李革增—行政秘书档案管理.pptx

李革增—行政秘书档案管理.pptx

《李革增—行政秘书档案管理.pptx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《李革增—行政秘书档案管理.pptx（11页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

聚成华企在线商学院,行政秘书档案管理讲师：

李革增,1、什么是档案管理,档案：

是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

文档管理：

文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。

它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。

如何管理你的文档,1、分类原则：

方便使用；操作简单；设置合理方法：

按工作的主要内容分，例如：

申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。

公司部门分，例如：

人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。

按事件的处理状态分，如：

已完成文档、未完成文档、办理中文档,2、整理原则：

以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。

先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：

（1）根据使用的频率来整理文件。

最常用的东西应该在你的手边，随手可取。

（2）把暂时不用的文件移走。

（3）建立文档编号，一部分编号0112，代表每年的每一个月；另一部分编号0131号，代表一个月的每一天。

（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。

（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。

3、存储普通文件：

文件柜、箱电子文件：

硬盘光盘原则：

分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。

案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。

（国家规定的除外）让你的档案更加有效的小秘诀：

（1）使用大写、清楚的字母标示档案。

（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。

（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。

（4）为大型的资料建立索引。

三、信息、情报管理,1、信息的概念及其特征概念信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息2信息在企业工作中的作用战略决策企业经营市场销售3、企业信息的分类（技术、生产、市场）,在今天的世界上，只要你打个瞌睡，机会就消失了。

情报是防止你打瞌睡的闹钟。

-TI公司的全球营销副总裁,信息情报的收集来源,

（1）相关行业的报纸、杂志、图书

（2）图书馆、互联网（3）从相关部门、企业购买（4）通过同行业索要、交换（5）从广播、电影、电视中获取（6）通过专利机构咨询（7）通过工商主管机构了解（8）通过咨询公司了解（9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员（10）向有关国家和部门了解,4行政文秘信息、情报工作的原则和基本要求工作原则追踪原则、超前原则、选优原则行政文秘信息工作的基本要求及时、全面、适用5信息资料的收集和处理采集、交换、索取、购买信息的处理整理加工、储存、使用,6、信息情报的分析7信息情报整料的贮存和使用信息情报资料的科学贮存分类、建立贮存检索系统、保存信息情报资料的使用决策支持分级使用保密及时更新,“教育是为美好生活作准备！

”斯宾塞,Thanks！