答：

档案是指过去和现代的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等活动直接形成对国家和社会有保存价值的多种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

10.现行机关档案是指的什么档案？

答：

现行机关档案是指中华人民共和国成立后中央和地方党、政、军机关及企事业单位形成的档案。

11.档案按其内容性质可划分为哪几种？

答：

可分为文书档案、科技档案和专门档案。

12.档案按体载形式可分为哪几种？

答：

可分为：

甲骨档案、金石档案、简牍档案、纸质档案、声像档案等。

13.档案按文种可分为哪几种？

答：

有汉文档案、满文档案、蒙文档案、藏文档案等等。

14.档案工作的性质，概括起来有哪三种？

答：

（1）管理性；

（2）服务性；（3）政治性。

15.档案工作的原则是什么？

答：

档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

16.档案工作“实行统一领导、分级管理的原则”有哪三层含义？

答：

三层含义是：

（1）档案事业由政府统一领导；

（2）统一领导下的分级管理；（3）档案的分级集中统一管理。

17.从哪三个方面来认清档案与资料的区别？

答：

（1）来源不同；

（2）作用不同；（3）机密程度不同。

18.从我国目前的情况来看，机关档案工作机构一般有哪几种类型？

答：

（1）文书档案室；

（2）科技档案室；（3）声像档案室；（4）人事档案室；（5）综合档案室。

19.维护档案的完整，有哪两个方面的含义？

答：

一方面，从数据量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少，另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。

20.什么是档案的整理？

答：

就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类，组合，排列和编目，使之系统起来。

21.档案整理工作的内容是哪些？

答：

主要内容包括：

区分全宗，分类，组卷卷内文件的整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制。

这就是档案整理工作的基本程序，又称整理工作的各个环节。

22.什么是整理档案的原则？

答：

整理档案应充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系进行分门别类，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

23.如何理解分类？

答：

现在我国档案界通常所说的分类，一般是指全宗内档案的分类。

分类，就是按照全宗内档案的来源，时间，内容和形式上的异同，分成若干类别。

24.立卷工作的内容有哪些？

答：

立卷工作的内容：

即组卷，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。

25.什么是组卷的具体方法？

答：

组卷方法主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和联系密切的文件组合在一起构成一个案卷。

26.档案的登记工作有何意义？

答：

档案的登记是档案统计的基础，登记表册是档案统计的一种原绐材料，也就是维护档案的完整与安全的必要手段之一。

27.实物档案可分哪二类？

答：

实物档案分为二大类：

一类是指荣誉档案，即本单位在各项工作中所获得的奖牌、奖杯、奖状、锦旗、证书等；另一类是指具有保存价值的各类实物，如领导人题词、名人字画、友好往来的赠品等。

28.何为外商投资企业档案？

答：

外商投资企业档案是指外商企业筹建以来的各项活动中形成的对本企业以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件材料（包括不同载体形式）。

29.档案保管工作有哪几项任务？

答：

档案保管工作的任务是：

（1）防治档案的损坏；

（2）延长档案的寿命；（3）维护档案的安全。

30.档案的作用有哪些？

答：

（1）档案是机关工作的查考凭证。

（2）档案是生产建设的重要依据。

（3）档案是科学研究的必要条件。

（4）档案是政治斗争的重要手段；（5）档案是宣传教育的生动素材；（6）维护国家、集体和个人权益的法律书证。