财务报销及付款管理制度完整Word格式.docx
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办公费用
各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。
员工活动
旅游、会议费、公司安排员工聚餐等.
保险费
各类保险:
意外伤残,公众责任险,财产险等。
业务招待费
购置礼品、餐费等等(招待外部人员)。
差旅费
如出差车费、餐费、住宿费等。
通讯费
办公室费、宽带网络费等。
外勤办事车费
如公交车费、打车费等
总部固定资产
总部购置办公桌椅、电脑及配件等
总部罚款支出等
备注:
(1)未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门.
2。
2预算管理原则
2.1年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支,财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查,并定期分析、考核。
2.2。
2对临时发生的预算外经费或超预算费用,经办部门需向归口部门提交申请,由归口部门按公司的审批程序补报追加计划,根据审批权限规定,经批准后方可执行.
第三章授权审批权限规定
3。
1经济业务发生前授权审批
1.1根据业务发生时间先后分:
事前审批、非事前审批;
1。
2事前审批是指经济业务发生前,需提报审批通过后,才能进行经济业务交易。
3非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批,而由经办人员直接进行办理业务。
非事前审批项目如下:
序号
类别
项目明细
备注
1
委托收款
社会保险
贷款利息
水、电、气、能源费等
2
已签订合同
根据合同内容固定支付,如设备的购置分期款等
合同已事前审批
3
固定或按固定比率计算的项目
税金、工资薪、贷款利息等。
4
按批准生效的制度执行
员工福利,如通讯、交通补贴等
5
零星费用
物流/快递费用
印刷单据表格、合同、名片、条幅.
员工桶装饮用水.
办公用品费
汽油费/停车通行费/过路过桥费
市内交通费(员工外出办事)
参照相关制度执行
办公费、网络使用费
参照合同缴费
年检费、银行手续费
2报销及付款授权审批流程
2.1报销或付(汇)款审批流程如下:
。
1单次报销或付(汇)款金额800元及以内的审批流程:
经办人-—主管--部门负责人(部门经理)-—财务
1.2单次报销或付(汇)款金额801-2000元之间的审批流程:
经办人-—主管——部门负责人(部门经理)—-分管领导(业务副
总)——财务
3.2。
3单次报销或付(汇)款金额2001—10000元的审批流程:
经办人——主管——部门负责人(部门经理)—-分管领导(业务副
总)—-总经理——财务
2.1.4单次报销或付(汇)款金额10000元以上的审批流程:
经办人—-主管-—部门负责人(部门经理)——分管领导(业务副
总)——总经理——董事会会签审批-—财务
第四章报销及付款流程
4.1报销及付款流程图
4.2报销及付款方式
4.2.1主要通过网上银行转账支付,付款至外部单位,原则上以转账、支票方式付款,个别特殊业务除外。
4。
2使用支票结算,应自支票签发日十日内入账,逾期无效.
4.2.3现金支付,内部员工报销如需支取现金,须提前告之出纳备款并在报销单注明。
第五章报销及付款时效
5.1报销及付款时效
5.1。
1费用报销时效性
为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定,正确、合理核算各期损益,当期发生的费用应当期报销,具体原则如下:
5.1.1.1费用类业务报销时效:
原则上应在费用发生后三个工作日内报销(差旅费应在返程后五个工作日内),最迟不得超过10个工作日;
当年发生的费用要求在年底12月31日前报销,由于特殊原因不能及时报销的,应由各部门汇总应报销费用明细总额,上报财务部作为计提费用的依据,并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销;
5.1.1。
2员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利,应在每月24日前报销;
1.3预付款业务报销时效:
以预付款方式发生的经济业务,原则上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账。
5。
1.4月结付款业务:
通常情况按合同约定的付款日期进行支付,但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总,并于月末最后一天提交至财务部,以便作为存货、成本入账的依据.
5所有原始凭证必须为原件
2财务部受理时间
各部门将费用报销单/付(汇)款申请单交至财务部的时间为:
周一至周三。
付款周期:
审核原始票据及付款信息无误后3—5个工作日内,特殊情况另行通知;
付款时间:
对完成审批流程的报销或付(汇)款申请于每周五进行付款。
如违反上述规定,财务部有权拒绝办理.
第六章员工借款
6。
1借款条件及额度
1.1借款额度不超过人民币3000元;
6.1.2因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位,如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费,加油费、过路费等;
2备用金借款
6.2.1定额备用金:
公司人员因业务需要,需频繁使用现金,可申请
定额备用金;
2员工调动、离职、降职、停职前,必须先到财务部归还备用金,方可办理相关变动手续。
如未及时归还,财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。
3临时性借款
1临时借款:
是指员工因公出差发生的食、住、行等费用,或者备用金不足以支付的特殊事项。
例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等.
