QP01文件化信息控制程序.docx

资源描述

QP01文件化信息控制程序.docx

《QP01文件化信息控制程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《QP01文件化信息控制程序.docx（20页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

QP01文件化信息控制程序.docx

QP01文件化信息控制程序

修改记录

版次

修改内容

修改时间

备注

初版发行

2010-07-10

1.部分文字、格式修整。

2.封面、5.3.2、5.5、5.7、5.8、5.14、8.2附页2增加、更改部分内容。

2014-09-03

修改5.7.11环保资料保存期限

2015-9-15

升2015版本

2016-09-30

核准

审核

编制

2016-09-30

1.目的

规范质量体系文件/记录的制订、核准、发放及修改控制的过程和要求，以确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围

适用于本司质量体系所有文件/记录，包括重要的外来文件、电子文件、组织知识等。

3．职责

文控中心组织制定、发行文件，相关部门执行。

4．定义

无

5．内容

5.1编写要求

5.1.1所制订文件不可与法律、法规相抵触。

5.1.2编写文件以‘简洁、切合实际、易懂易操作’为原则，文件需可操作性和易操作性。

5.1.3语言表达应通俗易懂、精确严谨、避免产生误解，避免使用生僻字，如有不易懂的名词须定义说明。

5.1.4文件的编写可用文字、图表、流程的方式表述。

5.1.5相关联的文件应保持衔接紧密，相互间无矛盾、无分歧。

5.2文件分类及分类说明

文件级别

包含文件

类别代号

说明

一级文件

质量手册

体系的纲领性文件，说明公司的质量方针和质量目标，对质量体系的运行作指导性的支持。

二级文件

程序文件

说明体系内各相互关系的运作程序，是体系运行的主脉。

三级文件

作业标准书

规范具体作业行为的指导性文件，BOM、产品基础数据表等

管理规定

规定某些行为的管理类文件。

操作规程

机器、设备、仪器操作的指导性文件。

检验标准

产品检验的标准依据。

流程图

说明某一运作的作业步骤及连接关系。

四级文件

记录表格

用于记录与质量有关的结果。

5.3文件结构及格式

5.3.1文件结构

结构项目

说明

修改及批准页

位于所有文件的封面，记录文件的修改履历及批准记录。

格式栏

以一定的方式规定文件的格式（如公司的标志、文件名等）

目的

说明编写文件的控制目的

适用范围

指明文件规定的活动所涉及的范围

权责（选择）

界定各职能部门在本活动中所担当的职责（必要时才写）

定义（选择）

对较难理解或容易产生误解、分歧的名词或术语作解释

内容

文件规定的活动的细节性说明

相关工作人员

部门主管

管理者代表

使用部门

5.7保存、发放、回收及销毁控制

公司内部

发放受控副本

更新控制、发放修改的副本，及收回修改前的副本并销毁

认证机构

发放非受控副本

不要求更新控制

外部机构

发放非受控副本

不要求更新控制

供应商

发放非受控副本

要求更新控制

5.7.1所有受控文件、表格原稿均由文控中心保存，文件须在原稿背面盖上“原稿”印章，表格原稿为样表无需作标记，由文控中心统一复印发放副本，并建立文件资料索引。

5.7.2文件编制时，如新制订需向文控中心询问文件最新受控编号，并注明文件发放范围,经核准后将文件原稿交文控中心受控。

5.7.3由文控中心填写《文件发放/回收记录表》,交管理者代表审核后发放，并及

时更新《最新受控文件清单》，以便于掌控受控文件的最新状况。

5.7.4文控中心按要求发放的数量复制副本并加盖印章：

给公司内部派发的加盖蓝色“受

控文件”章,并对副本进行编号；如向外部机构派发则加盖红色“非受控文件”章。

5.7.5接收受控文件时文件接收人须在《文件发放/回改记录表》上签收并保存，如为更

改文件,发放时文控中心须同时回收旧版本,并在《文件发放/回改记录表》上记录.

5.7.6回收的旧版本文件须加盖红色“作废文件”章与相应电子档一并销毁，对公司外

部发放之文件，文控中心仅需在发放记录上登记即可，无须签收及回收旧版本。

5.7.7如回收的文件须保留待查，则加盖“作废留用”章。

5.7.8文控中心每月需将更新后《最新受控文件清单》和《质量记录清单》，发送至各相关人员邮箱，各部门于收到邮件后，应及时核对所使用文件是否为最新有效版本，如发现问题须向文控中心反馈并纠正。

