第4章活动方式.docx
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第4章活动方式
第四章QCC的活动方式
第一节QCC的组成
一.组圈
当一个组织还不曾推行QCC时,组织应先成立QCC委员会及其下属的QCC事务局,先在全组织内进行统一的QCC策划,制订QCC推展案(QCC活动办法)(如果自身力量有限,可聘请顾问来辅导),然后在全组织内进行大规模的教育训练,当员工对QCC相当熟悉后,再依据年度活动计划表(见表5-1),发布圈活动通告,新圈在此时进行组圈。
当一个组织推行QCC已进行到成熟期时,每年QCC事务局依据年度活动计划表,如表5-1,发布圈活动通告,新圈得于此时进行组圈。
表 5-1 某集团2002年度QCC活动计划
序号
工作项目
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
1
成立QCC委员会及其下属的QCC事务局
2
新圈成立及登记
3
第一轮课题登记
4
第一轮QCC活动
5
第一轮各分公司、事业部成果发表
6
第二轮课题登记
7
第二轮QCC活动
8
第二轮各分公司、事业部成果发表
9
第三轮课题登记
10
第三轮QCC活动
11
第三轮各分公司、事业部成果发表
12
全集团成果发表
13
休整
二.新圈的组成
1.新圈组建之原则
指令性原则:
●在QCC导入期可使用行政手段,进行指令式组建品管圈。
这样可推动QCC的活动;
●在需解决组织内重大问题或需跨部门协作才能完成课题时,要用行政指令来组建QCC。
但是,当QCC活动在组织内推行很成熟的情况下,再用指令性原则,则不仅违背了员工自愿参与的原则,而且会导致种种弊端,阻碍QCC的发展。
三“自愿“原则
“自愿参加、自愿结合、自愿组建”,这是在QCC活动较成熟时期所遵循的原则。
只有坚持三个“自愿”原则,才能提高QCC的内聚力,引发圈员的自动力,使QCC各圈自觉地开展卓有成效的活动,毕竟QCC是半官半民的组织,严格地说它应属于非正式的全员性组织,所以组建应遵循三自愿原则。
相似性原则:
同一场所、工作相似和工作互补的员工,主动相结合成为圈;
基层性原则:
依层级编制,由最基层相同单位的员工组成。
2.新圈组建的方法
新圈组建方法有三种:
自上而下的组建
根据组织当年的品质工作的难点和重点,有计划、有步骤地组建品管圈。
上下结合的组建
上级部门推荐课题和任务,与下属单位协商确认课题,员工自愿参与组建。
自下而上的组建
由组织基层员工根据组织的品质方针和品质目标,确定课题,自由组建。
这三种方法,一般是随着QCC活动的成熟情况而从不自主到自主的过程。
如下图:
图 5-1QCC发展过程图
3.QCC的组建形式
QCC组建形式有7种:
(1)基层班组内组建
主要以稳定工序品质、提高产品和服务品质,降低消耗、保证安全、加强班组建设、提高职工素质等为主要内容组建起来,并与行政班组的中心工作密切配合,促进班组各项任务的完成。
(2)跨班组组建
要解决的产品或服务品质与多个班组有着密切的关系情况时组建。
如提高汽车公司驾驶室的焊接品质,光靠一二个班组是不行的,就需要多个工序联合作战,才能解决驾驶室焊接品质。
(3)按流水装配线工位操作者组建
如汽车装配线、电视机装配线、电脑装配线等。
(4)按专业工种组建
如冲压工种、电工、钢筋工、钳工、电焊工、车工等。
这样有利于专业技术管理的提高。
(5)三合一形式组建
如汽车工业,它是以QCC圈长、行政组长和工会小组长为主体,以预防为主组成的“三合一”小组。
(6)以工作项目组建
如以组织当年品质目标实现中的关键问题,以项目招标的形式,自愿组圈接标,组成项目圈。
(7)联合组建形式
即在组织内成立中心圈,再分成若干中、小型圈。
如某企业集团公司某事业群,进行了一个以提高IBM电脑主机壳成品率为主的QCC活动,成立了一个大型的圈。
它共分三个层次:
第一层次为最高领导层组建的圈,由集团主管品质的副总任圈长,分公司总经理、总工程师为辅导员,圈员由生产、技术、车间等部门主管组成;第二层次由有关业务课室、车间有关员工组成中间层品管圈;第三层次是由各基层单位组成的圈。
