常用公文写作.docx

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常用公文写作

常用公文写作

概要：

第一部分公文的概念、种类及行文规则

第二部分常用公文写作的基本知识

第三部分公文写作中的常见错误

第一部分公文的概念、种类及行文规则

一、公文的概念及其种类

（一）概念

公文随着文字的产生始于黄帝时代（《后汉书·祭祀志》载“自五帝始有书契”）。

我国的国家公文产生于夏代，甲骨文是迄今发现的最早的原始公文和最早的原始国家公文。

公文最早称为：

“书契”、“文书”、“文案”、“简牍”。

“公文”这一名称的最早使用，至迟在东汉末年。

《后汉书·刘陶传》记载：

“但更相告语，莫肯公文”。

关于公文的作用，曹丕在《典论·论文》中写道：

“盖文章，经国之大业，不朽之盛事”。

刘勰在《文心雕龙·章表》中写道：

“章表奏议，经国之枢机”，指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键，一语就点出了公文作为治理国家、管理社会的文字型工具的性能与作用的本质。

《公文处理办法》办法第二条规定，行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）种类

1.按作用分

专用公文（机关各部门在各自的业务范围内专门使用的业务公文，在行政公文中，专用公文一般作为附件使用）

技术公文（如说明书、图表等，在行政公文中一般作为附件使用）

通用公文（如行政公文、党务公文和法规性公文）

2.按方向分

下行文

平行文

上行文

3.按党政机关分

  行政机关的公文种类与党的机关公文种类有所不同，主要有13种，即：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党的机关公文种类主要有14种，与行政机关的公文种类相比，没有命令（令）、公告、通告、议案，另有决议、指示、公报、条例、规定。

党政公文文种对比

行政机关公文党政机关通用文种党的机关公文

（国发〔2000〕23号）（中办发〔1996〕14号）

命令请示决议

公告报告指示

通告通知公报

议案通报条例

批复规定

意见

函

会议纪要

决定

（注意:

党政机关公文中的“条例”非一般意义上的条例，见中办发〔1996〕14号）

二、公文行文规则

包括行文制度、行文原则、行文规范三部分内容。

（一）行文制度

行文制度集中反映了机关的特殊工作规律和规范要求，也是公文写作区别与一般写作的一个显著特点。

行文制度的三个基本要素是行为关系、行文方向、行文方式，也就是说行文必须根据严密的行文关系，沿着正确的行文方向，采取适当的行文方式进行。

1.行文关系

行文关系是机关单位之间的组织关系在公文运行中的体现。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

这种组织关系主要有以下4种：

一是领导和被领导关系，即：

同一组织系统中的上下级之间的直接垂直的关系，一般在上下一级之间。

如国务院与各省（区、市）政府，省政府与各地级以上市政府和省政府各部门、各直属机构。

二是指导与被指导关系。

同一组织系统中的上级主管业务部门与下级业务主管部门之间的关系，如省教育厅与各市教育局。

三是隶属关系，不论大小和级别，都在同一系列内。

如省政府与县、乡镇政府。

四是非隶属关系。

同一组织系统中的同级机关之间的关系，如广东省政府与国家部委、广东省政府与各省（区、市）政府、各地级市政府与省政府各部门之间是非隶属关系

非同一系统的任何机关之间的关系，如广东省政府与省军区、中央驻穗企业，省发展改革委与省委宣传部。

2.行文方向

一般分为上行文、下行文、平行文，还有泛行文。

3.行文方式

一是从行文对象分:

逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、通行行文

二是从发文机关分:

单独行文、联合行文

三是从对象主次分:

主送、抄送

（二）行文原则

1.确有必要

2.党政分开

3.明确关系

4.规范行文

5.其他规则

（三）行文规范

1.上行文

2.下行文

3.平行文

4.联合行文

（1）联合行文必须具备三个条件:

一是协调一致;二是不相隶属;三是级别相同。

（2）联合行文的形式：

同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（3）联合行文的注意事项：

应当明确主办机关。

联合机关不宜过多。

向上级或下级联合行文时，要把共同的上级或下级机关列为主送机关。

发文机关的排列顺序：

行政机关联合行文，主办机关排列在前；与其他机关联合行文，按党、政、军、群的顺序排列。

发文字号标注：

行政机关联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个发文字号。

会签：

主办单位先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。

用印：

上行文由主办单位加盖印章即可，下行文则联合行文的机关全部盖章。

5.部门行文

机关各部门在职权范围内，可以互相行文，可以向下一级基层单位的有关业务部门行文。

政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。

因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应报经本级政府批准，并在文中标明经政府同意。

（例：

民援函字〔2006〕01号文）

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

其含义：

部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

函的形式是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以函的形式行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

