光伏发电项目档案文件管理制度.docx
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光伏发电项目档案文件管理制度
目文档管理制度
为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。
一、工程档案资料生成的管理
1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；
二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理
1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。
2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。
三、项目文档的质量要求
项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：
1.项目文档实行闭环管理
文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。
文件内容的闭环：
是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。
杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。
施工单位发现此类文件有权退回责任单位。
要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。
2.归档文件应为原件（正本）
热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。
如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。
3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。
原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：
原材料质量证明文件等。
4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：
要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。
文件不能涂改，不允许用涂改液修改或橡皮擦改。
要求编写页码，不能有断码，有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。
5.归档文件要求是最终的有效版本。
如：
重大施工方案可以先报一份方案内容，待评审后专业人员出评审记录、参评人员签到表（原件）返回施工单位，按评审意见修改后正式报审。
执行监督反馈程序，对报审的资质一定要在有效期内，工器具校验、检验记录要在检验有效期限内使用。
6．表格纸张要求70g以上纸，规格为A4（210㎜×297㎜），文件幅面为A4规格，文件装订边距一般要求：
横排版心与打印纸的边距为25㎜（上、左）、20㎜（下、右），竖排版心与打印纸的边距为25㎜（上）、20㎜（下）、25㎜（左）、20㎜（右），页脚1cm，案卷内工程文件材料必须采用统一标准格式，标题为宋体，小二，加粗；正文为宋体，小四，1.5倍行距。
填写必须规范，字迹清楚，签名必须手写、齐全，并标明日期，日期填写标准。
7．项目文档制成材料应利于永久保存。
形成文件的设备要符合标准：
打印必须是激光印字机。
复印机、扫描仪符合质量要求。
签字要用碳素墨水，杜绝铅笔、圆珠笔字迹。
禁止用复写制成文件。
8．确保项目文档的准确性，做到图纸与实物相符，记录与数据一致，要求在填写验评记录、施工记录过程中，应该填写数据的地方必须如实填写数据，不得以“符合规范标准”、“符合厂家要求”之类的文字替代；要求填写试验报告的要填写报告的真实编号，并保证能查得到。
9．日期：
日期应填写按四位年，两位月、两位日填写，如2008年05月16日，没有年月日标识的要求用8位数字表示，如2009.10.05。
项目文档生成日期要注意与上报程序及工序相符统一，如：
施工方案要先于开工报告日期，技术交底日期先于施工记录日期等。
四、项目文档管理要做到“三同步”和“三统一”
1．工程一开始就与编制竣工文件同步进行；各参建单位进场后就要求编制竣工档案工作计划，即向监理部填报单位工程数量，预计组卷数量，认真学习监理部下发的项目竣工档案管理细则，明确组卷的原则、方法。
