Access入门.docx
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Access入门
Access2007入门
第一次使用Access
OfficeAccess2007提供了很多的改进，这些改进使创建数据库的过程变得比过去更容易。
以前在Access中创建过数据库的用户将会很欣喜地发现，这些新增功能和改进功能显著加快了数据库的创建过程。
启动OfficeAccess2007时，出现的第一个屏幕是“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页（除非通过双击具体的Access数据库文件来启动Access，这种情况下将直接打开数据库）。
从“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页开始，可以创建新的数据库、打开现有数据库或者查看来自MicrosoftOfficeOnline的特色内容。
使用模板创建数据库
从头开始创建数据库
将数据从另一个源粘贴到Access表中
从其他源导入数据
打开现有的Access数据库
使用模板创建数据库
Access提供了种类繁多的模板，使用它们可以加快数据库创建过程。
模板是随即可用的数据库，其中包含执行特定任务时所需的所有表、查询 （查询：
有关表中所存数据的问题，或要对数据执行操作的请求。
查询可以将多个表中的数据放在一起，以作为窗体、报表或数据访问页的数据源。
）、窗体和报表。
例如，有的模板可以用来跟踪问题、管理联系人或记录费用；有的模板则包含一些可以帮助演示其用法的示例记录。
模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要。
1.启动Access（如果未运行）。
如果已经打开数据库，请执行以下操作显示“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页：
▪单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“关闭数据库”。
2.“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页中的“特色联机模板”下面将显示若干模板。
如果在Access窗口左侧的“模板类别”下单击某一类别，会出现更多的可用模板。
还可以从MicrosoftOffice网站下载更多模板（有关详细信息，请参阅下一节从MicrosoftOfficeOnline下载模板）。
3.单击要使用的模板。
4.在Access窗口右侧的窗格中，Access在“文件名”框中为数据库提供了一个建议文件名。
可以编辑该文件名，并指定其他文件夹。
还可以选择创建数据库，并将它链接到MicrosoftWindowsSharePointServices3.0网站。
5.单击“创建”（对于OfficeOnline模板，则单击“下载”）。
Access会创建数据库，并在随后打开。
然后将显示一个窗体，可以在其中开始数据输入。
注释 如果模板包含示例数据，则可以按如下所示删除每条记录：
▪单击要删除的记录的行标头。
（行标头是紧靠记录左侧的框或栏。
）
▪在“开始”选项卡上的“记录”组中，单击“删除”。
6.若要开始输入数据，请单击窗体上的第一个空单元格，然后开始键入。
输入一些记录之后，可以使用导航窗格查看是否还有可能要使用的其他窗体或报表。
从MicrosoftOfficeOnline下载模板
如果在“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页中找不到符合需要的模板，则可以浏览OfficeOnline网站，在那里可以有更多选择。
1.启动Access（如果未运行）。
如果已经打开数据库，请执行以下操作显示“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页：
▪单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“关闭数据库”。
2.在靠近“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页底部的位置，在“有关OfficeOnline的详细信息”的下面单击“模板”。
OfficeOnline网站将出现在新浏览器窗口中。
3.使用OfficeOnline网站上的搜索工具查找并下载所需的模板。
4.下载模板之后，这个新数据库将存储在以下文件夹中：
▪MicrosoftWindowsVista c:
\Users\用户名\Documents
▪MicrosoftWindowsServer2003或MicrosoftWindowsXP c:
\DocumentsandSettings\用户名\MyDocuments
