K3系统操作人员操作规范.docx

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K3系统操作人员操作规范

K3系统操作人员操作规范

K/3系统操作人员操作规范（试行）

采购主管

1.及时正确掌握基础资料编码及其含义并能熟练运用；

2.根据系统产生的物资采购申请单，汇集、编制相应的采购订单，制定新的采购计划；

3.采购发票到达时，及时办理发票业务；

4.及时维护供应商资料；

5.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

采购业务员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并熟练运用；

2.根据系统产生的采购订单，负责采购；

3.货物到达公司时，及时填写收料通知单；

4.需要进行质检的物资，送入质检部质检；

5.免检的物资，直接进入仓库；

6.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

销售业务员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并熟练运用；

2.根据系统产生的发货通知单，到仓库领货；

3.根据发货通知单，填写销售出库单；

4.产品销售且发票达到单位后，及时在财务办理相关手续。

5.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

销售主管

1.及时正确掌握基础资料编码及其含义并能正确运用；

2.根据业务实际，及时向系统录入合并后的销售订单；

3.交货时，及时生成发货通知单；

4.在业务员办理销售发票手工手续时，在系统中录入销售发票；

5.及时进行客户资料维护及价格资料维护；

6.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

生产计划主管

1.正确掌握物料代码及其对应物料并正确运用；

2.根据销售订单和仓库库存量正确制作产品预测单；

3.根据产品预测单正确制作生产任务单;

4.根据生产任务单，BOM单及时正确制作采购申请单；

5.根据开发变动及时调整自制产品对应的物料代码并及时书面通知相关人员；

6.根据最新的公司报价表，制定正确的自制产品的物料代码；

7.及时审核其部门报检的收料通知单；

8.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

检验员

1.正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据收料通知单，根据经检验不合格商品及时正确修改相应的收料通知单；

3.根据检验合格入库商品及时审核外购入库单,产品入库单.其他入库单；

4.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

物资管理员

1.正确掌握基础资料代码及其含义并熟练运用；

2.及时办理免检物资的入库手续，审核外购入库单（包括数量、名称、代码等）；

3.根据质检结果，办理非免检物资的入库手续，并审核单据；

4.对于现销业务，根据销售出库进行产成品出库发货，并审核销售出库单；

5.对于销售给代理商的业务，根据发货通知单进行发货，并生成调拨单进行物资的仓库调拨；

6.根据生产领料单进行出库发货，并审核生产领料单；

7.根据委外加工出库单进行出库发货，并审核委外加工出库单；

8.

9.每月3日前正确制作上月物料盘点表及盘盈，盘亏的盘点报告单；

10.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

物资部主管

1.根据实际需要及时正确增加外购物料代码及其相关资料；

2.根据销售订单或各部门经相应权限批准的采购申请及时正确制作采购申请单；

3.及时审核采购订单，其他入库单；

4.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

品管部主管

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.及时审核收料通知单；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

财务会计

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据审核后的报销单据及时正确制作记帐凭证；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

发票录入员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据市场部提供的经审核的发票清单及销售订单及时正确在销售管理系统中制作销售发票;

3.根据采购员提供的供应商发票及入库单及时正确在采购管理系统中制作采购发票；

4.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

人事部资料录入员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据公司人员变动情况及时更新基础资料中的部门、职员信息；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

发货员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据实际发货情况审核仓库管理员制作的销售出库单，领料单，委外加工出库单，其他出库单；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

质量监督员：

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.两个工作日内一审用途为借货，换货的其他出库单；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

市场部合同审核员：

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.审核合同录入员当日录入的销售订单；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