6.4管理规范:
1因出差而需临时性借款,需附审批后的《出差申请表》原件,并根据批准额度填写借款单,财务根据审批同意的借款单据办理借款;
2借款原则上以通过网上银行转账支付,如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明;
6.4。
3所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部,以便备款;
6.4.4借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续;
5定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续,并根据业务需要重新审批办理;
6员工借款账龄不得超过30天,如有特殊原因可适当延长,超过60天(特殊情况除外),财务部将通知上级主管,并在当月工资中扣减,直至扣完为止;
6.4.7原则上,借款管理执行“前款不清,后款不借”的规定。
6.5借款单据填写规范:
5.1公司员工借款时统一填写公司印制的《借款单》;
5.2《借款单》联以及用途:
6.5。
2.1《借款单》一式三联,第一联:
付款凭证联;
第二联:
结算凭证联;
第三联:
结算回执联;
2.2付款凭证联:
财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证,严禁退还借款人;
5.2.3结算凭证联:
借款人报销或还款时的原始凭证;
会计根据此联做账冲销借款;
4结算回执联:
借款人报销或还款时,此联给借款人,作为结清借款的原始凭证;
3《借款单》填写要求:
1统一用黑色签字笔填写,字迹公正、清楚,严禁草写;
2日期行栏:
填写借款当时的年月日;
3资金性质栏:
填写付款方式,即你希望的是转账还是现金,如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息;
3.4部门栏:
填写借款人所在部门;
3.5项目明称栏:
如果借款事由为处理工程项目业务,此处填写工程项目的具体名称,否则此处为空;
3.6预算科目栏:
此栏为空,统一以员工借款挂账,报销还款时冲销;
6.5.3.7借款理由栏:
填写借款的具体事宜,如:
X月X日X事到X地出差,X季度员工活动,定额备用金等等;
5.3.8金额栏:
填写借款的具体金额,大小写必须一致;
出差的,金额须与审批后的《出差申请表》一致;
5.3.9付款凭证联最右下角的领款人必须填写,领款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致;
3.10结算凭证联和结算加回执联:
填写借款单时,借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致;
其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写;
第七章付款(结算)业务
7.1适用条件:
适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。
7.2付款(结算)业务分类:
直接结算业务、预付款业务
7。
2.1直接结算业务是指根据合同约定,在经济业务发生后,根据实际验收情况结算付款的业务;
此类业务结算时填写《付款结算申请单》。
7。
2预付款业务是指根据合同约定,在经济业务发生前,需要按进度预先支
付部分款项,在业务验收完成后结算的业务.此业务在预付款时填写《预付款申请单》,预付款业务发生验收完成填写《预付款结算单》,以冲销已预付的款项。
7.3管理规范
1采购业务
7.3.1。
1采购预付款业务,付款时须提供的原始单据包括但不限于:
审批通过的采购订单原件、合同原件或扫描件;
7.3。
1.2直接结算类采购业务,结算时提供的原始单据包括但不限于:
合同(扫
描件)、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单.
1.3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算,冲销预付款,提供
的原始单据包括但不限于7。
3.1.2条除经审批的采购订单外的原始凭证;
7.3.2资本性支出
2.1资本性支出:
是指单件金额在2000(含)元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出;
7.3.2。
2预付款业务,首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于:
合同原
件或扫描件、事前审批单、合格发票等;
3直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于:
事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单;
4预付款业务,资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算,冲销预付款,须提供的原始单据包括但不限于:
资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单;
4单据填写规范
7.4。
1预算内业务在预算内前小方格内划“√"
反之在预算外前小方格内划“√”;
4.2支付方式:
填写付款的方式:
现金、支票或转账,原则上公司均以转账方式支付;
7.4.3收款单位:
公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致;
第八章日常费用报销
8。
1日常费用包括的内容
日常费用主要包括:
差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。
日常费用报销填写《费用报销单》
2日常费用的控制原则:
对日常费实行预算管理,分级负责、层层把关,在一个预算期内,各项费用的累计支出原则上不得超过预算。
对超预算费用按本制度2.2.2条执行。
8.3管理规范及报销标准
3.1业务招待费
业务招待费是公司经营活动的需要,为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提,应按照必要、合理的原则开支。
1业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐.
1.2陪同人员须在发票和收银小票后签字;
1.3报销原始凭据包括但不限于:
事前审批表,即人力资源部提供的《业务招待费审批表》、发票、收银小票;
8.3。
1.4标准按人力资源部相关政策执行,未达到标准的按实际发生额报销、超过标准的按标准报销。
8.3.2差旅费
2.1住宿费必须提供出差目的地的住宿发票.
2.2实际出差天数的计算以所乘交通工具车票(机票)显示出发及返回时间为准,12:
00以后出发(或12:
00以前到达)以半天计,12:
00以前出发(或12:
00以后到达)以一天计。
3凡与原出差申请单审批的地点、时间、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、交通工具的,需按照审批权限规定经领导审批后方可报销.