全集团形成了一个有权威、高效、快速协调运转的品管圈群,以一定的时期解决一个企业最主要的问题。
三.圈名的产生
圈名的起法可以依下面的原则来起:
1.各圈员共同拟定圈之信念
起圈名要结合本圈实际工作,由圈员共同拟定圈之信念。
2.投票选圈名
圈起名的程序是组圈以后的第一次圈会上,由圈员根据圈之信念各提出若干圈名,再由大家投票表决,得票最多者当选圈名,且不可由主管强制性地命名。
圈名可多样化,如某公司各圈的圈名:
垫圈(寓义:
企划部是公司各项工作的辅助,是各项工作的铺垫,是公司一个零件,以机械中的零件“垫圈”来自称。
),红苹果圈(这是台资厂一个以女员工为主的管制课所组建的一个圈,红苹果代表女孩子青春向上的意思。
),弹性圈(这是一个以机械设计为主的研发课所组成的圈,“弹性”是机械中的一个物理概念,这样圈名既表示该圈与机械有关,又表示这个圈是永不屈服的。
),还有如新浪圈、奋进圈、三色圈、烽火圈等等。
四.圈长的产生
圈长可由下列二种方式来产生:
1.QCC活动初期亦可由基层主管担任。
因为这时QCC知识还没有普及,基层员工还不太具备QCC知识,而基层主管是经过QCC培训的,故应先由基层主管担任。
2.在QCC活动进入成熟期时,圈长应由单位员工相互推选而产生。
这时如果还让基层主管担任圈长,就不太好,因为QCC进入成熟期时,基层员工对QCC已相当熟悉,均可以担任圈长,而基层主管还有更繁重的任务,并且基层主管在圈员当中又有一定的威严,不利于圈内活泼的氛围,故这时应由圈员互选圈长。
五.聘请辅导员
1.圈活动初期可由主管担任辅导员。
因为一个组织推行QCC,肯定先对主管级员工进行培训,那么这时的主管应会有相当的QCC知识,可担任辅导员一职。
2.圈活动进行到成熟期,可聘请资深圈长或曾经拿到“辅导员训练课程”结业证书的员工担任辅导员;
六.选定课题
1.课题的来源有三种:
●自选课题:
针对自己所在单位目前最需解决的问题点来选择课题;
●指导性课题:
由上级或辅导员进行指导、推荐的课题;
●指令性课题:
由上级主管指令的课题。
当组织内的圈是联合组成的圈时,这时的课题一般是指令性的圈,当组织认为需要解决某个问题时,会对某个圈发出指令性课题。
2.如何进行自选课题:
●针对上级方针目标在本部门落实的关键点选题。
如果不这样,也就失去了成立圈的意义。
●从现场或QCC本身存在的问题选题。
自主地从现场或QCC本身存在的问题寻找问题,这是QCC的自主自发性的体现。
●从内外客户不满的问题中去选题。
能从内外客户不满的地方找到问题并加以解决,这是组织建立QCC的最大期望。
3.5M选题法
5M是五个英文单词的每一个字母,5M选题法是说选题时应注意的五个要点。
Manageable(力之所及)
每个圈皆要量力而为,课题宜小不宜大,不宜冀想过大,只可逐步长级。
Measurable(有效可测)
并不需要一定是计量化,但至少要效果是可以衡量的。
ModerateDuration(需时适中)
每个主题不应需要过长时间处理,通常在一至三个月内便可完成。
ManagementAppreciation(公司赏识)
选题时可考虑若果有成效,公司方面是否会表示赏识。
Members'Pride(圈以自豪)
圈员可问自己,假若完成此课题,是否会感到自豪。
4.选题注意问题:
●课题名称应一目了然地看出要解决什么问题(不可抽象);
●选题理由应注重目的和必要性
七.确定目标
确定活动目标和预计完成的日期。
设定目标要掌握目标管理的SMART原则:
Specific:
目标要清晰明确,就是主题要明确;
Measurable:
目标要可衡量,就是要以数据作目标;
Attainable:
目标经过努力是可达成的,就是不要订做不到的目标;
Relevant:
订定的目标是团体与个人均需要的;
TimeTable:
目标的达成、衡量是有时程的。
设定活动目标的方法有:
●根据公司或部门方针及计划,考量圈目前的水准,由全体圈员自主的设立目标值;
●检讨目标达成的可能性,是否能力所及?
是否有共同的方向?
是否能在期限内达成?
