行政公文及资料管理细则.docx
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行政公文及资料管理细则
行政公文管理细则
第一节公文格式
一、总则
1、为使项目部公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国务院关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》（国发[2000]23号），特制定本办法。
2、项目部的公文是项目部在整个工程管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法实施项目管理的重要工具。
3、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
4、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
5、公文处理必须严格遵守国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
6、质检部是项目部公文处理的管理部门，主管项目部及负责指导、监督各部门、中心试验室以及各下属施工队的公文处理工作。
项目部设专（兼）职文员负责公文处理工作。
7、各类有明确表格、程序的技术资料应按表格中规定程序报送直接责任人员受理，无须报送质检部。
该类技术资料由直接责任人负责登记、签署、流转、签定、发送、归档，定期由质检部检查、整理、收集、统一归档。
二、公文的种类
1、本项目的公文种类主要有：
（1）决定：
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（2）通告：
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（3）通知：
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（4）通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（5）报告：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（6）请示：
适用于向上级机关请求指示、批准。
（7）批复：
适用于答复下级机关的请示事项。
（8）意见：
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（9）函：
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（10）会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文格式
1、本项目部统一使用红头公文，格式一般由文头、正文及文尾三部分组成。
文头由发文机关标识、发文字号等组成；正文部分由标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注组成；文尾由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（1）标题：
应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（2）主送机关：
指公文的主要受理机关，应当使用规范化简称、统称（如炎汝高速公路建设开发有限公司、汝城工作站、第六监理处、炎汝高速二十六标项目经理部等）。
向上级机关报告和请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头分送，以免责任不明，延误问题的及时处理。
（3）正文：
是公文的主体，是反映公文内容的重要部分。
除综合性内容的公文外，应一文一事，以便于分送和分理。
（4）附注、附件：
是公文的附加说明，也是公文的重要主成部分。
附注（需要说明的其它事项）并不是每份公文都有，若有，应加圆括号标识在成文日期下一行。
公文如有附件，在正文下空一行2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点符号。
（5）发文机关标识：
发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜。
对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
（6）成文日期：
以负责人签发的日期为准。
成文日期应采用公元纪年法，要求一律写明年、月、日全称，不能省略。
（7）印章：
单一机关制发公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，加盖公章。
（8）抄报、抄送机关：
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
对上级机关用“抄报”，对同级、下级和不相隶属的机关单位均用“抄送”。
（9）签发人：
通常在上报的请示、报告等公文和告启类公文中使用。
1）、发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。
本项目管理处及所辖各单位的发文机关标识应与各单位印章统一。
发文机关标识为：
“朝阳建设集团有限公司炎汝高速第二十六合同段项目经理部+（文件）”
2）、发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
联合行文只标明主办机关发文字号。
本项目部发文字号为：
“炎汝高速二十六合同段项目经理部+〔年份〕+序号”。
其中年份应加括八角方括号，不得使用普通方括号。
序号不得为虚号（即1不能编为001）不加“第”字。
3）、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
4）、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。
5）、公文如有附件（不包括被转发、报送、发布件），应当在正文之后、成文日期之前标注附件顺序和名称。
附件应当在正文之下空一行，左首空两字处开始标注。
6）、成文日期以最后签发人的签发日期为准，电报以发出日为准。
成文日期的标识应当使用汉字，不得使用阿拉伯数字。
其中若有“○”字，应当使用“○”，不得使用“0”。
成文日期应当在右首起空四字处标识。