8.3.2。
4出差期间,宴请客户的需事先向相关部门申请,返程后补《业务招待费申请表》。
,
5餐补、住宿等标准按公司相关制度执行,标准内据实报销,超过标准的按标准报销;
2.6出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助:
3.2.7报销时所附原始凭证包括但不限于:
事前审批表《出差审批表》、发票。
3交通费
3.3.1员工因公办事发生的乘坐公交车、地铁等交通费,需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息,后附相应发票据实报销;
员工上下班发生的交通费按公司福利制度执行;
2员工确因突发且情况紧急需乘出租的,需取得部门经理同意.否则财务予以报销;
3.3报销须提供的原始凭证包括但不限于:
相应交通公交发票、外出办事交通费明细表(部门经理签字审批)
4维修费
4.1日常维修事项须按所需费用的金额进行审批;
8.3.4。
2维修完成后须提供进行经双方确认的验收报告,自购维修配件的需提供配件采购明细清单;
3.4。
3报销须提供的原始凭证包括但不限于:
发票、验收报告、采购清单。
5员工福利费
3.5.1标准严格按公司福利制度执行;
5.2通讯补贴、交通补贴由员工于每月24日前填单报销,附通讯费发票、交通发票;
5.3生日补贴、节日慰问金由人力资源部于每季20日前或节日后10个工作日内报销,须附:
员工信息、员工领用慰问品明细、发票等原始单据;
6办公用品、低值易耗品
在预算范围内参照7。
1采购业务执行
3.7其他零星费用
在预算范围内据实提供发票及经确认的业务明细后据实报销.
4费用报销单填写规范
8.4.1标题《费用报销单》前横线处填写部门名称,非人名或具体费用明细;
8.4。
2部门:
费用(业务)归属的具体部门,归属部门按受益原则划分;
须正确填写,以便准确各部门费用;
并在此处列明收款人户名、账号、开户行,未注明者一同视为员工个人工资账户;
3项目名称:
费用(业务)归属于公司的具体项目,须正确填写,以便对项目成本进行归集;
4摘要:
须列明业务发生时间、事由、业务性质(招待或住宿等),如报销9月19日(时间)因洽谈合作事宜(事由)招待(业务性质)影城管理人员;
按费用类别分行填写,如出差人员同时发生住宿费、车费,餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总,严禁加总填写;
5附单据张数为归属于此类费用的原始凭证数量;
8.4.6领款人:
收款人须在此处签字,如冲销借款的,此次填写冲销某人借款;
否则,不予支付或冲账;
4.7填写用黑色钢笔(签字笔),严禁用铅笔或其他笔填写,字迹工整.申请
金额必须大小写一致,严禁用涂改液修改,如有错误应重新填列和补签;
8原始凭证不得伪造、涂改,一经发现,追究当事人责任
4.9粘贴要求:
所有原始凭证按摘要所列费用类别,顺序整齐粘贴于《费用报销单》左上角,如发票小且数量多者,可先将发票整齐粘贴于粘贴单上后再将粘贴单粘贴于《费用报销单》左上角;
5单据传递规范
8.5。
1传递原则:
单据按审批流程顺序传递,审批人审批后自动传递至下一审批人。
2非总部办公室单据传递至总部行政处,行政则需按部门交由相关部门人
员签收,审核后按审批流程顺序传递;
第九章报销及付款发票规范
9.1报销及付款发票规范
9.1。
1发票须注明所购物品名称、规格型号、金额;
明细较多者须附发货清单;
9。
1.2出差发生的住宿、车票(机票)、业务招待费、过路、过桥费、会议费等发票日期与实际业务发生日期一致;
3发票不得伪造、涂改,一经发现,追究当事人责任;
4发票丢失或开具有误,须及时联系对方重新开具;
5发票抬头开具公司名称与营业执照、合同、付款单位须保持一致,如实正确填写发票日期、内容、金额,字迹要求清晰。
6取得的发票必须真实、合法,盖有开票单位发票专用章。
发票的内容、类型、发票的真伪,如果经办人不能确认的,应事先咨询财务部。
财务部将拒绝接收不符合要求的票据。
附表单:
附一、借款申请单
附二、付款结算(预付款)申请单
附三、预付款结算单
本制度由财务部负责起草、解释与修订。
发文部门:
财务部签发人:
主送单位:
公司各个部门签发时间:
二零一七年九月四日
财务借款和报销管理制度
第一部分总则
第一条为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,提高财务管理水平,特制定本制度。
第二条
本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、零星采购费用及专项支出等,以下分别说明相关费用的借款流程和报销流程。
第三条
本制度适用公司全体员工。
第二部分
借款规定
第四条
出差借款
出差人填写《出差申请表》(见附表一),经部门主管领导审核,总经理或授权人批准后按批准额度到财务部办理借款。
第五条借款流程
(一)借款人填写《借款单》,注明借款的事由、借款金额(大小写完全一致,不得涂改),现金或支票。
(二)借款审批
1、出差借款以《出差申请单》为《借款单》的附件,不再履行审批手续。
2、个人借款:
一般不予借支,特殊情况下需借时,由总经办核查工资,具备借款条件的由核算主管在《借款单》上签字确认,主管领导审核,常务副总或授权人批准。
如不具备借款条件,可由经济担保人担保借款,担保人签字后,再按上述程序办理审批签字。
个人借款额度不得超过当月工资。
3、零星采购借款:
由常务副总审批,总经理或授权人批准。
4、外协借款:
由生产部部长和财务外协会计共同确认,常务副总审核,总经理或授权人批准。
5、其他临时借款:
如业务费、周转金等,由常务副总审核,总经理或授权人批准。
第五条财务部凭审批后的借款单办理付款手续.
