附录A建设工程文件归档范围和保管期限表Word格式.docx
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基建项目（工程）档案整理要求保持一个工程项目的文件材料完整、准确、系统、区分文件材料价值，有利于档案的利用。
整理立卷是档案提供利用的基础工作，只有加强立卷工作，做到材料齐全、分类准确、立卷合理，才能提高利用工作效率。
第十二条竣工档案资料的管理要求详见附录A
第四章归档范围和保管期限
第十二条建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据本规定附表B《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。
特殊情况的建设项目可以自行增补归档材料。
第十三条
归档单位应根据工程规模和工程全过程中产生的文件材料，规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。
第十四条
归档资料的保管期限分为：
短期、长期、永久三种。
第五章附则
第十五条
本规定如有与国家规定相抵触条款，以国家规定为准。
第十六条
本规定自公布之日起施行。
附录：
A
建设工程竣工档案编制验收报送工作规程
第一章总则
一、为规范建设工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》、《城市档案条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市建设档案管理规定》及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。
二、在市行政区域范围内的建设工程竣工档案的编制、验收及报送工作应当按照本规定执行。
三、本规定所指的建设工程是指工业、民用建筑工程；
市政基础设施工程；
公用基础设施工程；
交通基础设施工程；
园林建设、风景名胜建设工程；
市容环境卫生建设设施工程；
地下管线工程；
城市防洪、抗震、人民防空工程及有关的军事工程。
本规定所指的建设工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。
四、建设工程竣工档案包括工程前期准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工测量资料、声像资料以及相关的管线竣工测量资料。
竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。
五、市或区（县）城建档案管理机构负责相应的市或区（县）竣工档案的编制、验收及报送的管理工作。
第二章建设工程竣工档案验收报送工作程序
一、建设单位在办理建设项目报建手续前，应到市城建档案馆查询施工地段的地下管线档案，并取得该施工地段地下管线现状资料。
在市建设项目审批小组办公室总受理窗口办理报建手续时，出具城建档案馆认可的地下管线现状资料，领取《建设工程竣工档案建档报送告知书》。
二、建设单位在办理建设工程施工许可证时，签订《建设工程竣工档案移交合同书》。
三、建设单位在工程建设过程中接受城建档案馆对工程文件归档、立卷工作的监督、检查和指导，严格管理，按照建设工程竣工档案的归档内容和整理要求，及时收集、整理建设工程从立项到竣工全过程中形成的文件材料，确保竣工档案完整、准确、规范。
四、建设单位在组织工程竣工验收前，必须提请城建档案馆对工程档案进行预验收。
提请预验收时，建设单位应填报由城建档案馆统一印制的《建设工程档案预验收申请表》以及《房屋建筑工程（项目）级著录单》、《市政基础设施工程（项目）级著录单》、《城市管线工程（项目）级著录单》。
五、建设工程档案预验收合格后，由档案馆出具工程竣工档案认可文件，工程质量监督站对未取得工程竣工档案认可文件的建设工程，不予以办理建设工程竣工备案手续。
六、建设单位在竣工验收备案后三个月内，将包括竣工验收文件在内的全部竣工档案材料，按标准整理一套合格的竣工档案，附档案明细目录一式二份，报送市城建档案馆，由档案馆核发《建设工程档案接收备案单》。
七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时到城建档案馆申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》。
对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，城建档案馆将按规定予以处罚。
第三章建设单位职责
在建设工程文件材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：
一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。
二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；
也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
五、在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收；
未取得工程竣工档案认可文件，不得组织工程竣工验收；
六、对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆报送一套按规定归档、按标准整理符合要求的工程竣工档案。
第四章归档文件质量要求
一、归档文件材料应该包括：
从建设项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有价值的建设工程文件材料。
二、向城建档案馆报送的档案材料应为原件。
工程档案必须同时向其它部门移交报送，其归档材料与城建档案馆收集的归档内容发生冲突的，原件由城建档案馆保存。
城建档案馆提供档案文件材料原件的复制件，并加盖城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。
如工程竣工档案原件确实无法报送城建档案馆保管，由城建档案馆将其工程全部竣工档案制作成缩微片，城建档案馆保存缩微片，效力等同于原件。
三、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
四、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
五、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：
红色墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
六、工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章、手续完备。
