物流系统分析与优化课程设计天信运业采购系统分析与设计.docx
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物流系统分析与优化课程设计天信运业采购系统分析与设计
摘要…………………………………………………………………………………………2
1引言…………………………………………………………………………………………3
1.1问题的提出………………………………………………………………………………3
1.1.1天信运业采购系统现状………………………………………………………………3
1.1.2天信运业采购系统现状分析…………………………………………………………3
1.2任务与分析………………………………………………………………………………3
2采购方案方案设计…………………………………………………………………………4
2.1结构优化设计……………………………………………………………………………4
2.1.1集中采购模式优化设计………………………………………………………………4
2.1.1混合式组织结构优化设计……………………………………………………………6
2.2采购量预测优化设计……………………………………………………………………7
2.3采购信息系统优化设计…………………………………………………………………9
2.4采购绩效评优化设计……………………………………………………………………11
3方案分析与评价……………………………………………………………………………13
结论……………………………………………………………………………………………14
致谢……………………………………………………………………………………………15
参考文献………………………………………………………………………………………16
摘要
邯运集团是一家现代公司制物流企业，已成为集汽车客货运输、物流经营、汽贸服务、房地产开发、汽车改装、石油设备制造等业务为一体的大型综合性物流企业。
庞大的公司队伍和复杂的结构，从而公司存在各种各样的问题，天信运业公司就是其中之一。
天信运业公司是邯运集团下属从事物流业务的主要子公司之一，原料经销业务占到公司总业务量的一半，但是由于没有完善的采购系统，在原材料采购业务中存在很大的问题。
本课程设计针对天信运业公司的采购系统现状，例如，分散采购采购成本过高，采购预测不准，信息系统不够完善，缺少绩效评价等问题，对天信运业的采购系统进行分析，并设计优化方案，为公司解决现在所面临的问题。
为管理人员提供基本的参考方案。
关键词：
采购系统采购预测优化
1引言
1.1问题的提出
随着市场经济的发展，技术的进步，竞争的日益激烈，采购已经由单纯的商品买卖发展成为一种职能，一种可以为企业节省成本，增加利润，获取服务的职能。
总体而言采购由战术地位提高了战略地位。
同时物流企业的不断发展，对各物流的各功能的优化也就越来越高。
采购也成为了高端物流必须注重的一个环节。
一个完善的采购管理系统有助于企业节约实际成本，提高营业利润，减少库存，增强柔性，同时还有助于提高企业部门之间的协作水平。
所以对采购系统的优化设计是当务之急。
本设计就是根据天信运业所面临的问题。
1.1.1天信运业采购系统现状
天信公司主要从事的是原料经销业务，该业务占到了公司总业务量的50%。
现目前，原材料采购任务大都是按客户需求的按单采购，同时会根据原材料的市场价格和销售部门的销售预测进行少量采购。
但是销售部门的销售预测的准确性也不高。
另外目前公司内部还未建立完善的信息系统，采购部门只是接收到销售部门的请购通知。
同时采购人员的工作积极性不高。
1.1.2天信运业采购系统现状分析
根据天信公司的现状可以看出，各物流公司独立运作，缺乏合作，无法形成规模效应。
首先由于按单采购批量小，供应商往往不愿给比较优惠的价格，多频率的采购又使得采购活动本身成本不低，最后造成采购成本居高不下。
其次关于采购预测量要首先考虑销售预测，然而一些销售员比较乐观，喜欢多下计划，以便随时提货，使采购计划失真，造成过高的库存和不菲的存储费用，流动资金也随之变得紧张。
还有就是由于还未建立完善的信息系统，采购部门无法直接了解销售部门的销售情况，而必须与销售部门沟通才能了解销售信息，这样就极大地造成了采购工作的效率低下。
最后就是采购人员的积极性不高的问题，究其原因可能就是由于对采购工作缺乏绩效评价的指标。