下一次要使用该数据库时，请使用Access或Windows资源管理器从该位置打开它。
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从头开始创建数据库
如果没有模板可满足您的需要，或在另一个程序中有您要导入Access的数据，那么您可能决定更好的办法是从头开始创建数据库。
对于大多数应用程序来说，这通常涉及以下的一个或两个操作：
创建新的表，然后将数据输入、粘贴或导入到这些表中。
从其他源导入数据，这将在该过程中创建新表。
若要了解有关规划和设计数据库的详细信息，或有关创建关系、窗体、报表或查询的详细信息，请访问本文“请参阅”一节中的链接。
创建空数据库
1.启动Access。
2.在“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页中，单击“空白数据库”。
3.在“空白数据库”窗格的“文件名”框中，键入文件名。
如果没有提供文件扩展名，Access会为您添加扩展名。
默认文件位于以下位置：
▪MicrosoftWindowsVista c:
\Users\用户名\Documents
▪MicrosoftWindowsServer2003或MicrosoftWindowsXP c:
\DocumentsandSettings\用户名\MyDocuments
若要更改文件位置，请单击“文件名”框旁边的“浏览”
，通过浏览查找并选择新的位置，然后单击“确定”。
4.单击“创建”。
Access将创建数据库，然后在数据表视图 （数据表视图：
以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或存储过程的窗口。
在数据表视图中，可以编辑字段、添加和删除数据，以及搜索数据。
）中打开一个空表（名为Table1）。
5.Access将光标置于“添加新字段”列中的第一个空单元格内。
若要添加数据，请开始键入，也可以从另一个源粘贴数据，本文后面的将数据从另一个源粘贴到Access表中一节对此进行了说明。
注释
在数据表视图中输入数据被设计成非常类似于在Excel工作表的中输入数据。
主要的限制是，必须从数据表的左上角开始，在连续的行和列中输入数据。
不应当像在Excel工作表中那样，尝试通过包括空行或列来设置数据的格式，因为这样做将浪费表的空间。
表只包含数据。
该数据的所有可视化表现形式都将在随后所设计的窗体和报表中完成。
表的结构是在输入数据时创建的。
在任何时候向表添加新列时，都会定义新的字段。
Access基于所输入的数据的类型来设置字段的数据类型 （数据类型：
决定字段可拥有的数据类型的字段特征。
数据类型包括Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String和Variant（默认）。
）。
例如，如果有一个只在其中输入日期值的列，则Access会将该字段的数据类型设置为“日期/时间”。
如果随后试图在该字段中输入非日期值（例如，姓名或电话号码），那么Access将显示一条消息，通知您该值与此列的数据类型不匹配。
如果可能，您应当制订表计划以使每个列都包含相同类型的数据，这些类型可以是文本、日期、数字，也可以是某些其他类型。
这会使您更容易生成只选择所需数据的查询、窗体和报表。
有关使用数据表的详细信息，请参阅文章打开空白数据表。
如果不想此时输入数据，请单击“关闭”
。
添加表
使用“创建”选项卡上的“表”组中的工具，可以向现有数据库添加新表。
单击“表”在数据表视图中创建空白表。
可以使用数据表视图立即开始输入数据，并让Access根据您的操作为您创建表结构，也可以使用设计视图 （设计视图：
显示数据库对象（包括：
表、查询、窗体、宏和数据访问页）的设计的窗口。
在设计视图中，可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。
）先创建表结构，然后再切换回数据表视图以输入数据。
不管从哪个视图开始，始终可以使用Access窗口中状态栏上的视图按钮切换到其他视图。
插入表，从数据表视图开始 在数据表视图中，可以立即输入数据，并让Access在后台生成表结构。
字段名称将按数字方式进行分配（Field1、Field2等），并且Access将基于所输入的数据的类型来设置字段数据类型。
1.在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表”。
2.Access将创建表，然后将光标放在“添加新字段”列中的第一个空单元格中。
注释 如果看不见名为“添加新字段”的列，则可能因为处在设计视图中，而不是在数据表视图中。
要切换回数据表视图，请在“导航”窗格中双击该表。
Access将提示您输入新表的名称，然后切换到数据表视图。
3.在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中，单击“新建字段”。