外协加工员：

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.根据实际需要制作采购申请单并生成采购订单；

3.审核报检的收料通知单；

4.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

外协加工审核员

1.及时正确掌握基础资料代码及其含义并正确运用；

2.审核外协加工员当日制作的采购申请单及采购订单；

3.根据系统管理员的要求正确进行K3系统各项相关操作。

K/3系统操作人员操作规范（试行）

生产计划主管：

1.根据实际需求及库存情况及时在生产管理系统、计划管理系统中制作产品预测单：

a）根据审批后的生产计划录入物料代码、数量、开工日期、备注。

2.根据产品预测单手工制作生产任务单；

a）根据实际需要录入生产类型、单据状态、计划生产数量、物料代码、单位、单据下达日期、计划开工日期、计划完工日期、成本对象、生产车间等。

3.根据本部门实际报检情况当日审核收料通知单。

物资部主管：

1.销售订单下达的第二个工作日前根据公司实际库存和销售订单的情况，在采购管理系统中制作采购申请单：

（1）关联销售管理系统中的销售订单录入销售订单号；

（2）根据实际需要情况填制物料代码、数量、到货日期、建议采购日期、用途、供应商、备注。

2.当日根据公司库存情况及各部门经批准的需求，制作采购申请单：

（1）手工录入使用部门，物料代码、数量、到货日期、建议采购日期、用途、供应商、备注。

3.根据采购计划审核采购员当日制作的采购订单。

4.审核仓管员当日制作的其他入库单，其他出库单。

品管部主管：

在收料通知单，制作修改完成后的第二个工作日内一审采购管理系统中收料通知单。

合同录入员：

1.根据经审核通过的合同要求，第二个工作日前在财务会计-应收款管理中完整正确制作合同资料中的合同：

（1）在合同名称栏录入市场部编制的合同编号；

（2）在对方单位栏录入签订合同的客户名称；

（3）在商品代码栏录入公司确定的物料代码；

（4）在数量栏录入合同签订的数量；

（5）根据合同签订的内容正确录入不含税单价、折扣率、税率；

（6）根据合同签订的回款条款正确录入应收日期、收款金额；

（7）根据实际情况录入部门、业务员。

2.根据制作的合同及其他相关资料第二个工作日前在销售管理系统中完整正确制作销售订单：

（1）根据合同签订单位录入购货单位；

（2）在合同号栏录入应收款管理系统中合同资料的合同号；

品管员：

1.根据供应商当日的送货情况，制作正确的收料通知单：

（1）在供应商栏录入送货的供应商名称；

（2）根据到货实际情况录入采购订单号、数量、备注、收料仓库、采购方式；

（3）在部门、主管、业务员栏录入报检部门，主管及报检经办人。

2.根据生产车间完工报检的产品，在物流管理-采购管理-收料通知中正确手工制作收料通知单：

（1）.在供货机构栏录入产品部；

（2）.根据报检情况录入物料代码.数量.备注；

（3）.在部门，主管，业务员栏录入报检部门，主管及报检经办人。

3.根据经检验不合格产品的情况当日修改原收料通知单：

（1）.根据实际退料情况修改数量使其等于验收合格产品数量。

4.审核仓管员当日制作的外购入库单,产品入库单。

采购员：

1.在采购申请单下达的第二个工作日前审核采购申请单；

2.关联采购申请单在物流管理-采购管理-订单处理中制作采购订单：

（1）在采购申请单号中录入关联的采购申请单号；

（2）在供应商栏中录入选定的供应商；

（3）根据采购计划录入数量.单价备注.交货日期.折扣率.税率.主管.部门.业务员.交货方式.付款方式.交货地点.质量要求.备注。

3.根据当日供应商送货的实际情况，审核相应的收料通知单。

4.根据品管部实际检验的情况，于当日反审核、审核相应的收料通知单。

发货员

根据当天发货情况审核销售出库单，领料单，委外加工出库单，其他出库单。

人事资料录入员

1.根据公司部门的调整及时调整系统设置-基础资料中部门的内容：

（1）.点击核算项目类别管理进行新增.修改.删除刷新操作。

2.根据部门人员的变动情况及时调整系统设置-基础资料中职员的内容：

（1）点击核算项目中的职员；

（2）点击核算项目管理进行新增.修改.删除；

（3）点击离职职员姓名，点击编辑栏禁用核算项目取消离职职员的相关信息。

质量监督员

1.根据退货/换货申请单，两个工作日内对仓存管理系统的领料/发货栏的其他出库用途为借货换货的其他出库单进行审核。

仓库管理员

1.根据实际外购商品入库情况，关联收料通知单在物流管理-仓存管理-验收入库中制作外购入库单：

（1）根据实际批次及品管部手工填制的注明K3系统收料通知单号的进货检验报告关联录入收料通知单号；

（2）根据实际情况录入数量，入库类型，验收，保管。

2.根据生产车间相关人员手工填制的注明K3系统生产任务单号及经品管部检验人员签字认可的进货检验报告，在物流管理-仓存管理-验收入库中制作产品入库单:

（1）根据生产车间相关人员手工填制的注明K3系统生产任务单单号录入生产任务单号；

（2）根据实际情况录入实收数量，保管，验收。

3.实际需要进行调帐处理或发生换货返修入库时，根据经相关权限批准，经办人申请的情况说明在物流管理-仓存管理-验收入库中填制其他入库单：

（1）.根据实际入库情况录入供应商，物料代码，实收数量，保管，验收；

（2）在备注中录入调整说明。

4.根据发货实际情况，在物流管理-仓存管理-领料发货中制作销售出库单：

（1）.根据实际情况，在销售订单号栏录入销售管理系统相应的销售订单号；

（2）.根据实际发货情况录入数量，发货仓库。

5.根据经审批生产调试部门手工制作的备料单,在物流管理-仓存管理-领料发货中制作领料单：

（1）.根据实际领料情况录入领料部门，发料仓库，物料代码，实发数量，领料，发料。

6.根据经审批外协部门制作的物料领取单，在物流管理-仓存管理-领料发货中制作委外加工出库单：

（1）.根据生产任务单的要求录入加工项目；

（2）.根据委托加工单位录入加工单位；

（3）.根据公司生产的要求录入加工要求；

（4）根据实际发料情况录入发料仓库，物料代码，单位成本，领料，发料。

7.根据借货或其他部门领用情况，在物流管理-仓存管理-领料发货中制作其他出库单：

（1）.根据借货的客户录入客户；

（2）根据发货情况录入领料部门，发货仓库，用途，领料，发货，产品代码，数量，备注。

8.根据经批准双方仓库管理员签字认可的调拨单，在物流管理-仓存管理-仓库调拨中制作调拨单：

（1）.根据实际调出情况录入调出仓库、调入仓库、物料代码、数量、验收、保管；

（2）根据实际调入情况当日审核相应的调拨单。

9.根据实地盘点情况，物流管理-仓存管理-盘点作业中制作物料盘点报告单：

（1）根据实地盘点情况，点击录入盘点数据，选择仓库名称，录入物料代码，常用单位盘点数量，物料盘点表；

（2）通过出单按钮或〖文件〗→〖输出盘点数据〗，自动生成物料的盘盈盘亏单。

财务会计：

根据原始单据制作记帐凭证：

1.应收帐款科目在财务会计-应收款管理中相关凭证的制作：

（1）在财务会计-应收款管理中根据实际发生制作收款单：

a.根据回款客户录入核算项目名称；

b.选择相应的合同号或市场部手工编制的合同编号录入合同号；

c.根据实际情况录入结算号，收款银行，结算方式；

d.双击核销框中的点号按钮，选择相应的记录，确定所需结算金额；

e.根据款项来源录入部门，业务员；

f.审核，核销收款单。

（2）在凭证处理中选择事物类型收款，按单或汇总生成记帐凭证。

（3）在应收款管理系统的结算凭证处理的事物类型中确定销售普通发票或销售增值税发票，按单或汇总生成记帐凭证。

2.应付帐款科目在财务会计-应付款管理中相关凭证的制作：

（1）在应付款管理系统中根据实际发生制作付款单：

a.根据应付款供应商录入核算项目名称；

c.根据实际情况录入结算号、收款银行、结算方式；

d.双击核销框中的点号按钮，选择相应的记录，确定所需结算金额；

e.根据申请付款部门及经办人录入部门、业务员；

f.审核，核销付款单。

（2）在凭证处理按单生成记帐凭证。

3.在物流管理-存货核算-凭证管理中，点击生成凭证，确定事物类型外购入库，按单或汇总生成记帐凭证。

4.其它科目记帐凭证在财务会计-总帐-凭证处理中制作

（1）在凭证录入中正确使用企业会计制度会计科目根据原始凭证正确录入摘要，科目，借方，贷方；

（2）根据实际情况录入各项核算项目；

（3）涉及现金流量的记帐凭证，点击流量，正确录入相应流量信息；

（4）月末转帐凭证在结帐的结转损益中制作生成。

发票录入员：

1.根据市场部提出的发票申请在财务会计-应收款管理-发票处理中制作发票：

（1）根据实际情况选择进入普通发票或增值税发票；

（2）根据实际情况录入发票号码；

（3）关联应收款管理系统合同资料中的合同号录入普通发票或增值税发票的合同号：

a.录入合同号；

b.根据实际情况录入开票，应收日期，收款金额；

（4）暂时无法关联合同号的发票：

a.根据实际情况手工录入客户类别，客户，商品代码，数量，含税单价，税率，开票；

b.根据市场部手工合同编号录入合同号。

c.根据申请开票的部门和经办的业务员录入部门，业务员；

d.根据实际情况录入开票，应收日期，收款金额；

2.根据对方单位开具的采购发票，在采购管理系统中制作采购发票；

（1）根据对方单位开具的采购发票上的单位名称录入供货单位；

（2）点击采购入库单号按F7选定相应的采购入库单返回；

（3）在发票号码栏录入对方单位发票号；

（4）.根据取得对方发票的经办部门及经办人的实际情况录入部门，业务员；

（5）.根据实际情况录入开票人。

外协加工员：

（1）在物流管理-采购管理-采购申请-采购申请单-手工录入中根据实际情况录入使用部门，

（2）物料代码，（3）数量，（4）到货日期，（5）建议采购日期，（6）用途，（7）供应商，（8）申请人；

（9）在物流管理-采购管理-采购申请-采购申请单-生成采购订单中点击表头下推-生成采购订单：

A．根据实际情况录入供应商，B．单价，C．交货方式，D．付款方式，E．交货地点，F．质量要求，G．备注；

I．根据外协加工的执行部门情况录入主管，J．部门，K．根据外协加工的执行人员录入业务员。

外协加工审核员：

（1）根据公司对外协加工的要求及公司的实际情况在，物流管理-采购管理-采购申请-采购申请单-查询中审核外协加工员制作的采购申请单；

（2）在物流管理-采购管理-订单处理-采购订单-查询中审核外协加工员制作的采购订单

市场部合同审核员：

根据合同要求及公司的实际情况在物流管理-销售管理的订单处理-销售订单-查询中审核当日的销售订单。