八大交易循环之内部控制与稽核.doc

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八大交易循環之內部控制與稽核

一.共通性觀念說明　:

1.公司治理

1.1公司運作包含:

主要活動:

研發（設計）-生產-銷售-交貨-服務

　　　　　　　　　支援活動:

採購,財會,人資,資訊等

1.2公司治理中稽核扮演的角色:

比較

糾正b

修正a

辨識實際

設立標準

採取改善

差異分析　

回饋　

差異

稽核的功能　:

修正a+糾正b=　改善c,　c+持續　d=進步

達到內控三大功能

1.3八大循環電腦化（e化）產生的現象

　1.3.1Audittrail的模糊,使得稽核的困難度加大.

1.3.2產生的資料太快,大量的資訊分類整理增加困難.

1.3.3骨牌效應,資料引用造成全盤皆錯.

　1.3.4重複犯錯,錯誤資料重複使用

　1.3.5資料隱密性,電腦自動運算,無法驗證.

　1.3.6資料集中,計算機大量運算儲存功能

1.3.7職責劃分,設定職責

　1.3.8增加管理的可能性（在程式中設立管制點避免錯誤的可能）

1.3.9依賴系統外的控制,需設立系統外的控管.　

1.4管理的過程中控制作業面可分為八大循環（證期會版）,內部控制可經由授權,

核准,紀錄,報告（表）,核對,檢查,盤點,比較,分析的查核來評量。

1.5職責劃分為內部控制的起點Authorization授權

Recording　　紀錄分開處理

Custody保管

職權分離的原則,分險＞＝成本增加

2.八大循環e化的內控

2.1一般控制:

2.2處理控制

2.1.1組織與作業控制　　2.2.1輸入控制（例:

設定參數檢查碼）　

2.1.2系統開發2.2.2處理控制（例:

if@gotonext）

2.1.3文書管理2.2.3輸出控制（例:

拾荒法,木馬屠城記）

2.1.4系統修改　（合法）

2.1.5接近控制　（accesscontrol）

3.電腦e化後卻無法確實執行內控的原因有:

3.1成本3.2方便性

4.序號控制（numberingcontrol）確保

–交易完整性控制

–資產安全性

4.1重要憑證需事先編號控管（電腦化可自動編號 ）accountabledocuments

列印

領用

使用

空白

作廢

遺失

張

No.

張

No.

張

No.

張

No.

張

No.

張

No.

4.2課責憑證內控

4.2.1事先編號10=10=1+2+3+4

4.2.2專人保管

4.2.3使用經授權

4.2.4使用需紀錄

4.2.5按序使用

4.2.6作廢保留

4.2.7定期檢查

4.2.8遺失追蹤

二.八大交易循環

1.銷貨及收款循環控制與稽核

1.1一般控制

1.1.1組織分工,職能分工,保管與紀錄功能需分開

1.1.2表單文件

1.1.3作業表格、控制總數、彙總報告明確規範

1.1.4連線系統之控制措施

1.1.5實體安全

1.1.6銷售循環（稽核控制重點）

執行

差異分析

銷售預算匴

銷售預測

估報價

成本估算,報價職權分離

信用控管

P/N#

數量

品質

規格

其他

收到訂單

信用狀況

信用額度

帳款餘額

付款條件

銷退折讓

交貨

開立帳單

客戶對帳

收款

入帳沖帳

呆帳處理

結案

生產

訂單確認

訂單審核

客訴處理

會計vs

會計

銷售總帳

明細帳

A/R總帳

明細帳

產生A/R

快速安全原則

客票

自票

抬頭/禁背/畫線

2.採購與應付帳款-內部控制

2.1採購

基於公司的需要向合格供應商經採購商品與勞務

甄選評鑑:

品管

品質

製造

管理

財務

合法性

價格比較

成本分析

價值分析

提供最佳價格

品名

數量

質量

交期

服務

2.2採購內部控制:

2.2.1建立書面作業程序,授權人或部門負責及明確採購權限

2.2.2應獨立作業,與會計,出貨,驗收作業分離

2.3驗收內部控制

2.3.1未經訂購之貨品不得收料.