以作定案;
●目标尽可能数量化、具体明确化,考虑活动结束后能够评价,能够被肯定。
例:
错误率由5%降为1%。
●尽量以活用的统计方法来决定目标,如柏拉图、统计图、推移图等以使目标具有挑战性;
●不能收集数据时,就以文字叙述欲达成之目标。
八.新圈的登记
QCC事务局依据年度活动计划表,发布圈活动通告后,新旧圈得于此时进行活动登记,其程序如下:
1.由圈长向QCC事务局领取圈注册登记表(见表5-2)和课题登记表(见表5-3);
2.撰写登记表后,经主管核准后,于指定日期内,向QCC事务局提出登记申请;
3.然后到所在部门进行备案。
4.QCC事务局根据提交的注册登记表和课题登记表进行确认,认为可以登记的圈进行登记,不符合组织政策的不予登记;
5.到本部门分干事处或QCC事务局领取圈活动记录表(圈会记录)(见表5-4);
6.圈的注册登记不是一劳永逸的,而是每年都要进行一次重新登记,以便确认该圈是否还存在,或有什么变动,对停止活动持续半年的圈应予以注销;
7.需要说明的是,圈的注册登记要每年进行一次,而圈的活动课题,则应每选定一个课题,在开展活动之前都要进行一次课题的注册登记,两者不可混淆。
在圈注册登记时,如果上一年度的活动课题没有结束,还不能注册登记新课题时,则应向QCC事务局书面说明情况。
表 5-2 品管圈注册登记表
圈名
所属单位
课组
成立日期
年月日
课长
登记日期
年月日
组长
圈类型
圈的人数
圈长
副圈长
(可有可无)
辅导员
职位
职位
职位
圈员
序号
姓名
性别
学历
资位
职位
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
本年度课题名称
目标值
主管单位意见:
总干事
收
年月日
件
备注
表5-3 品管圈课题登记表
圈名及编号
所属单位
课组
课长
组长
圈长
副圈长
(可有可无)
辅导员
课题名称
登记日期:
年月日
计划完成日期:
年月日
问题现状
目标
需要协助部门
协助项目与内容
主管签字:
年月日
总干事:
收
年月日
件
表 5-4 圈会记录
圈名及编号
所属单位
课
组
开会时间
开会地点
辅导员
圈长
主席
本次是第次圈会
本次进度:
□主题选定□目标设定□计划拟定□现况把握
□解析□对策拟定□对策实施检讨□效果确认
□标准化□检讨与改进□其它
出席人员签名:
缺席人员:
出席率
实到人数
*100%=%
应到人数
主管指导评语:
会议记录:
一.本次讨论议题:
1.
2.
3.
二.上次议决事项执行状况:
公司主管:
单位主管:
辅导员:
圈长:
记录:
三.本次议题讨论及决议(含工作分配)
四.主席结论:
五.辅导员讲评:
下次圈会
预定时间
下次会议
主席
下次会议
记录
九.设计圈徽及圈旗
圈徽和圈旗是一个圈的标志,圈应该认真对待。
因为圈徽和圈旗就象一个国家的的国徽与国旗一样,是一个圈的象征,在组织内成果发表、国内成果发表、国际成果发表时都可以拿着她,所以一定要有圈徽与圈旗。
圈徽及圈旗的设计,可以以下列二原则来进行:
●以圈之信念设计圈徽,圈徽之图案宜简单易懂;
●圈旗以三角形为主,其上应有圈名和圈徽。
多以红色为主,也可根据圈自身情况进行颜色设计。
下图是一个台资公司企划课组成的垫圈的圈旗:
图 5-2
一十.设计圈歌
圈歌就象一个国家的国歌一样,是每个圈员经常唱的歌,圈应该设计自己的圈歌,如果没有作词作曲的人才,可借用当前流行的歌曲或历年流传的经典老歌,稍加修必即可,如<对面的圈友看过来>是根据流行歌曲<对面的女孩看过来>改编的。
十一.各个圈应有自己的行为准则和圈之理念。
因为这样可以用以约束自己的圈员,并使圈有一个信念,为之奋斗。
圈的行为准则也可以说是圈规。
如垫圈的行为准则(或圈规)是:
全员参与、积极活动、亮出自己、开会不迟到、不早退、积极发言。
垫圈的理念是:
活动至上、成果为本
十二.圈长之职责
圈长的职责约有下列数项:
1.圈长为圈的代表人,为推动圈活动的灵魂人物
2.领导圈员积极参与活动
3.指导推进圈的活动
圈长应对全面品质管理知识掌握较好,又具有相当的经验,圈长的重要任务是指导圈员学好全面品质管理的理论和方法,并有效运用于实践。
