评估材料归档规范标准.docx
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评估材料归档规范标准
山西工商学院本科教学工作合格评估材料归档规范
为做好我校本科教学工作合格评估材料归档工作，规范各级各类材料整理归档的格式，现就有关事宜作如下统一要求。
一、材料的构成
我校本科教学工作合格评估支撑材料主要由学校支撑材料、部门支撑材料和院（部）支撑材料三部分构成。
（一）学校材料
学校材料包括三部分：
一是学校自评报告与校长报告（含PPT）；二是送教育部专家审读材料；三是供教育部评估专家来校检阅时的各类支撑材料。
（二）部门材料
部门材料主要包括两部分：
一是40个观测点归口负责的材料；二是按部门职责日常运行与积累的各种原始材料。
（三）院（部）材料
院（部）材料主要包括两部分：
一是自评材料（按教学管理规范归类，下同），包括自评报告（不超过2万字）、材料目录、汇报材料（含PPT）等；二是支撑材料，主要是院（部）学科与专业建设规划、教学管理档案材料、教学管理制度、教师个人教学档案材料、学生试卷、毕业论文（设计）、实习报告、实验报告等。
二、材料的种类
（一）文字材料:
文件、规划、方案、纪要、规章制度、工作计划和总结、记录及教学基本文件和教学档案等。
（二）统计材料:
统计表格、报表和名册。
（三）声像材料:
照片、宣传片、声像光盘等。
（四）证书材料:
荣誉证书、获奖证书、成果鉴定证书、锦旗、奖杯等。
（五）实物材料:
获奖作品、科技作品、著作、教材、期刊杂志等。
（六）其他材料:
能反映教学管理服务水平和人才培养质量的其他类型材料。
三、材料的时限
根据教育部要求，本科教学工作合格评估材料的收集、整理与编撰，其时限一般为近三年。
关于教学科研实验仪器设备、教学经费使用及其相关状态数据的统计，以自然年计算，即自2015年起至2017年止（统计起止时间为当年的元月1日至12月31日）。
关于专业建设、课程建设、学风建设、教学管理等软件项目建设和师资队伍结构、各类学生人数、教学改革实践活动等以学年度计算，即2015～2016、2016～2017、2017～2018三个学年度（统计起止时间为当年的9月1日起至次年的8月31日止）。
关于专业办学工作总结以及专业人才培养质量分析报告，则以一个培养周期（四年）为单位。
四、材料的整理
（一）原始材料整理
1.原始文字材料整理
文件、规划、方案、纪要、规章制度、工作计划、工作总结等资料，要按自然年度进行分类，而属于教学活动中形成的原始材料（如学生考卷、成绩、毕业论文（设计）等）则应按照教学年度进行分类。
所有材料要求分类准确，编目清楚，整齐美观，调用方便、快捷。
2.声像、证书、实物材料整理
声像材料装袋（盒）后分类保存，并标明内容与数量。
各类证书由收集部门准备好证书复印件。
获奖作品、科技作品等实物材料须拍制照片,著作、教材须复印封面、封底和版权页,论文须复印封面、目录、封底和正文。
所有声像、证书、实物材料要列出清单。
（二）新建材料的整理
1.文档格式
原则上使用word2007版软件。
标题用小2号方正小标宋简体字，可分一行或多行居中排版（如有副标题，用3号楷体GB2312字体）；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
正文用小4号楷体GB2312字体，标题下空一行，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格，间距为25磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。
页边距上下2.5cm，左2.5cm，右2.2cm。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”,第五层为“①”。
所有标题独立成行，不加标点。
落款：
凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期（使用中文年月日）。
材料用纸：
采用国际标准A4纸型（所有复印件也统一使用A4纸型），左侧装订，页码位于页面底端，居中。
2.数据表格
原则上使用EXCEL2007版软件，可根据职能部门的相关报表规范处理。
表格名称用四号加黑方正小标宋简体字，表格中的文字采用5号楷体GB2312字体，数字及字母等采用5号TimesNewRoman格式（小数点后面统一保留两位有效数字），对齐方式为垂直、水平居中。