2.3.2經驗收單確定簽認,並經品質檢驗

2.3.3短收損壞應即通知採購及會計部門

2.4應收帳款的內部控制

2.4.1會計審核發票

2.4.2付款需經採購,請款,出納或支票簽署者審核.

2.4.3退貨應即停止支付廠商貨款貨扣款

3.生產循環控制與稽核

3.1製程規劃

3.1.1作業程序:

製程規劃,製程作業.

3.1.2製程規劃控制重點:

原料及人工使用必須經濟合理

製程作業控制重點:

作業經查核修正

3.2負荷規劃

3.2.1作業程序:

人機負荷

3.2.1.1步驟:

1.測定基本生產能量2.決定工作負荷量,人工/機器負荷量

3綜合工作負荷表4.確定工作負荷量5.依預算生產能量

3.2.1.2超負荷解決方式:

加班,分批交貨,外包

3.2.1.3加班控管.核准依規章辦理.

3.2.2控制重點

3.2.2.1測定工作能量,以便及早規劃人力及機器

3.2.2.2加班進度工時有無確實紀錄.

3.3委外加工

3.3.1協力廠商選擇合適的審查標準,

a）品質能力b）供應能力c）供貨價格d）管理制度

3.3.2提供給協力廠商的規範,a）加工程序（圖）b）操作標準c）檢查標準,

d）不符合標準之罰責.e）規格數量

3.3.3品質管理a）按合約驗收b）不合格品的處理c）定期不定期廠商稽核

d）檢驗及稽核的結果應加以紀錄.

3.4排程生產作業

3.4.1a）編訂基準日程表b）編訂大日程計劃c）編訂中日程計劃d）編訂小日

程計劃e）工作分派

3.4.2a）動作時間研究b）加工的先後次序作適當的安排.c）寬許時間

d）全面管制人,物料e）進度與成本詳加紀錄.

4.研發循環控制與稽核

4.1基礎研究

4.1.1風險:

基礎研究之管理不當誤失產品開發機會或浪費研發支出.

4.1.2控制重點:

4.1.2.1產品企劃

4.1.2.2持續收集資訊架構新產品,並將構想紀錄.

4.1.2.3設計規劃

4.1.2.4評估研究發展項目是否符合公司目標策略,是否有生產技術能力,

市場行銷能力,對現有產品的影響,所需資源,效益,是否繼續.

4.1.2.5此階段應作成

（1）新產品需求規劃書

（2）開發計劃進度表（3）成本預算

4.2產品設計/技術研發

4.2.1風險:

產品設計/技術研發延誤或與計畫不一致.

4.2.2控制重點

4.2.2.1是否依個別產品設計規範.

4.2.2.2過程紀錄並呈報.

4.2.2.3進度與計劃比較並檢討.

4.3產品試作與測試

4.3.1風險:

研發產品未經適當之試作與測試

4.3.2控制重點:

4.3.2.1是否依產品設計階段之各項輸出進行prototype,以利功能性驗證作業.

4.3.2.2測試確認規格特性,產品可靠度.

4.3.2.3因規範測試需求進行設計測試.

4.3.2.4測試結果再檢討分析.

4.3.6作成紀錄呈核相關主管

4.4產品完成

4.4.1風險:

研發產品在量產及上市前未經適當之控制程序

4.4.2控制重點:

4.4.2.1最後確認設計基準文件.

4.4.2.2產品發表會對相關單位介紹並安排訓練課程.

4.4.2.3各階段文件及紀錄與檔案由專人保管

4.4.2.4是否申請專利

5.薪工循環控制與稽核

5.1風險:

未能確保人力資源規劃依有關規章辦理

5.1.1控制重點:

1）實施人力資源規劃2）人員進用作業

5.2風險:

未能確保員工考核訓練,升遷,福利,待遇給與,獎懲與退休依規定

5.2.1控制重點:

1）人員考核,訓練,升遷作業2）福利待遇獎懲資遣與退休

管理作業

5.3風險:

未能確保各項人事資料之完整性與正確性,並經適當的保管更新

5.3.1控制重點:

人事業務資料管理作業

5.4風險:

未能確保行事曆計劃工時規劃之正確,且各職級時資依規定

5.4.1控制重點:

1）是否依據行事曆考量單位排休或週班2）各職級人士費

是否明確區分正確計算

5.5風險:

勞工請假,休假,違反勞動基準發之規定

5.5.1控制重點:

訂定辦法,員工依辦法請休假（核准）,代理人制度.