1.2任务与分析
本次设计针对天信目前存在的采购成本过高，预测不准确，没有完善的信息系统，没有进行绩效评价者几个问题进行优化设计。
针对采购成本过高的问题，个物流公司运作的情况，同样是采取进行集中采购的模式，根据天信公司所遇到的集中采购的问题进行优化设计。
针对预测不准的问题，可以由采购部门和销售部门共同合作，对采购量进行定量分析，优化采购预测的预测方案。
同时针对没有完善的信息系统的问题，本次设计是直接进行信息系统提出初步方案，进行初步优化。
然而针对采购人员工作不积极的问题，本次任务就是优化绩效评价指标。
通过这些优化设计来形成各物流单位联合采购平台。
2采购方案优化设计
根据本次设计的任务，针对天信的主要问题，这次设计将进行天信的结构优化设计，采购量预测优化设计，采购信息系统优化设计，采购绩效评价优化设计。
2.1结构优化设计
在此次结构优化设计中，主要进行的是两个方面的设计，即集中采购模式优化设计和混合式组织结构优化设计。
2.1.1集中采购模式优化设计
1．集中采购的优势
（1）节约采购成本和交易费用，同一种产品的批量采购具有价格优势，更容易争取到价格的主动权，在确保供应的基础上力保优价。
（2）质量保证。
集中采购易于吸引供应商提供更先进的产品技术和优质的售后服务支持，有利于保证质量的稳定性和可靠性。
（3）减少资金占用。
集中采购可依据工程进度灵活把握材料进场时间，既可以保障供应，又可最大限度的减少资金占用，使资金效益最大化，有助于加强财务管理。
（4）获得供应商资源。
长期的合作逐步形成企业与供应商之间良好的战略合作伙伴关系
（5）集中采购有利于企业内部专业化分工和专业技能的发展，有利于企业节约资源，提高工作效率
2．集中采购模式
首先由于天信，天昊，天诚，天恒独立运作，各有各的供应商和客户网络，甚至在某种程度上存在竞争关系。
所以这四家分公司采用的是分散采购的模式来采购原材料，如图1所示：
图1分散式采购模式
然后，针对分散采购模式所造成的问题，本次设计对它的优化就是采取集中采购的模式。
集中采购是企业在核心管理层建立专门的采购机构，同意组织企业多需要物品的采购进货业务。
集中采购部门的职能是受采购人委托开展一系列的采购活动，实际上也就是一个代理机构，不具备行政职能的部门。
针对天信的问题，在本次设计主要是，首先建立一个采购中心，来统一和协调各分公司的采购活动。
然后，根据集中各分公司的采购需求，由采购中心出面与供应商进行集中采购，然后采购中心根据各分公司的采购需求将采购物资合理的分配给各公司。
采购模式设计如图2所示：
图2.集中式采购模式
针对天信的采购成本过高的问题，采用这种集中式的采购模式更有利于能形成批量规模，达到规模效益；进行统一计划和采购，也便于后期的维护和管理。
减少小批量采购和重复采购，从而也可以减少采购成本。
同时更有利于企业的是，集中采购部门更容易培养出一批专业的采购队伍，方便采购和监管。
天信，天昊，天诚，天恒四家公司在集中采购部门采购可以减少多部门指挥，从而减少各分公司之间的重复采购和重复库存造成的成本浪费，
总的来说该模式减少了采购批次，增大了单位采购量，大大的降低了采购成本，与此同时，也更有利于与供应商建立长久的合作关系。
2.1.2混合式组织结构优化设计
随着采购模式由分散式转变为集中式，原来的组织结构就无法完成集中式的响应的业务，所以，要就单一式的组织结构转变为混合式的组织结构。
由于这四家公司原料经销的品类都是绝大部分是煤炭和铁精粉，也有少量的焦炭，所以在这里就将要采购的物资分为三项，即煤炭为一项，铁精粉为一项和焦炭为一项。
这三个项目组的人员分别为四家分公司的采购部的人员，再为这三个项目设定两个项目经理，最后就是再为四家份公司的采购部设定一个采购经理，主要是负责整个采购活动的进行。
这种混合式组织结构的结构图如图3所示：
图3.混合式组织结构
该组织结构的建立，将煤炭，焦炭，铁精粉的采购明确的分开，给采购人员明确了采购职责和采购任务，便于提高采购效率和采购质量。
同时也有利于培培养专业的采购人员。
2.2采购量预测优化设计
根据案例材料可得知，邯运集团目前采购任务大都是按客户需求的按单采购，同时会根据原材料的市场价格和销售部门的销售预测进行少量采购。
由于按单采购批量小，供应商往往不愿给比较优惠的价格，多频率的采购又使得采购活动本身成本不低，最后造成采购成本居高不下。
同时，销售部门的销售预测的准确性不高，使采购计划失真，造成过高的库存和不菲的存储费用，流动资金紧张。