七、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmх210mm）。
凡小于A4幅面的，可由A4幅面纸以衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。
八、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
九、竣工图的制作要符合国家规范要求，并加盖“竣工图”标志章。
（一）工程施工过程中，完全按图施工，无变动者，可在原施工图上加盖“竣工图”标志章。
（二）在施工过程中有一般性设计变动，能在原施工图上修改补充，且不影响图面质量的，可用碳素墨水笔对变更部位进行扛改或划改。
采用修改施工图作为竣工图的方法时，应当注明变更依据及内容，修改、说明和注记应在适当空白处，不得与原施工图内容重叠，不能破坏原施工图的内容。
如图纸局部变更图应按国家规范绘制，然后附在原图后。
在修改过的施工图上加盖“竣工图”标志章。
（三）凡是工程项目改变施工图结构、工艺平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应按国家有关规范重新绘制竣工图，加盖“竣工图”标志章。
十、竣工图章的基本内容应包括“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。
竣工图章尺寸为：
50mmх80mm。
图例如下：
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
十二、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
十三、不同幅面的工程图纸，应采用手风琴式折叠法统一折叠成A4幅面（297mmх210mm）,图标栏露在外面。
第五章档案整理的基本要求
一、立卷的原则、方法和卷内文件排列
（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
（二）一个项目建设工程由多个单位工程组成时，项目级综合文件材料应独立组卷，工程文件按单位工程组卷。
（三）工程文件应按工程准备阶段文件、竣工验收文件、监理文件、施工文件、竣工图顺序排列。
（四）文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸材料按建筑结构、给排水、暖、电气设备等专业排列组卷，组卷时应保持各专业材料的相互联系和完整。
同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
（五）案卷内不应有重份文件；
不同载体的文件一般应分别组卷。
（六）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
二、案卷的编目
（一）卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
（二）页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；
双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
（三）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（四）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（五）卷内目录的填写。
卷内目录序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名：
填写文件标题的全称。
日期：
填写文件形成的日期。
页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
（六）卷内目录排列在卷内首页之前。
（七）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
（八）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
（九）案卷封面的内容应包括：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
（十）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
（十一）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
（十二）起止日期应填写案卷内文件形成的起止日期。
（十三）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
三、案卷装订、装具
（一）文字材料必须装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，一般距左侧20mm，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。
文字材料每卷不得超过30mm；
图纸单独立卷，一律不装订，每卷厚度可分为20mm、30mm、40mm；
既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。
（二）装订时必须剔除金属物。
（三）卷盒的外表尺寸为310mmх220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm.
（四）卷夹的外表尺寸为310mmх220mm，厚度为20-30mm。
（五）卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
（六）案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
第六章声像档案归档内容及技术规范
一、声像档案的归档范围
在市行政区域内，新建、改建、扩建的体量在3000平方米以上的单体建筑、成片改造及新建小区、城市规划区内市政基础设施及管线敷设、重点工程等均应向城建档案馆报送一套完整的声像档案。
总投资在五千万元人民币以下的工程项目，报送工程照片档案；
总投资在五千万元（含五千万元）人民币以上的工程项目，除报送工程照片档案外，还应当报送专业级录像档案。
二、声像档案的归档内容
凡与建设工程有关的重要活动、主要过程、建成后状况的声像资料，均应进行收集，经编辑整理后，立卷归档。
（一）开工前原貌、原址及拆迁
1．基槽开挖前原有附着物的情况、拆迁情况
2．施工现场周围环境
（二）地基与基础施工
1．地基基础类型及施工技术工艺
2．建筑物位移、沉降、变形及处理
（三）主体工程施工
1．施工现场整体工程施工情况
2．隐蔽工程的施工情况
3．钢筋布局、型号及工节点焊接
4．主体工程的拉结筋布局，混凝土灌注
