招标管理制度.docx

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招标管理制度

****有限公司

招标管理制度

编号：

第一章总则

第一条为规范***有限公司（以下简称公司）招标管理行为，建立和完善招标管理机制，加强招标工作管理，维护公司及各投标方的合法权益，根据《中华人民共和国招标法》及***股份公司招标管理相应规章制度，结合公司自身特点，特制定本制度。

第二条公司招标活动遵循“公开、公正、公平”及诚实信用的原则、坚持“荐标、评标、定标三分离”，特殊情况需要一人负责一项以上工作的,须取得公司总经理（或其授权人）批准。

第三条本制度适用于公司经营过程中建设工程项目、设备、物资、办公用品采购及委托服务等所有采购项目（大宗物资除外）的招标管理活动。

第二章管理组织及职责分工

第四条公司企管部作为招标管理部门，负责组织协调招标项目的实施。

其主要职责如下：

（一）负责依据需求部门提交的年度招标需求制定公司年度招标计划和年度预算，并报主管领导、公司总经理审定批准后执行；

（二）负责选择、确定招标代理机构（委托招标），并根据主管领导、公司总经理的审批，与招标代理机构签订委托合同；

（三）负责完成发布招标公告或招标邀请书、发售招标文件；

（四）负责组织公司各相关部门、人员和投标单位参加开评标、定标、踏勘现场、答疑等工作；

（五）负责草拟中标通知书，经主管领导批准后发出；

（六）负责各项目招标过程文件资料的收集、整理，向档案管理部门移交招标档案；

（七）负责建立、维护公司统一的专家库，及外部专家的聘请、审定；

（八）负责分标的类别建立和维护“合格投标商名录”。

第五条公司财务部作为评标部门之一，负责审核投标方投标及履约保证金的缴纳情况，负责招标项目相应谈判工作并出具评标意见。

第六条公司法律事务部作为评标部门之一，负责投标方资格、资质审核，负责招标项目相应谈判工作并出具评标意见。

第七条技术、经济专家作为评标的参与方，负责对投标方案进行评价并出具专业评判意见。

第八条招标需求部门作为评标的参与方，负责对投标方案进行评价并出具评标意见。

同时，负责上报本部门的年度招标需求计划及对应的招标项目预算（见附件）。

第九条公司党政部代表公司纪委行使监督检查职权，对是否存在舞弊嫌疑（投标方主要管理人员是否与公司领导存在亲属关系）及招标过程中的违法违规行为进行查处。

第十条公司审计监察部作为监督管理机构，负责对招标管理过程的合规性、合法性进行审查，并独立发表意见。

若认为有违反公司相关制度的行为，可提请公司总经理终止招标、评标。

第十一条招标管理部门主管领导、招标需求部门主管领导、总会计师、公司总经理（或其授权人）作为定标人员，负责根据评标意见依次签批定标意见并确定中标人。

第三章招标采购分类及其组织形式

第十二条小宗采购项目、续标采购项目、特批自行采购项目执行《自行采购审批》流程。

由需求部门填制《自行采购审批表》，经招标管理部门批准后参照“比价议标方式”确定中标人并征询公司财务部、法律事务部、党政部、审计监察部审议及监督意见，报公司总经理（或其授权人）批准后执行。

（一）小宗采购项目：

单项金额在2万元以下（含2万元）的非技改类采购项目。

（二）续标采购项目：

对于正常周期不能满足其需求，标的物的性质、内容、报价标准与最近3个月内正在实施或已完的招标项目相同或相似，原中标单位在项目合同履行过程中的业绩和信誉良好，且双方均有合作意向的招标项目。

（三）特批自行采购项目分以下两种情况：

1、在推荐拟投标商时，符合条件的投标方少于3家的招标采购项目；

2、正常招标采购周期不能满足需求、总金额在10万元以下（含10万元）且公司总经理批准自采的紧急采购项目。

第十三条“自行采购审批”以外的招标采购项目一律采用招标方式。

招标组织形式及其适用范围如下：

（一）公开招标：

由招标管理部门按照法定程序，在公开出版物上发布招标公告，向社会公众明示其招标项目要求，所有潜在符合条件的供应商或承包商都可以平等参加投标竞争，按规定的程序和办法从中择优选择中标人的招标方式。

