采购作业指导书样本.docx

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采购作业指导书样本

1.0请购

1.1各项材料请购部门如下：

1.1.1常备材料：

生产管理部门

1.1.2预备材料：

物料管理部门

1.1.3非常备材料：

a.订货生产用料：

生产管理部门

b.其她用料：

使用部门或物料管理部门

2.0请购单开立、递送、审批

2.1请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存状况开立请购单，并注明物料名称、规格、数量、单位、交货日期、用途及其他阐明，依请购核决权限呈核。

若请购物料之规格过多，《物料请购单》局限性以填写，可列附表随付。

而请购单空白栏要注明“如下空白”或划上斜线。

2.1.1《物料请购单（内购）》一式三份，采购部门、物料管理部门、自留各一份。

使用部门先将《物料请购单》递交采购部，使用部门自留（白色单）一份。

而剩余之两份（粉红与黄色单）由采购部查核后，上呈经理室审批。

浸染部《物料请购单》也可以由采购部代编写，然后交一联（白色单）给浸染部。

若请购单被否决，采购部将会告知回答请购单申请人。

2.1.2若各部门以E-mail形式所申请批签之物料请购，由各部门或采购部编写《物料请购单》递交审批。

2.1.3《（外购）采购申请单》由生产管理部门以电子邮件方式开立，依请购核决权限呈核。

采购部对采购申请单进行编号后以电子邮件传给香港营业部、公司报关员、公司物料管理部门各一份。

2.2紧急请购时，由请购部门于《物料请购单》上加注“紧急采购”或“急”等有关阐明字样。

2.3庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存状况，填制《物料请购单》提出请购。

3.0免开请购单某些

3.1下列总务性物品免开请购单，并可以委托总务部门办理，其列举如下：

3.1.1贺、祭用物品：

花篮、礼物等。

3.1.2待用品：

饮料、香烟等。

3.1.3书报（含技术性书籍、定期刊物及宣传图片等）。

3.2公司食堂使用之菜、米、油、盐、酱、醋、糖等食物免开请购单。

3.3外发加工产品及服务采购免开请购单。

4.0请购核决权限

①.请购金额预估在5000元如下者，由行政经理核决。

②.请购金额预估在5000元至10万元者，由总经理核决。

③.请购金额预估在10万元以上者，由董事长核决。

5.0请购案件撤销

5.1请购案件撤销应及时由原请购部门告知采购部门停止采购并解释撤销因素，采购部于《物料请购单》上加盖红色“CANCELLED”印章或者“取消”字样。

5.2采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：

5.2.1.采购部门于原请购单加盖"CANCELLED"章或者“取消”字样后，送回原请购部门。

5.2.2.原《物料请购单》已送物料管理部门待办收料时，采购部门应告知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。

5.2.3.原请购单未能撤销时，采购部门应告知原请购部门。

6.0采购部门划分、作业方式、作业解决期限

6.1采购部门划分

6.1.1内购：

由国内采购部门负责办理。

6.1.2外购：

由国内采购部门向香港营业部发出《（外购）采购申请单》，香港营业部负责办理采购业务，国内采购部门负责跟催，其进口庶务由报关人员办理。

6.1.3总经理或采购主任对于重要材料采购，可直接与供应商或代理商量价。

专案用料，必要时由总经理或采购主任指派专人或指定部门协助办理采购作业。

6.2采购作业方式，除普通采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选取下列一种最有利方式进行采购：

6.2.1集中筹划采购：

凡具备共同性材料，须以集中筹划办理采购较为有利者，可核定材料项目，告知各请购部门依筹划提出请购，采购部门定期集中办理采购,如劳保、清洁用品等。

6.2.2长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大宗材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后告知各请购部门依需要提出请购，如五金工具、原则零配件、电子零配件、办公用品、包装用品等。