2．工程进行中要与竣工文件的积累、整编、审定同步进行；按监理部管理程序规定，施工单位应在工程正式开工一个月前，分别完成施工组织总设计、专业施工组织设计、重大项目的施工技术措施、方案的编制工作；单位工程开工报告、施工作业指导书、施工质量验收项目划分表（首版可不写版本，升版后第一版为A版，二版为B版，依次类推）由施工单位在单位工程开工前七天编完报审；供货商资质要在主要材料进场前报审；原材、主材必须在进场后一天内申报，施工前做好图纸会审；每个单位工程的6-8张工程照片要做好原始积累；施工记录、质量验评记录做到与工程进度同步，与进度付款报表挂钩；建立监督机制，使竣工文件的积累、整编、审定在可控之中。
3．工程竣工时与提交竣工资料同步进行；机组试运行完成之后30日内提交全部合格的竣工档案。
4．统一标准，按合同、标准、规定等的要求，建立和健全各项规章制度，使各项运作规范化。
5．统一管理，设置资料管理部门，归口管理项目文档，配备专职项目文档管理人员，建立项目文档管理体系。
6．具备条件统一软件，实现信息共享，提高工作效率。
五、对申报项目文档的具体要求
1．报批供货商资质；应包括：
（1）营业执照；
（2）生产许可证；（3）产品（典型产品）的检验报告；（4）企业质量管理体系认证或产品质量认证证书；（5）新产品应有试验报告、鉴定证书等；（6）特殊设备应有安全许可证。
注：
以上文件要求在复印件上加盖原单位公章。
2．原材、主材、半成品、加工配制件的报审：
应包括：
（1）监理单位现场见证取样单；
（2）试验委托单；（3）材料出厂质量证明（加盖供货商公章）、出厂试验报告。
（4）材料复验试验报告；（5）供货商资质报审的复印件。
3．设备缺陷通知单、设备缺陷处理报验单，要求附有照片作佐证资料。
4．单位工程开工报告要求附开工条件清单或佐证资料。
5．项目划分表编制要求按国家验评计划进行，其中有的项目不是编制单位施工范围，该项目在项目划分表中不体现，原项目编号空缺且不得被占用。
新增的单位工程填加在相应专业的项目划分表之后，编号原则上顺延，具体由监理单位确定。
6．商品混凝土质量文件：
水泥、砂、石、外加剂、粉煤灰等原材料出厂质量证明文件，复试报告、材料进场报审单，跟踪台账。
混凝土粗、细骨料碱活性检测报告、水泥碱活性和氯离子含量检测报告、混凝土用水鉴定报告。
混凝土搅拌机计量校验记录。
混凝土配合比试验报告、施工配合比通知单。
混凝土开盘鉴定记录。
搅拌记录、生产质量控制记录、生产强度统计评定记录。
商品混凝土发货单、出厂合格证。
7．沉降观测记录要附有沉降曲线；卷册内要附所使用仪器计量检测合格证书复印件；沉降观测资料在竣工移交时应有“技术报告”。
8．特殊作业人员资质报审：
（1）附件的要求：
资格证书及上岗证书复印件（共几页）
（2）监理单位审查意见：
查阅数量、证件资质有效，经考试合格（如需要现场考核的填写），允许参加****工程施工。
（3）特殊说明：
特种（特殊作业对产品安全、质量产生直接后果的有证操作人员）作业是指容易发生人员伤亡事故，对操作者本人、他人及周围设施的安全可能造成重大危害的作业。
直接从事特种作业人员称为特种作业人员，本工程含：
质检员、测量员、电气操作（试验）、热控试验、土建（金属）检试验、焊接操作人员、热处理作业人员、起重工、起重机械（含电梯）司机、架子工、安全员等，统一按单位报审。
10．用水用电、封路、占道申请;要求事先策划，提前申请。
11．安全作业票，要求当日一票，不能提前，更不能补票。
12．施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、重大施工方案报审需要有单位的内部审批页。
六、项目文档的接收、保管规定
1．各接收项目文档方要在发文方的登记簿上签字，确认收到。
并在自己的收文簿上认真登记所收到文件的内容、编号、接收时间及处理流程。
2．接收文件的单位，必须抓紧时间处理，以保证项目文档的时效性。
如因文件运行延误造成损失，将追究造成延误的相关责任单位或个人的责任。
3．项目文档的保管；各参建方要指定专人负责项目文档的保管，建立借阅制度，不要让项目文档滞留在个人手中；项目文档要按科学的分类有序存放，要做到既方便施工过程中的查阅、求证的需要，又要满足项目竣工后文件的组卷、归档、移交。
4．施工过程形成的电子版、工程照片，应在指定的微机中，建立与纸介质文件分类方法相对应的子目录，系统、分类存放。
要建立定期备份磁盘脱机保存制度。
5．安全保管，要防水、防火、防霉、防虫等。
七、设计变更的管理
1．严格执行图纸会审技术交底程序
工程设计图纸是建设单位组织工程施工的重要文件，也是工程建设数量最多的文件。
为使施工人员充分了解工程特点，熟悉设计内容，领会设计意图，明确设计要求的质量标准，正确地按图施工，将设计差错消除在施工前，确保工程质量，避免返工浪费，对施工图要进行图纸会审并进行设计交底。
2．升版、作废图纸的管理
对设计院、生产厂家的升版图纸一方面要及时下发，另一方面对作废的图纸及时回收上交，标识作废。
3．对图纸的变更管理
设计变更文件是和施工图同样重要的施工文件，因此对设计变更的提出、审批、执行、检查、验收、签证、和关闭必须进行严格管理，要求对变更的图纸做变更标识，变更单执行反馈制度。