Access将显示“字段模板”窗格，其中包含常用字段类型列表。
如果将某个字段拖到数据表中，那么Access将以该名称添加字段，并将它的属性设置为该字段类型相应的值。
您以后可以对属性进行更改。
必须将字段拖到包含数据的数据表区域中。
将出现一个垂直插入栏，显示字段将位于什么位置。
4.若要添加数据，请在第一个空单元格中开始键入，也可以从另一个源粘贴数据，本文后面对此进行了说明。
▪若要重命名列（字段），请双击对应的列标题，然后键入新名称。
一种好的做法是为每个字段指定有意义的名称，以便当您在“字段列表”窗格中看见该字段时能够知道它包含的内容。
▪若要移动列，请单击它的列标题将它选中，然后将它拖到所需位置。
还可以选择若干连续列，并将它们全部一起拖到新位置。
插入表，从设计视图开始 在设计视图中，首先创建新表的结构。
然后切换到数据表视图，既可以手动输入数据，也可以使用某些其他方法（例如，粘贴或追加）来输入数据。
1.在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表设计”。
2.对于表中的每个字段，请在“字段名称”列中键入名称，然后从“数据类型”列表中选择数据类型。
注释 如果没有看见“字段名称”和“数据类型”列，则可能因为处在数据表视图而不是设计视图中。
若要切换到设计视图，请单击Access窗口中状态栏的“设计视图”按钮。
Access将提示您输入新表的名称，然后切换到设计视图。
3.如果需要，可以在“说明”列中输入每个字段的说明。
当插入点位于该字段中时，所输入的说明将显示在状态栏中。
对于通过将字段从“字段列表”窗格拖到窗体或报表中所创建的任何控件，以及通过窗体向导或报表向导为该字段所创建的任何控件，所输入的说明也将用作这些控件的状态栏文本。
4.添加完所有字段之后，保存该表：
▪单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“保存”。
5.可以在任何时候开始将数据输入表中，要这样做，需要切换到数据表视图，并单击第一个空单元格，然后开始键入。
也可以从另一个源粘贴数据，下一节将对此进行描述。
如果在输入某些数据之后想要在表中添加一个或多个字段，则可以在数据表视图的“添加新字段”列中开始键入，也可以使用“数据表”选项卡上的“字段和列”组中的命令来添加新字段。
有关创建表（包括表模板的使用）的详细信息，请参阅在数据库中创建表一文。
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将数据从另一个源粘贴到Access表中
如果数据当前存储在其他程序（如OfficeExcel2007）中，则可以将其复制并粘贴到Access表中。
一般情况下，如果就像在Excel工作表中一样已按列分隔了数据，则可以非常顺利地执行此操作。
如果数据位于字处理程序中，最好使用制表符分隔数据列，或者在复制数据之前先在字处理程序中将数据转换为表。
如果数据需要进行任何编辑或处理（如将全名分隔为名字和姓氏），则在复制数据之前可能需要先执行此操作，在不熟悉Access的情况下尤其如此。
将数据粘贴到空表中时，Access会根据每个字段中发现的数据种类来设置该字段的数据类型。
例如，如果所粘贴的字段只包含日期值，则Access会将“日期/时间”数据类型应用于该字段。
如果所粘贴的字段只包含文字“是”和“否”，则Access会将“是/否”数据类型应用于该字段。
Access根根据第一行粘贴数据中的内容来命名字段。
如果第一行粘贴数据与后面的行类型相似，则Access判断第一行属于数据，并赋予该字段空泛的名称（如F1、F2等等）。
如果第一行粘贴数据与后面的行不相似，则Access判断第一行包含字段名，Access将据此命名字段，并且不将第一行算作数据。
如果Access赋予通用字段名称，则您应当尽快重命名字段，以免冲突。
请使用以下步骤：
1.保存该表。
▪单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“保存”。
2.在数据表视图中，双击每个列标题，然后为每一列键入一个有效的字段名。
可能看上去就好像您正在键入数据，但其实列标题行包含的是字段名，而不是数据。
3.再次保存该表。
注释 也可以通过切换至设计视图并在该视图中编辑字段名来重命名字段。
要切换至设计视图，请在“导航”窗格中右键单击该表，然后单击“设计视图”。
要切换回数据表视图，请在“导航”窗格中双击该表。
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从其他源导入数据
您可能已在另一个程序中收集了数据，并想将其导入Access中；或与您一同工作的人员可能将其数据存储在其他程序中，而您可能需要在Access中使用他们的数据。
在这两种情况下，Access都能很轻松地从其他程序导入数据。