5.7.9各部门/车间须对各自的受控文件进行分类、归档、保存及编制目录，并确保相关人员可随时翻阅。

5.7.10文件取消/销毁：

须由制订部门填写《文件取消/销毁申请表》，经部门负责人审核后交文控中心，文控征询各相关使用部门同意后，交管理者代表审批后实施。

5.7.11一般文件的保存期限为4年，环保资料的保存期限为10年。

5.8受控文件的修改及增删（指体系文件及空白表格）

5.8.1体系文件或空白表格需修改时，由建议修改人填写《文件修改申请表》，向管理者代表阐述修改内容，经管理者代表批准后执行。

5.8.2文件/记录修改由制定单位负责执行，编制完毕后将电子档发文控中心确认编号、格式是否无误，由文控中心打印并交本文第5.6项所规定相关人员审批。

5.8.3文件的修改须严格按本文第5.5项要求执行。

5.8.4表格更改以版本号升级来识别，并将更改后的内容以红色字体来区分。

5.8.5表格新增或修改受控需在表格的背面打印《记录表单受控格式》，并按本文5.8.1项

要求执行。

5.9受控文件补充发放

5.9.1文件使用单位受控文件副本遗失、因特殊原因需增发或因文件损坏需更换时，须填写《文件补发申请表》，经管理者代表核准后，由文控中心发放并按5.7项规定执行。

5.9.2遗失补发的文件须编上新副本号发放并作记录，增发的文件副本编号沿已有的编号递增，更换的文件则使用原来的副本编号即可。

5.10外来文件的控制

5.10.1外来文件包括国际/国家标准、法规、客户/供货商提供的技朮资料等跟质量有关的外部文件（当中不含政府下发的公文）。

5.10.2各有关人员收到外部文件后交至文控中心归类，管理者代表确认需受控后，由文控中心对文件进行编号、加盖‘外来文件’章，按管理者代表指定需发放部门分发。

5.10.3外来文件随外部的变更而相应变更，并替换内部原有的文件。

5.10.4外来文件的保存、发放、回收及销毁按本文第5.7项规定执行。

5.10.5电子档的外来文件按电子文件的控制方式控制。

5.11电子文件控制

5.11.1电子文件包括与质量有关的所有电脑资料。

5.11.2财务部电子文件最新版本须保存在其部门所使用的电脑内，由其部门自行管理（不含程序文件、作业规范及空白表格等文件）。

5.11.3营业或财务部门收到跟质量有关的外来电子文件时，打印后按5.10条例处理。

5.11.4其它跟质量有关的电子文件须保存在文控中心的电脑硬盘内，并设定保护密码，及设置仅限管理者代表和文控员可查阅权限，由文控员每月将最新的文件保存一次到备份盘内，防止文件丢失。

5.11.5电子文档的保存须按文件类别建立存盘目录，如不同部门有同一类别的文件，须在类别目录下建立部门目录，便于文件查找。

5.11.6在每个目录下均须建立存盘的文件清单（INDEX）。

5.11.7各部门电子文件的更改须从文控中心拷贝最新的版本修改，并将更改后的文件发电子档至送文控中心存档（此规定不含营业和财务性质文件）。

5.12文件借阅/文件检查：

从文控中心借阅文件须填写《文件/记录借阅申请表》。

各单位使用的受控文件及记录表格，文控中心不定期进行检查，以确保各单位使用的文件为最新、有效的，并将检查结果填写在《文件检查记录表》。

5.13．组织知识的管理:

对内外部来源的组织知识进行收集整理,予以登记保存,便于查阅;

5.14质量记录的控制

5.14.1管理对象：

各种记录表单须统一由文控记录在《质量记录清单》中，并以《质量记录清单》记录的内容作为管理对象。

5.14.2记录表单伴随手册、程序文件、作业指导书同时形成，临时性表单可由部门

自行决定。

5.14.3记录填写要求：

作为证据的记录，应及时、清楚地记入重要的相关事项。

5.14.3.1填写固定格式的记录时内容不可遗漏，未产生的项目则以“/”符号代替。

5.14.3.2因热敏纸上的文字等不易保存，不能作为正规的记录保存，应将其复印后将

复印件作为保存记录。

5.14.3.3记录应使用圆珠笔、中性笔或钢笔填写（如需保存期限较长，则应使用中性笔或钢笔书写，以避免时间长字体退色），且书写字体应规范、清楚。

5.14.3.4如记录需修改时，应在需修改的内容下划线并记入修改内容、签章（必要时

根据内容记入修改日期、责任人印章、审核印等）。

5.14.4质量文件/记录管理

5.14.4.1归档管理：

记录是伴随着各项管理活动产生的，各有关部门人员在该项活动

结束后应整理好记录，交相关部门分类归档存放。

（1）文件/记录归档管理应设专人负责，以防丢失或损坏，接收时须及时填写

《记录归档登记表》。

（2）如遇特殊情况（管理活动延期结束等），需向归档部门说明原因，暂缓归档。

5.14.4.2档案管理方法：

（1）需管理的文件/记录应使用文件夹存放，并做相应标识。

（2）文件夹首页需附相应目录。

（3）为便于查阅、提取，不同文件应分类归档，并做明确标识。

（4）文件夹无法保存的文件/记录，可用其它方法妥善保存。

（5）文件/记录的保管期限、保管地点须在《质量记录清单》中注明（保管场所应足够、条件适宜）；如超过保管期限仍需继续保留，应分不同区域存放并做明确标识；如因条件有限，亦可放置于同一文件柜内，但应分类排序。