适用于金额较大且公司总经理批准采用公开招标方式的项目。

（二）邀请招标：

通过市场调查，由招标管理部门对3个以上潜在厂家发出投标邀请书，邀请其参加招标竞争，从中择优选择中标人的招标方式。

（三）议标：

由招标管理部门组织同选定的投标厂家就招标项目进行协商以确定中标人的招标方式。

1、直接邀请议标方式。

由招标管理部门组织，直接邀请某一企业进行单独协商，达成协议后签订采购合同。

如果与一家协商不成，可以邀请另一家，直到协议达成为止。

2、比价议标方式。

一般适用于金额不大、技术或生产工艺较为标准的招标采购项目。

由招标管理部门将项目的有关要求送交选定的几家厂家，要求其在约定的时间提出报价（需加盖公章），招标管理部门组织分析比较后选择报价合理的企业，就商务、质量、技术条款、付款条件等细节进行协商，从而达成协议，签订合同。

第十四条原则上采用公开招标的投标方少于5家；采用其他形式的要求投标的少于3家；评标中所有投标被否决或其他法定情况，应重新招标。

重新招标后投标人仍少于规定数量，需汇总各评标部门意见、经公司招标管理部门主管领导、公司总经理批准后，方可组织开标。

第四章招标准备阶段管理

第十五条采用公开招标和邀请招标方式时必须编制招标文件发放招标邀请函；其他方式招标时一般使用询价函形式。

第十六条需求部门在招标项目开始前（或招标申请批准后）2个工作日内应会同相关部门完成招标文件（或投标邀请书、询价函）审议稿，经部门负责人、主管领导及相关评审部门审批后将纸介版招标文件（或投标邀请书、询价函）及其审批表提交招标管理部门。

招标管理部门应在3个工作日内完成招标文件发售，并取得投标方正式确认函（或报价单）。

第十七条采用公开招标方式时，招标管理部门须将开标评标方案及评审细则在开标前3个工作日报主管领导、公司总经理（或其授权人）审批。

采用其他方式招标的项目，招标管理部门须在开标前1个工作日内完成评标人员的组建和评标原则的制定，报主管领导审批。

其中需将评标人员名单报党政部和审计监察部复核。

第十八条有下列情形之一的，不得担任相关项目的评标人员：

（一）与投标人、投标人主要负责人或投标代理人具有近亲属关系；

（二）行政监督部门人员；

（三）与投标人有经济利益关系或其他利害关系，可能影响其公正态度的；

（四）曾因在招标、评标以及其他与招标投标有关活动中从事违法行为而受过行政处罚或刑事处罚的；

（五）公司领导近亲属。

评标人员有前款规定情形之一的，应当主动提出回避。

招标管理部门发现评标人员有上述规定情形之一的，应当予以更换。

第十九条现场踏勘由招标管理部门统一组织、安排。

其他各部门和相关人员不得分别或者私下组织投标人进行现场踏勘。

第二十条答疑

对于投标人在阅读招标文件、图纸等资料以及进行现场踏勘时提出的问题，招标管理部门会同需求部门及相关部门统一以书面形式进行答疑（接到答疑文件后2日内完成），由答疑涉及问题相关部门和法律事务部负责审核（1日内完成），于投标截止日前7日统一发放答疑文件；该答疑作为招标文件的组成部分。

涉及重大实质性变化的报公司总经理（或其授权人）审批。

对重大招标项目，招标管理部门经授权应组织专门的招标答疑会，对其他招标项目，可在招标文件中指定招标答疑期间及招标答疑人。

注意事项：

1.避免答疑内容与招标内容出现不一致或矛盾的地方；

2.涉及评标和废标条款的内容，答疑时要仔细审核。

第二十一条招标文件修改或澄清

招标文件发出后，如发现需要对文件内容进行必要的澄清或者修改时，招标管理部门应当在提交投标文件截止时间至少3日前，以书面形式通知所有入围的投标人。

澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。

第二十二条采取公开招标方式进行招标的项目，招标管理部门应组织进行资格预审，邀请招标的项目可进行资格后审。

对已通过公司供应商评价程序和标准，被评为合格供方的投标方可省略此程序。

第二十三条公开招标的项目，招标管理部门应提前1天通知评标人员参加开评标会议；其他招标形式需要开评标的项目需提前0.5天通知。

并记录投标人及评标人员参会信息（沿用会议签到表）。

第五章开评标阶段管理

第二十四条开评标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开评标地点为招标文件中预先确定的地点。

一般程序为：

（一）招标管理部门应于开评标前3个工作日，将招标文件、开标评标方案及评审细则（密封）送交审计监察部保管；

（二）开评标评审细则应当众拆封并向各评委、监标人、投标人进行宣布；

（三）投标人或其代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后拆封；（如发现投标文件已开封的，主持人应暂停开标，与投标人共同确定是否继续开标，并负责查明原因。

