物料管理制度.docx

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物料管理制度

物料管理制度

物资计划管理规定

为强化公司物资管理，优化资源配置，并配合公司资源管理信息系统（ERP）实施进程，在遵循公司采购政策基础上，针对实际操作中的细节管理问题，整合了前期的一些规定和做法，特制定如下详细管理规定：

1、总则

1.1成本观念：

各部门、分厂申报物资采购计划必须本着对企业负责的态度，考虑到公司成本。

计划单作为一种采购指令，在某种意义上来讲和企业资金差不多，一旦下达采购，就要占用公司人力、物力、财力资源，意味着公司成本的增加，与公司效益息息相关；

所以申报部门在满足现场需要的前提下必须强化成本观念，精确核算、科学统筹、严谨申报；确保采购部门能在需求的时间内采购回适量的正确的物资，以降低资金占用，降低公司成本；

1.2申报流程的严谨性:

任何物资采购计划必须按照审批的流程规范申报，一般情况下必须先有计划再采购，杜绝养成先打招呼采购的习惯；采购部门也必须按计划采购，不得无计划或超计划采购。

特殊紧急情况（如生产特急件）来不及正常审批的物资，需要经过采购部门主管批准或计划调度人员协调采购，事后须补回审批手续；

1.3申报专业性:

各部门、分厂申报的物资名称、规格型号、材质等必须符合专业规范，申报者必须精熟业务知识，各类物资的描述性信息要完整精确，以便向采购部门传递正确的采购需求，防止给公司造成不必要的损失；

1.4申报集中性：

各部门、分厂（特别是生产部门）的物资采购计划必须尽量采用月计划的形式集中申报，以便采购部门汇总评标采购，使公司获得大量采购情况下的商业价格折扣利益，以降低公司采购成本；

1.5申报规范化：

采购计划必须格式规范、卷面整洁，审批流程必须完整，书面修正或撤销的地方必须有签字；计划单要实行文件化、档案化管理；

1.6申报归口化：

由于存在装备部和物资部两个采购部门，采购权限划分不同，因此各类物资的采购计划必须归口申报，计划单上要注明采购部门，材料和设备备件要分开造计划申报，不得交叉向装备部和物资部重复申报，造成采购工作的混乱；

1.7工程计划问题：

外包工程材料计划涉及仓库入库划分及财务结算问题，因此，

（1）无缝钢管：

无缝钢管正确的规格表述为Φ外径*壁厚，常用普通材质主要为碳素钢中的10#、20＃、45#钢，一般常用20＃钢，常用标准号有以下几种：

●结构用无缝钢管（GB/T8162-1999）是用于一般结构和机械结构的无缝钢管；

●流体输送用无缝钢管（GB/T8163-1999）是用于输送水、油、气等流体的一般无缝钢管（比结构管多探伤检测工序）；

●低中压锅炉用无缝钢管（GB3087-1999）是用于制造各种结构低中压锅炉过热蒸汽管、沸水管及机车锅炉用过热蒸汽管、大烟管、小烟管和拱砖管用的优质碳素结构钢热轧和冷拔（轧）无缝钢管；

（2）焊管：

焊管和无缝钢管由于制造工艺和使用的坯料不同，市场价格差异近2000元/吨，小规格的焊管和无缝钢管价格差悬殊，所以必须区分用途，能用焊管的场合决不允许使用无缝钢管，否则将大大增加公司生产成本。

我厂常用的是低压流体输送用焊管和镀锌焊接钢管（GB3092,3091-93），镀锌管一般用于水暖。

因为焊管外径不简单的等于内径+2倍壁厚，因此焊管口径表达问题十分突出，公英制很多时候混合申报，造成台帐登记和物资分类编码的混乱，所以一般要求统一表达为DN+内径;（焊管公英制口径对照如下见附表二）

（3）不锈钢管：

不锈钢管正确的规格表述也为Φ外径*壁厚，目前我厂申报过的牌号有以下两种：

0Cr18Ni9奥氏体型作为不锈耐热钢使用最广泛，食品用设备，一般化工设备，原子能工业用设备（喷煤及转炉氧枪改造用不锈钢管一般用此材质）;

