合同整理方法工作范文.docx
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合同整理方法工作范文
合同整理方法
篇一：
合同管理规定及方法
合同档案管理规定
1、总则
目的
为加强企业档案管理，明确职责、强化职能，维护档案的完整、准确、系统，便于更有效的为本企业服务，特制定本办法。
本办法规定了档案收集归档、组卷装订、借阅使用、保管期限、统计、销毁及其制成材料的质量要求，企业档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。
范围
本手册适用于南京中建化工名义签约的购销合同。
购销合同主要包括：
独立的构件供应合同、风力塔架设备销售合同、压力容器供货合同、分包合同和其他经济合同等。
如承接工程施工合同，按照安装公司名义承接的项目施工合同模式。
管理原则
（1）合法合规原则；
（2）诚信履约原则；
（3）全过程合同风险管理原则。
术语和定义
（1）合同管理
本手册所称的合同管理，是以合同文本为载体，以签约把关、履约监控为基础工作和基础目标，以合同风险防控、合同效益提升为核心价值的，风险与效益兼顾、合约与法务融合的复合型企业管理工作。
（2）工程分包招标
企业在其内部向具备相应施工资质或劳务资质的施工单位发布招标信息，通过竞争，选择分包单位，并与之签订分包合同的行为。
（3）重大合同
具备以下情形之一的合同：
购销合同额在3亿元（含）以上的合同；
以八局名义或中建安装公司名义签订的购销合同；
（4）风险合同
购销合同额在3亿元（含）以下，且属于以下范围之一的合同：
预计合同履约过程中最大净现金流出超过合同总价的10%的项目；
供货加工完成时净现金流出大于合同总价的5%的项目；
以现金支付履约担保的；
合同工期、质量罚款无上限，无条件禁止供货的。
（5）一般合同
指除重大合同、风险合同以外的合同。
（6）经济合同
本篇所述经济合同指除劳动合同之外的工程承包合同、工程分包合
同、材料设备采购合同、联营合同、法律类合同、非法律服务类委托合同、对外投资合同（股权收购、房地产、基础设施等）、融资合同、合作协议、租赁合同、担保合同、技术合同、设计合同、借款合同、综合授信协议、银行承兑汇票协议等。
2、档案管理人员职责
各级专、兼职档案管理人员（各部门资料员为部门档案管理人员）
应忠于职守、遵纪守法、保守秘密，应接受专业知识的继续教育和培训，具备必要的档案专业和相关专业知识，定期接受公司的评比和考核。
3、文件的归档范围及质量要求
（一）凡公司各项生产、经营、科研等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像、软件及实物荣誉等。
（二）归档文件的质量要求
1.归档的纸质文件资料必须是原件，正文附件应齐全完整、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、规格统一、签字盖章手续完备。
2.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3.文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
4.文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
5.所有竣工图均应加盖竣工图章。
4、归档文件的立卷
（一）立卷的原则和方法
1.立卷应遵循文件资料的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、
施工文件、竣工图、竣工验收文件，每个部分也可再按照单位工程、分部工程、专业等组卷。
（二）立卷的要求
1.案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
2.案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。
（三）卷内文件的排列
1.文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。
（四）案卷的编目
1.编制卷内文件页号应符合下列规定：
⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
⑵页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2.卷内目录的编制应符合下列规定：
⑴卷内目录式样宜符合本规范附件2的要求。
⑵序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