7）、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。
公文中要防止出现空白印章。
印章启用时，应在印模下标注部门（单位）名称或“印模”字样。
单一机关制发的公文用印，在落款处不署发文机关名称，只标示成文日期。
印章上不压正文，下压成文日期年、月、日4～7个字，且不得错盖、漏盖。
用印印迹要端正、清晰。
联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；
8）、公文每面排22行，每行排28字。
当公文排版后所剩空白不能容下印章时，应当采取调整行距、字距的措施予以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标示“此页无正文”方式解决。
9）、公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加圆括号，标注于成文日期之下，主题词之上。
10）、公文应当标注主题词。
主题词应当由类别词+类属词+文种组成，一般不超过四个，各名词之间空一个汉字的位置。
11）、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
2、公文中各组成部分的字体、字号标识规则如下：
（1）公文字号使用三号仿宋字体；
（2）公文标题使用二号小标宋字体；
（3）公文“主题词”三个字使用三号黑体，主题词使用三号小标宋字体；
（4）公文正文、附件、成文日期、附注、抄送、发文机关、印发日期均使用三号仿宋字体。
3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210*297），左侧装订。
文字从左至右横写、横排。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
4、行文规则
5、行文应当确有必要，注重效用。
6、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。
第二节文件办理程序
一、发文办理
1、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（1）项目部发文程序：
主办部门拟稿—部门经理审核—（相关部门会签）—文员审核行文格式—-分管领导审核—项目经理签发—用印—登记、分发。
（2）本项目发文采用书面文件与电子文件并用的方式，电子文件统一使用业主项目信息平台传递。
（3）为保证公文的合法性、及时性、有效性，往来正式公文凡是通过平台或传真方式传递的，必须随后补发正式文件。
（5）项目部发文必须建立登记簿及其电子版，其内容应包括发文日期、字号、标题、份数、拟稿人、主送单位、抄送单位、归档卷号、备注等。
（6）项目部公文提交项目经理签发前，须经质检部审核。
审核的重点是：
行文的必要性，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。
（7）公文印发前，质检部文秘须进行复核，重点复核：
是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、单位协商、会签，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法要求，字词是否准确、有无错别字，计量单位是否规范等。
2、草拟公文应当做到：
（1）符合国家法律、法规及其它有关规定。
（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（3）人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1、”，第四层为“
（1）”。
（5）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
（6）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（7）拟稿人要根据实际情况，正确使用公文种类，确定主、抄送单位。
（8）公文如有附件，拟稿人应当在文稿送审前确认附件是否已经上传。
（9）必须使用国家法定计量单位。
（10）如文稿稿面改动较大或稿面不洁、字迹潦草，由拟稿人清稿（并将原稿附后）、
二、收文办理
1、收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈、归档等程序。
项目部收文处理流程为：
来文签收—收文登记—文员签拟办意见—主管领导批示—文员转送承办部门（相关部门协办）—协调部催办落实—办理结果反馈相关领导—质检部归档。
2、承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理；对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回质检部并说明理由。
3、项目部所有外来公文均由质检部文员统一签收、登记和归档，并按不同来文单位分别建立收文登记簿及其电子版，其内容主要包括序号、收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文名称、归档日期、归档卷号、备注等。
4、质检部要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
5、质检部将办理结果及时反馈主管领导确认。
6、质检部按相关规定做好归档工作。
第三节公文归档及管理
1、公文办理完毕，应当根据《档案法》、《交通文件材料立卷归档办法》及业主的要求和规定，分别及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
2、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张、笔墨和字迹材料必须符合存档要求。
3、归档时须将发文稿纸、正文和草稿一并保存。
4、公文由质检部统一收发、审核、用印、归档。
5、质检部负责建立健全项目部公文处理的有关规章制度。
26合同段项目部发文程序框图
是
是
是是
否否否
是是
否否
是
二十六标项目部收文程序框图
是
档表—01
朝阳建设集团有限公司
炎汝高速二十六标项目经理部（）文件
工作便笺
由/:
……………………..至/:
………………………………
发函编号/…………收函编号/…………………
发函日期/…………………收函日期/…………………….