6.2.3选取合格供应商采购：

对于重要原材料、成品及半成品（如不锈钢线、高碳钢线、冷轧铁片、锰钢片、粉末涂料、丝带、胶粒、胶俐、油漆、染料、助剂、洗线物料、磷化物料、电镀材料、以及半成品胚扣、合金扣等，称为A类物资）以及某些重要物资（如包装纸箱、胶袋、模具材料、模具等，称为B类物资）采购，采购部门采购时均在合格供应商中选取。

6.2.4借料：

如果向本集团公司其他单位借料，应填写《借料申请单》，交部门经理审批交给借出单位负责人。

6.3采购作业解决期限

6.3.1采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业解决期限，告知各关于部门以便参照，遇有变更时，应及时修正。

7.0A类及B类物资供应商选取、评价、重新评价：

7.1须符合下列条件之一者，报经理审批后，均可成为我司A、B类物资合格供应商：

7.1.1采购部对故意向合伙供应商进行函调或实地考察，并规定供应商填写《供应商调查表》，评估合格者。

7.1.2采购部或生产部联系到新供应商，其样品需依照原材料而选取如下相应品质测试：

QA部门依照不同原材料而作相应内部测试；同步，交公证行作指定环保测试项；使用部门试用并填写《新样品试用（测试）报告》。

品质测试经确认合格，再进行询价。

新供应商在报价时，应附营业执照、税务登记证复印件、开户银行和帐号等有关资格证明文献。

7.1.3获ISO认证、Oko-TexStandard100认证或REACH预登记等，或其她有效认证，或订立证明产品符合Oko-TexStandard100环保原则且保证不具有APEO和PFOS环保合同，以及在同行业者有良好口碑供应商。

7.1.4采购部及各部门将符合上述条件者填写《供应商资格承认表》报经理审批。

7.1.5采购部及各部门每年1月份对合格供应商重新进行资格承认，对上一年内没有合伙合格供应商不需要重新进行资格承认；如需重新合伙，则须对其重新评估，并由采购部及各部门提交《供应商资格承认表》报经理审批，方可继续成为合格供应商。

7.2对于合格供应商向我司提供新原材料（A、B类），应由采购部向供应商索取样品，经使用部门试用并填写《新样品试用（测试）报告》确认合格后，方可拟定为新材料合格供应商。