⑶责任者：
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时，选
4择两个主要责任者，其余用“等”代替。
⑷文件编号：
填写文件原有的文号或图号。
⑸文件题名：
填写文件标题的全称。
⑹日期：
填写文件形成的日期。
⑺页次：
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
⑻卷内目录排列在卷内文件首页之前。
3.卷内备考表的编制应符合下列规定：
⑴卷内备考表的式样宜符合本规范附件3的要求。
⑵卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。
⑶卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
5、档案文件的移交
1.企业在本年度工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由各部门进行收集、立卷，装订成册后于次年6月底前统一向档案室移交，归档。
2.工程档案在工程竣工后一个月内，经过系统整理后移交。
移交双方根据移交目录清点核对，并履行交接签字手续。
合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。
通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。
其主要内容包括:
档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。
篇二：
合同管理办法实施细则
XXX有限公司
合同管理办法实施细则
（20XX年制订）
目录
第一章总则
第二章合同管理机构
第三章合同的管理权限
第四章合同的订立
第五章合同的审核
第六章合同的签约权限
第七章合同的履行、变更和解除
第八章合同的检查
第九章合同的纠纷处理、
第十章合同档案的管理
第十一章奖惩
第十二章附则
第一章总则
第一条为加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，制定本细则。
第二条本细则适用于公司各部门和分公司的合同管理工作。
第三条部门和分公司，依照《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，对外签订的明确双方权利义务的书面合同（有关身份关系的合同除外），应适用本细则。
第四条部门和分公司应建立健全合同管理制度，认真落实合同管理工作。
第五条任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。
第六条公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。
第二章合同管理机构
第七条公司的合同管理，实行合同综合部门管理、专业职能部门、承办部门和履行部门管理相结合的原则。
第八条公司行政部是合同综合管理部门，其主要职责是：
（一）拟订合同管理制度并负责组织实施。
（二）对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。
（三）拟订公司合同范本，并推行使用。
（四）参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作
（五）审核公司对外签订的合同。
（六）会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理。
（七）对合同管理的相关人员进行法律知识培训。
（八）其他应当由合同综合管理部门承担的职责。
第九条公司应配备专职法律人员负责合同管理，分公司应指定专人协助专职法律人员进行合同管理工作。
专职法律人员应具有法律专业本科学历及法律职业资格（或律师职业资格、企业法律顾问资格），分公司指定的协助人员应具有一定的法律业务素质。
第十条财务部及各业务部门是合同的专业职能管理部门，其职责是参与合同管理，以法律法规及公司的相关规定为依据，从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。
第十一条合同承办部门是指负责合同的谈判、拟定和签订的部门，其职责是：
（一）负责对市场需求进行可靠、合理的预测，对投入产出进行经济、准确的核算。
（二）负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查。
（三）牵头组织合同的谈判、拟定。
