形成文件化信息控制程序.docx

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形成文件化信息控制程序

形成文件化信息控制程序

（ISO9001：

2015）

1．目的

为对公司管理体系要求所形成的文件化信息（包括管理文件、产品图样、技术文件、外来文件、组织管理知识）进行有效控制，确保各相关场所使用的文件化信息、资料均为有效版本，特制定本程序。

2．适用范围

本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系运行所形成的文件化信息管理与控制。

3．职责权限

3.1总经理：

负责对管理手册和程序文件批准与发布，文件协调的最后裁决.

3.2管理者代表：

负责管理体系的维护与运作，拟定管理手册，组织各部门编写程序文件，并审核管理手册和程序文件的适宜性，表单修订/废止的批准，文件化信息修定过程指导与协调，外来文件化信息、知识的使用批准.

3.3各部门主管：

组织或执行部门文件化信息的编写，程序文件修订/废止的初步审核，部门主管批准本部所形成的文件化信息，其中技术类文件化信息由副总工批准.

3.4DCC负责文件化信息的发放、保管、回收与销毁。

4．运作程序.

4.1文件化信息层次

本公司文件化信息分为四个阶层：

第一阶文件：

管理手册

第二阶文件：

程序文件

第三阶文件：

作业指导性文件（包括产品标准、质量计划、工艺规范、检验规程等）、管理文件（管理标准、规章制度等）和外来文件（包括国家法律、法规、

******管理条例、产品执行标准、标书等）。

第四层次：

文件信息、报告、表格等主要包括质量、环境、职业健康安全、生产、检查、组织相关知识所需要形成的文件化信息等。

4.2文件化信息的分类与编号标识

4.2.1文件化信息的分类：

4.2.1.1按文件化信息类别：

管理性文件化信息、技术性文件化信息、组织知识文件化信息、其它文化信息。

4.2.1.2按文件化信息来源分：

内部文件信息、外来文件信息。

外来文件信息包括：

法律、法规、产品标准、标书、组织知识等。

4.2.1.3按文件受控状态分：

受控文件、非受控文件。

4.3凡与质量、环境、职业健康管理体系运行紧密相关的文件化信息应为受控，由各主管部门按规定执行。

由DCC登记在《文件化信息/档案目录》按受控文件管理；

4.4文件化信息的编号标识

4.4.1管理手册的编号标识为：

DXC（企业代码）/QEO（质量、环境、职业健康安全第一个字母大写）-SC（手册）-XXXX（年号）。

例：

DXC-SC-2013。

4.4.2程序文件的编号标识为:

DXC（企业代码）/CX（程序）-XXX（标准章节号）-XXXX（年号）。

例：

DXC-4.2.3-2013

4.4.3管理文件化信息的编号标识为:

DXC（企业代码）/BW（类别码）.XX（部门代码）.XX（部门文件类别代码）－XXX（文件顺序号）。

例：

********

4.4.4技术文件化信息的编号标识为：

DXC（企业代码）/JW（类别码）.XX（部门代码）.XXX（部门文件类别代码）.XX（文件顺序号）。

例：

******G.010

4.4.5文件化信息版本号

4.4.5.1英文大写字母开头及小写数字表示文件的首版，其起始版本号应为“A0”，每更改一次对版本升级A1，以此类推等。

4.4.6部门文件化信息类别代码：

工艺卡片GY流程LC检验文件JY

操作规程CZ采购规范CG质量计划JH

模具图纸MJ结构重量JZ标志技术要求BJ

使用说明书SY作业规范ZY安装图AZT

消耗定额DE临时工艺LG产品图CPT

4.4.7部门代码：

省略

4.4.8文件化信息表单的编号:

