01壹 销货及收款循环SA.docx

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01壹销货及收款循环SA

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

一、銷售預測作業

1、作業程序：

1.業務部參考以下情況，擬定年度銷售預測

現有客戶歷史交易情況

現有未出貨訂單

客戶未來之需求

市場展望（新客戶開發）

新產品之研發。

2.業務部擬定年度銷售預測後，送總經理室審核，並據以編製「年度

銷售預算表」。

3.業務部定期依客戶營運狀況，市場趨勢，研發情形及接單狀況，與年

度預算各月數做比較以利公司作生產，海外運籌體之調配。

並落實銷售

預算追蹤及管理。

二、控制重點：

1.年度銷售預測是否經核准。

2.是否定期修正年度銷售預測。

1.年度銷售預測

2.年度銷售預算表

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

二、接單作業-內銷

1、作業程序：

1.因業務上需要，客戶擬採信用交易時，請參照「客戶徵信及信用額度核定

管理辦法」。

2.業務部接獲「客戶訂單」（或電話通知）時，須確認客戶名稱、料號、數量、單價及交期無誤後，進入「訂單管理系統」，輸入訂單資料（或電話記錄表），列印出「接單通知單」或「預測令資料表」，經核決權限簽核後轉生管確認交期。

3.若為新客戶，須填寫客戶基本資料表及信用額度申請表，經核決權

限簽核後，方可接受訂單。

3.業務部接獲經生管確認之「接單通知單」或「預測令單資料表」後，簽認「客戶訂單」並將訂單傳真給客戶，「客戶訂單」與「接單通知單」或「預測令單資料表」自存。

.

5.若訂單有修改，經權責主管核准，通知相關單位處理。

1.客戶訂單

2.接單通知單、預測令單資料表

3.客戶基本資料表

4.信用額度申請表

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

2、控制重點：

1.客戶徵信資料是否建立客戶基本檔案並填寫「客戶授信申請表」。

2.對於超出授信額度之客戶，是否遵照授信管理辦法辦理申請增加信用

額度。

3.訂單內容是否經核對。

4.訂單是否經權責主管簽核

5.訂單交期是否經確認。

6.修改訂單是否經權責主管簽核。

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

三、接單作業-外銷

一、作業程序：

1.業務人員接獲「客戶訂單」時，須確認客戶名稱料號、數量、單價、

　預計交期後，（經核決權限簽核後），進入「出口貿易訂單管理系統」。

2.業務人員依據核決權限簽核過之「客戶訂單」時，進入「訂單管理系

統」主檔，輸入訂單資料、訂單編號、客戶代號、品名、料號、單價、

交期等，透過「訂單管理系統」，列印出「接單通知單」一式二份。

3.業務人員將「接單位通知單」一式二份轉給生管單位，以做為生產排程

之依據，生管單位確認品名、數量、交期、產品規格，經核決權限簽

核後，自存一聯「接單通知單」第一聯轉回業務單位。

4.業務人員接獲確定之「接單通知單」與「客戶訂單」，開立「PROFORMA

INVOICE」給客戶，「訂單」、「接單通知單」與「PROFORMAINVOICE」自存。

1.PROFORMAINVOICE

2.接單通佑單

3.訂單

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

二、控制重點：

1.出貨單訂單品名、數量、單價是否相符。

2.貨運公司出貨相關事宜。

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

四、出貨作業-內銷

一、作業程序：

1.業務部依「出貨作業管理系統」，輸入客戶代號、訂單號碼、交期、數量、發票號碼，列印「出貨明細單」經核決權限簽核後，轉倉庫備貨。

2.倉庫出貨人員依「出貨明細單」確認品名、數量無誤後，通知業務出

貨。

3.司機提貨時，出貨明細單或客戶之收料單與貨品經警衛核對放行出貨，交由客戶點收，簽回客戶聯後轉交業務部。

4.業務部收到客戶簽收聯後或與客戶電話確認貨已收到，連同發票送交財務部。

進行收款作業。

二、控制重點:

1.出貨明細單與訂單品名，數量，單價是否相符.

2.出貨明細單是否經核准。

3.貨品是否經警衛核對出貨明細單後放行。

4.出貨明細單是否均經客戶簽回。

（或電話確認）

1.訂單資料明細表

2.出貨明細單

3.發票

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

五、出貨作業-外銷

一、作業程序：

1.業務部依進入「出口貿易管理系統」，輸入客戶代

號、交期、數量、列印「出貨單-外銷」經核決權限簽核後轉倉庫備

貨，若為L/C付款，須依L/C上約定條款，確實核對並製作「P/L」

　,「INVOICE」傳真給報關行辦理出口事宜。

2.倉庫人員依「出貨單-外銷」確認品名，數量無誤後，通知業務出貨。

3.業務收到可出貨通知，即安排貨運公司提貨。

4.貨運公司提貨時要在物放行單簽認，並經警衛核對無誤，方可放行。

5.出貨後，業務依據報關行轉回的資料進行「出口押匯作業」。

二.控制重點:

1.出貨單-外銷與訂單料號，數量，單價是否相符.

