采购业务流程及管理制度参考资料.docx
《采购业务流程及管理制度参考资料.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购业务流程及管理制度参考资料.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
采购业务流程及管理制度参考资料
采购业务流程及管理制度
编写：
楚军
总则
第一条采购部门的划分
1．生产原材料采购：
由采购部门负责办理批准然后采购员购买。
2．日常办公用品采购：
由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。
第二条采购作业方式
一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1．集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。
2．长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。
3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。
4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。
5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。
6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。
第三条采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知有关部门以便参考，如果有变更时，应立即修正。
采购作业处理
第四条询价、比价、议价
（一）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。
（二）凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。
（三）采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。
（四）采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第五条审核及批准
附注：
凡是列入固定资产管理的采购项目应该以“财产支出”批准权限进行上报。
第六条订购
（一）采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。
（二）若属分批交货者，采购经办人员应在“材料采购单”上署名“分批交货”以供识别。
（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应在“材料采购单”上署名“暂借款采购”，以供识别。
第七条整理付款
1．材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。
2．缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
3．超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
价格及质量的复核
第八条价格复核与市场行情资料提供
1．采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应就企业内所需要的材料，提供市场行情资料，作为材料批准价格的参考。
第九条质量复核
采购部应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验等）。
第十条异常处理
审查作业中，若发现异常情况，采购单位审查部门应立即附异常情况报告资料，通知有关部门处理。
附则
第十一条本办法经总经理批准后实施，增设修订亦同。
采购主、辅料管理制度补充
1，根据计划单采购主、辅、料。
2，现款采购：
采购员必须凭有经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单，（入库单必须注名：
供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字）。
入库单必须通过采购员、保管员、会计签字后。
随同购货发票或收据才能由经理签字。
然后到财务部办理报销手续。
3，订单采购：
供应商货到后，由采购员到仓库办理入库手续，由仓库保管员验收并开出入库单（入库单必须注名：
供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。
入库单必须通过采购员、保管员签字。
并将第二联传递会计作往来帐。
供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由经理签字，然后到财务部办理结算手续。
采购员岗位职责
岗位名称：
采购员
直接上级：
采购经理
负责对象：
物资的采购、供应（主要指采购材料）
工作目标：
要求将公司的生产所需的保质、保量安全及时的满足
权力与责任：
严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；
根据生产计划和资金情况，编制采购计划；
全面负责生产所用的原料、包装材料的采购工作；
掌握好实际库存和在途物料情况；
合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划及时购进；
对主要原料供应商进行考查；
负责签订购货合同；
严格执行原料包装材料入库检验制度；
随时掌握原料，包装材料市场行情负责；
下属的管理工作。
工作职责：
采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善；
考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，负责新增供应商的寻访、调查，并组织相关部门进行评估、审查。
2.按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；