（四）提请有关部门审核其承办的合同。
（五）依公司相关规定具体负责合同的订立、变更和解除。
（六）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。
（七）在行政部指导下处理合同纠纷。
（八）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。
（九）其他应由承办部门承担的职责。
财务部门负责承办需经过招投标签订的合同，其他业务部门负责承办不需要经过招投标的合同和其他业务合同。
由公司作为赠予方、赞助方的赠予合同、赞助合同由行政部承办。
第十二条合同履行部门是指具体履行合同的部门，其职责是：
（一）严格按照合同约定履行合同，防止合同纠纷的发生。
（二）负责提请合同承办部门变更或解除合同。
（三）在行政部指导下处理合同纠纷案件。
（四）在合同审核流程中负责审核将由本部门履行的合同。
（五）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。
（六）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。
（七）其他应由承办部门承担的职责。
第三章合同的管理权限
第十三条部门和分公司不得以部门名义对外签订合同，所有合同必须以公
司名义签订。
第十四条以下合同经公司内部审核以后，由公司统一审核管理：
（一）融资借款合同。
（二）担保合同。
（三）合资合作合同。
（四）资本变动合同。
（五）对外投资合同。
（六）设立新实体合同。
（七）需要以公司名义签订的各种业务合同。
第十五条公司拟签订以下合同的，应将草拟的合同文本及相关资料报公司业务归口部门，按审核流程审核：
（一）合同金额在人民币一百万元以上（含一百万元）的合同。
（二）经营、办公和生产用房的买卖、建设施工、装修、监理及出租（市分公司为出租方）合同。
（三）第十四条规定统一由总部管理的合同。
（四）各类借贷、设备租赁合同。
（五）其他需要公司审核的合同。
第四章合同的订立
第十六条合同必须以书面形式订立，并使用国家有关部门颁布的标准合同文本或行政部提供的公司合同范本；没有标准文本或范本的，合同的格式应符合有关法律法规和规章的规定。
以传真、电子邮件或其他络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。
第十七条一般情况下，对外签订合同均应使用合同范本（包括国家标准文本和公司范本）。
合同承办部门未使用合同范本的，应经主管副总经理批准，并由承办人在合同审批表中说明原因。
合同范本仅对某类合同的一般性条款作出约定，具体条款如标的、规格、数量、履行地点和时间、价款、支付方式、质量技术标准、验收标准、试运行期、
保修等条款，由承办部门根据具体情况约定并填写。
合同的法律性条款包括保密、知识产权和其他民事权利的保护、违约责任、不可抗力、争议的解决、合同的生效等，不得做不利于公司的修改。
承办部门对合同范本进行修改的，必须在审核合同时向审核部门明示。
第十八条合同一般应具备下列条款：
当事人的名称、地址、开户银行；标的；质量技术标准、规格和数量；价款及支付方式；履行期限、地点和方式；验收；违约责任；合同争议的解决方式；合同签订的时间、地点等。
（一）其中通信设备买卖或工程合同还应包括包装、运输、保险、安装、初验和终验、技术服务和保修条款；涉及知识产权的合同还应包括知识产权的归属、许可、保护和纠纷的处理条款等。
（二）合同争议的解决方式条款：
约定诉讼方式的，应尽量约定双方发生与合同有关的争议无法协商解决时，应向我方所在地法院提起诉讼；约定仲裁方式的，应尽量选择公司所在地的仲裁机构，并载明所选仲裁机构的名称。
（三）适用法律条款：
涉外合同应优先选择适用中国法律。
如对方当事人不同意选择适用中国法律，应尽量选择适用第三国（地区）法律。
（四）文字效力条款：
合同文字效力应以中文文本为准。
第十九条订立关联交易合同应符合国家法律和有关规定，遵循有序竞争、同等优先的原则。
第二十条合同订立前，合同承办部门应从以下方面对合同相对方的主体资格、资信状况及合同内容进行调查和确认：
（一）合同对方的主体资格应合法，具有相应的履约能力和信用，必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；合同相对方现时不涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
合同对方应具有经年检的合法营业执照，其核载的内容应与实际相符；拟订立合同内容应符合合同对方的经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、资质证书。