2.出貨單-外銷是否經核准。

3.貨品是否經警衛核對物品放行單後放行。

4.出貨單-外銷毀是否有出口報關單可以核對。

1.出貨單-外銷

2.L/C

3.P/L

4.INVOICE

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

六、出口押匯作業

一、作業程序：

1.業務部接到財務部的「L/C」副本時，要與訂單核對無誤後，副本FAX給報關行辦理出口作業。

2.出貨後業務部將報關行寄回之「INVOICE」、「P/L」、「提單」、「產地證明書」（視客戶需求而訂）及出貨單-外銷彙總，轉財務部核對。

3.財務部於接獲業務部轉來之押匯文件，經核對無誤後製作「押匯申請單」連同「L/C」正本，即向往來銀行送件辦理押匯。

2、控制重點：

1.L/C與押匯文件是否相符。

1.INVOICE

2.P/L

3.提單

4.產地證明書（視客戶需求而作）

5.匯票

6.押匯申請單

7.L/C

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

七、收款作業流程

一、作業程序：

1.財務部門依業務部轉交的「出貨明細單」與「出貨單號明細表」和發票進行核對是否相符，無誤後，結轉「應收帳款管理」系統產生「應收帳款明細表」及「應收帳款總表」經核對後，轉業務部進行貨款催收。

2.業務收到支票或現金時，要與「應收帳款明細表」核對，無誤後，填寫「繳款單」連同客戶貨款，於當日轉交至出納。

3.客戶付款如係T/T，則由財務部依匯款單填寫「繳款單」經業務部簽章後，轉交至財務部。

4.出納核對業務轉入之「繳款單」與客戶貨款無誤後，簽回「繳款單」轉業務存查，並將所收現金或支票作託收處理，同時將入帳帳號填寫於「繳款單」轉送財務部作帳。

5.財務部依「繳款單」進入「會計管理」系統，製作傳票經核決權限簽核後,進入

「應收帳款管理」系統作沖帳作業。

1.出貨明細單

2.出貨單號明細表

3.應收帳總表

4.應收帳款明細表

5.繳款單

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

二、控制重點：

1.應收帳款明細表與發票及出貨單是否相符。

2.繳款單與所收款項是否相符。

3.繳款單與會計傳票及沖帳明細是否相符。

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

八、客訴作業

一、作業程序：

1.當有客訴問題發生時，先由業務部了解事情發生狀況。

2.業務依客訴問題開立「客戶反應處理表」經單位主管簽核後轉交品管部分析。

3.品管部針對客訴問題進行分析，將分析結果填在「客戶反應處理表」，經單位

　主管簽核後回覆業務部，並追蹤改善情形。

4.若情節重大時，則開立「異常處理單」，通知相關部門填寫改善對策。

5.業務部收到品管部回覆之「客戶反應處理表」後，應儘速回覆客戶相關解決

方案。

6.品管部定期將客戶反應問題彙總與製造單位檢討，以作為日後品質提昇之參考。

二、控制重點:

1.客訴問題發生後，是否均有合理之說明回覆客戶。

1.客戶反應處理表

2.異常處理單

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

九、銷貨退回/折讓

　　作業

一、作業程序：

1.客戶要求銷貨折讓或銷貨退回時，業務須開立「銷貨退回/折讓証明說明表」，經核決權限簽核後，連同「銷貨退回/折讓證明單」一起轉送財務部。

若有退貨品時，依維修品處理作業辦理。

2.財務部依據業務部轉來的「銷貨退回/折讓證明單」與「銷貨退回/折讓証明說明表」進行核對，無誤後，進入「會計管理」系統，編製傳票經核決權限簽核後，沖轉應收帳款。

二、控制重點:

1.折讓金額是否依核決權限簽核。

1.銷貨退回/折讓証明表

2.銷貨退回/折讓證明單

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

十、維修品作業

一、作業程序：

1.業務人員依據「客戶反應處理表」處理結果或客戶要求，開立「成品退貨通知

單」經單位主管簽核後，通知客戶辦理退貨。

2.倉庫收到「成品退貨通知單」及退貨品時，核對品名與數量無誤後，通知品管

部檢驗。

3.品管部將檢驗結果記錄於「成品退貨通知單」連同貨品，交回倉庫。

4.品管部依檢驗結果通知生管安排線上維修。

二、控制重點:

1.成品退貨通知單與客戶反應處理表之物品是否相同之確實核對。

2.成品退貨通知單是否經核准。

3.退貨品與成品退貨通知單是否經核對。

1.客戶反應處理表

2.成品退貨通知單

作業項目

作業程序及控制重點

依據資料

　總則

1.本公司所有接單、出貨、客訴及收款等有關事宜，皆依本作業流程實施之，除依相關法令規定外，一切依本作業規定。

2.本公司有關銷貨作業事宜，由業務部統籌。