表中无内容的一律空白，表内数字或文字有连续重复，不能用“同上”、“同左”等字样。
行高20磅左右，可根据实际内容有所调整。
除单页外，必须添加页码，页码为阿拉伯数字，居页面底端，居中。
表格类统计材料要有单位盖章、填表人、审核人和负责人的签字以及填表日期。
3.度量单位及文本数字
材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用“平方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”，座位用“个”等。
文本中出现的两位及其以上数字统一用阿拉伯数字表示，年份日期不能简化（如2016年2月，不能写为二0一六年二月或16年2月）。
4.装订位置
文件装订均为左订两枚订书针，在距纵向打印纸张上、下边缘8cm处各订一钉，书钉距纸张左边缘3mm～8mm。
（三）综述材料
每个观测点的综述材料属于命题式写作，要求结合各观测点的内涵开门见山，直述主题，对某项工作进行综述，避免过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、自评结论三个部分。
1.前言。
要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么；
2.主体。
主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主题，层次之间用一个小标题分开；文字量较少的综述，主体部分可以不分层次，而用段落区分。
特点是语言精炼，概述性较强。
3.自评结论。
应采用总结式，对该观测点的工作给予简明的总结，即：
对该观测点给出定性和定量的评价。
具体格式要求按照《山西工商学院本科教学工作合格评估自评表（样表）》（附件1）进行。
（四）其他材料
1.附件：
文件资料如有附件，在正文下空一行，左空2个字符，用小4号宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：
1.×X××X”），附件名称后不加标点符号。
2.照片材料：
照片材料分类装袋或装册，并简要注明：
时间、地点、人物、内容、摄影者等信息。
3.实物材料：
实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片，列出清单。
实物暂由有关部门陈列保管。
4.证书、奖状、聘书等：
校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫描、照相后制作成电子文档存档，并注明形成时间、内容（名称）、作者及颁发单位。
另用A4纸打印，以便与相关材料配套。
5.录音、录像材料：
录音、录像材料要注明内容、录音（像）时间、录音（像）人、带长（分钟），要求制作为数据光盘（DVD、VCD、CD等）。
五、材料的立卷归档
（一）评估档案类目设置与格式
1.目录设置
评估材料目录共分四级：
一级目录：
本科教学工作合格评估指标体系中的一级指标。
二级目录：
本科教学工作合格评估指标体系中的二级指标。
三级目录：
本科教学工作合格评估指标体系中的主要观测点。
四级目录：
为说明“主要观测点”的支撑材料类目。
2.目录格式
一级目录：
编号为“1”、“2”、“3”、…等。
二级目录：
编号为“1.1”、“1.2”、…，“2.1”、“2.2”、…等。
三级目录:
编号为“1.1.1”、“1.1.2”、…,“1.2.1”、“1.2.2”、…“2.1.1”、“2.1.2”、…等。
四级目录：
编号为“1.1.1-0”、“1.1.1-1”…,“1.1.2-0”、“1.1.2-1”…
具体根据每个观测点的基本要求及材料进行编目。
（二）评估材料的归档
1.组卷整理
（1）组卷：
所有评估支撑材料按评估指标体系的主要观测点的顺序编号建档，装入文件盒（袋）。
不要将两个及两个以上观测点的材料放入同一案卷。
文件盒侧面应有标签，标签要统一，标明内装材料所属的主要观测点，例如“4.2.1教学内容与课程资源建设”，当同一个主要观测点的材料较多，需要分盒陈列，在同一个观测点内进行编号，例如“4.2.1教学内容与课程资源建设
（1）、
（2）、（3）”等。
（2）排序：
支撑材料的排序按支撑程度，从大到小排列。
需要后续补充完善的，暂不装订成册，用文件夹夹好，以防丢失。
（3）目录：
每个文件盒内必须有材料目录，列出本盒内所包含的材料名称。
