结账.docx

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结账

结账

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（一）结账及其意义

１、含义：

结账是指在把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，在期末按照规定的方法计算出该期账簿记录的发生额合计数和余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。

2、意义：

（１）、能够全面、系统地反映企业一定时期内发生的全部经济活动所引起的会计要素等方面的增减变动情况及其结果；

（２）、可以合理地确定企业在各会计期间的净收益，便于企业合理地进行利润计算和分配；

（３）、有利于企业定期编制会计报表，结账工作的质量，直接影响着会计报表的质量。

（二）、结账分录。

结账分录，是由于会计核算技巧的需要，在期末将有关起着积累数据作用且具有过渡性质的损益类账户的余额或差额，结转到另一个账户以便计算本期财务成果而编制的转账分录。

包括：

１、期末将损益收入（损益支出）类账户的贷方（借方）发生额反方向结转到“本年利润”账户的贷方（借方），以结平损益类账户；

２、年末将“本年利润”账户的贷方（或借方）差额反方向转入“利润分配－未分配利润”账户的贷方（或借方），以结平“本年利润”账户；

３、年末将“利润分配”账户的借方发生额反方向转入“未分配利润”账户的借方，以结平“利润分配”账户；

４、年末通过“利润分配－未分配利润”账户来确定是本年度的未分配利润（贷方余额），还是留待用以后年度利润弥补的亏损（借方余额）。

（三）账户结算的种类和方法

把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后，计算并登记各账户的本期发生额及期末余额，并将余额结转下期以及划出结账标志的全过程，简称结账。

结账按其结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。

1、月结。

月结时应考虑各账户的特点分别采用不同的方法，具体如下：

（1）对不需要按月结计本期发生额而只求余额的明细账每次记账以后，都要随时结出余额。

如结算类、资本类、财产物资类账户明细账，

要在最后一笔经济业务记录行的下一行并紧靠上线通栏划单红线（称为“结账线”，），不需要再结计一次余额。

划线的目的，是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。

（2）对需要按月结计发生额和期末余额的账户月末结账时，要加计本月的发生额并计算出余额。

如现金、银行存款日记账、采用“记账凭证核算形式”所登记的总账、成本费用类明细账、采用“账结法”下的损益类明细账等；

要在最后一笔经济业务记录行的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，并在其行内结出本月发生额和余额；

在日期栏内填写本月最后一天的号数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，再在“月结行”的下一行并紧靠上线划通栏单红线。

（3）对需要结计本年累计发生额的账户既要进行本月发生额的月结，又要进行年度累计发生额的月结。

如“本年利润”、“利润分配”总账及所属明细账、采用“表结法”下的损益类账户；

每月结账时，先在该月最后一笔经济业务记录的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，进行月结；然后再在“月结行”行的下一行（本年累计行），结出自年初始至本月末止的累计发生额和月末余额，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在本年累计行的下一行紧靠上线通栏划单红线。

（4）总账（除“本年利润”、“利润分配”账户和采用“记账凭证核算形式”所登记的总账）平时只需结出月末余额，即只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。

2、季结。

季度结账一般是总账才需要，由于总账在年终结账时要将所有总账结出全年发生额和年末余额，以便于总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌并核对账目，而总账在各月只结余额而不结发生额，为减少年终结账的工作量而把工作做在平时，对于总账就要进行季结。

即在每季度结束时，应在季末月份月结后，分别结算出本季度借方、贷方本期发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季度累计”字样，并在该行下面再划一条通栏单红线。

3、年结

（1）如果年末没有余额：

如果总账年末没有余额，将总账在第四季度季结“本季度累计”行下一行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样，加计1~4季度的“本季度累计”，填在该行的“借方”、“贷方”栏内，并在“借或贷”栏写“平”字和“余额栏”划“-O-”符号，然后在“本年合计”行下通栏划双红线（称为“封账线”，下同），封账即可。

如果明细账年末没有余额，对只需结计余额的，只需在12月最后一笔经济业务记录之下通栏划双红线，封账即可；对于需要按月结计发生额和结计本年累计发生额的某些明细账，则需在12月末的“本月合计”或“本年累计”行下通栏划双红线，封账即可。

（2）如果年末有余额：

对于总账，应分借、贷方加计1~4季度的“本季度累计”，并将其发生额和年末余额（12月月末的余额）填在第四季度季结“本季度累计”行下一行的相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；

对于明细账，如果是只需结计期末余额和结计本年累计发生额的12月份的月结就是年结；而需要按月结计发生额的，还需要在12月月结的基础上分借、贷方加计全年的发生额，并将其发生额和年末余额（12月月末的余额）填在12月月结行的下一行相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；