（二）对方不是法人或拟签约人不是法定代表人时，还应提供合法、完备的授权委托书原件。
涉及代理的，对方还应提供合法、完备的代理资格证明。
（三）项目、工程、设计、设备或软件的技术应先进科学，符合实际使
篇三：
合同管理工作方法、管理重点及建议
合同管理工作方法、管理重点及建议
1、合同管理工作方法
1．1合同管理框架
系
根据业主与承包人所签订的施工合同，采取预先分析、调查的方法经常跟踪合同执行情况和施工中的问题，及时通过书面通知的形式督促和纠正合同双方不符合合同约定的行为，及提前向合同双方预示，防止偏离合同约定事件的发生。
工程变更处理的措施
（1）在授权范围内发出工程变更令
监理工程师对工程变更进行评估，测算变更工程量的比率和价格。
提出方案的取舍意见，力争做到工程数量的改变应保持工程总量的平衡或减小。
（2）监理工程师就发布工程变更令而引起的费用增减超过授权范围时，协助总监或总监代表与业主和承包人进行协商，确定变更费用。
工程延期处理的措施
（1）监理工程师在确认下述条件满足时，向业主申报并提出建议和意见：
a、工程延期必须符合业主与承包人的合同条款。
b、延期情况发生后，承包人在28天内向监理工程师提交工作延期意向。
c、承包人承诺继续按合同规定赂监理工程师提交有关延期的详细资料，并根据监理工程师需求提交有关证明。
d、监理工程师在延期事件终止后的28天内，收到承包人正式提交的延期申请报告。
（2）延期评估从以下几方面进行评定
a、承包人提交的申请资料必须真实、齐全、满足评审需要。
b、申请延期的合同依据必须准确。
c、申请延期的理由必须充分与正确。
d、申请延期天数的计算原则与方法应恬当。
费用索赔处更的措施
（1）监理工程师负责审查承包人每项索赔，并推荐适当的形式。
在合同范围内，对施工过程中可能出现的变更做出修正安排，估算承包人报酬并证明其原因，同时证实和修改承包人的支付要求。
（2）监理工程师在确认下述条件满足时，受理费用索赔，向业主提交建议和意见，并将承包人有关材料报送业主。
a、承包人必须是依据合同有关规定索取额外的费用。
b、承包人在出现引起索赔事件后，在28天内向监理工程师提交索赔意向，并同时抄送业主。
c、承包人承诺继续向监理工程师提交说明索赔数额和索赔依据的详细材产，并根据监理工程师需求随时提供有关证明。
d、监理工程师索赔事件终止后28天内，收到承我人提交的正式索赔申请。
（3）监理工程师从以下方面审查承包人的索赔申请
a、索赔申请的格式满足监理工程师的要求。
b、索赔的内容符合要求。
（4）监理工程师从以下方面评定索赔申请
a、承包人提交的申请必须真实、齐全，满足评审的要求。
b、申请索赔的合同依据必须正确。
c、申请索赔的理由必须正确与充分。
d、申请索赔数额的计算原则与方法应恰当。
争端与仲裁处理的措施
（1）争端的规定
a、监理工程师在收到争议通知后，及时报送业主。
在合同规定
期限内完成对争议事件的全面调查与取证，同时根据合同规定处理违约文件，协调争端，在仲裁过程中作证。
b、只要合同未被放弃或终止，监理工程师应要求承包人继续精心施工。
（2）仲裁的规定
监理工程师应做以下工作。
a、当合同一方提出仲裁要求时，监理工程师应在合同规定期限内对争议设法进行友好调解，同时督促承包人继续遵守合同，执行监理工程师的决定。
b、仲裁期间，监理工程师应以公正的态度提供准确的证据和出庭作证。
c、仲裁后，执行仲裁决定。
承包人违约处理的措施
（1）监理工程师确认承包人违约后，及时上报业主，并书面通知承包人，督促其在尽可能短的时间内予以弥补与纠正；严重违约者，协助业主采取措施以保护业主的合法权益。
（2）当承包人的违约根据实际情况不同分为一般违约和严重违约。
分包与转让处理的措施
（1）监理工程师应监督分包合同的执行，从对分包人的审查，合同的签订到施工质量监理以及承包人与分包人的往来帐结算情况等整个合同实施过程进行监督。
严禁再分包和暗分包，对违反合同规
定的，有权停止分包合同的执行。
（2）分包的规定
a、严禁承包人把大部分工程甚至全部工程分包出去或层层分包。
b、必须经总监批准，并按规定办理分包工程手续，承包人才能把部分工程分包出去。
c、对分包的批准不解除承包人根据合同规定所应承担的任何责任和义务。
d、监理工程师通过承包人对分包工程进行管理，并可以直接到分包工程去检查，发现涉及分包各类问题，应要求承包人负责处理。
e、监理工程师应通过《中期支付证书》由承包人对分包工程进行支付。
（3）转让
只有业主同意，承包人才能进行合同转让。
保险处理的措施
（1）监理工程师根据合同有关规定，督促承包人进行保险。