第六条除周转金外的其它借款,原则上不允许跨月借支。
第七条借款未还者,原则上不能再次借款,逾期未还借款者转为个人借款,从工资中扣回。
第三部分费用报销规定
第八条日常费用报销规定
(一)日常费用主要包括差旅费、费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算周期内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
(二)费用报销一般规定
1、原则上所有费用均需申请,经总经理签字同意.
2、原则上哪个部门发生的费用由哪个部门人员负责报销。
3、报销人必须取得相应的合发票据,且发票背面有经办人签名。
4、填写报销单应注意:
根据费用性质填写对应单据;
严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;
金额大小写完全一致(不得涂改);
简述费用内容或事由。
5、按规定的程序报批。
一般费用由部门负责人审核,总经理审批.特殊情况下还须由相关部门确认,财务部复核,总经理批准.
6、报销5000元以上需提前一天通知财务部备款。
7、对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。
8、原则上当月的帐须当月报,不得跨月报销。
如当月未办理报销手续的,月终从借款
人的工资中扣除,报帐后再予以返还。
9、所有费用在总经理批准报销前,均需经财务部进行复核。
未见财务复核签字,总经理不予批准。
第九条差旅费报销规定
一、出差补贴标准
(一)出差分为短途和长途.按在外是否过夜区分短途与长途。
不过夜当日返回即为短途;
在外过夜不能当日返回即为长途,长途出差天数由在《出差申请表》上明示.
(二)员工短途出差视为出勤,只报交通费及伙食费(伙食费按10元/天标准计算)。
(三)长途出差补贴标准(食宿包干)(元/天/人):
职务
市区外省内
省外
省会城市
地级市
一般人员
40
80
60
一般管理人员
50
120
部门负责人
200
160
副总经理以上
240
(四)计算补贴时,以回厂时间界定。
12:
00以前回厂的,不计算出差补贴;
00以后回厂的按半天计算出差补贴。
二、员工出差交通报销标准
(一)员工出差乘坐交通工具报销标准:
1、公司总经理以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱。
2、部门经理级可乘软卧、硬卧、轮船三等舱,坐飞机需报总经理批准。
3、其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱,坐飞机需报总经理批准。
(二)员工长途出差交通费,副总经理级(含)以上人员的陆路交通费实报实销;
其余人员不得随意乘坐出租车,如有特殊情况需乘坐出租车时,需经总经理批准。
(三)员工在本市内出差,只报销公交车票。
公交车票除二人及以上同行外均不得连号。
无特殊情况,不得报销出租车票。
三、差旅费报销规定:
(一)食宿费按上表实行包干制、交通费按规定标准执行,超标自付(总经理特批的,按特批执行),节约归已。
(二)客情费由领导书面核定,总经理批准后报销。
特殊情况,先口头申请,再补单。
同时以补贴标准扣减住宿费后的费用按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
如出差时对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等不予报销相关费用。
(三)员工出差返回后5个工作日内报销,未按规定时间报销的,财务部应在当月工资中扣回预借的差旅费,待报销时再行支付。
(四)超过一个月以上的出差单据,假票据或不符合规则的票据,财务部不予以报销。
(五)如和上级领导一同出差,出差标准按“就高不就低"
的原则计算。
如实行实报实销的,不再按出差标准单列报销。
(六)财务部有权对差旅费的真实性进行考核。
(七)出差人在报销限定期限内根据差旅费用标准《差旅费报销单》,经部门负责人验证,财务部审核,总经理批准后办理报销手续。
第十条费报销规定
(一)移动费:
为了兼顾效率与公平的原则,员工的费用补助依据岗位的性质和职位不同设定不同的标准,具体详见《人力资源管理制度》第九章。
(二)固定费:
公司为员工提供工作必须的固定,员工在上班期间不得打私人。
固定费由财务部统一支