3.负责收集新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息；
对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；
市场行情的调查、动态资讯收集、整理，及时上报，以便及时调整采购策略；
依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库，协调销售、生产的有效进行。
订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。
与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益；
加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；
做好下属的管理工作。
采购管理制度
一、目的
通过对采购活动进行控制，以确保所采购的物资（包含外包过程）符合规定的要求。
二、适用范围
本程序适用于本公司对采购活动（包含外包过程）进行控制。
三、职责
1.采购供应部负责采购的控制。
并组织相关部门对供方进行评价。
2.生产部负责提供产品所需的外购件的采购清单，检验规范等编制。
3.总经理负责合格方名录及采购计划的批准。
四、工作程序
（一）、供方的选择
1.供方的选择原则
采购物资供方的建立应遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件：
a）企业必须有法人资格营业执照，具备相应生产能力和合作愿望；
b）具有保证产品质量的技术、设备、管理能力和检测手段；
c）具备所需的特殊工种岗位技术证书及相应生产许可证。
2.由采购供应部对提供主要外购件的供方按4.1.1的要求，进行摸底调查，初选提名，对下列企业可直接进入供方名录：
a）已经取得质量管理体系认证的企业；
b）已连续多年供货、质量和信誉程度等质量记录证实其质量稳定，有供货能力的企业。
（二）、供方评价
1.对提名初选的供方由市场销售部组织生产部、检验车间（整理车间}一起进行评审，并编写“供方质量保证能力评价表”，提交总经理审批确定合格供方名录。
2.评价方法可从以下几种方案选择一种或数种：
a）根据供方能力或质量体系情况进行评价；
b）抽样检验或小批量使用（一般对外购件）；
c）以往供货质量的记录和（或）实物使用质量统计分析、评价（用于对原供方的重新评价）；
d）对比类似产品的试验结果。
e）根据供方提供的质量保证证据，如质量认证、生产许可证、法定检验车间（整理车间}门监督抽查结果等。
3.采购供应部指定有特殊要求的，或有顾客直接指定的，进行定点采购。
4.通过质量管理体系认证的供方应提交相关认证材料（复印件），可优选录用为合格供方。
5.对评价合格供方原则上每一年复评一次，但最终视供方质量状况，可以提前或临时进行复评。
6.合格供方的控制。
a）建立档案：
产品部应建立合格供方档案，包括：
年度合格供方名录、评价记录、评价报告，年度进货的数量和质量记录、质量问题反馈记录等；
b）及时反馈质量信息：
产品部应及时与供方沟通信息，反馈情况，必要时定期对供方进行质保能力和供货能力的考察，考察时作好记录，
考察后编写出评价报告，并作出评价结论；
c）供方的变更：
当供方的供货的质量情况不能满足要求时，职能部门应按本程序4.2条的要求重新评价，评价结论须变更的，填写《供方变更表》，经采购供应部审核，报总经理批准生效。
（三）、采购
1.采购文件是清楚说明订购产品的资料。
采购文件一般是指采购清单、采购合同。
采购信息先由销售部负责编制的“销售大货订单”上明确“原辅材料清单”，生产部根据销售部的“原辅材料清单”编制“采购通知单”。
物资“采购通知单”上应明确规定物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限等。
2.当采购资料发生变化时，采购供应部应及时与供方协调，明确变更内容。
3.采购产品的验证由质检部按《产品监视和测量控制程序》进行验证。
4.本公司要在供方货源处验证时，采购合同中应规定验证的安排及产品放行的方式，并由采购部实施验证。
5.当合同规定顾客或其代表要对供方的产品进行验证时，由销售部负责。
并提供条件配合顾客验证，但顾客的验证不能代替本公司对供方提供产品的验证。
6.采购供应部负责外购件的供方评价和控制的有关记录和采购文件的收集、整理、编目、存档。
采购供应部负责采购产品验证的质量记录的收集、整理、编目、存档。
五、采购作业细则
（一）、申购
申购部门的划分
各项材料的申购部门如下：
常备材料：
生产管理部门
预备材料：
物料管理部门
非常备材料：
订货生产用料：
生产管理部门
申购单的开立、递送
申购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立申购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经审核后依申购核决权限呈核并编号，“申购单”送采购部。
需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，申购部门应以申购单附表，一单多品方式，提出申购。
紧急申购时，由申购部门于“申购单”“说明栏”注明原因，以急件递送。
申购核决权限
1.原物料：
1.1申购金额预估在1万元以下者，由采购经理核决。
1.2申购金额预估在1万元至5万元者，由副总经理核决。
1.3申购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
2.财产支出：
2.1申购金额预估在2000元以下者，由采购经理核决。
2.2申购金额预估在2000元至2万元者，由副总经理核决。
2.3申购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
附注：
凡列入固定资产管理的申购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
3.申购物品的撤销
3.1申购案件的撤销应立即由原申购部门通知采购部停止采购及注明撤销原因。
3.2采购部办妥撤销后，依下列规定办理：
3.3采购部于原申购单撤销后，送回原申购部门。