1Cr18Ni9Ti奥氏体型作焊芯、抗磁仪表、医疗器械、耐酸容器及设备衬里输送管道等设备和零件（涉及仪表、耐酸等方面用此材质）

（4）各类钢材标记的正确代号：

●圆钢、线材、钢丝尺寸以直径d的毫米（mm）数标定，符号为“Φ”+直径；

●方钢尺寸以边长a的毫米（mm）数标定，符号为“□”；

●六角钢、八角钢尺寸以对边距离s的毫米（mm）数标定；

●扁钢的尺寸以宽度b和厚度d的毫米（mm）数标定。

符号为“—”；

●工字钢、槽钢的尺寸以腰高h、腿宽b和腰厚d的毫米（mm）数标定，工字钢符号为“I”；槽钢符号为“［”；工槽钢都有特定的规格，如I20a,申报时候需查阅技术资料。

● 等边角钢的尺寸以相等边宽b和边厚d的毫米（mm）数标定。

不等边角钢的尺寸以边宽B、b和边厚d的毫米（mm）数标定。

符号为“∠”；

● H型钢的尺寸以腹板高度h、翼板宽度b和腹板厚度t1、翼板厚度t2的毫米mm数标定，符号为“H”；

●钢板一般以钢板的厚度d的毫米（mm）数标定，厚度符号为“δ”

●钢材牌号我厂常用的为：

Q235B，Q345B，Q345B钢一般代表16Mn材质的低合金钢，一般的型钢、焊管、钢板等普通材质均为Q235B，Q345B钢板俗称锰板；

4.5.2阀门类物资

各类阀门型号的表述专业性较强，因此阀门代号必须填报完整，对阀体结构、阀体材质、公称压力等规格信息必须描述完整（各类阀门代号表述方式见附表三）

4.5.3钢丝绳

钢丝绳标记代号应按下列顺序标明：

a．尺寸b．钢丝的表面状态c．结构型式d．钢丝的抗拉强度

e．捻向　f．最小破断拉力g．单位长度重量h．产品标准号

如果按以上顺序标记则可以使用简略代号。

常用字母代号为举例【光面钢丝：

NAT】；【纤维芯（天然或合成的）：

FC】；【天然纤维芯：

NF】；【合成纤维芯：

SF】；【金属丝绳芯：

IWR】；【金属丝股芯：

IWS】

钢丝绳必要参数必须准确，比如有的高温场合不能使用纤维芯，而要使用金属芯，不得混淆。

简化规格举例：

18NAT6×19FC+IWR1770

4.5.4汽配类：

汽配类计划必须在请购原因中注明车种，因为车种不同，因此同样名称的配件可能不同，有时必须注明零件代号等，以便匹配车型，准确采购；

4.5.5总之，材料计划涉及的专业知识种类很多、范围很广，需要各分厂材料技术人员及计划员平时注意积累和收集，掌握各类物资的正确申报方法，并提高业务素质和水平，从源头上提高公司的计划申报和物资管理水平。

5、计量单位及数量填报问题

考虑到物资采购部门询价、供应商报价及结算惯例，各部门、分厂申报计划时计量单位必须使用吨、公斤、米、个、把、台等精确的计量单位，而不得采用卷、捆、箱、桶等模糊的计量单位，防止由于供应商包装方式不同，这些计量单位代表的具体数量也不同，造成多采购或者少采购，不能满足实际需要。

6、交货期及急件问题

6.1、交货期：

根据公司采购政策，所有的物资采购都必须经过比价询价程序，以降低采购成本，保证公司利益。

而比价询价程序一般需要经过2－3个工作日，评标的物资要经过公司总经理的最终审批后签订合同，每种物资供应商也都要经过一定的生产或者备货周期，再考虑到运输在途时间，所有这些时间加起来就构成了采购部门的采购周期。