4．施工单位在完成设计变更通知单的施工内容后，应填写“设计变更执行反馈单”报监理查验，承包单位应将设计变更通知单涉及的施工部位、施工内容、完成起止时间和引起的工程量的变化等在“设计变更执行反馈单”中进行说明，并编制“设计变更执行反馈汇总表”（记录1）
项目文档编码管理要求
1．项目文件简码适用范围
本编码规则适用于玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目技术文件、记录的编码管理，各参建方均需严格执行。
2．项目文件简码结构形式
项目文件在公司编码规则基础上实施简码结构，项目文件简码结构按项目文件管理类型分为两大类，即：
工程技术文件，工程质量报验文件，两类文件简码形式。
3．工程技术文件
工程技术文件编码采用四段或三段编码结构形式，第一个字段采集拼音简码，第二个字段采集文件类型代码，第三个字段采集专业、专业+（系统）单位工程、原材代码或省略，根据文件类型的不同选取不同基础码，第四个字段为流水号（即小流水），结构形式为如图：
3.1第一个字段拼音简码
代码由监理部最终讨论确定，根据施工单位的到位情况由监理部及时更新。
例：
单位名称
缩写字母
玛丽玛丽新能源有限公司（）
玛丽象山新能源有限公司（象山能源）
玛丽三门汇普新能源有限公司（三门汇普）
管理分公司监理项目部（工程监理）
能江火电建设有限公司（能江火电）
…………
（以此类推）
3.2第二个字段文件类型代码
依据本工程现行相关管理表式文件类型码确定。
3.3第三个字段基础码的选取原则：
3.3.1专业码：
按专业分类形成的技术文件，这类文件包括：
工程联系单；会议纪要；主要测量器具/试验室设备报审表；设计变更通知；设计变更申请单；安全施工作业票；图纸会审记录及反馈；不符合项通知；回复单等。
例：
简码：
GCJL-7812-TJ-001
译：
工程公司玛丽监理部（GCJL）土建专业（TJ）第一份（001）联系单（7812）
专业代码参见下表：
专业
代码
专业
代码
土建
TJ
电气
DQ
线路
XL
热控
RK
计量
JL
机务
JW
加工配制
JP
安全
AQ
质量
ZL
调试
TS
环保
HB
物资
WZ
进度
JD
文档
WD
经营
JY
通用
TY
3.3.2专业+（系统）单位工程码
（系统）单位工程代码依据参照DL/T5210《施工质量验收与评价规程》。
按单位工程形成的技术文件，同时在文件管理中采用专业结合单位工程整理的技术文件，土建专业包含系统代码，这类文件包括：
单位工程开工报告、开工质量考核表、方案报审表、安全技术交底、工序交接记录、施工记录等
例：
简码：
ZJHD-7901-01DQ-001
译：
能江火电（ZJHD）-文件编码（7901）-子站+专业（01DQ）-流水号（001）
3.3.3材料类型码：
按工程材料的类型形成的技术文件，同时文件管理中采用材料类型整理的工程技术文件，这类文件包括：
主要材料报审表、见证取样单、委托单等。
例：
简码：
ZJHD-7912-01101-001
译：
能江火电（ZJHD）-文件编码（7912）-子站+材料代码（01+101）-流水号（001）
材料编码见下表:
代码
安装材料名称
代码
土建材料名称
101
光伏电池组件
201
砂子
102
支架
202
石子
103
箱式变压器
203
水泥
104
逆变器
204
掺合料（含粉煤灰、粒化高炉渣粉）
105
开关柜
205
水泥制品（含砼预制桩）
106
电缆（含电缆终端）
206
外加剂（含防冻剂、膨胀剂等）
107
直流配电柜
207
商品砼
108
汇流箱
208
砖、砌块
109
计算机监控系统
209
钢丝钢筋
110
远方电能量监测、计量设备
210
钢管桩
111
箱式变压器
211
其它钢材
112
升压站辅助设备
212
建筑装饰装修材料
113
无功补偿设备
213
建筑门窗及配件
114
升压站通信设备
214
消防、报警、防雷接地
115
微机保护测控装置
215
周转性材料
116
变电站UPS系统
216
其他材料
117
火灾报警系统
217
118
安防系统
218
119
架空裸导线
219
120
铁塔
301
121
绝缘子
122
金具
123
其它设备和材料
3.3.4第三个字段不显示（省略）：
按参建单位形成的技术文件，同时文件管理以参建单位为单元整理的工程技术文件，这类文件包括：
施工组织设计报审表；单位资质报审表（试验检测单位/主要材料、构配件及设备供货商）；分包商资质报审表；人员资质报审表（主要管理人员/特殊工种/特殊作业人员）；主要施工机械/工器具/安全用具报审表；专题会议纪要；策划、细则、制度报审；强条实施计划报审；绿色施工、节能减排、冬季施工方案报审表；监理规划；停工报告申请表、停工令；施工用水临时断水申请表；临时断路（封路）申请表；传真等。
例1：
简码：
ZJHD-3046-01-001
译：
