文书档案管理课件.pptx

文书档案管理课件.pptx

《文书档案管理课件.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书档案管理课件.pptx（56页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

全宗卷,具体方法,收集工作,定义,文书档案管理,1,2,整理工作,文件特点,3,4,2,5,6,1.定义文书档案,文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件转化而成的档案材料。

3,1.定义文件转化为档案的条件,办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。

4,2.收集工作,档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

5,2.收集工作意义,档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，是开展好档案工作的前提和基础。

档案的收集是档案保管机构或个人获取档案的重要手段。

文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量。

6,2.收集工作归档,各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。

档案法规定：

“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

”,7,2.收集工作要求,归档的文件材料应齐全完整，并符合长期保管的质量要求。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。

铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等字迹材料不能归档。

8,2.收集工作要求,归档的文件材料应精炼准确，并反映立档单位主要职能。

（文件材料归档范围和文书档案保管期限表）,9,2.收集工作要求,档案管理人员要加强收集工作的调查和指导。

积极的态度，兼顾数量和质量,10,2.收集工作归档时间,11,办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前完成归档工作。

根据实际工作情况，灵活把握。

3.整理工作,12,档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

3.整理工作原则,13,档案的整理应该充分利用原有的整理基础；档案的整理必须保持文件之间的历史联系；档案的整理必须便于保管和利用。

4.文件特点,发文机关标识,发文字号,公文标题或题名,附件标题,机关印章,成文日期,主送机关,正文,14,5.具体方法整理流程,15,1.分类,2.文件组卷，卷内排序,3.卷内文件编页号,按文件内容的针对日期分开年度,分开机构,划定保管期限,按问题分类,以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编页号（正面编在右上角，反面左上角）,5.具体方法整理流程,16,4.填写卷内文件目录,5.填写卷内备考表,6.填写案卷封面,7.装订案卷（三孔一线）,8.编制案卷目录,9.装盒、上架,5.具体方法第一步：