5．管道及设备工程（建筑给水、排水及采暖）、安装工程（建筑电气、通风与空调、电梯）的施工情况
6．屋面工程
7．装饰工程
（四）工程施工组织及工程质量
1．工程开工、竣工仪式，与工程有关的重要评审、论证会议等重要活动
2．工程施工中主要的质量检查、验收等活动
本归档内容适用于工业与民用建筑的建筑工程和建筑设备安装工程，有特殊要求的工程，可据实增加拍摄项目。
三、声像档案的质量要求
（一）拍摄的声像档案必须真实、准确、完整，做到拍摄规范、画面清晰、主体突出、图像稳定、音质良好。
所拍摄的建筑物要做到构图完整、图像清晰、曝光准确、色彩还原真实，对同一拍摄对象要有不同角度、不同阶段的声像档案。
声像档案编辑时开始画面前需加字幕，包括工程时间、地点、总说明，各施工阶段名称等，事故现场要加字幕进行说明。
（二）建设工程声像档案场记工作要认真、准确、完整地做好每一盘素材带、每一个镜头的拍摄现场记录，为后期的查阅和剪辑提供方便。
现场记录填写时不得使用易褪色的圆珠笔、纯兰墨水和铅笔等书写材料。
（三）注意保存同期录音，现场采访声音录制在CH2声道，同期声在CH1声道。
（四）录像带、胶卷、像纸、DVD光盘应选择质地良好的产品，装具为标准卷盒。
DVD光盘应将母盘长期保存，复制刻录4盘提供利用。
四、声像档案的编辑、整理和立卷
（一）原则和方法
1．应遵循工程施工顺序，保持画面和图像的有机联系；
2．按工程项目立卷，工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清楚，各单位工程的内容必须保持完整和连续。
3．照片档案按照工程施工程序的顺序排列，制成光面5寸照片，将排列整理好的照片，依次粘在芯页上，芯页规格统一为297mm×
210mm（A4）,2张照片粘在一张芯页上。
每张照片要有必要和简洁的文字说明，要写明被摄物所在的具体地点、时间、内容。
4.报送的底片放入底片袋内，一张一袋。
应在底片袋的右上方标明底片号，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，时间、地点等要素尽可能齐全。
5．归档的数码照片档案采用只读光盘（注：
用只读光盘存储，是为了保证档案信息不能被修改）存储，禁止使用软、硬磁盘或CF卡等闪存设备。
光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记。
（钢笔墨水和一些标记物可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨会影响光盘的阅读。
）每一张数码照片光盘均做文字注释，注释说明要录入时间、建筑物的名称、关键部位的名称、拍摄者等。
（二）案卷编目
1．录像带卷内目录：
阶段序号、摄影者、阶段题名、录制日期、备注。
2．卷内备考表：
说明、立卷人、立卷日期、审核人、审核日期。
3．案卷封面：
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共 盒、第 盒、本盒带长 分钟、录制起始时间。
4．脊背：
档号、案卷题名、总登记号。
五、声像档案的编制、报送程序
（一）建设单位在建设工程开工前，要对声像档案的编制工作进行认真研究，根据实际情况，可自行编制，也可委托市城建档案馆声像科代为编制。
在编制过程中，应依据建设工程声像档案的编制要求，根据工程进度和阶段进行编制，及时与城建档案馆联系，接受城建档案馆的业务指导。
（二）建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对竣工档案，包括声像档案进行验收。
验收合格后，由城建档案馆出具建设工程竣工档案认可文件。
建设单位在取得建设工程竣工档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。
（三）建设工程竣工验收合格后三个月内，建设单位向城建档案馆报送包括声像档案在内的一套完整的竣工档案。
第七章电子档案的编制与报送
建设工程电子（数字）档案的编制要求另行规定。
附录B
建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
保存单位和保管期限
归档文件
建设单位
设计单位
城建档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
√
2
项目建议书审批意见及前期工作通知书
3
可行性研究报告及附件
4
可行性研究报告审批意见
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
6
专家建议文件
7
调查资料及项目评估研究材料
长期
二
建设用地、征地、拆迁文件
选址申请及选址规划意见通知书
用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
拆迁安置意见、协议、方案等
建设用地规划许可证及其附件
划拨建设用地文件
国有土地使用证
三
勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
建设用地钉桩通知单（书）
地形测量和拨地测量成果报告
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
初步设计图纸和说明
技术设计图纸和说明
8
审定设计方案通知书及审查意见
9
有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议
10
施工图及其说明
11
设计计算书
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
四
招投标文件
勘察设计招投标文件
勘察设计承包合同
施工招投标文件
施工承包合同
工程监理招投标文件
监理委托合同
五
开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
规划审批申报表及报送的文件和图纸
建设工程规划许可证及其附件
建设工程开工审查表
建设工程施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
工程质量监督手续
六
财务文件
工程投资估算材料
短期
工程设计概算材料
施工图预算材料
施工预算
七
建设、施工、监理机构及负责人
工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单
工程项目监理机构（项目经理部）及负责人名单
工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单
监理文件
监理规划
①
②
监理实施细则
③
监理部总控制计划等
监理月报中的有关质量问题
监理会议纪要中的有关质量问题
进度控制
工程开工/复工审批表
工程开工/复工暂停令
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