（2）监督工程师根据合同有关规定，从下列几个方面对承包人的保险进行检查。
保险的种类、保险的数额、保险的有效期、保险单及收据。
（3）监理工程师确认承包人未按合同规定时间、合同规定内容提交合格的保险单时，应该：
a、指示承包人尽快补办或补充办理保险。
b、承包人拒绝办理时，报业主建议补办或补充办理保险。
篇四：
合同管理的措施及方法
第七章合同管理的措施和方法
合同管理的主要内容：
在工程实施过程中都会遇到很多不可预见因素，从而出现工程变更、工程延期、费用索赔，甚至引起合同纠纷。
因此合同管理的监控实际上是一个动态过程，必须实行合同跟踪管理，主要合同纠纷监控措施有以下几个方面：
1、建立合同跟踪管理的工作程序及工作制度。
通过建立工地例会和工程变更、费用索赔、计量支付等合同管理程序，保证合同顺利执行，降低合同纠纷的发生机率。
2、对合同实施情况进行跟踪检查。
项目监理部通过日常巡视和工地例会，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中的偏离及其原因，并采取相应措施，使合同管理始终处于受控状态。
针对合同执行过程中出现的重大事件，及时报告业主，并进行协调，通过监理月报，定期将当月合同执行情况及风险分析和预控措施上报业主。
3、工程变更的管理
（1）项目监理机构应按下列程序处理工程变更：
①设计单位对原设计存在的缺陷提出的工程变更，应编制设计变更文件；建设单位或承包单位提出的工程变更，应提交总监理工程师，由总监理工程师组织专业监理工程师审查。
审查同意后，应由建设单位转交原设计单位编制设计变更文件。
当工程变更涉及安全、环保等内容时，应按规定经有关部门审定。
②项目监理机构应了解实际情况和收集与工程变更有关的资料。
③总监理工程师必须根据实际情况、设计变更文件和其他有关资料，按照施工合同的有关条款，在指定专业监理工程师完成下列工作后，对工程变更的费用和工期作出评估：
A、定工程变更项目与原工程项目之间的类似程度和难易程度；
B、定工程变更项目的工程量；
C、定工程变更的单价或总价。
④总监理工程师应就工程变更费用及工期的评估情况与承包单位和建设单位进行协调。
⑤总监理工程师签发工程变更单。
工程变更单应符合《实施指南》规定的格式，并应包括工程变更要求、工程变更说明、工程变更费用和工期、必要的附件等内容，有设计变更文件的工程变更应附设计变更文件。
⑥项目监理机构应根据工程变更单监督承包单位实施。
（2）项目监理机构处理工程变更应符合下列要求：
①项目监理机构在工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权后，应按施工合同规定与承包单位进行协商，经协商达成一致后，总监理工程师应将协商结果向建设单位通报，并由建设单位与承包单位在变更文件上签字；
②在项目监理机构未能就工程变更的质量、费用和工期方面取得建设单位授权时，总监理工程师应协助建设单位和承包单位进行协商，并达成一致；
③在建设单位和承包单位未能就工程变更的费用等方面达成协议时，项目监理机构应提出一个暂定的价格，作为临时支付工程进度款的依据。
该项工程款最终结算时，应以建设单位和承包单位达成的协议为依据。
4、工程延期及工程延误的处理
（1）当承包单位提出工程延期要求符合施工合同文件的规定条件时，项目监理机构应予以受理。
（2）当影响工期事件具有持续性时，项目监理机构可在收到承包单位提交的阶段性工程延期申请表并经过审查后，先由总监理工程师签署工程临时延期申请表并经过审查后，先由总监理工程师签署工程临时延期审批表并通报建设单位。
当承包单位提交最终的工程延期申请表后，项目监理机构应复查工程延期及临时延期情况，并由总监理工程师签署工程最终延期审批表。
工程延期申请表应符合《实施指南》JL-A012的格式；工程质量事故报告应符合《实施指南》SG-001格式；工程最终延期审批表应符合《实施指南》JL-B007的格式。
（3）项目监理机构在作出临时工程延期批准或最终的工程延期批准之前，均应与建设单位和承包单位进行协商。
（4）项目监理机构在审查工程延期时，应依下列情况确定批准工程延期的时间：
①施工合同中有关工程延期的约定；
②工期拖延和影响工期事件的事实和程序；
③影响工期事件对工期影响的量化程度。
（5）工程延期造成承包单位提出费用索赔时，项目监理机构应按监理规范第节的规定处理。
（6）当承包单位未能按照施工合同要求的工期竣工交付造成工期延误时，项目监理机构应按施工合同规定从承包单位应得款项中扣除误期损害赔偿费。
5、合同争议的调解
（1）项目监理机
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