能江火电（ZJHD）-施工组织设计（3046）报审-子站（01）-流水号（001）
3.4第四个字段流水号：
流水号采用小流水，即同一个单位、同一个文件类型、同一个专业属性下的顺序号。
4．工程质量报验文件
项目工程质量报验文件的编码采用工程编码，执行DL/T5210《施工质量验收与评价规程》、QSPI9708-2016《光伏电站安装施工质量验收规定》现行标准，采集各专业质量验收范围划分。
编码结构：
机组-专业-工程编码
子站代码：
子站代码
项目名称
备注
01
玛丽中盟实业有限公司2.46MWp屋顶分布式光伏发电项目（01）
01
玛丽合力模具科技股份有限公司4.33MWp屋顶分布式光伏发电项目（01）
03
玛丽壹美家具有限公司2.42MWp屋顶分布式光伏发电项目（03）
01
能江欧博建材科技有限公司3.52MWp屋顶分布式光伏发电项目（01）
文件类型码清单：
序号
文件类别码
表格名称
1
7901
工程开工报审表
2
3005
工程复工申请表
3
3046
施工组织设计报审表（项目管理实施规划）
4
3075
方案报审表（分重大和一般，重大的报项目公司）
5
3015
承包单位资格报审表
6
3116
单位资质报审表（试验检测单位/主要材料、构配件及设备供货商）
7
3014
人员资质报审表（主要管理人员/特殊工种/特种作业人员）
8
3048
工程控制网测量/线路复测报审表
9
3017
主要施工机械/工器具/安全用具报审表
10
3158
主要测量计量器具/试验设备检验报审表
11
3114
质量验收及评定项目划分报审表
12
7912
工程材料/构配件/设备进场报审表
13
3079
主要设备开箱申请表
14
7914
验收申请表
15
7915
中间交付验收交接表
16
3006
施工进度计划报审表
17
3007
施工（调试）进度计划报审表
18
7918
监理工程师通知回复单
19
7919
工程款支付申请表
20
7921
设备/材料/构配件缺陷通知单
21
7922
设备/材料缺陷处理报验表
22
7924
试品/试件试验报告报验表
23
7812
监理工作联系单
24
7802
监理工程师通知单
25
7803
工程暂停令
26
3003
工程暂停申请单
27
7805
旁站监理纪录表
28
7701
图纸交付计划报审表
29
7702
设计文件报检表
30
7703
设计变更通知单报检表
31
3143
工程联系单
32
3008
设计变更申请单
33
3009
设计变更执行反馈单
34
3039
安全措施费计划报审表
35
3197
安全措施费报审表
36
7814
图纸会检纪要
37
1192
会议纪要
38
2112
单位工程验收申请表
39
3074
施工组织设计评审记录
40
1173
会议签到表
41
3013
重大方案和措施评审记录
42
3001
单位工程开工申请报告
43
开工质量考核表
44
3004
工期变更申请表
45
7610
工程进度奖励单
46
7611
工程进度罚款单
47
3097
不合格工程材料处置记录
48
1020
不符合项报告
49
1018
不符合项报告回复单
50
3032
HSE整改通知单
51
3033
HSE整改回复单
52
3018
施工用电线路安全检查表
53
3019
专用盘、配电箱安全检查表
54
3020
危险化学品安全检查表
55
3021
放射源使用管理安全检查表
56
3022
固体废物、有毒有害废弃物排放检查表
57
3023
化学危险品、油类泄露挥发检查表
58
3029
大型脚手架验收单
59
3031
安全防护设施检查表
60
3032
HSE整改通知单
61
3033
HSE整改回复单
62
3034
一级动火工作票
63
3036
重点防火部位审批表
64
3037
安全管理交底记录
65
3038
危险性较大作业安全施工作业票
66
3076
设备到货预报表
67
3077
设备接运记录
68
3078
材料接收记录
69
3080
设备开箱检验记录
70
3081
设备接收明细表
71
3082
设备异常处理单
72
3083
设备开箱资料移交清单
73
3084
设备入库单
74
3128
设备物资台帐
75
3085
备品备件台账
76
3086
专用工具台帐
77
3087
设备领用申请单
78
3088
设备出库单
79
3089
备品、备件及专用工具借用、归还记录
80
3090
备品备件领用单
81
3091
专用工具借用单
82
3092
紧急放行审批表
83
3093
紧急放行物资领用明细表
84
3094
备品、备件移交清单
85
3095
专用工具移交清单
86
3146
设备交货进度（控制）计划
87
3154
设备需求计划
88
3130
监造设备清单
3144
设备监造实施计划
3145
设备监造项目实施表
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