）

（四）投标人退场后招标主持人按约定顺序进行唱标。

（宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容）；

（五）招标管理部门记录开评标过程并存档备查

（六）开评标工作应在保密环境中进行，招标主持人应做好开评标过程中的信息控制，负责投标单位入场，通知无关人员不得滞留开评标现场；

（七）未在《廉政合同》上盖其公章（或合同专用章）的投标书将被认定为废标。

第二十五条评标人员应当根据评审细则规定的评标标准和方法，对投标文件进行系统地评审和比较。

第二十六条评标人员可以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作必要的澄清、说明或者补正。

澄清、说明或者补正应以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

第二十七条在评标过程中遇到下列情况，应当作为废标处理：

（一）评标人员发现投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的；

（二）评标人员发现投标人的报价明显低于其他投标报价或者在设有标底时明显低于标底，使得其投标报价可能低于其个别成本的，应当要求该投标人做出书面说明并提供相关证明材料。

投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的；

（三）投标人资格条件不符合国家有关规定和招标文件要求的，或者拒不按照要求对投标文件进行澄清、说明或者补正的。

（四）未能在实质上响应招标文件要求的投标，应作废标处理。

投标文件有下列情况之一的，属于未能对招标文件作出实质性响应的重大偏差：

1、没有按照招标文件要求提供投标担保或者所提供的投标担保由瑕疵；

2、投标文件没有投标人授权代表签字和加盖公章；

3、投标文件载明的招标项目完成期限超过招标文件规定的期限；

4、明显不符合技术规格、技术标准的要求；

5、投标文件载明的货物包装方式、检验标准和方法等不符合招标文件的要求；

6、投标文件附有招标人不能接受的条件；

7、不符合招标文件中规定的其他实质性要求。

第二十八条对于划分有多个单项合同的招标项目，招标文件允许投标人为获得整个项目合同而提出优惠的，评标小组可以对投标人提出的优惠进行审查，以决定是否将招标项目作为一个整体合同授予中标人。

将招标项目作为一个整体合同授予的，整体合同中标人的投标应当最优。

第二十九条评标人员在评标过程中发现的问题，应当及时作出处理或者向招标管理部门提出处理建议，并作书面记录。

第三十条若定标人员根据需要提出再次谈判要求，由招标管理部门组织评标人员、党政部、审计监察部共同进行，最终谈判结果须评标人员、招标管理部门再次确认。

第六章定标阶段管理

第三十一条由招标管理部门将《评定标审批表》及相应材料上报定标人员审议以确定中标人。

在定标过程中，可要求评标人员进行陈述。

第三十二条中标人确定之后，招标管理部门将招标结果书面告知所有投标人，公示期3天。

待中标公示期结束后，党政部在中标通知书审批材料上书面确认没有接到投诉后招标管理部门方可发出中标通知书。

第三十三条原则上应当确定排名第一的中标候选人为中标人。

排名第一的中标候选人放弃中标、或因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。

若第二中标候选人亦存在前述情形的，应当重新组织招标。

第七章招标工作基础管理要求

第三十四条年度招标计划编制

（一）招标需求部门应于每年12月10日前提交下一年度招标需求计划，经主管领导审批后报招标管理部门。

（二）招标管理部门根据各需求部门提交的年度招标需求计划，并结合公司年度经营工作安排于每年1月1日前编制公司年度招标计划，于每年1月15日前经主管领导、公司总经理审核批准后执行；

（三）年度招标计划于年中调整一次，各需求部门于6月底前将下半年招标计划调整方案报招标管理部门，招标管理部门汇总后编制公司招标计划调整方案，于7月15日前报主管领导、公司总经理审核批准后执行；