5.6風險:

員工加班未經適當管制,增加公司營運成本

5.6.1控制重點:

事前提出申請並經核准

5.7風險:

員工離職為依規定辦妥離職手續,使公司遭受損失

5.7.1控制重點:

制定離職辦法,清償欠款,電腦授權取消.

5.8風險:

未能確保各項核薪作業,代扣款與薪資發放作業依規定辦理

5.8.1控制重點:

1）薪給之訂定2）核薪作業3）代扣繳事項4）薪資發放

6.融資循環控制與稽核

6.1內容:

控制重點:

6.1.1公積與盈餘作業核對表列與明細分類帳,總帳是否相符

6.1.2股本作業股務按時申報董監事股權異動

6.1.3股務作業空白股票之保管

6.1.4背書保證作業依規定辦理並經董事會通過且按時申報

6.1.5短期借款作業款項收付日期帳戶金額是否與帳載相符

6.1.6中長期借款作業原始憑證合約會計憑證與帳列相符

6.1.7現金作業報表對帳,是否以私人支票向出納兌現

6.1.8票據作業核對應收票據明細表總帳

6.1.9零用金作業報銷次數金額是否過大過小,加蓋付訖

6.1.10財務報表查核作業財務報表是否正確適當

6.1.11會計帳務處理作業符合會計公認原則

6.1.12一般費用報支作業有關應付費用原始單據憑證核對無誤

6.1.13營業外收支作業利息收入外幣折合,特殊事項查閱

6.1.14福利金收支管理作業提撥,結餘,保管運用孳息是否合適

6.1.15稅捐及規費作業核對明細帳

6.1.16原始憑證及記帳憑證作業調閱原始憑證與簽章法令是否符合

6.1.17業主權益作業增減變動情況

6.1.18印鑑及支票使用情形作業開立簽核,用印,作廢

7.固定資產循環控制與稽核

7.1固定資產內部控制

7.1.1固定資產取得控制,預算控制,採購程序及驗收

7.1.2保管:

防止被竊或損壞

7.1.3有效利用

7.1.4報廢的控制:

經適當的核准

7.1.5會計處理

7.2內部控制的基本原則

7.2.1A經適當的授權7.2.2R健全的總帳系統適當控制7.2.3C保管與安全

7.3內部控制:

7.3.1資本支出經授權主管核准

7.3.2超額支出經核准.

7.3.3固定資產明細應定期總帳核對調節.

7.3.4由非保管單位實地盤點

8.投資循環控制與稽核

8.1風險:

投資之取得,處分未經評估,核准.後續評估與會計制度及一般公

認會計原則不一致

8.2控制重點:

8.2.1是否依規定公告申報

8.2.2同一相對人累計金額達標準依規定辦理.

8.2.3是否委請客觀公正超然獨立專家出具鑑價報告

8.3風險:

衍生性金融商品控制.

8.4.控制重點:

8.4.1原則上以規避因營運所可能產生的風險為目的.

8.4.2交易經核准並採適當風險管理措施

8.5風險:

短期投資作業不適當使公司遭受投資損失

8.6控制原則:

8.6.1財務單位是否依現金預測來評估未來的現金流量,以決定將閒餘資金

轉供短期性運用.

8.6.2交易評估,獲利風險,變現情形.

8.6.3經權責主管核准,經詢比價程序並會計紀錄及明細紀錄.

8.7風險:

長期投資管理不適當

8.8控制原則:

8.8.1客觀評估及效益分析

8.8.2處分投資金額達取得或處分資產處理程序之規定是否依程序公告.