您可以从Excel工作表中、另一个Access数据库的表中、SharePoint列表中或者各种其他源中导入数据。
根据数据源的不同，导入过程也会稍有不同，但下面这些说明会使您很快入门：
1.在“外部数据”选项卡的“导入”组中，单击要从中导入数据的文件类型对应的命令。
例如，如果您要从Excel工作表导入数据，则请单击“Excel”。
如果没有看见正确的程序类型，请单击“更多”。
注释 如果在“导入”组中找不到正确的格式类型，则可能需要启动最初创建数据所用的程序，然后使用该程序以通用文件格式（例如，带分隔符的文本文件 （带分隔符的文本文件：
一种文件，所含数据中的各个字段值由字符分隔开，如逗号或制表符。
））保存数据，然后才能将数据导入Access中。
2.在“导入”对话框中，单击“浏览”找到源数据文件，或在“文件名”框中键入源数据文件的完整路径。
3.在“指定数据在当前数据库中的存储方式和存储位置”下，单击所需选项。
可以使用导入的数据创建新表，可以将该数据追加到现有表的末尾，也可以创建链接表以维护与该数据源的链接。
4.单击“确定”。
Access将启动“导入向导”。
5.按照“导入向导”中的说明操作。
需要执行的确切过程取决于您选择的导入或链接选项。
6.在向导的最后一页上，单击“完成”。
Access将询问您是否要保存刚才完成的导入操作的详细信息。
▪如果认为您将再次执行此相同的导入操作，请单击“保存导入步骤”，然后输入详细信息。
可以很容易重复执行该导入操作，方法是：
在“外部数据”选项卡上的“导入”组中单击“已保存的导入”，单击导入规范，然后单击“运行”。
▪如果不想保存该操作的详细信息，请单击“关闭”。
Access会将数据导入新表中，然后在导航窗格中的“表”下面显示该表。
若要了解有关如何将数据导入Access的详细信息，请访问本文“请参阅”一节中的链接。
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打开现有的Access数据库
1.单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“打开”。
2.在“打开”对话框中单击快捷方式，或者在“查找范围”框中单击包含所需数据库的驱动器或文件夹。
3.在文件夹列表中，双击文件夹，直到打开包含所需数据库的文件夹。
4.找到数据库时，执行下列操作之一：
▪若要在默认打开模式下打开数据库，请双击它。
▪若要为了在多用户 （多用户（共享）数据库：
该数据库允许多个用户同时访问并修改同一数据集。
）环境中进行共享访问而打开数据库，以便您和其他用户都可以同时读取和写入数据库，请单击“打开”。
▪若要为了进行只读访问而打开数据库，以便可以查看数据库但不能编辑数据库，请单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以只读方式打开”。
▪若要为了进行独占访问而打开数据库，以便在您打开数据库后任何其他人都不能再打开它，请单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“以独占方式打开”。
▪要以只读访问方式打开数据库，请单击“打开”按钮旁的箭头，然后单击“以独占只读方式打开”。
其他用户仍可以打开该数据库，但是只能进行只读访问。
如果找不到要打开的数据库
1.在“打开”对话框中单击“我的电脑”快捷方式，或者在“查找范围”框中单击“我的电脑”。
2.在驱动器列表中，右键单击您认为可能包含该数据库的驱动器，然后单击“搜索”。
3.输入搜索条件，然后按Enter搜索该数据库。
4.如果找到该数据库，请在“搜索结果”对话框中双击它以将其打开。
5.由于搜索是从“打开”对话框开始的，因此必须在该对话框中单击“取消”，才能打开数据库。
注释 可以直接打开采用外部文件格式（如dBASE、Paradox、MicrosoftExchange或Excel）的数据文件。
还可以直接打开任何ODBC数据源 （ODBC数据源：
位于支持开放式数据库连接性（ODBC）协议的程序或数据库中，需要进行访问的数据和信息。
），如MicrosoftSQLServer或MicrosoftFoxPro。
Access将在数据文件所在的文件夹中自动创建新的Access数据库，并且添加指向外部数据库中每个表的链接。
提示
要打开已经打开过的最后几个数据库中的某一个数据库，请在“开始使用MicrosoftOfficeAccess”页上的“打开最近的数据库”列表中单击某个文件名。
Access将打开该数据库，同时应用上次打开该数据库时该数据库所具有的相同选项设置。
如果未显示最近使用的文件的列表，请单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“Access选项”。
将打开“Access选项”对话框。
单击“高级”类别，然后在“显示”部分下，选中“最近使用的文件列表”复选框。