（四）合同期限于会计年度末到期的项目，由需求部门于10月20日前提交下一年度招标需求计划，经主管领导审批后报招标管理部门。

第三十五条未在公司年度招标计划中的招标采购项目，由招标需求部门提出《招标申请表》。

由招标管理部门根据年度招标计划中的工作安排，均衡组织招标。

一般情况下，以年度招标计划中的项目为主。

第三十六条在招标过程中，若招标内容需进行更改，由招标需求部门填写《招标内容变更审批备案表》，经公司总经理批准后报至招标管理部门后方可再次进行招标。

涉及到招标文件的，须同时执行“第二十一条招标文件修改或澄清”。

第三十七条归档

招标管理部门在发出中标通知书七日内，将招投标相关文件整理归档。

以下招标资料应进行归档管理：

（一）请购审批表；

（二）招标申请表；

（三）招标文件（标底）及评议、审批表（如有）；

（四）开标评标方案及评审细则（如有）；

（五）招标答疑书面文件（如有）；

（六）资格预审评审报告及批复（如有）；

（七）邀请函、询价单、确认函；

（八）投标文件正本；

（九）开评标会议签到表；

（十）评定标审批表；

（十一）中标通知书；

（十二）签订的合同；

（十三）其他招标相关文件。

第三十八条招标需求部门依据最终签批的《评定标审批表》，负责草拟、评审合同并确保在中标通知书发出30日内完成签订。

同时负责处理合同执行过程中出现的问题或售后服务事宜。

第三十九条评标与定标应当在投标有效期结束日30个工作日前完成。

如不能按期完成的，应当通知所有投标人延长投标有效期并作解释说明。

第四十条招标需求部门须在合同签订后2日内将归档资料（含合同文本）整理、归还招标管理部门，由招标管理部门在合同签订后5日内向中标人和未中标人退还投标保证金。

第四十一条采购招标项目需要验收的，由需求部门组织评标部门、使用部门、党政部、审计监察部进行验收，并签署验收意见（招标采购项目验收单）。

第四十二条在招标过程中，或评标定标后，如未提前说明投标人为公司领导亲属，一旦发现，取消该投标人中标资格。

第八章违规行为及处罚

第四十三条如发生以下行为时，按《***公司违规违纪处罚制度》进行处罚，并取消其招标的授权权限：

（一）物资、设备、工程劳务的采购未履行招标程序的；

（二）招标文件中标明特定供应商及有倾向或排斥潜在投标人性质内容的；

（三）招标过程中，存在暗示、授意或提前预定中标单位的；

（四）在招标前、招标过程中，泄漏标底、评标细则、投标单位信息的；

（五）招标结果与实际需求不符的；

（六）以非招标评委推荐的单位确定中标时，无正当理由的；

（七）实际签订合同内容对招标结果作出实质性变更的，如采购范围、技术标准、价格上升等。

第四十四条奖惩说明

（一）根据招标流程中的规定，各相关部门须严格按要求执行，视执行情况给予各部门1-10分的奖惩。

如因表现突出或严重失职，给予直接责任人100-1000元奖罚；

（二）招标参与人员受贿在5000元以下的，公司给予除名。

受贿在5000元（含5000元）以上，按照国家高检最新规定，提请公诉机关给予立案追诉。

第九章附则

第四十五条公司在进行资格预审时参照“***有限公司招标资格预审管理实施办法”执行。

第四十六条本制度由公司企管部负责解释，自下发之日起施行。

附件1、自行采购审批表

2、招标公告（公开招标用）

3、投标邀请书

4、询价函

5、招标文件评议、审批表

6、评定标审批表

7、中标通知书

8、部门年度招标需求计划

9、招标申请表

10、招标内容变更审批备案表

11、招标采购项目验收单

编制部门

生效日期

发至部门

修改记录

企管部

公司各部门、分公司

附件1自行采购审批表

自行采购审批表

自采项目编号：

申请日期：

年月日

申请部门

自采类型

小宗□

续标□

特批□

采购内容（名称、数量）

项目总预算

备选厂商名称及其联系方式（电话、传真、Email）

厂商1：

厂商2：

厂商3：

……

申请部门负责人意见

采购理由（含新购、续标、特批理由）等

招标管理部门意见

议标及商定结论

价格、付款方式、保证金、项目预计结束时间等

申请部门主管领导意见

监管部门意见

法律事务部

财务部

党政部

审计部

总经理（或其授权人）意见

附件2招标公告（公开招标用）

招标公告

招标项目编号

招标项目名称

招标方式

招标公告时间

招标概况

投标申请人资格条件

其他招标要求（条件等）

投标报名及文件发放起止时间

其他说明

联系方式及廉政举报方式

附件3投标邀请书

投标邀请书