4.联络协调的作用
圈活动经常涉及到班组工作现场问题,有时又和其他部门有紧密的联系,为取得有关方面的支持和帮助,圈长要经常及时和有关部门取得联系,并进行必要的协调。
5.统一全体圈员的意志、观念、作法
6.领导圈活动计划之拟定与执行
7.率先接受教育,以提升能力
8.培养后继圈长人选
圈长在职时,要为培养后继圈长做出努力,以便自己升迁或调离时有后继圈长
9.向上级报告活动状况,并参与指导活动
10.引导圈会之进行
11.主持成果发表材料的编写工作
12.成果发表会之策划
十三.对圈长的要求
●推行TQM(全面品质管理)的热心人;
●业务知识较丰富;
●具有一定的组织能力。
十四.圈员的职责
1.按时参加活动。
品管圈为自愿参加,但一旦成为圈的一员,就应坚持经常参加圈的活动,积极发挥自己的才能,努力去发现问题,解决问题。
2.按时完成任务。
圈的课题需要由全体成员分担,每个圈员必须努力完成自己分担的任务,才能保证整个圈课题的进度。
3.支持圈长工作。
在安排圈活动时,每个圈员都应以全圈活动为主,服从圈长领导,并积极配合圈长工作。
4.配合其他圈员工作。
在共同活动中,圈员之间需互相沟通,互相帮助,传递必要的信息,共同创造协调、融洽的工作环境。
第二节圈会的召开
一.会的目的
1.汇集全体圈员的意见,以决定圈活动的方向;
2.透过圈会以沟通圈员的意见;
3.透过圈会以充分发挥圈员的能力。
二.召开圈会之时机
召开圈会比较灵活,它不像一般公司会议那么正规,形式很是灵活,有如下形式:
1.于部门统一指定开会时间内开会(定期会);
2.上班中经请示核准后开会(临时会);
3.机动选择共同工作空档时开会(不定期会);
4.午休时间开会;
5.下班后或假期内开会;
6.员工集会时开会;
7.员工出游时开会;
8.员工聚餐时开会。
三.召开圈会的地点
圈会的地点是最灵活的,一般有以下几种:
1.会议室
2.工作现场
3.其他可供聚会之场所,如餐厅、郊外、圈员家中等。
四.圈会的频率与时间
原则上每周一次,每次30-60分钟,应该根据进度及现况调整。
圈会间隔不易过长,过长了易引起圈员的松散心理,过短时问题不易解决,所以一般一至二周召开一次圈会。
每次开圈会时间应控制在30-60分钟,不易过长或过短,太长的活动周期和不定期都会松散圈员参与热情和责任感降低,活动不连续会影响到课题目标的达成,过短不易解决问题。
五.圈会的主席与纪录
圈会的主席应由圈员轮流担当,圈会纪录亦是由圈员轮流担当,这样不仅使每位圈员均有锻炼的机会,更使圈员感到在圈内自己就是主人,更容易发挥自己的潜能。
圈员通过轮流担当圈会主席可获得以下功效:
自信心的培养、主持会议的技巧、大会发言的技巧、语言表达能力的锻炼等。
圈员通过轮流担当圈会纪录,可获得以下功效:
速记的锻炼、注意力的培养、文件整理能力的提高等。
六.圈长于圈会前应督促主席进行下列之准备工作:
1.圈长及主席必须明白确认开会通知的内容;
2.主席最迟在会议前1-2天作好会议准备,并通知与会者;
3.主席必须在事前掌握缺席者,并收集缺席者的意见;
4.主席必须在会前拟好圈会议程,以便开圈会进行时间分配与把握。
5.主席在会前必须先检视前次会议决议事项的执行状况;
6.圈会通知的内容应包含下列数项:
项目
内容
理由(WHY)
会议目的
主题(WHAT)
议题
人(WHO)
出席者
何时(WHEN)
开会时间
场所(WHERE)
会议地点
方式(HOW)
讨论方式
七.圈会之程序
开圈会应有如下程序:
1.唱圈歌
这必须是在非工作时间开圈会时才进行的一个程序,若在工作时间,为了不影响其它员工的工作,则尽量不要唱圈歌,
2.主席说明本次会议的目的
主席应对本次圈会的目的加以阐述,以便圈会有明确的目的。
3.圈员依次序报告上次会议议决事项的实施结果
圈员应对上次会议决定的事项和自已分配的任务完成情况给予报告,以便大家对课题进展的情况有所了解,便于本次圈会安排任务。
4.本次圈会议题的讨论与议决
圈会讨论时,圈员要积极发言,圈会主席要适时引导,不要任圈员沉默,不发言的圈员要指名让其发言。
可利用头脑风暴法。