关于/
印发份数：
抄送单位：
档表—02
炎汝高速二十六标项目经理部
发文稿纸
文号：
字【】号
签发：
分管领导审核：
主送：
抄送：
拟稿人：
质检部核稿：
主题词：
印数：
份
标题：
档表—03
炎汝高速二十六标项目经理部发文登记格式
序号
文件题名
总份数
发文单位
（或部门）
拟稿人
主送单位
抄送单位
备注
名称
签收
名称
签收
档表—04-1
炎汝高速二十六标项目经理部
文件处理表
收文日期
份数
收文编号
文件名称
来文单位
质检部承办意见:
送出时间
姓名
退回时间
领导批示:
办理情况：
办理结果反馈：
档表—04-2
炎汝高速二十六标项目经理部
文件处理表（附表）
收文编号
来文单位
办理情况：
档表—05
炎汝高速二十六标项目经理部收文处理登记格式
收文
编号
收文
日期
文件题名
来文
份数
来文单位
文件处理
领导签批否
批示意见反馈主办部门否
归档
卷号
备注
主办部门
协办部门
送达
返回
送达
返回
档表—06
炎汝高速二十六标项目经理部
文件资料分类一览表（参考）
一级属类
二级属类
三级属类
备注
代号
文件类型
代号
文件类型
代号
文件类型
S
收文
上级单位来文
1
交通部等上级单位来文
2
省交通厅等上级单位来文
3
郴州市政府来文
4
郴州市交通局来文
5
郴州市公路质监站来文
6
郴州市、区国土部门来文
7
郴州市级其他上级单位来文
业务及其他单位来文
1
设计单位来文（如可能，可根据不同设计院再分，代号依次为1—1、1—2等）
2
其他业务单位来文（如必要，可根据不同单位再进行细分）
监理办来文
1
监理办文（含监理公司来文）
各合同段来文
0
材料供应商来文
1
第一合同段承包人来文
2
第二合同段承包人来文
……
可随着合同段的增加继续划分……
合同段专项工程资料（分不同合同段分别建档）
1
分项工程开工申请（含施工方案）、开工令（配套）
不归档
2
工程变更意向、变更申请、变更令、变更通知书（配套归档）
3
工程延期申请及审批文件
4
工程索赔申请及审批文件
5
现场联测资料
6
中间计量与支付
7
控制计量
8
交工计量与支付
一级属类
二级属类
三级属类
备注
代号
文件类型
代号
文件类型
代号
文件类型
F
发文
周边村、镇等地方来文
1…
周边村、镇等地方来文
项目部对
外发
文
1
项目部规章、制度类文件
2
项目部行政事务管理类文件
3
项目部工程质量管理类文件
4
项目部工程安全管理类文件
5
项目部对设计单位发文
6
项目部对设计监理单位发文
7
项目部对其他外单位发文
项目部会议纪要
1
项目部例会会议纪要
2
项目部专题会议纪要
3
项目部其它会议纪要
简讯、报表、汇报材料
1
项目简讯
2
项目管理月报
3
工作月报
4
其它汇报材料
部门工作便笺
1
监理办工作便笺
2
工程管理部工作便笺
3
合约部工作便笺
4
质检部工作便笺
N
项目专项资料及
签报
工可、环评、水保、设计基础、地质、初步设计、施工图设计图纸及结构物验算、原始测量（绘）资料等
项目招投标文件
招投标文件（遵照招投标工作基本程序进行分批、分次、分类归档）
项目合同
文件
合同文件（遵照业主档案管理章节有关合同的基本分类法依次分类归档）
征地拆迁
资料
征地拆迁资料（遵照业主档案管理章节有关征地拆迁方面归档类型及要求全面整理）
项目内部
签报
1
监理办签报
2
项目部质检部签报
3
项目部工程管理部签报
4
项目部合约部签报
注：
1、以上归档范围中，若有尚未包含的内容，可依次在相关细目下增加。
档表—7
质检部文件查阅登记格式
序号
查阅文件
编号
查阅文件名称
查阅者
（签名）
查阅日期
备注
档表—8案卷总（分类）目录
总顺
序号
归档时间
案卷题名
档号
份
数
张
数
编制
密
级
保管
期限
备注
20
年
月
日
单位
日期
11*15
20307030151530152020
档表—9
案卷目录格式
类别：
档号
题名
编制
单位
编制
日期
页
数
期
限
备
注
档表—10
卷内目录
序
号
文件
编号
责任
者
文件材料题名
日
期
页
次
备
注
档表—11
科技档案案卷目录（电子版目录格式）
目录号
案卷号
题名
总页数
总件数
编制单位
文件形成开始时间
文件形成结束时间
档表—12
科技档案卷内目录（电子版目录格式）
目录号
文件编号
题名
责任者
文件形成时间
页数
备注
说明：
“题名”为文件标题；“页数”为单份文件的总页数；“目录号”为该文件在该组卷内共X卷第X卷，如该组为12卷，该文件在第3卷中，用四位数字表示为1203。
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