6.公文的语言

准确、平实、简明、庄重

三、几个具体问题的说明

（一）关于电报的紧急程度

公文（特急、急件）

电报：

特提24小时

特急3天

加急5天

平急10天

（二）公文密级（凡未标明的）

绝密：

30年

机密：

20年

秘密：

10年

（三）关于“主要负责人”的含义

指各级行政机关的正职或主持工作的负责人

第二部分常用公文写作的基本知识

重点突出对每种公文的类型、注意事项进行讲述，其概念、特点和写作格式只作一般表述，印有现成的资料可参阅，且每种公文的格式要求均相同。

一、请示

（一）概念

请示是适用于向上级机关请求指示、批准时使用的一种公文文种。

适用范围：

向上级机关请求指示、批准的事项。

陈述意见，请求指示。

提出问题，请求帮助。

说明情况，请求裁决。

提出建议，请示解决。

（二）特点

行文方向的定向性

行文内容的请求性

行文目的的求复性

行文时机的超前性

请求事项的单一性

（三）类型

从内容目的的角度，通常分为如下几类：

1.求示性请示（例：

粤府〔2004〕121号文）

2.求准性请示（例：

粤府〔2004〕102号、江府报〔2005〕38号、粤府〔2004〕136号、粤办函〔2005〕596号文）

3.求批性请示（例：

粤府函〔2001〕455号文）

（四）写作

请示的结构写法：

标题、主送机关、正文和落款署时等。

请示的标题由发文机关、事由、文种三者构成。

正文可分三部分：

一是事由；二是请示事项；三是结尾。

请示的格式要求

（五）注意事项

1.坚持一文一事。

（例：

粤经贸（中小局）〔2005〕959号、粤民区〔2005〕40号文）

2.不能越级请示。

（例：

海府〔2005〕59号文）

3.不要多头主送。

（例：

南委发〔2001〕58号文

4.请示原则上不同时抄送下级机关。

5除领导直接交办或特别紧急的事项外，请示不得直接送领导者个人。

（例：

粤经贸（中小局）〔2005〕818号文）

6.关于并报省委、省政府请示件的办理。

（粤办函〔2001〕676号文）

二、报告

（一）概念

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

（二）特点

行文的单向性

时限的不定性

内容的广泛性

写法的灵活性

（三）类型

按其行文的目的作用不同，可分为工作报告（粤府〔2004〕71号）、一般情况报告（例：

粤府明电〔2005〕35号文）、答复上级机关询问报告（例：

粤府〔2005〕36号文）等；

按其内容和表达的形式不同，可分为专题报告（例：

粤府〔2006〕138号文）和综合报告。

（四）写作

报告的结构和写法：

标题、正文、落款

报告的格式要求

1．报告写作的一般要求

主题要明确，思想要清晰；

观点要鲜明，内容要真实；

重点要突出，文字要简练。

2．综合报告的写作要求

点与面的关系；

详与略的关系；

事与理的关系。

3．专题报告的写作要求

速度要快；

内容要专；

情况要实；

篇幅要短。

（五）注意事项

1.报告中不能夹带请示事项。

（例：

粤民救〔2005〕23号文）

2.该用报告时不要用函。

（例：

粤三峡办函〔2006〕4号、江府〔2005〕75号、粤府外〔2002〕213号、粤发改综〔2005〕282号文）

三、通知

（一）概念

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。

（二）特点

使用范围的广泛性。

文种功能的指导性。

行文方向的不确定性。

（三）类型

大体可分为批转通知、转发通知、传达通知和任免通知四大类。

1.批转通知：

批转下级机关公文，常见的有如下几种情况：

批转重要的行政措施；批转带有普遍性的重要事项的解决意见；批转需引起各地重视和执行的重要问题。

（例：

粤府函〔2001〕455号文）

2.转发通知：

用于转发上级机关和不相隶属机关的公文。

（例:

粤府〔2005〕58号、粤办函〔2004〕275号、粤府函〔2004〕296号文）

3.传达通知：

用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

主要有：

（1）印发通知。

（例：

粤府办〔2004〕27号文）

（2）单项事项通知。

（例：

南航党〔2002〕1号、粤办函〔2005〕220号、粤办明电〔2004〕54号文）

（3）会议通知。

（例：

粤办明电〔2005〕144号文）

4．任免通知。

任命和免去干部职务，在地方行政机关用通知。

（例：

粤人发〔2002〕195号文）

（四）写作

通知一般包括标题、主送机关、正文、落款等四个组成部分。

标题：

由发文机关、事由、文种组成，有时只用事由、文种构成。

主送机关：

指公文的主要受理机关，应用全称或规范化简称。

正文：

一般包括三方面内容：

引据；主体；结语。

落款：

包括发文机关和成文日期。

写作要求：

明确行文目的；抓住主要内容；文字表述准确。

（五）注意事项

1．不能超越职权，给不相隶属机关发文。

2．不能混淆公文与事务文书。

3．不能向上级发通知。

（例：

穗府〔2003〕52号文）

4．不能与通告混淆。

5．转发性通知不能照抄照搬。

四、通报

（一）概念

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（二）特点

应用的广泛性。

通报是适用范围较广的文种。

事实的真实性。

真实性是通报的生命，通报的任何情况，都必须是真实的，不能有差错，更不能胡编乱造。

内容的典型性。

通报的内容都是比较新颖的具有代表性的重要事件。

行文的及时性。

（三）类型

根据其适用范围，可分为三类：

1.表扬性通报。

（例：

粤府〔2005〕53号、粤府〔2004〕109号文）

2.批评性通报。

（例：

国办发〔2003〕〔2004〕4号、中办发〔2002〕22号文）

3．传达性通报。

（例：

粤办明电〔2005〕229号、粤府函〔2005〕79号文）

（四）写作

通报一般包括标题、主送机关、正文、落款四部分。

标题。

通报的标题一般有两种类型。

一是由发文机关、事由、文种组成，用于郑重的高层次的发布内容。

一是由事由文种构成，用于一般性通报。

主送机关。

正文。

包括三方面内容：

引据；主体；结语。

落款。

包括发文机关和成文日期。

写作要求：

事例要典型。

事实要准确。

行文要及时。

要求要可行。

（五）注意事项

1.通知与通报。

通知与通报的主要区别：

一是内容范围不同。

二是目的要求不同。

三是变现方法不同。

2.表彰通报不能与命令、决定混淆。

3.通报不能与决定混淆。

适用决定惩戒有关人员时，一般是错误或过失比较严重的，影响范围较大的。

通报则属一般性的，目的多为引起警惕。

4.传达性通报不能与公告、通告混淆。

公告主要向国内外宣布重要事项或法定事项，偏重于向国外宣布。

通告主要是向社会各方面公布应遵守或者周知事项，具有一定的普遍性，周知对象是有关，无关方面可不周知。

通报则意在使有关单位和群众知晓，重在传达，一般不具有指令性。

五、批复

（一）概念

适用于答复下级机关请示事项时使用的一种公文文种。

（二）特点

批复是一种下行公文。

行文方向的定向性

行文内容的指示性

行文效果的约束性

（三）类型

1.指导性批复。

在答复下级机关请示事项的同时，进而就某一方面的工作或者活动提出指导性的要求。

（例：

粤府函〔2005〕100号、97号文）

2.具体性批复。

就下级机关请示的具体事宜所做的批复。

（例：

粤府函〔2006〕15号文）

3.法规性批复。

对下级机关拟制报批的行政法规制度给予批准时使用的批复。

（例：

国函〔2003〕127号文）

4.直答性批复。

只对上报请示的单位直接作出的批复。

（例：

粤府函〔2005〕89号文）

5.联合批复。

（例：

交规划发〔2006〕55号文）

（四）写作

批复的格式包括：

标题、主送机关、正文和落款署时。

标题。

批复的标题有两种写法：

一种是：

同意＋事由＋文种；一种是：

事由＋文种。

正文。

正文是批复的主要部分，是针对下级机关的请示事项所作的具体答复。

一般由引语、主体和结尾三部分组成。

最后盖上机关印章，署明日期。

（五）注意事项

1.内容应有针对性

2.表达应直接明确

3.依据要充足可行

4.行文要及时

5.批复与复函的区别（例：

粤计资〔2002〕43号、粤发改资〔2004〕822号文）

六、意见

（一）概念

意见适用于对重大问题提出见解和处理办法。

（二）特点