（３）、结转下年

要将其年末余额结转下年，即将余额记入新账第一页第一行的“余额”栏内，并在新账第一行的“摘要”栏内注明“上年结转”字样；同时，需在“本年合计”行下一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，并将余额记入同一行的“余额”栏内，然后在“结转下年”行下划两条通栏红线，封账即可。

结转下年既不需要编制记账凭证，也不必以相反的方向记入下一行（“结转下年”行）的发生额栏内，使本年有余额的账户的余额为零。

因为，既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映，否则，容易混淆有余额的账户和没有余额的账户的区别。

第四节账簿登记和使用的规则

一、账簿启用的规则

（一）、账簿启用的一般规则

会计账簿是储存数据资料的重要会计档案；在账簿启用时，应在“账簿启用和经管人员一览表”中详细记载：

单位名称、账簿编号、账簿册数、账簿页数、启用日期，并加盖单位公章；经管人员（包括企业负责人、主管会计、复核和记账人员等）均应签名盖章。

（二）、会计人员交接规则

记账人员调离岗位时，必须与接管人员办理交接手续；在交接记录栏内填写交接日期、交接人员和监交人员姓名，并由交接双方签字并盖章。

一般会计人员办理交接手续，由会计机构负责人监交。

会计机构负责人办理交接手续，由单位负责人监交。

二、账簿登记的规则

（一）登记账簿的一般规则

1、会计人员应根据审核无误的会计凭证及时地登记会计账簿。

2、按各单位所选用的会计核算形式来确定登记总账的依据和具体时间。

3、对于各种明细账，可逐笔逐日进行登记，也可定期（三天或五天）登记。

但债权债务类和财产物资类明细账应当每天进行登记。

4、现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。

（二）登记账簿的具体要求

1、必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账

2、应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。

同时要在记账凭证上签章并注明已经登账的标记（如打∨等），以避免重登或漏登。

3、应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。

如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。

4、账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，一般只应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。

5、记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。

因为在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销或表示负数。

6、对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。

应采用正确的错账更正规则进行更正。

7、各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。

对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：

（１）、需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如现金日记账及采用“账结法”下的各损益类账户；

（２）、需要结计本年累计发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如采用“表结法”下的各损益类账户；

（３）、既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

如债权、债务结算类账户和财产物资类账户等。

三、错账的更正方法

1、划线更正法，又称红线更正法

将错误的文字或数字用一条红色横线全部予以注销，在划线文字或数字的上方用蓝字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置，并由更正人员在更正处签章。

适用范围：

在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时笔误或计算错误。

2、红字更正法，又称红字冲销法。

它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况：

第一，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。

首先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。

第二，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。

将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额，求得正确的金额。

不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。

3.补充登记法，也称蓝字补记法

将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。

适用范围：

记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额。

对于上述错账更正时需要编制的记账凭证，其摘要内容应填写“更正某字某号记账凭证”字样，而不应再填写原内容。

四、账簿的更换和保管

（一）、账簿的更换

１、为了便于账簿的使用和管理，一般情况下，总分类账、现金日记账和银行存款日记账和大部分明细账都应在年度结账完毕后，以新账代替旧账。

２、对于在年度内业务发生量较少，账簿变动不大的部分明细账，如固定资产明细账和固定资产卡片账，可以连续使用，不必每年更换。

（二）会计账簿的日常管理

1、分工明确，专人管理，谁负责登记，谁负责管理；

2、，非经管人员未经允许不得翻阅查看会计账簿；

3、会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。

（二）会计账簿的归档保管

1、活页账簿的装订

一般按账户分类装订成册，一个账户装订一册或数册；某些账户账页较少，也可以几个账户合并装订成一册；应将装订线用纸封口并由经办、装订及会计主管人员在封口处签章；旧账装订完毕后，交由会计档案保管人员造册归档。

将全部账簿按册数顺序或保管期限统一编写“会计账簿归档登记表”。

2、会计档案的内容及保管要求

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告和其他（包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等）等会计核算专业材料；各单位必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

3、保管机构和保管人员

各单位应设立会计档案保管机构，未设立会计档案保管机构的，应在会计机构内部指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。

4存档办法

各单位当年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，再归档保管。

5、保管期限分为永久和定期两类

年度会计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册为永久保存；月、季度会计报告保管期限为3年；银行存款余额调节表、银行对账单为5年；固定资产卡片的保管期限为固定资产报废清理后再保管5年；会计凭证、总账、明细账和会计移交清册的保管期限为15年；现金、银行存款日记账的保管期限为25年。

6、各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

7、会计档案保管期满，单位负责人签署意见后，可以进行销毁。

销毁会计档案时，由档案机构和会计机构共同派员监销，并办理销毁登记手续。

销毁后，应将监销情况报告本单位负责人。