8.8.3定期盤點

8.8.4保管與入帳不同人員擔任

8.9風險:

有價證券未經適當之保管或盤點

8.10控制原則:

8.10.1主辦單位是否按時領取投資收入,利息,股利.

8.10.2保管單位定期盤點,內部稽核不定期抽點

8.10.3定期核對有價證券存摺

一.內部控制係由下列各項所組成:

1.組織

2.政策與作業程序

3.績效標準

4.紀錄與報表

5.內部稽核

二.內部控制為達成企業之下列經營目的:

1.確定企業政策,制度之推行及其效益.

2.確保企業組織內部所產生報表,資料之正確性與可靠性.

3.衡量企業各部門的績效.

4.確保企業資源,財產之安全及有效利用.

三.令人滿意的內部控制應具備下列特質:

1.組織規劃以提供適當的職責與職能劃分

2.核准授權制度與會計紀錄程序以便核對資產負債收入及費用並予以

適當合理的會計控制.

3.良好管理措施以期組織中各部門能達成預期的效果.

4.適任所賦予職務之合格人員.

由上所述,內部稽核乃為確定內部控制之有效執行,其主要功能為興利,而非防弊.如何改變管理者及稽核人員之觀念值得深思.

三天半的課程中有方法教授,也有實況演練,收獲很多,對於從事人事工作多年的我仍有很多衝擊及省思,將來在與員工諮商或溝通時應該更能夠應用這些技巧,做到更小心更專業.茲簡介課程重點如下:

商過程的五個步驟

（1）你是否真正接納的聽?

（2）表達你真正的感覺及同理心.

（3）釐清事實,更深入的讀到對方的感受.

（4）詮釋事實,建立平等互動的關係.

（5）給方向,避免直接給建議.

建立支持性的諮商關係有十個特徵（注意事項）

（1）我自己是否是一個可靠,可信賴的人?

（安全感的來源）

（2）我能清楚的表達自己的感覺給別人嗎?

（3）溝通時你能夠讓對方感受到人生的積極面?

（感受到溫暖,再乎,被喜歡及尊重）

（4）我能否給自己空間來容納彼此看法的不同?

（尊重對方的不同）

（5）溝通過程中我能讓別人感到安全嗎?

（人太容易把別人當自己）

（6）我是否能全然進入對方的感覺世界?

（看到對方所見到的）

（7）我能夠聽到且接納對方Here&Now的面相嗎?

（創造彼此的關係）

（8）要時刻反省,我的行為會不會造成對方的威脅?

（有威脅>不安全>

不信賴）

（9）我是否能讓對方從威脅中解放而得自由安全的感覺?

（10）我是否能接納對方正處在一個改變的過程或改變的狀況中?