7.3采购部根据经理批准供应商名单登记在《合格供应商一览表》中，并于每年1月份依照更新《供应商资格承认表》重新更新合格供应商名单。

7.4采购部每半年根据下列原则，对物料合格供应商进行一次考核，填写《合格供应商考核表》报经理核准解决办法。

供应商核定级别以如下四类考核最低级别为其考核成果，获A、B级供应商继续业务合伙，获C级供应商减少业务量，获D级供应商取消合伙资格。

7.4.1品质级别：

Ａ－优、Ｂ－良、Ｃ－较差、Ｄ－差

①物料或服务批次合格率为95%-100%者为优。

②物料或服务批次合格率为90%-95%者为良。

③物料或服务批次合格率为80%-90%者为较差。

④物料或服务批次合格率为80%如下为差。

7.4.2交期级别：

Ａ－精确、Ｂ－及时、Ｃ－延误、Ｄ－严重延误

①完全在交货期内完毕为精确。

②虽有超期完毕，但没有对我司导致不良后果为及时。

③超期完毕，导致我司有关工作完毕时间推迟，经与客户沟通获得承以为延误。

④超期完毕，导致我司有关工作无法在容许时间内完毕，经与客户沟通无法获得承以为严重延误。

7.4.3价格级别：

Ａ－合理、Ｂ－较合理、Ｃ－不合理、Ｄ－很不合理。

①低于或等于市场调查价为合理。

②高于或等于市场调查价１０％为较合理。

③高于或等于市场调查价２０％为不合理。

④高于或等于市场调查价３０％为很不合理。

7.4.4协调性级别：

Ａ－较好、Ｂ－普通、Ｃ－较差、Ｄ－差。

①沟通良好能积极配合我司需求者为较好。

②可以沟通并能配合我司需求者为好。

③可以沟通经常不配合我司需求者为较差。

④无法沟通又经常不配合我司需求者为差。

7.5采购部负责人应在管理评审会议中提交一份供应商体现综合报告。

7.5.1依照供应商品质、交期、价格、协调性核定级别分数得出供应商考核成果。

①品质级别：

40分；交期级别：

25分；价格级别：

15分；协调性级别：

20分。

②核定级别：

A级占比例100%

B级占比例80%

C级占比例60%

D级占比例40%

③考核成果：

90分以上被评为A级

89—80分被评为B级

79—60分被评为C级

59分如下被评为D级

7.6我司生产部门不得绕过采购部门直接与合格A类及B类物资供应商进行业务联系；合格A类及B类物资供应商亦不可绕过采购部门直接与生产部进行业务联系，否则将取消合格供应商资格。

8.0外发加工供应商考核：

8.1外发电镀、外发热解决及成品供应商考核根据7.4及7.5进行。

8.2上粉扣外发QC、花仔外发加工、蛇骨外发包头、钢圈外发加工等人员考核由各有关部门负责人进行。

8.2.1建立《合格外发加工人员档案表》。

8.2.2对于新外发加工人员，由各有关部门负责人对其进行培训。

经现场考核合格后才有资格成为我司合格外发加工人员。

8.2.3对于外发加工产品频繁浮现返工（或无端推迟交货）加工负责人，各有关部门负责人应考虑取消其外发加工资格。

8.2.4所有外发加工户不得借用已没有参加外发加工旧加工户名，以获取加工资格;

8.2.5采购部对外发加工户实行年度资格认证：

外发加工户本人于每年1月15日前携带身份证正本前来各部门进行登记审核，一经发现虚报，取消其加工资格。

9.0国内采购作业解决

9.1进行采购人员安排

9.1.1采购部文员接获《物料请购单》后应将采购资料分类录入电脑，以便随时跟踪；录入资料后将《物料请购单》交给采购部负责人安排人员进行采购。

9.1.2原则上，重要原材料（如不锈钢线、高碳钢线、冷轧铁片、锰钢片、粉末涂料、丝带、胶俐、油漆、染料、助剂、洗线物料、磷化物料、电镀材料等）以及某些重要物资（如包装纸箱、胶袋、模具材料、模具等）由采购部人员亲自办理采购业务。

其他专业性质较强设备及物料（如某些机械设备、电脑设备、测量设备、运送设备、安全设备等）采购可由总经理或采购主任委托专业人士协助办理采购业务。

成品及半成品（半成品胚扣、合金扣等）由总经理委托生产车间办理采购业务，但每月要将供应商体现交采购部汇总。

9.1.3外发加工服务（涉及电镀服务，上粉扣发外QC服务，花仔发外加工，蛇骨、钢圈发外加工服务，弹簧钢扣外发热解决等）采购由各生产部派专人负责。

其他外发加工之零件或物料都须递交采购部进行审视及采购（保所有之外发加工零件须递交采购部存档，由保所有安排外发加工。

）

9.2询价、比价、议价

9.2.1采购员依请购案件缓急，并参照市场行情及过去采购记录，对于非长期报价采购重要物资，除电话询价之外，有条件需精选三家以上供应商报价资料进行比价或经分析后议价。

9.2.2若厂商报价规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“物料请购单”上予以注明，由使用部门或请购部门签注意见后呈核。

9.2.3属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于《物料请购单》中注明，经采购部负责人签认后呈核。

9.2.4采购部门接到请购部门以电话联系紧急采购案件，采购部负责人应及时指定经办人员先行询价、议价，待接到《物料请购单》后，按普通采购程序优先办理。

9.3呈核及核决

9.3.1采购经办人员询价完毕后，递交《询价单》经采购部负责人审核，并依请购核决权限呈核。

如有两个或两个以上供应商报价，采购部于《询价登记表》上详填询价或议价成果及拟订供应商“交货期限”与“报价有效期限”经采购部负责人审核，并依请购核决权限呈核。

9.4采购

9.4.1采购经办人员接到经核决《物料请购单》后，对于重要原材料及物资应以《采购单》向供应商订购，并以电话或传真拟定交货（到货）日期；对于日惯用品以及工具和零配件等，可电话告知供应商送货；其他专业性质较强设备及物料采购则委托专业人士协助办理采购业务。