4.4.8.1DXC（企业代码）/*****（文件化信息）·XX（部门代码）·XX（文件化信息顺序号）－X（分序号（需要时）。

4.5文件化信息的编写

4.5.1管理手册和程序文件的编制由文件编制部门填写《文件化信息修订/废止申请表》,三阶文件由编制部门视需要自行决定是否填写<<文件化信息修订/

废止申请表>>。

4.5.2文件化信息格式

4.5.2.1管理手册封面格式，管理手册内容格式

4.5.2.2程序文件封面格式，内容格式，内容包括如下，

字体为宋体粗体，大小为12（小四）：

一、控制目的

二、适用范围

三、职责权限

四、运作程序

五、引用文件

六、引用表单

4.5.2.3规范类文件封面格式，

内容格式，内容如下，字体为宋体粗体，大小为12：

一、控制目的

二、适用范围

三、作业流程

四、参照文件

五、引用表单

4.5.2.4其它文件封面及内容格式不作限定，但文件上方必须统一使用如下格式：

本文件属DXC批准，不得复印。

文件编号修改单号

版本页次第页共页

4.5.3文件化信息编制时所用表单必须完整，这些项包括：

文件名称、日期、版本、页数。

管理手册和程序文件编制完毕后需由部门主管作初步审核。

4.5.4经初步审核合格的文件化信息需要对其适用性进行审核，管理手册和程序文件适用性由管理者代表审核；规范类文件化信息适用性由部门主管审核。

4.5.5经适用性审核合格后，由适用性审核人员召集其它受该文件修订或废止影响的部门进行合理性审核。

*******对文件的规范性进行审核。

4.5.6经列印及编号后的文件需要进行有效性批准，管理手册和程序文件由原制定部门及管理者代表审核，****批准。

规范类及其它文件信息由部门最高主管批准，必要时由总裁批准。

4.6文件化信息的发放、回收、保管、销毁

4.6.1经有效性批准合格的文件化信息由******统一发放，所有体系文件（含电子档）由各部门传递到*****

4.6.2*******编制《文件化信息发放/回收签收表》****.ISO.08并参照发放清单进行发放。

如对文件化信息有额外需求，需填写《文件化信息申请表》*****ISO.09并经*******主管批准后统一发放。

4.6.3文件化信息的正本由*****保存至12年，盖“文件化信息受控”印章，发行文件化信息均由******以书面形式发行给规定部门签收，并盖蓝色“文件化信息发行”印章.

4.6.4如发行的文件化信息是更新版本，则必需回收旧版本，*****在旧版正本文件上盖“文化化信息作废”印章，由*****保存至12年，旧版本的副本由******销毁（如碎纸机），并填写《文件化信息消毁记录表》******O.28.

4.6.5客户、供应商、审核机构等所需文件化信息必须经*****主管批准后方可发放。

如果是受控文件信息则在文件上盖上“临时文件化信息”印章，并按4.5.2规定执行（对外发行的文件可由本公司有关部门代签收）。

4.6.6文件化信息的发放应注有不同的分发编号（分发编号按自然数顺序确定），并在文件封面上加盖“文件化信息发行”印章或标识。

发放时，领用人应在《文件化信息发放/回收签收表》上签收。

文件分发号：

********************

4.6.7当某一部门需领取多份文件化信息时*****，在领用登记上以分发号加小号形式表示，如：

009-1、009-2，即意为销售部第一号、销售部第二号，以此类推。

4.6.8文件化信息应得到充分的保护，在使用过程中防止泄密，依《文件化信息防止泄密管理办法》*********进行控制.

4.7文件化信息的更改

4.7.1管理手册和程序文件的更改须由原文件制定部门填写<<文件化信息修改/废止申请表>>，规范类文件更改由编制部门视需要填写《文件化信息修改/废止申请表》。

4.7.2规范类文件化信息的修改需要在部门内部进行适用性、合理性、有效性审批。

4.7.3管理手册和程序文件的废止须由原文件制定部门填写《文件化信息修改/废止申请表》，规范类文件由原文件制定部门填写《文件化信息修改/废止申请表》。

4.7.4如因特殊情况需要手动修改文件化信息时，可将修改部分划线，并签上姓名及日期，但此类文件化信息有效性为三个工作日，文件化信息编制单位应将手改文件在两个工作日内变更新版本后交******发行。

4.8文件化信息备份

4.8.1公司所有受控的文件化信息应存入*****。

文件化信息可以纸质文档形式存入，也可以电子文本形式存入。

*******应指定某一物理存储器比如移动硬盘进行电子文本的备份。

每半******份。

4.9文件化信息表单的更改

4.9.1所有文件化信息表单修改必须填写《文件化信息表单修改申请表》按该表要求进行审批后交******管控。

4.9.2当遇文件化信息表单修改时，*****需要填写《文件化信息表单更改通知单》通知各使用部门。

4.10外部文件化信息、知识及资料.

4.10.1******每年至少一次向有关机构取得与管理体系有关的最新版本标准，并交*******进行统计于《外来文件化信息清单》*****O.21，并盖“外来文件化信息”印章。

4.10.2客户标准由*****批准后交*****受控，并盖外来文件化信息章。

4.10.3必要时各部门负责将国际标准、客户标准、行业标准等转化为本厂标准，由副总工批准后方可发放使用，并随国际标准、客户标准、行业标准变化而变化，原件作为正本附件，同时保存最新版本于********。

4.10.4所有外来文件化信息/知识在本厂使*******过使用部门主管审核。

4.10.5所有外来文件化信息的发放由文件需求部门填写《文件化信息申请表》*****ISO.09经管理者代表批准后由*****按4.5规定执行。

4.11文件化信息的借用

4.11.1所有受控的体系文件化信息不得外借，如因特别需要，填写《档案/文件化信息借阅（用）申请表》*****ISO.48，经过批准后才可借用。

4.12文件化信息的保留

4.12.1文件化信息的保留参见《保留形成文件化信息控制程序》

5．引用文件

5.1管理手册

5.2《保留形成文件化信息控制程序》

6．引用表单

6.1《文件化信息/档案目录》

6.2《文件化信息发放/回收签收表》

6.3《文件化信息表单更改申请表》

6.4《文件化信息表单更改通知单》

6.5《文件化信息修改/废止申请表》

6.6《文件化信息申请表》

6.7《文件化信息消毁记录表》

6.8《外来文化信息清单》

6.9《档案/文件化信息借阅（用）申请表》

附件：

形成文件信息控制流程图