（6）记录亦可采用电子形式保存。

5.14.4.3文件/记录查阅

（1）各相关人员如因工作需要，需查阅有关文件/记录时，应先经保管部门负责人同意后，向文件管理人员说明需查看文件名称，由管理员负责查找。

（2）查阅文件/记录时，应注意保持文件的完整、清洁，查阅后应及时将文件整理好，并交由管理员放回原处。

5.14.4.4文件/记录借阅

（1）文件/纪录原则上不准离开保管场所，仅供在现场查阅；如特殊情况需借阅

时，应填写《文件/记录借阅申请单》，并说明原因，经申请部门及保管部门

负责人审批同意后方可借出。

（2）归还时，文件管理人员需检查借出文件是否整洁、齐全，并在《文件/记录借阅申请单》上签收后，将文件/记录放回原处。

5.14.4.5.废弃处置

（1）超过保管期限应废弃的文件/记录，由管理人员登录在《记录废弃登记表》，

经保管部门负责人批准后，由文件/记录管理员处理。

（2）失效记录如需保留时，由管理人员填写《记录过期记录保留登记表》，注明

延期保留的原因，待无须保留时，则按上述

（1）规定执行报废处理。

6．相关文件

无

7．附属表格、印章

7.1印章图样：

受控文件章（蓝色）、作废文件章（红色）、非受控文件章（红色）、

作废留用章（红色）、外来文件章（蓝色）、原稿文件章（蓝色）

7.2相关表格：

BF-QR-PG-001《质量记录清单》

BF-QR-PG-002《最新受控文件清单》

BF-QR-PG-003《文件发放/回收记录表》

BF-QR-PG-004《文件销毁申请表》

BF-QR-PG-005《文件补发申请单》

BF-QR-PG-006《文件修改申请表》

BF-QR-PG-007《文件/记录借阅申请表》

BF-QR-PG-008《文件检查记录表》

BF-QR-PG-009《记录归案登记表》

BF-QR-PG-010《记录保留登记表》

BF-QR-PG-011《记录废弃登记表》

BF-QR-PG-097《记录表单受控格式》

8．流程图

8．1

文控作业流程图

权责单位

作业流程

说明

文控中心

文件编写人

编写要求

文件分类

文件结构

文件格式

文件编号

可用文字、图表、流程等说明。

文件分为四级：

质量手册、程序文件、作业指示文件、表格等。

分为封页、格式栏、目的、范围、职责、定义、内容、相关文件、附表、流程、变更栏等。

详见5.3.2项

详见5.4项

8．2

各部门文件处理流图

权责部门

作业流程

说明

各权责单位

电子文件

外部文件

内部文件

1．内部文件由各部门自行编制，权职人员审批后发行；

2．外部文件由管理代表批准发布；

3．电子文件由文控员设定密码管理。

各授权人员

职能部门编写，职能人员审批。

YES

文控中心

文控中心按文件编号的原则对文件

进行编号

文控中心

1．所有受控文件由文控中心统一发行，并建档保存。

2．电子文件须在指定电脑设定保护密码。

各权责单位

1．文件的变更由原编制部门实施，变更后的文件须得到原审批人的重新审批。

2．文件变更后版本须按规定升级。

3．文件变更须添加变更说明。

各授权人员

文控中心

1．发放变更的文件时须回收变更前的旧版本文件，防止误用。

2．回收的旧文件须作明确的标识及处理。

文控中心

检查

由文控中心每月对各部门的受控文件作全面检查，防止过期文件被误用。

各权责单位

保存

1．文件使用单位须建立索引，并将文件保存在防潮、防腐的地方。

2．文件超过保存期须按规定销毁。

附页1----

--质量手册修改页范本

修改记录

版次

修改内容

修改时间

备注

A/0

初版发行

A/1

修正错误

2014-**-**

A/2

重新改写文件

2014-**-**

核准

审核

编制

XXXXX

XXXX-XX-XX

附页2------纵向表格受控范本

正面：

********有限公司

**************ITED

表格名称------16#宋体

批准栏------字号根据实际调节12#字------表格编号：

BF-QR-□□-□□□-□□

背面：

核准

审核

编制

XXXXX

XXXX-XX-XX

展开阅读全文