因此各部门、分厂计划申报时必须考虑到采购部门的采购周期问题，必须给采购部门留有一定时间余地。

下面对采购部门从接到计划单确认无误签收之日算起，各类常规通用性物资采购周期大致说明如下

●钢材、泵阀、轴承、办公类、电器类、消防器材等7个工作日；

●其他常用小五金（工具、紧固件、密封件、建筑五金、水暖等）3-5个工作日；

●劳保用品、化学试剂、化学器皿等10个工作日；办公用品5-7个工作日

●汽配通用件10个工作日，非通用件15个工作日；

●油品类物资签订合同后3个工作日到位；

●工业气体调度形式购买，1个工作日到位；

●建材（砖、石、沙等）一般为公司与供应商签订一揽子合同，根据现场存量分批送货，调度形式采购，采购需求要提前7天申报；

●各类线缆、仪器仪表类物资由于市场价格波动大、生产周期比较长等原因，均需要评标签合同采购，所以必须提前20天申报。

●特种钢丝绳30个工作日；

●耐火材料类物资考虑到合同签订周期、生产备货、运输期，需要提前30天申报；

●一些特种规格的物资受市场货源及生产周期制约，另行沟通；

货物总值高于10000元一般情况下按公司规定须签订合同，交货期以公司总经理最终审批之日算起，合同上的交货期为准。

由于与采购部门实际采购周期可能与申报部门的需求日期有差异，各部门、分厂在计划单“要求交货期”栏按实际情况填报具体需求日期，并与采购部门良好沟通，采购部门也要积极配合生产，防止过早采购造成压库，或者采购延迟，影响生产。

6.2、急件问题

6.2.1急件产生的原因有以下几种：

工程的交期紧张、设备系统内某个零配件的偶然损坏、高层领导的督办、以及其他特殊原因等；

6.2.2公司的采购急件过多，是采购计划系统不成熟、工作不到位的反映和体现；

6.2.3采购部门采购急件要紧急调动公司的人力、财力、物力等资源，使采购的运输成本、人力成本等额外增加，而且容易在价格上造成被动局面，所以急件的采购综合成本往往大大高于正常的采购成本，会给公司带来一定损失，因此各部门、分厂的计划员平时应根据设备耗损和物资用量情况有预见性的在月计划统筹申报，而尽量减少急件的申报；

6.2.4考虑到公司作为大规模生产企业，产生急件客观上不可完全避免，为使申报急件时采购部门和使用部门达到良好沟通，防止都笼统的表达为“急件”，使主次不分，采购部门不能很好的了解具体的紧急程度，因此对“急件”的紧急程度的标记说明如下：

一般来讲，3天之内需要采购到位的物资计划就是急件，不能简单标注为“急件”，到底急到何种程度需要详细说明，有以下情况：

●1天之内要求到位的为特急件，一般是重大影响生产的因素，需要采购部门的采购员放下其他一切事务，立即出动特急采购，备注栏标记为“特急件”

●2-3天之内要求到位为紧急件，影响程度比特急件要轻，明后日到位问题也不大，采购部门有一定的缓冲时间，备注栏标记为“紧急件”，并在交货期栏注明具体要货日期；

6.2.5未标注急件的物资则纳入正常采购程序。

6.2.6任何急件申报部门必须与采购部门及时沟通，越是急，规格型号等更必须申报清楚，申报部门主管签字确认，否则采购回错误的物资更误事。

6.2.7任何急件必须实事求是，不该是急件的物资不得标注为急件，如果按照急件程序采购回库，申报部门却长期不去领，造成压库，管理部门将追究相关申报部门人员责任。

7、请购原因及使用部位的填写

任何物资必须说明请购原因及使用部位，以备领导审批时候追溯倒查，及采购部门签核，防止重复申报现象。

8、备注栏：

备注栏可旁注一些产地、定尺要求、推荐品牌、推荐供应商等采购辅助信息，供采购部门参考，采购部门一方面尊重申报部门意见，另一方面但考虑到价格等因素，保证公司利益，最终采购决策综合各方面因素确定。

9、请购部门与采购部门之间的沟通

9.1．计划单作为申报部门和采购部门的书面正式沟通文件，必须以此为准，口头上的东西不能作为凭据，因此，所有物资采购（包括临时应急计划）必须填报请购单，无请购单的的采购需求采购部门不予受理；

9.2、各部门、分厂相关技术、计划人员不得绕过采购部门，直接向供应商联系要求采购任何物资，否则造成的结算纠纷等后果责任自负；并不得擅自向供应商透露采购信息及物资的紧急程度，以免给公司造成价格上的被动；