分类,17,分年度根据文件内容的针对日期将其分开年度，以每年1月1日至12月31日为一自然年度。

不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

5.具体方法第一步：

分类,18,分组织机构将文件按其处理部门或承办部门分开进行整理，即按村内部组织机构进行分类。

各行政村分为党支部、村委会、经济合作社三大组织机构。

5.具体方法第一步：

分类,19,划定保管期限分析文件的保存价值，按照不同的保存价值将其划分为具有不同保管期限的类别。

依据村文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行分类。

5.具体方法第一步：

分类,20,按问题分类将同一个机构、同一个保管期限内的文件，再按照文件内容所反映的问题来进一步分类。

5.具体方法第一步：

分类,21,在分类过程中，应特别注意：

遵循文件的自然形成规律和内在联系，从文件整体联系出发客观地予以分类。

分类方法结合使用，各村采用复式分类法：

年度机构保管期限问题。

5.具体方法第二步：

组卷、排序,22,组卷：

将“同类”文件中的各单份文件按其共同特征和主要联系，组合成一个个案卷。

文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。

5.具体方法第二步：

组卷、排序,23,卷内文件的排列，是指通过对卷内文件进行认真分析，寻找出它们之间的紧密联系，并按照其主要联系排序，从而固定每份文件在卷内文件中的位置。

卷内文件常用的排列方法是按文件的时间先后顺序或重要程度排列。

5.具体方法第三步：

卷内文件编号,24,卷内文件经过系统排列后，为了固定其顺序，应按排定顺序依次编写页号。

以卷为单位，用阿拉伯数字按顺序流水编页号。

用铅笔将页号书写在页面的右上角；背面有字的，页号写在背面的左上角；空白页不编页号。

5.具体方法第四步：

填写卷内文件目录,25,顺序号：

指每份文件在卷内文件系统中的排列顺序号，即件号。

文号：

文件的发文字号。

责任者：

又称作者，即对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，亦即文件的署名者。

5.具体方法第四步：

填写卷内文件目录,26,题名：

即文件的标题。

一般应照实抄录。

（自拟题名，填写时外加“”。

）日期：

即文件的形成时间。

页号：

前面每件文件只填写起页即第一页所在的号码，最后一件写出文件的起止页号。

备注：

对卷内文件变化作说明之用。

（文件取走或遗失，可在备注中说明）,5.具体方法第五步：

填写卷内备考表,27,本卷情况说明：

用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

立卷人：

立卷者签名。

检查人：

由案卷质量审核者签名。

立卷时间：

完成立卷的时间。

5.具体方法第六步：

填写案卷封面,28,加盖全宗名称章（黑色印油）填写机构名称,昌平区镇村,党支部,5.具体方法第六步：

填写案卷封面,29,拟制并填写案卷标题：

案卷题名的基本结构：

年度+作者（责任者）内容（问题）名称（文种）拟写案卷标题要求：

政治观点正确;文字精炼（不超过50个字），表达准确;基本结构力求完整。

书写年度数字用中文一、二、三九、。

5.具体方法第六步：

填写案卷封面,30,二一二年度村党支部工作总结、党支部换届选举结果等,5.具体方法第六步：

填写案卷封面,31,时间：

指卷内文件的起止年月。

用阿拉伯数字表示。

保管期限：

分为永久、长期、短期三种。

件（页）数：

卷内文件的件数和总页数。

归档号：

填写案卷号。

5.具体方法第六步：

填写案卷封面,32,案卷号：

案卷排列的顺序号。

按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。

案卷排序：

同一保管期限内的案卷，按组织机构、时间顺序排序。

三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对应，不重，不空，不漏。

5.具体方法第六步：

填写案卷封面,33,201210201212,526,永久,261,5.具体方法第七步：

装订案卷,34,用棉线，采用三孔一线装订方法去除金属物。

补贴加边。

对没有预留装订线位置的文件，加无字白纸边。

折叠对齐。

5.具体方法第七步：

装订案卷,35,5.具体方法第七步：

装订案卷,36,5.具体方法第七步：

装订案卷,37,5.具体方法第七步：

装订案卷,38,5.具体方法第七步：

装订案卷,39,5.具体方法第七步：

装订案卷,40,5.具体方法第七步：

装订案卷,41,三孔一线,5.具体方法第八步：

编制案卷目录,42,案卷目录塑料皮、目次表、案卷目录。

5.具体方法第八步：

编制案卷目录,43,2012年,永久,文书,1号,5.具体方法第八步：

编制案卷目录,44,目录皮侧面脊背条：

全宗号,目录号,类别,保管期限,空着不填,目录的顺序号,文书,永久,5.具体方法第八步：

编制案卷目录,45,目次表,5.具体方法第八步：

编制案卷目录,46,案卷号（档案室编）：

对照案卷封面上的号，填写时，隔年断页不断号。

题名：

按照案卷封面上的案卷题名抄写。

年度：

用阿拉伯数字填写。

页数：

按照案卷封面填写。

期限：

永久/长期/短期备注：

需要说明事项每一页目录抄写完成后，在右下角编页号。

5.具体方法第九步：

装盒、上架,47,同一年度、同一保管期限的多册案卷，可以装到同一个盒子里。

档案盒只作为案卷的装具，盒面不用填写。

盒脊贴一张红色口取纸，上面一栏填该盒内所装案卷的起止号，下面一栏填保管期限。

261267,长期,案卷号,保管期限,5.具体方法第九步：

装盒、上架,48,摆放入柜/上架时，按从左到右，从上到下的顺序（一般为标准五节柜）。

按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存的案卷。

（在永久第一卷前先放全宗卷）。

不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。

根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案数量的空间。

5.具体方法立附卷,49,当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：

新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订，之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更改；新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2（所有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。

6.全宗卷,50,全宗：

是由一个独立的机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。

全宗是一个有机整体，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

6.全宗卷,51,全宗卷：

由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

6.全宗卷,52,全宗卷盒内共有八大块内容：

1.立卷说明5.销毁材料2.分类方案6.检查记录3.鉴定材料7.全宗介绍4.交接凭证8.其他,6.全宗卷,53,1.立卷说明管理网络图、专兼职人员表、室藏结构表,6.全宗卷,54,2.分类方案分类大纲3.鉴定材料各项管理制度及归档范围和保管期限表,6.全宗卷,55,4.交接凭证双方交接的目录、清册及签字5.销毁材料清册、审批、监销签字等销毁材料6.检查记录库房安全检查记录,6.全宗卷,56,7.全宗介绍全宗介绍、组织机构沿革8、其他历年统计表、利用效果汇编、利用分析,THANKS-,80103522,昌平区档案局业务指导二科,谢谢大家,