3.4原“申购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原申购单退回原申购部门。
3.5原申购单未能撤销时，采购部门应通知原申购部门。
（二）、采购
1.采购作业方式
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
1.1集中计划采购：
凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申购部门依计划提出申购，采购部门定期集中办理采购。
1.2长期报价采购：
凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各申购部门依需要提出申购。
2.采购作业处理期限
采购部应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
采购员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核实后转送申购部门，依申购部门意见拟订对策处理。
3.询价、比价、议价
3.1采购经办人员接获“申购单”后应依申购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
采购业务工作人员要严格履行自己的职责，在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。
在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。
同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。
3.2若厂商报价的规格与申购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“申购单”上予以证明，经经理核发后，先与使用部门或申购部门签注意见后呈核。
3.3属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过申购量），采购经办人员于议价后，应于申购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
3.4对于厂商的报价资料经整理后，采购经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
3.5采购部门接到申购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到申购单后，按一般采购程序优先办理。
4.呈核及核决
采购员询价完成后，于“申购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”需经理审核，并依申购核决权限呈核。
5.订购
5.1采购经办人员接到核决后的“申购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“包装方式”。
5.2若属分批交货者，采购经办人员应于“申购单”上注明“分批交货”以资识别。
6.整理付款
6.1物料管理部门应按照收料的“申购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单注明“免填材料检验报告表”）送采购部门，经与发票核对无误，由采购经理审核后送财务部门。
财务部门应于结帐前，办妥付款手续。
如为分批收料者，“申购单”的会计联须于第一批收料后送财务部门。
6.2短交应补足者，申购部门应依照实收数量，进行整理付款。
6.3超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
（六）、进料验收管理办法
1.本公司对物料的验收以及入库均依本办法作业。
物资进仓实行质检员、仓管员、采购员联合作业，对物资质量、数量进行严格检查，做到货单相符，把好物资进仓质量关。
2.待收料
物料管理收料人员于接到采购部门转来已核准的“采购单”时，按供应商、物料别及交货日期分别依序排列存档，并于交货前安排存放的库位以利收料作业。
3.收料
3.1材料进厂后，质量检测人员依据采购员所提供的新样品先行检查，检查通过后，送交物料管理人员收料，收料人员必须依“申购单”的内容，并核对供应商送来的物料名称、规格、数量和送货单并清查数量无误后，将到货日期及实收数量填记于“申购单”，告知申购人材料的到货情况，同时办理收料相应的入库手续。
检验不合格的物资，应在“检查记录表”内注明不合格的原因，并通知采购员退换货，继续追踪供应商如期（或延期）完成交货。
3.2如发生变更等事项，应通过采购人员向供应厂商联系要求变更事宜。
3.3如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购部处理，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如采购部要收下该等材料时，收料人员应告知仓库主管，并于单据上注明实际收料状况，并告知采购部。
4.材料待验
进厂待验的材料，必须于物品的外包装上贴材料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以为区分，收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”作为入帐清单的依据。
5.超交处理
交货数量超过“订购量”部分应予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的材料，其超交量的3%（含）以下，由物料管理部门于收料时，在备栏注明超交数量，经申购部门主管（含科长）同意后，始得收料，并通知采购人员。
6.短交处理
交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经申购部门主管（科长含）同意者，可免补交，短交如需补足时，物料管理部门应通知采购部门联络供应商处理。
7.急用品收料
紧急材料于厂商交货时，若物料管理部门尚未收到“申购单”时，收料人员应先洽询采购部门，确认无误后，始得依收料作业办理。
8.材料验收规范