（还可以指定希望在列表中显示的最近使用过的文件数，最多能显示九个文件。
）
如果要通过单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后使用“打开”命令打开数据库，则在“打开”对话框中单击“我的最近文档”，可以查看以前已经打开过的数据库的快捷方式列表。
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从电子表格或其他程序导入数据
如果熟悉其他数据库或电子表格程序，那么您可能了解这些应用程序的工作原理以及数据库的用途等基础知识。
Access与众多其他数据库应用程序的不同之处在于：
它允许您创建关系数据库 （关系数据库：
一种在表中存储信息的数据库。
使用两个表中的匹配值将一个表中的数据与另一个表中的数据相关。
在关系数据库中，通常只存储特定类型的数据。
）。
Access还为与其他数据库程序（如SQLServer）一起工作提供了很多选项。
本节内容
将Excel工作表导入Access
使用来自其他程序的数据
将Excel工作表导入Access
很多人都是先使用Excel构建报表，然后才开始使用Access。
Excel是开始构建列表的好地方，但随着列表的增长，它会变得更难以组织和保持更新。
将列表移入Access通常会成为之后的逻辑步骤。
数据库表在结构上与工作表相似，其相似之处在于，数据存储在行和列中。
因此，通常很容易将工作表导入数据库表。
将数据存储在工作表中和存储在数据库中的主要区别是数据的组织方式。
直接将整个工作表作为新表导入数据库不会解决与组织和更新数据关联的问题，尤其是在工作表包含冗余数据的情况下。
若要解决这些问题，必须将电子表格数据拆分到单独的表中，并且每个表都包含相关的数据。
有关如何在表中组织数据的详细信息，请参阅数据库设计基础一文。
Access特有的表分析器向导可以帮助您完成此过程。
将数据导入表中之后，向导会帮助您将表拆分成若干个单独的表，其中每个表都包含不会在任何其他表中重复的数据。
该向导还会在这些表之间创建必要的关系。
有关关系的详细信息，请参阅本文数据库中的关系一节。
将Excel工作表导入为新OfficeAccess2007数据库中的表
1.单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“新建”。
2.在“文件名”框中键入新数据库的名称，然后单击“创建”。
3.关闭Table1。
如果系统询问是否要保存对Table1的设计所做的更改，请单击“否”。
4.在“外部数据”选项卡上的“导入”组中，单击“Excel”。
5.在“导入”对话框中，单击“浏览”。
6.使用“打开”对话框找到文件。
7.选择文件，然后单击“打开”。
8.在“导入”对话框中，确保选中“将源数据导入当前数据库的新表中”选项。
9.单击“确定”。
“导入电子表格向导”将启动，并询问您一些有关数据的问题。
10.按照说明，单击“下一步”或“上一步”在页面中导航。
在向导的最后一页上，单击“完成”。
注释 Access将询问您是否要保存刚才完成的导入操作的详细信息。
如果认为您将再次执行此相同的导入操作，请单击“是”，然后输入详细信息。
然后，通过在“外部数据”选项卡上的“导入”组中单击“已保存的导入”，可以很容易重复执行该导入操作。
如果不想保存该操作的详细信息，请单击“关闭”。
Access会将数据导入新表中，然后将它显示在导航窗格中“所有表”的下面。
使用表分析器向导来组织数据
在将数据导入Access表之后，可以使用表分析器向导快速标识出重复的数据。
然后，该向导将提供简单的方式，将重复的数据组织到单独的表中，以便以最有效的方式存储它。
Access会保留原始表作为备份，然后创建新表，您可以用这些新表作为数据库应用程序的基础。
1.打开包含要分析的表的Access数据库。
2.在“数据库工具”选项卡上的“分析”组中，单击“分析表”。
“表分析器向导”将启动。
如果规范化对您而言是个新概念，请参阅向导提供的两个引导页，其中包含简短教程，并提供了可以单击以查看示例的按钮。
如果没有看到引导页，但看到了标签为“显示引导页”的复选框，请选中该复选框，然后单击“上一步”两次，即可看到该简介。
如果阅读简介之后不想再次查看引导页，可以清除该复选框。
3.在开头句子为“请确定哪张表中含有在许多记录中有重复值的字段?
”的页上，选择要分析的表，单击“下一步”。
4.可以让向导决定哪些字段进入哪些表，也可以您自己做决定。
如果遵循向导的建议，仍然可以在向导的下一页对表布局进行更改。
注释 如果让向导决定将哪些字段放在哪些表中，那么它的选择可能并不总是适合您的数据，尤其是如果没有很多要处理的数据时，所以，应当仔细检查向导的结果。
另一方面，向导可能提供了比您想象的方案更有效的组织建
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