5.工作分配
分配本次圈会后的工作,使每个圈员没有空闲的时候,满负荷工作,并规定完成期限。
6.临时动议
圈的临时动议,是指本次圈会临时决议,是关于圈本期计划以外的而又必须要解决的问题。
7.辅导员讲评
在圈会结束时,先由辅导员进行讲评,对本次圈会进行总结,指出不足和成绩。
8.列席主管讲评
列席主管是本部门主管或本部门分干事或QCC事务局的人员,他们有较丰富的经验,应对圈进行整体讲评,也可以指出不足和成绩。
9.推选或宣布(轮流担任)下次主席及记录人员;
在圈会要结束时,推选下次圈会主席和记录人员,注意要让每个圈员都有机会担当主席和记录人员。
10.记录者复述记录内容
圈会即将结束时,由记录者复述记录内容,看是否有出入,有出入的地方大家一同更改。
11.议定下次会议日期。
12.会议记录由圈长呈请部门主管签核意见。
这样以便主管把握各圈的进展情况,进行适时指导。
13.会议记录由圈长复印二份,一份送本单位分干事,一份送QCC事务局,原件由圈长保存。
圈会记录一定要送给分干事和QCC事务局,作为资料由他们保管,也可作为掌握整个组织内QCC进展情况。
八.主持圈会应注意事项
1.明确规定会议的开始与终了时间,并妥为控制
只有这样才能使圈会更紧凑,中间不会有耽搁。
2.塑造全员都能轻松发言的气氛。
圈员开会时应保持轻松的气氛,不要像平时开会时那么严肃,这时主管也只是普通圈员,不应有主管架子。
3.一个议题充分讨论有结果后,才能进行下一个议题
不要几个议题一起讨论,要一个一个地进行。
4.对不发言者(即保守者)不要任其缄默
主席可用发问的形式使沉默者发言。
5.对过分活跃者要采用“绿灯法”
不要让他无限制地发言,而不让别人发言,适当的时候要亮出绿灯,让别人发言。
6.控制发言,避免离题,并控制会场秩序
主持者应很好地控制发言,使圈员的发言不要偏离主题,对偏离主题的发言要适当引导,要控制好会场秩序。
7.主席以不参与发言或讨论为原则,多听取他人的意见
主席应不参与发言和讨论,应在白板上记下圈员的发言,多听取其他圈员的意见。
8.避免用自我肯定的语气,如“我认为…”;
9.避免用否定的语气,如“上级不会同意的…”
只要有想法都要说出来,不要顾及上级,不要老想着“这不行”、“那不行”等消极的东西。
10.避免对个人进行讨论(即对事不对人)
圈会讨论应针对本期课题,不应对有个人的讨论。
11.不伤害与会者自尊心与自信心,尊重其经验
不要对发言的人说“这不行”、“这不可能”等语言,应尊重其发言,尊重其经验。
九.使圈员发言的方法:
1.主席说明会议目的、内容后,由圈员自由发言;
2.依序使全员至少提出一次意见;
3.采用头脑风暴法收集意见;
4.依分配之工作,指定发表,再相互发言讨论;
5.必要时以发言条代替口头发言;
6.以发问方式使圈员发言:
●指名发问:
指定发言,如有经验的人或甚少发言的人;
●转向发问:
借发言者提出之问题,改向其他人发问,使全员能多加思考;
●反问法:
以发言者之问题,反问其解决之方法。
发问时:
●一次问一个问题;
●语句要简单,且容易了解;
●让对方有时间思考;
●问题要适合对方能力;
●可依5W2H的方式发问。
一十.圈长于圈会后应注意的事项:
1.圈长须随时掌握活动实施情况,必要时应设法提供应有之帮助;
2.把决议事项向缺席圈员说明,并转达其所应分担的工作,务必使其了解;
3.与其他需要配合的单位协调联络;
4.请求辅导员或上级或QCC事务局协助解决困难。
可写出品管圈质问单(见表5-5),辅导员和上级可直接回答,QCC事务局可通过品管圈答复单(见表5-6)进行解答。
十一.圈长座谈会
各分干事每月须召集其所属各圈圈长举行座谈会,检讨各圈当月活动得失。
十二.分干事座谈会
总干事每月须召集各分干事举行协调座谈会,检讨各分干事推动之得失。
十三.各圈定期编制自己的圈史(见表5-7)。
从圈的创立开始,就要有专人编制自己的圈史,圈史是反应一个圈风采的历史,一定要定期编写。
这就像国家有历史,科学有科学史一样,圈史记载着一个圈的失败和成功,可从圈史中总结经验,启发未来。
表 5-5 质问单
(品管圈活动,今日圈会)通过以下问题点,