9.4.2若属分批交货者，请购部门需于《物料请购单》上加注“分批交货”字样加以辨认，采购经办人员于《采购单》上注明；如无加注“分批交货”字样，采购经办人员应与供应商协商与否需分批交货，双方以电话或传真拟定。

9.4.3采购经办人员使用暂借款采购时，应填写《用款申请单》由行政经理审批后，到财务部领取钞票用于物料采购。

9.5进度控制及事务联系

9.5.1国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以采购进度控制表控制采购作业进度。

9.5.2采购经办人员未能按既定进度完毕作业时，应将异常因素及预定完毕日期告知采购部负责人，核算后告知请购部门，依请购部门意见拟订对策解决。

9.5.3采购物品交仓管员凭送货单据验收，对验收合格物品直接入库，对验收不合格物品（如型号不对、数量不符、运送不当导致物品损坏等），仓管员应填写《采购物料不合格报告》交总经理或采购主任审核，再交由采购部对供应商进行投诉及办理退货等事宜。

9.5.4使用部门在使用过程中如发现采购物料不合格，由使用部门主任填写《采购物料不合格报告》交总经理或采购主任审核，再交由采购部对供应商进行投诉及办理退货等事宜。

9.6外发加工服务采购

各部门针对外发加工服务制定有关作业指引书予以跟进。

10.0整顿付款

10.1物料管理部门应按照《物料请购单》及供应商《发货清单》办妥收料手续，并将供应商《发货清单》送采购部门，经与发票核对无误后，在发票背面签名确认。

10.2采购经办人员于发票背面签名确认后连同《物料请购单》及供应商《发货清单》（若以E-mail所批簽，則須列印此E-mail附上）送行政经理签名确认，在由采购经办人员递送财务部门办妥付款手续。

11.0境外采购作业解决

11.1境外采购作业由香港营业部依照《（外购）采购申请单》进行物料采购。

11.2采购部文员接获生产管理部门开立《（外购）采购申请单》电子邮件后应将采购资料分类录入电脑，以便随时跟踪。

11.3采购部文员应依照物料库存状况对已经下订单，由香港营业部负责采购物料进行跟催。

并将采购进度及时反馈给生产管理部门。

对于库存量低于《物料库存警戒线》原材料，应及时知会总经理与否需要补充。

11.4装船告知及提货文献提供：

香港营业部接到供应商告知关于装船日期及提货文献时，应及时将关于资料分别告知公司采购部、公司报关员、物料管理部门及关于部门。

11.5关务员收到《（外购）采购申请单》后，应于货品到达之前办妥进料合同等有关手续，以备随时进料。

12.0采购流程图

12.1国内采购流程图

（退货或让步接受）

12.2境外采购流程图

（反馈）

13.0货品入仓及结算流程

13.1送货连同开发票（收据）状况：

13.2送货月结开发票（收据）状况：

14.0质量记录

记录名称

最小保存期

负责人

地点

编目

供应商调查表

至更新

采购主管（主任）

采购部

合格供应商一览表

至更新

采购主管（主任）

采购部

合格供应商考核表

至更新

采购主管（主任）

采购部

供应商资格承认表

至更新

采购主管（主任）

采购部

采购单

3年

采购主管（主任）

采购部

编号

（外购）采购申请单

3年

采购、生产部（主任）

采购部

编号

合格外发加工人员档案表

至更新

各生产部主管（主任）

各部门

借料申请单

6个月

使用部门主管（主任）

各部门

编号

物料请购单

3年

使用部门主管（主任）

各部门

编号

询价登记表

6个月

采购主管（主任）

采购部

编号

采购物料不合格报告

6个月

采购、仓管、生产部（主任）

采购部

编号

送货单

3年

采购主管（主任）

采购部

日期

新样品试用（测试）报告

12个月

使用部门主管（主任）

采购部

编号