基于邯运集团的采购现状，首先采购要考虑的就是什么时候开始采购，每次采购多少的问题。
在本次设计中，将采用批量订货模型进行采购预测的优化。
通过数学定量分析来解决采购的预测问题，从而降低采购成本以及库存成本。
批量订货模型是建立在定量订货模型（EOQ模型）的基础上而实施的，通过定量订货预测出订货量，根据供应商给出的批量折扣的原则，就可以在单价上得到优惠。
1.定量采购的定义与作业程序
所谓定量采购，是指当库存量下降到预定的最低库存数量（采购点）时，按规定数量（一般以经济批量EOQ为标准）进行采购补充的一种方式。
定量采购的作业程序如图4所示：
图4.定量采购作业程序
2．定量采购模型
（1）定量采购模型。
定量订货中有一个特定的点R，即订货点。
当库存量下降到R点时马上按预先确定的订货量（Q）发出货物订单，经过提天气LT，收到订货，库存水平上升，模型如图5所示。
要进行定量采购对邯运集团有几点要求。
邯运集团的原材料采购主要是煤炭、铁精粉和焦炭，由于这些产品的特殊性，所以邯运集团的客户大多是电厂和钢铁厂，邯运集团的客户都是比较固定的，所以产品的需求基本上是固定的。
在这里要求提前期也是固定的，单位产品的价格经过采购中心交涉要达到固定。
物资的储存成本要以平均库存为计算依据，其次就是订购准备成本要固定。
通过和供应商的合作，达到不允许延期交货。
图5.定量订货模型
（2）建模。
在建立库存模型时，首先应在利息变量与效益变量指标之间建立函数关系。
同样在这里，公司关心的是采购成本问题，则有下面有关等式：
年总成本=年采购量成本+年订购成本+年存储成本
即TC=DC+（D／S）S+（Q／2）H
式中TC年总成本D年需求量C单位产品成本Q订购批量
S生产准备成本或订购成本H单位产品的年均储存成本
从前面邯运集团的客户分析，可得知邯运集团的需求量是比较容易预测的。
所以可以假定采购货物的年需求量D的定值。
同时，我们也假设单位产品成本C为定值。
在此模型建立过程中，第二步是确定订购批量Q*以使总成本最小。
TC=DC+（D／S）S+（Q／2）H
dTC／dQ=0+（-DS／-QQ）+H／2=0
最有订货批量：
Q*=
因为经过分析可得知邯运集团的需求和模型订货提前期是固定的，则，
再订购点R为：
R=DL／365
式中d日平均需求量L用天表示的提前期
当库存水平达到再订购点R时，则要进行订购，订购批量为经济订购批量Q*。
这时的成本TC最小。
由于案例当中没有提供数据，这里就不进行数据的计算，不过由前面的分析我们可以知道，邯运集团的年需求量，提前期，生产准备成本或订购成本，订购批量，单位产品的单价。
根据所建立的模型，采购中心就可以将实际的数据代入模型，确定出经济订货批量。
2.3采购信息系统优化设计
关于采购信息系统，对于邯运集团各分公司而言，目前公司内部还未建立完善的信息系统，采购部门只是接收到销售部门的请购通知，无法直接了解销售部门的销售情况，而必须与销售部门沟通才能了解销售信息，极大地造成了采购工作的效率低下。
所以在本次设计中采购信息系统的设计是采用了三个模块，EDI采购模块，仓储管理模块，销售信息模块。
系统结构如图6所示：
图6.采购管理系统结构图
这里设立了销售模块，主要是用于向总系统反应销售反馈信息，从而有利于采购中心根据市场信息，调整采购计划。
仓储管理模块是因为它可以实时的反应出库存信息，并对出入库的物资进行记录，然后向中心发出出入库货物的信息，基于库存信息，采购中心就准确的采用批量订货模型来进行采购预测。
鉴于采购部门只是接收到销售部门的请购通知，无法直接了解销售部门的销售情况，而必须与销售部门沟通才能了解销售信息，极大地造成了采购工作的效率低下的问，在这次设计中就专门采用了EDI电子数据交换技术，设立了EDI采购模块。
EDI电子交换数据是按统一标准，将商业或行政事务处理转换成结构化的事务处理或报文数据格式，并借助计算机网络实现的一种数据电子传输方法。
鉴于天信目前的订单处理情况，信息交流特别的缓慢，工作效率低。
而采用EDI技术可以提高在企业与企业之间传输商业文件数据，数据的传输时计算机到计算机，并不需要人工的介入。
这样就可以达到共享信息，提高信息流通效率，降低物流成本。
所以建立新采购中心与各分公司之间的EDI网络连接，将各分公司的采购信息集合在一起，实现统一采购，形成规模效益。
网络连接图如图7所示：
图7.EDI网络图