9.3、请购单格式不规范的、填报不完整的、规格型号材质不详细的、无法提供规格型号又不提供实物或图纸的、请购单审批程序不完整的，采购部门有权退回计划，要求重新申报；

9.4、计划的修改变更、撤销处理：

各类物资计划下达至采购部门采购后如由于图纸变更、需求变化等各类突发情况，需要对计划单中物资的规格型号、材质标准、数量等数据进行修改变更，各部门、分厂相关技术、计划人员必须作书面确认，如不作书面确认，采购部门相关采购员为保证公司利益，不得予以采购。

如经过再三通知后各部门、分厂计划人员拒绝书面修改原计划，造成影响生产等后果由各部门、分厂计划人员负责。

如需撤销计划，各部门、分厂相关计划人员必须及时通知物资部，并书面签字修订原计划，由采购部门根据具体情况进行处理，最大限度维护公司利益；

9.5、质量反馈处理：

采购回来的物资使用部门在使用过程中一旦发现质量问题，可立即通知相关采购部门，采购部门相关采购员应立即联系相关供应商要求退换货及索赔处理；各部门、分厂相关技术、计划等有关人员不得利用公司赋予的质量反馈权干涉采购部门的采购员对于供应商的正常选择，并违规获取利益；一旦发现，将报相关部门处理；

9.6、合作精神：

采购部门应本着服务生产大局的良好态度，与生产部门积极沟通，经常交换信息，满足生产需要；生产部门申报材料时应有降低成本的意识，并积极给采购部门提供技术上的协作和支持，以团队合作精神互相协作，有力保障生产。

10、各类材料和设备备件划分界限

10.1必须根据材料和设备备件划分界限的有关规定，材料和设备备件不得造在同一张计划单上，应归口分别向装备部或物资部申报，不允许多头申报，以防止重复采购；

10.2申报到物资部的计划，计划单抬头采购部门栏写明物资部；申报到装备部的计划，计划单抬头采购部门栏写明装备部；采购部门主管签核要作相应变更；

10.3按现有的采购现状，物资部大体的采购范围划分为：

工具、吊具、连接紧固件、支撑件、机床附件、密封件、传动件、仪器仪表、焊接切割件、消防器材、建筑五金、水暖、泵阀、钢材、五金杂品；劳保用品、建筑材料、油漆、油品、化学试剂、化学器皿、工业气体、水处理药品、办公文具、办公设备、办公耗材；电器元件、电器附件、线缆、通讯器材、家用工业电器、汽配、交通工具、耐火材料；

10.4装备部大体的采购范围划分为：

成台套设备（减速机、联轴器、皮带机托辊、高低压配电柜等）、设备零部件（如制氧机备件、空压机备件、炼钢氧枪备件）、液压系统元件、油缸、液压推动器、电液推杆、电磁吸铁盘、非标加工件（如中包事故摆槽、大小堵锥、引锭钩、结晶器盖板等）电气设备（电动机、电焊机）等；

10.5更详细的划分由装备部和物资部另行联合发文规定。

11、月计划及集中申报计划问题

11.1为保证公司利益，获得大批量集中评标采购带来的商业价格折扣，节省公司大量的人力、物力、财力资源，降低公司采购成本，各部门、分厂需要对耗用的物资尽量通过月计划的形式进行集中申报；

11.2各部门、分厂必须在当月28号前按材料类别分类向相应采购部门申报下一月份的月计划，计划单的抬头标注为月计划，每张计划都需要完成审批流程，都要领导签字审批，并仍需要对计划单进行正规编码，以便追溯查询；

11.3计划的集中性：

各部门、分厂必须逐步提高采购计划的预见性、集中性，逐步减少乃至取消临时的日计划，采用周计划、旬计划、最好采用月计划的形式调节物资采购工作，不允许零零星星申报大量的计划单，浪费公司的人力和办公资源，同时给采购工作带来混乱。

11.4炼钢厂和炼铁厂生产辅料计划申报问题：

炼铁厂生产所需辅料：

有水炮泥、无水炮泥、铁沟捣打料、碳化稻壳、黄沙、撇渣器修补料、木柴、煤泥、浇铸料、修罐砖等每月28日前向物资部单独申报下月需求计划，格式按照附表计划单标准打印格式，审批手续要完备；