尊敬的各合格供应商和潜在供应商：

非常感谢贵公司在过去对***有限公司所给予的巨大支持和长期以来的关注。

（招标原因及公司潜在的需求等情况简要描述），现对*****项目进行邀请招标，具体事宜通知如下：

一、招标范围：

****；

二、招标文件、投标报价等方面的要求；

三、具体投标流程及相应材料的准备说明；

四、投标文件递交截止时间：

****年**月**日；

五、招标文件索取方式；

六、联系咨询方式

电话：

******

传真：

******

地址：

天津市空港经济区西十一道8号

联系人：

*******

***有限公司招标办

****年**月**日

发件单位

传真

发件人

电话

签发人

日期

****年**月**日

主题

　　　　　第页码　总页

发往

传真

收件人

抄送

□普通　□紧急　□特急　□回复□加密

询价函

尊敬的####有限公司：

我公司因**需要现需采购***，特向贵公司征询报价，请将报价单送至我处。

项目名称

技术性能要求

数量

付款方式

备注：

报价包含税（17%增值税）、运费、安装调试费等

请贵公司在报价单上盖章并回传至我公司。

同时，需要提供贵公司的资信、资质等证明文件

商祺！

***有限公司

****年**月**日

附件5招标文件评议、审批表

招标文件评议、审批表

文件名称

招标标的

招标需求部门意见

部门负责人

主管领导

招标管理部门

意见

签名：

日期：

法律事务部意见

签名：

日期：

财务部意见

签名：

日期：

审计部意见

签名：

日期：

评审部门1意见

签名：

日期：

评审部门2意见

签名：

日期：

公司总经理（或其授权人）意见

签名：

日期：

备注：

1、由委托代理人或其受托人连带承担关于审核全面报批的责任；

2、本表格与生效合同文本、招投标文件手续共同作为不可分割的统一组成部分。

附件6、评定标审批表

评定标审批表

招标项目编号

开评标日期

年月日

参与招标厂家及其联系方式（电话、传真、Email）

1、

4、

2、

5、

3、

6、

资格预/后审情况说明

评审结果说明

评标原则（含付款方式）

评标意见

招标需求部门

招标管理部门意见

技术、经济专家

法律事务部

定标意见

招标管理部门主管领导

财务部

招标需求部门主管领导

党政部

总会计师

审计部

公司总经理

附件7、中标通知书

中标通知书

招标编号：

日期：

致：

（公司名称）

贵公司于（投标日期）为***有限公司（项目名称）技术以及商务两个标段中综合评审排名第一，顺利中标。

相关投标保证金转为履约保证金，请做好签署合同准备，若在规定时间内未与我公司签订合同，履约保证金给予没收。

具体内容为

谨致

发书单位：

****有限公司

发书日期：

公司盖章：

附件8、部门年度招标需求计划

（）部年度招标需求计划

序号

招标项目

标的物名称

数量

具体参数要求

推荐厂家名称及联系方式

项目实施周期

招标项目预算（元）

招标原因

备注

建议开始时间

最迟完成

填表要求：

1、各需求部门在编制年度招标需求计划时应当征求协助管理部门的意见；

2、针对每个标的物至少推荐3个厂家。

部门负责人：

部门主管领导：

附件9、招标申请表

招标申请表

招标项目编号：

申请日期：

年月日

申请部门

标的类别

招标内容

标的名称

数量

具体参数要求

招标原因

推荐投标商名称及其联系方式（电话、传真、Email）

厂商1：

厂商2：

厂商3：

厂商4：

厂商5：

……

申请部门意见

部门负责人

建议招标形式：

1、公开招标；2、邀请招标；3、议标

主管领导

招标管理部门意见

部门负责人

主管领导

备注：

提交此表时需同时附有相应物资的《请购审批表》。

附件10、招标内容变更审批备案表

招标内容变更审批备案表

招标项目及编号

申请日期

年月日

申请部门

更改次数

第次

招标内容、数量及参数要求（或其他内容）

变更前

变更后

变更原因说明

部门负责人：

年月日

申请部门主管领导意见

招标管理部门意见

部门负责人

主管领导

总经理（或其授权人）意见

附件11、招标采购项目验收单

招标采购项目验收单

招标项目及编号

中标厂家

到货日期

年月日

验收日期

年月日

验收标的物

序号

名称

规格型号

数量

单价

备注

1

……

验收情况说明

物品是否齐全□是□否