经过以上的设计与改进以后，各模块之间也就由整个采购系统连接起来，各分公司采购部将订单信息输入电脑资料库，通过EDI传输给采购中心以及仓储部门，销售部门。
采购中心接收到采购订单后进行采购，然后是将物资分配到各分公司仓库，各仓库接收到货物后进行验收输入，信息再通过EDI传输给其他各部门，销售部门接收到信息后再进行稽核和市场信息的收集。
其整个采购流程图就如图8所示。
图8.采购流程图
2.4采购绩效评价优化设计
有了适合于采购管理的信息系统，借助集中采购的优势，企业的问题只剩下工作人员的采购绩效评价设计。
一个完善的绩效考评对采购人员起着很好的激励作用，从而提高采购人员的工作效率和采购准确率。
并且，由于四家分公司是由集中的采购中心进行集中采购，所以绩效评价对各企业、各部门之间起着很好的沟通作用和增加采购业务的透明度，有利于公司的利益。
从案例中，我们可以发现正式由于邯运集团对采购工作缺乏绩效评价的指标，才导致了采购人员工作积极性不高。
在这次设计中，是先从采购的构成入手，分析考核与评估的指标体系来为邯运集团设计出一份完善的绩效考核指标表。
采购绩效是由采购行为所产生的业绩和效果以及效率的综合程度。
其中采购效果是从采购物料的价格、成本方面。
采购物流三个方面。
采购效率则是从采购组织的管理制度、人员、信息沟通体系方面来测评。
图9提供了采购绩效在四个方面的测评范围和由此所包含的基本内容。
采购人员在其工作职责上必须达到适时、适量、适质、适价及适地等基本任务。
因此绩效评估“五适”为中心，并以数量化的指标来设计考核表。
表设计如表1所示。
图9.采购绩效构成
表1.采购人员绩效考核表
本门经理根据考核表就可以定期对采购人员进行考核，一般是以目标管理的方式进行，即从各种绩效指标中，选择年度重要性比较高的项目定为考核目标，年按目标实际达成率加以考核，则必能提升个人或部门的采购绩效。
要以工作业绩为考核重点，这样就比较客观公正。
3方案分析与评价
1.通过对邯运集团采购方式和结构的优化来实现集中采购。
将采购模式由分散式转变为集中式，天信，天昊，天诚和天恒四家分公司就可以在施行了集中采购后，单词采购数量将会大于原规模，规模优势有利于采购价格的降低，增加谈判的优势，成为供应商的关键客户，就可以享有优惠价格，从而降低采购成本。
2.采用设计出的定量采购模式，采购中心就可以根据模型来对采购量进行提前预测，以避免预测失真而造成的过高的库存费用和管理费用。
与集中采购相结合就可以很好的形成定量集中采购，从而在时间上和资金上都有很大的节省。
3.采购系统的设计是根据集中采购模式和定量订货的大规模性来设计的，通过采购信息系统的使用，就可以加快各分公司与采购中心的之间的信息传递，提高信息的准确率和及时性。
进而提高采购工作的效率。
4．本设计中对采购人员的绩效考核时通过定期的考核表来完成，定期的考核，将提高工作人员的积极性，采用表格的方法简单易行，同样可以采用电子表格，便于统计。
结论
本设计针对邯运集团的天信子公司多提出的问题，对邯运集团的采购模式进行由分散式到集中式的转变，通过对四个分公司组织结构的混合式优化，形成集中式采购模式。
该模式以建立采购中心为基础，更适用于新的集中式采购的混合型组织结构。
对于采购时间和采购量预测方法的改进方法，这里提出了采用定量订货模型，对采购物资进行预测和大批量采购预测。
通过采购信息系统的建立，将销售，采购，仓储来联系在一起，分公司和采购中心之间通过EDI数据交换系统来快速的传递信息。
最后通过以“五适”为中心，为采购部门设计采购人绩效考核表，来对采购人员进行定期的考核，从而提高工作人员的积极性。
致谢
在这次课程设计中，我首先要感谢老师在我们做设计之前为我们耐心的讲解和分析，让我对这次课程设计有一个大致的了解，知道了如何去分析案例中出现的问题，然后针对问题来找资料和进行优化设计。
感谢老师给我们提供了这次练习的机会，这一次课程设计用到了很多门专业课的知识。
还要感谢同学给我的指导和帮助，帮助我找到合适的资料，将课程设计完善。
感谢所有帮助过我的人！
参考文献
[1]曾传华,黎青松等.物流管理与信息系统.北京:
清华大学出版社,2007
[2]徐杰，鞠颂东.采购管理.北京：
机械工业出版社，2009
[3]吴清一.物流管理.北京：
中国物资出版社，2005
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