材料目录必须打印2份，一份单页放在文件盒内，一份装订成册做材料总目录。
材料目录格式见《支撑材料目录（样表）》（附件2）。
2.评估档案装具
评建工作办公室及评估专家需要查阅的其他部门和系（部）的档案盒原则上由学校统一购置，评估材料编目整理，各档案盒颜色保持统一，避免杂乱；文件柜、文件袋大小要统一，整齐美观。
六、材料的移交与保管
（一）材料的移交
1.需要上交评建办的材料，由各单位（部门）按支撑材料目录整理上交。
报送的材料需附“评估材料清单”（一式两份），并将新建材料的电子稿与纸质材料同时提交（自留电子文档）。
材料清单见《山西工商学院本科教学工作合格评估材料上交清单（样表）》（附件3）。
2.报送材料要层层把关。
实行责任领导负责制，各种材料及报表必须由责任领导签字。
各部门报评建办的材料分别由部门负责人、评建办负责人审定。
所有上报材料审定人、报送人、接收人均应在“材料清单”的相应位置上签字，并加盖上报部门公章。
3.材料报送应指派专人送交校评建办或相关部门，并当面审核办理交接手续。
（二）材料的保管
1.各学院、各部门须配置本科教学工作评估档案材料文件柜，用于存放和陈列各类原始性、基础性评估材料。
要明确评建期间信息采集、分析、材料整理、归档、管理的工作流程和责任人，对评建材料妥善保管，以防缺失。
2.评建材料编目整理，装盒（袋）按序摆放在资料柜内，集中存放，并指定专人管理。
材料保管员要熟悉评建材料的内容与材料的陈列位置，对专家组需要调阅的材料，在需要的时候能够快速查找到相应的材料。
2.校内资料借阅必须办理借阅手续，并限期归还，归还时由管理员当面清点，并在借阅登记薄上进行注销，放回原来位置，严防丢失；未经评建办同意，任何人不得私自对外借阅。
3.评估工作结束后，所有资料要求完整保存，作为审核评估阶段整改的依据。
任何人不得随意丢弃、销毁。
评建办公室
2016年12月8日
附件1
山西工商学院本科教学工作合格评估自评表（样表）
一级指标
二级指标
主要观测点
自评结论
1．办学思路与领导作用
1.1办学定位
1.1.1学校的定位与规划
基本要求
学校办学定位明确，发展目标清晰，能主动服务区域（行业）经济社会发展；规划科学合理，符合学校发展实际需要；注重办学特色培育。
自评情况说明
支撑材料目录
1.1.1-0观测点综述……
1.1.1-2学校概况
1.1.1-3学校定位与规划
1.1.1-4学校近三年工作要点与总结
责任部门负责人签字：
责任领导签字：
附件2
山西工商学院本科教学工作合格评估支撑材料目录（样表）
1．办学思路与领导作用
二级指标：
1.1学校定位
观测点：
1.1.1学校定位与规划
序号
材料名称
1
1.1.1-0观测点综述
学校定位与规划综述
2
1.1.1-2学校概况
山西工商职业学院升格为山西工商学院的相关材料
3
教育部关于同意在山西工商职业学院基础上建立山西工商学院的通知
4
山西工商学院章程
5
山西工商学院简介
6
……
7
1.1.1-3学校定位
与规划
山西工商学院“十二五”规划及总结
8
关于启动“十三五”规划编制工作的通知
9
关于印发《山西工商学院“十三五”发展规划》的通知
10
……
11
1.1.1-4学校近三年工作要点与总结
2015年度工作要点
12
2015年度工作总结
13
2016年度工作要点
14
2016年度工作总结
15
……
……
附件3
山西工商学院本科教学工作合格评估材料上交清单（样表）
报送部门（盖章）：
报送部门负责人签字：
1．办学思路与领导作用
1.1学校定位
1.1.1学校定位与规划
验收结论
备注
序号
材料名称
1
1.1.1-0
观测点综述
学校定位与规划综述
2
1.1.1-2
学校概况
山西工商职业学院升格为山西工商学院的相关材料
3
教育部关于同意在山西工商职业学院基础上建立山西工商学院的通知
4
山西工商学院章程
5
山西工商学院简介
6
……
7
1.1.1-3
学校定位与规划
山西工商学院“十二五”规划及总结
8
关于启动“十三五”规划编制工作的通知
9
关于印发《山西工商学院“十三五”发展规划》的通知
10
……
11
1.1.1-4
学校近三年工作要点与总结
2015年度工作要点
12
2015年度工作总结
13
2016年度工作要点
14
2016年度工作总结
15
……
……
上交材料人：
材料组接收人：
说明1.表格填写一式两份，“验收情况”一栏由评建办填写。
2.本表可续页。
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