指导性。

表明主旨。

约束性。

表明上级机关的工作意图、要求，解决问题的工作思路、程序和工作措施；明确分工。

及时性。

（三）类型：

1.来自于下级的意见，一经上级机关批准或批转，即转化为决策性意见，具有了指导和约束性。

（例：

粤府办〔2002〕60号文）

2.出自于上级机关的意见，虽然文种叫意见，却具有指示要求性。

（例：

粤府〔2003〕83号文）

3.来自不相隶属机关的意见，一般仅供对方参考。

（粤府明电〔2006〕25号）

（四）写作：

意见的组成包括标题、正文、落款。

其内在逻辑是：

提出问题—分析问题—提出见解和处理办法

（五）注意事项

1.上报的意见与请示的区别

2.下行文中的意见与通知的区别

3.意见与函的区别

七、函

（一）概念：

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（二）特点

内容单一、一函一事。

开门见山、直陈其事。

措辞朴实、用语得体。

（三）类型：

一般可分为三类

1.商洽函：

用于不相隶属机关之间商洽事务。

（例：

粤府函〔2005〕243、28号文）

2.问答函：

用于不相隶属机关之间询问和答复问题。

（例：

粤办函〔2005〕313号文）

3.请批函：

用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项。

（1）本级政府请求上级主管部门批准事项。

（例：

粤府明电〔2005〕14号文）

（2）转报下级政府或部门的有关文件。

（例：

粤府函〔2005〕35号文）

（3）政府办公厅（室）代本级政府批复下级政府的请示。

（例：

粤办函〔2003〕85号文）

（4）非政府部门请求政府职能部门批准的事项。

（例：

中大外〔2002〕402号文）

（四）写作

开头：

发函缘由，简约说明发函的目的、理由或依据。

主体：

说明商洽、联系或请求批准的事项，或对函请事项的答复。

结尾：

固定的几种格式。

商洽函：

“具体＊＊事宜，请予接洽／由＊＊单位与贵部联系。

问答函：

“＊＊现按规定征求贵部意见，请函复”。

请批函：

“＊＊我省拟同意，现予上报（转报），请审批”。

格式：

要符合行政机关公文格式的要求。

（5）注意事项

1．该用函的不要用请示

2．该用复函的不要用批复

3．该用函的不要用报告

4．该用意见的不要用函

八、会议纪要

（一）概念

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文。

它根据会议记录、会议文件和其他会议材料，分析归纳而成，它既可上呈，又可下达，被批转或转发有关单位遵照执行，它的主要作用是沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。

（二）特点

纪实性；简要性；理论性；条理性。

（三）类型

1．行政会议纪要；（例：

省政府常务会议纪要（2004·13））

2．工作会议纪要；（例：

省政府工作会议纪要〔2005〕165号、131号、161号、粤府函〔2003〕405号文）

3．座谈会纪要。

（例：

省政府工作会议纪要〔2004〕152号、铁办函〔2004〕558号文）

（四）写作

标题；正文；结尾。

（五）注意事项

1．做好材料工作；

2．内容必须真实；

3．语言简明扼要；

4．篇幅不宜过长。

第三部分公文写作中的常见错误

（一）标题方面

1.文种使用不当（例：

省建设厅的报告）

2.主要内容表述不清（例：

江府报〔2002〕103号、粤司〔2003〕41号文）

3.生造文种（例：

粤建设函〔2005〕277号、粤外函〔2006〕128号、清府〔2005〕142号文）

4.其他错误（例：

粤安监〔2005〕113号文）

（二）主送机关方面

1.发文无主送机关（例：

韶钢集团的情况汇报）

2.上行文多头主送

3.越级行文（例：

龙府字〔2004〕20号文）

4.直接送给个人

（三）写作方面

1.一文多事

2.内容残缺

3.结构混乱

4.语法错误

5.随意省略或简称

6.引用不当

7.标点符号使用不规范

8.数字、计量单位使用不规范

（四）签署人标注错误（例：

粤港澳办〔2002〕06号、中储粮〔2004〕168号文）

（五）公文版头错误（例：

粤机编办〔2003〕98号）

（六）发文字号标注错误（例：

同上）

（七）密级标注错误

（八）附件标注错误

（九）公文版记标注错误

（十）错字、别字、漏字（例：

粤府外〔2001〕131号文）

（例：

粤外专〔2002〕32号、粤港澳办函〔2005〕351号、粤外函〔2006〕182号文）