炼钢厂生产所需的辅料、材料：

包括增碳剂、修补料、挡渣球、水口、座砖、测温偶头，出钢口、碳化稻壳、取样器、吹氧管、密封件、工具、吊具等一些生产辅料每月28日前单独向物资部申报，计划单要用打印件正规格式，审批手续要完整，申报量必须考虑采购周期，应该留有15-20天的用量提前量，防止发生供应脱节现象，物资部相关采购员对库存量进行跟踪，申报人员和物资部保持良好沟通，保障生产需要。

12、库存及备库问题

12.1按照现代管理理论，库存存在的原因有三：

一是为了保持采购过程中的经济性，比如获得大量购买的价格折扣、批量运输以降低运输成本；二是为了调节供需之间的不平衡性，生产是连续平稳的，需求是波动的，因此需要一定的库存来调节供需平衡，三是为了规避风险：

如预测原料市场将会涨价，通过储备库存规避风险。

公司保持一定量的库存无疑是有正确性的；

但库存对于公司最为直接的不利因素就是：

库存占用资金，引起公司现金流紧张，增加公司的利息支出；

12.2公司作为生产型企业，和物流贸易型企业不同，不需要对各种材料进行大规模备库以降低物资周转压力，目前的采购模式是公司1＃库定期申报一些常规的、平时耗用量大的、领用频繁的物资，包括一些工具、连接紧固件、常用劳保用品、汽油、柴油等有适量备库，另外所有办公用品由办公用品库备库，其他专业性生产物资基本是实行类似零库存管理（换句话说就是由供应商帮我们备库），按需采购，采购量反映的是实际需求，防止由于生产工艺变更等原因造成仓库物资积压，占用公司大量资金；

12.3这种采购模式给各部门、分厂的计划申报水平提出了较高的要求，因此需要各分厂、部门按照实际需求通过月计划的形式进行调节，一方面考虑生产需要，另一方面要降低公司资金占用。

但月计划考虑不周全则容易产生大量急件，甚至材料短缺影响生产；

12.4按公司采购政策，一些采购周期短的通用件（比如常用轴承等）可采取不备或者少备的原则，生产周期长、采购周期长、对生产影响大的关键材料部件（比如特殊规格的起吊钢丝绳等）或非通用件，根据可能的耗损情况采取1：

1备库，本部门要建立台帐，核明库存，一旦耗用，则需要在月计划中补充，满足安全库存需要；

12.5各部门、分厂不单独申报办公文具计划，由办公用品库集中备库，特殊需求的文具传递需求信息到办公用品库管理人员，由办公用品库管理人员根据实际情况集中造计划申报；

12.6激光打印机和传真机硒鼓、墨粉、及复印机墨粉办公耗材由信息技术部根据库存及实际用量情况集中造计划申报备库，以体现管理归口原则。

13、特殊审批物资

整合前段时间一些审批方面管理规定，说明如下：

13.1厂控材料类物资：

电脑、复印机、打印机、传真机等办公自动化设备需要先经公司信息技术部主管审核，总经理最后审批；

交通工具（摩托车、电动车等），对讲机需经常务副总审批，最后经总经理审批；

空调、窗帘需经行政监察部主管现场审核，总经理审批后生效。

钢材类物资因涉及金额大，要单独报计划，先到物资部核减库存，经总经理审批后生效。

13.2其他情况：

消防器材、煤气报警设备等安全防护物资需要经过安环部部门主管审核，主管安全的总助审批。

灭火器的充装涉及安全事故报告，因此也需要申报正规计划，填报规格、数量等信息，同时空瓶交至1＃库，安环部部门主管审核事故报告，审批后交物资部采购；

对讲机的维修申报正规计划，写明使用人及具体损坏现象，并在对讲机上贴好标签，部门（分厂）主管签字后交物资部主管签核，相关采购人员联系维修。

工业气体包括氧气、乙炔、氩气、液化气由各分厂计划人员每天口头申报次日的用量计划至物资部主管处，登记工业气体调度日报表，调度性采购。

14本规定解释权在物资部。