为利于材料检验收料的作业，质量管理部门就材料重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研订“材料验收规范”，呈总经理核准后公布实施，以为采购及验收的依据。
9.材料检验结果的处理
9.1检验合格的材料，检验人员于外包装上贴合格标签，以示区别，物料管理人员再将合格品入库定位。
9.2不合格验收标准的材料，检验人员于物品包装贴不合格的标签，并于“材料检验报告表”上注明不良原因，经主管核示处理对策并转采购部处理及通知申购单位，再送回物料管理凭此以办理退货，如特采时则办理收料。
10.退货作业
对于检验不合格的材料退货时，质检应在“检查记录表”内注明不合格的原因，将“材料检验报告表”呈经理签认后，并通知采购员退换货。
六、发料作业管理办法
1.领料
1.1使用部门领用材料时，由领用经办人员开立“领料单”经主管核签后，向仓库办理领料。
1.2领用工具类材料时，领用人应填写“工具借用单”到仓库办理领用手续。
2.发料
由生产管理开立的发料单经主管核签后，转送仓库依发料日期备料，并送至现场点交签收。
3.退料
3.1使用部门对于领用的材料，在使用时遇有材料质量异常，用料变更或用余时，使用部门应注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。
3.2材料质量异常欲退料时，应先将退料品及“退料单”送质量管理单位检验，并将检验结果注记于“退料单”内，再连同料品缴回仓库。
3.3对于退回的料品，仓库人员应依检验退回的原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成者，应立即与采购员协调供应商处理。
七、设备引进管理规定
□原则
1.为了保证我公司设备引进工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化，特制定本规定。
2.引进设备是一项重要、严肃的工作，各级人员必须高度重视，以严肃的态度进行此项工作。
3.引进设备必须遵循本公司的有关规定。
4.引进工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。
坚持综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面，要竞争，择优选取。
5.引进工作必须根据公司制定的发展规划和技术发展趋势，结合公司实际，有计划地进行。
规定主要适用于引进较大的项目，其他小项目的引进购置，可参照本规定执行。
□机构
1.设备引进工作在公司总经理的统一领导下进行。
由总经理主持项目的招标和谈判工作，公司设立设备引进小组。
由动力设备部、质检部、采购部、生产部派代表参加。
2.动力设备部是引进工作的职能部门，其职责是根据需要提出各专业引进项目，报总经理批准立项后，由引进小组搞好引进项目的技术谈判和招投标商务谈判。
3.不同专业的设备引进项目，可根据实际需要，临时吸收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。
□方法和程序
1.设备引进项目由动力设备部提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小组组织动力设备部及有关技术人员进行项目的招标和谈判。
2.需要招标或询价的项目，必须通过讨论确定招标、询价的对象。
动力设备部制定和发放招标书，并妥善保管外商的投标资料。
3.引进小组组织项目的开标和议标，并确定谈判对象及有关事项。
4.引进小组负责通知供应商谈判。
谈判时引进小组成员一般不少于总人数的四分之三。
5.开标、议标和谈判必须指定专人记录。
记录资料必须妥善保存。
6.物资部负责编制合同书并完成其他商务事项。
□纪律注意事项
1.引进项目的招标、询价和谈判，必须严格按照有关规定和程序进行。
2.引进工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。
任何人不得单独与供应商接触谈及引进项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。
3.在引进工作过程中，除正当的业务或礼节需要接受少量价值不高的纪念品外，不准单独接受超额馈赠礼品，确实难以拒绝的应交公司处理。
□其他
技术培训、验收的名单由动力设备部与相关主管领导研究确定报总经理批准，根据工作关系和需要与相关主管领导研究确定。
八、物资采购供应工作制度
1.签订合同的物资由供应部根据仓存和工程、维护用量情况实行分批进货。
常用零星物资要根据要求部门的需求量和仓存情况进行分散进货，做到物资无积压，数量品种充足又齐全。
2.为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。
3.物资供应工作必须始终贯彻执行有关政策法令，严格遵守本公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。
全体物供人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，在商务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
4.加强进口物资采购工作的管理，切实做好公司引进小组确定的各项进口设备、物资的招标、询价、合同起草、批文的申请、物资报关、到货处理和货款结算等各项工作。
5.认真执行公司部门拟定的合同、单证审批会签手续，增加进口物资在采购过程中的透明度。
对物资的合同签订、货款预付、到货后的检查验收以及货款支付各个环节的工作，做到认真负责，万无一失。
6.执行对大宗进口物资实行招标，小宗进口物资进行多家报价的询价原则，选择供货时间短，产品质量优良，价格条件合理的供应商，购买物美价廉的进口物资，保障工程和维护生产的需要。
7.严格执行国家发布的关于进口物资管理规定，申报进口物资批文规定以及进口物资报关管理制度等。
遵守公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。
全体进口物资采购员、办事员、业务员必须牢固树立企业主人翁的思想，尽职尽责，在商务工作和对外业务工作中做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。
升级会员 