（接受變化中的他）

1.從財分析看經營管理

2.策略管理,營運計畫與預算編製

3.如何編製精確的年度預算

4.如何按月進行差異分析以改善經營績效

5.內部控制與公司治理

6.從財務分析看經營管理

7.如何將各項管理作業系統與內部控制制度作全方位結合

8.企業經營與管理與內部控制

9.八大交易循環系統常見的內控缺失暨銦應及改善之道

10.企業內控制制度概述

11.目標與控制

12.內部稽核與管理者之工作劃分

13.績效衡量與相關指標

14.內部控制制度實施目的

15.實施內部控制制度之條件

16.控制之意識

17.良好電腦計制度應有因素

18.內部控制制度自行評估

n草案大綱

nMission

nPolicy

nSWOTAnalysis

nStrategy

nCompetitorAnalysis

nMarketAnalysis

nPotentialCustomer

nOrganization/H/C（PersonnelPlan）

nBusinessPlan

nFinancialAnalysis（Assumptions）

nRiskAssessment

n內部控制之原則

n職位設置，權責分明n業務會計，各自獨立

n交易過程，加強牽制n一切現收，隨存銀行

n現金支出，使用支票n統制帳戶，廣為運用

n經管財務、合理具保n輪調休假，定期實施

n機器操作，廣為運用n內部稽核，加強管理

n內部控制三大目標

n營運的有效性及有效率n財務資訊之可信賴度n適用遵行法令規章

n五大要素

n控制環環 組織文化n風險評評 目標與障礙

n控制活動 政策與程序n資訊與溝通 電腦系統與溝通

n監控 評估與回饋

風險管理

n規避n規劃降低整體風險為，重新設計流俾規避特定風險

n多樣化n將險散佈在各種不同的資產或流中，俾利降低整體損失的風險或傷害

n控制n設計一些活動俾利預防、傎測或克制某些不利的事件或者去推廣較肯定明確的成果

n分擔n透過契約分散一部份的風險給予第三者，例如，外包

n承擔n容忍該等管理風險皂成本高於可能產生危害的不嚴重風險

1. 職能發展沿革

¨ 職能的起源

2. 如何建立職能表

¨ 策略與作業流程分析¨ 主要績效指標¨ 訪談

¨ 建立行為事例比對職能字典職能測試

3. 建立核心職能表與職位職能表職能招募

結構式面談法行為事例面談法職能招募程序判斷

¨ 試用考核校正

2. 績效評估

¨ 複合型績效管理模式

3. 訓練與輔導（Coaching）

¨ 工作績效差異比對

¨ 確認績效指標

輔導（Coaching）與訓練的交叉安排

1.流程概說2.流程的重要性3.流程的種類4.流程架構與流程圖

5.流程管理的意義6.流程管理的目的7.ISO9001品質管理流程模式

8.流程管理與全面品質經營的關連性9.流程管理與企業流程改造的關連性

10.流程管理的三個角色11.流程管理的四個基本概念

12.流程管理的步驟13.流程管理成功的要素

參加本課程﹐讓我又重新感受到生命的可貴與可愛﹗也因為是四月時節﹐更有種"人間四月天"的溫暖感受．而陳怡安老師給人的感覺是生命中的導師﹐參加了他的課程﹐讓我有種身心安頓的feeling.

一個人要懂得不斷的和自己作對話﹐才能自我澄清（回歸真我）﹐才會有自覺﹐也才能成長﹗因為"自覺"是治療的開始﹐人如果未經自覺﹐則容易變成批判．所以唯有常常保持自覺意識﹐才會忠於自己；而唯有"誠於自己"﹐才能自療﹐才會成長．

保持自覺意識的最佳方法就是寫"日知錄"﹐生命中的成長就在記錄﹗

一個人成長﹐有五個必要條件：

（1）回歸我（Whoareyou）：

*即真正的了解自己﹐_

*認識自己﹐才會負責

*尊敬自己﹐了解自我價值

（2）把握當下（Here&Now）

*生命是要活在當下的

*不要用現在的寶貴時間去緬懷過去﹐也不可幻想未來

*要具備有重新出發的勇氣（likeScarletinthe"Gonewiththewind":

thepowerofrenew）

（3）感覺（Feeling）

*感覺會決定我們的行為

*認知你的感覺﹐並以對方為中心﹐彼此了解與肯定

（4）開放（Open）

*勇於溝通、面對並接納不同

*溝通的目的即創造有意義的關係．

*不做價值判斷﹐只做事實判斷

（5）信賴（Trust）

*信賴的基礎在於開放

*唯有自信者才能﹐才會有自信吸收別人的經驗﹐成長自己

*防禦開始﹐就無法成長

人生的價值在於面對﹐而生命的堅強則來自於負責與承擔﹗責任就是對自己人生的回應（Response）與負責﹗（Responsibilityistheabilitytoresponse）!

而擔任領導者最重要的就是要能勾勒願景﹐要負責且承擔責任﹐並帶領同仁共同體現﹐而非空談﹗

四天的課程﹐讓我有生命重生的感覺﹐覺得自己又充滿生命力﹐對自己有更多的反思與自省（已開始記錄自己的"每日生命對話"、對人也有更多的包容、關懷與感恩．期望透過這樣的過程﹐能讓自己的生命更富足、更安頓﹗﹗

最後﹐真的真的要謝謝協理給我一個這麼棒、這麼難