超市作业流程管理.docx

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超市作业流程管理

作业流程

票据录制和传递制度

类别

编号

一、目的：

为规范商品票据录制和传递作业,特制定本流程。

二、适用范围：

适用于票据录制和传递时适用。

三、内容：

1.票据类型及作用：

★供应商订货：

〈商品订货单〉；

★增减厂商库存：

〈验收单〉、〈退货单〉；

★增减厂商应付款：

〈验收单〉、〈退货单〉、〈成本调整单〉；

★增减部门商品库存:

〈验收单〉、〈退货单〉；

★调整部门商品库存：

〈报损单〉、〈报溢单〉；

★执行（进/售）价格变动：

〈商品进价变动申请单〉、〈商品售价变动申请单〉；

★执行特（进/售）价格变动：

〈商品特供价申请单〉、〈特价折扣促销单〉；

★资料建立：

〈供应商基本资料表〉、〈合同审批表〉、〈商品（单品、联营、组装）资料表〉、〈费用扣款项目表〉；

2.票据录制及审核原则：

所有系统票据的录制必须有有效的原始凭据，严格禁止口头打招呼录单，或不按规定填单、报批就录入系统单据，单据录入完毕，应既行审核。

3.系统票据的录入必须与物流同步进行，严禁事前录单或事后补单，所有票据必须日清日结。

4.系统票据录入后，应将系统票号抄录于对应手工票单的右上角并在手工票单上签署录入人员姓名备查。

5.应有录入室（文员）保存的手工申请表（〈退货申请表〉、〈成本调整申请表〉、报损申请表）、报溢申请表）、〈变价申请表〉、〈折扣申请表〉、〈厂商合同申请表〉、〈厂商资料申请表〉、〈新品入场申请表〉）需妥善存档备查。

6.报送财务的系统票据必须附有有效的原始票据或具备可证明其有效性的合法签字；

7.票据在传递时应填制传票封面（如下表）进行交接签字，票据传递应在当日完成；

票据接受者应及时对接受的票据进行审核和处理，发现错误立即通知制票部门，各部门应根据职务管辖范围每日稽核电脑系统票据和收到的书面票据是否一致，有无增漏票。

附：

票据传递单

票据传递单

受票部门:

____________NO:

______________

送票部门：

___________日期：

__________

票据类别

张数

附件

票据起始号

累计发生额

备注

传票人签字：

受票人签字：

说明：

票据传递单一式二份，一份为传票封面，一份为签收回执。

作业流程

供应商结算方式解释

类别

编号

一、目的：

为便于明确各结算方式的定义，对本公司与厂商的相关结算方式进行如下定义

二、适用范围：

本公司业务部门在业务洽谈及结算时适用。

三、内容：

★经销方式对应的结算方式：

a现金采购：

该供应商所有的送货验收单均可进入结算状态。

（交预付款的货商用本方式）

b经销N天（帐期）：

按该供应商验收单的日期和当前结算比较，超出N天（包含N天?

）的验收单均可进入结算状态.

c滚结:

该供应商最后一批验收单不进入结算状态,其余验收单均可进入结算状态.

d经销30天（月结）:

按合同规定的结算扎帐日,扎帐日之前的所有验收单均进入结算状态.

e经销 N天（月结清+N天）:

按合同规定的结算扎帐日,扎帐日之后N天可以将结算扎帐日之前的所有验收单进入结算状态.

注:

1.所有进入结算状态的单据可以选择此单据不进入结算,

2.所有未进入结算状态的单据可以选择此单据进入结算.

★代销方式对应的结算方式:

实销N天（实销实结）:

按合同中规定的〃每N天结帐一次〃,对供应商本期的实际销售成本进行结算（不对应单据）.

★联营方式对应的结算方式:

联营:

按合同中规定的〃每N天结帐一次〃或结算扎帐日之前,对供应商本期的实际销售成本进行结算（不对应单据）.（以合同约定的结算扣率进行结算）.

作业流程

期初资料建立流程

类别

编号

一、目的：

为了便于期初资料建立作业,特制定本流程.

二、适用范围：

建立期初资料时使用.

三、内容：

步骤：

操作员、收银员

权限建立

01食品、02百货、03生鲜、

04联营

机构部门建立

商品类别建立

供应商资料建立

帐扣费用项目

现扣费用项目

单品、联营、散货、促销品、租赁商品

买卖合同、联营合同、租赁合同

合同费用项目建立

供应商商品建立

供应商合同建立

作业流程

合同建立流程

类别

编号

一、目的：

为便于合同建立作业，特制定本流程。

二、适用范围：

本公司合同建立作业时适用。

三、内容：

3.1、流程图：

店长员审核

返回供应商

系统管理员建档

财务登记存档

业务员与厂商谈判，议定合同

并附新厂商引进审批表

店长初审

（副）总经理审批

业务员登记、盖章，存档一份

3.2、流程说明：

1.业务员与厂商谈判，约定贸易条件，草签合同一式两份，并按合同整理新厂商引进申请书

2.业务员将合同附新厂商引进申请书交合同员（采购主管）审核。

3.店长将审核后的合同附新厂商引进申请书报副总经理批准，如果联营扣率20%以下或经代销合同，必须再报总经理批准。

4.店长将总经理批准后的合同交于业务员登记、盖章，存档一份后，将其余二份分送厂商、财务，并将新厂商引进申请书交系统管理员建立电脑系统档案。

业务员确认系统管理员已录入合同，并通知部门。

5.新厂商引进申请书需填写的相关内容：

（1）、合同分类信息：

部门：

该合同所属营运部门。

例：

01食品部；

厂遍：

厂商编码。

由电脑系统管理员在建立系统档案时按该厂商所属营运类别由系统生成

厂编规则：

厂编由5位数字组成，前两位为部门编码，第3位为自定编码，最后两位为流水号。

厂名：

厂商注册全称；

厂商类别：

该厂商所属商品大类，是本地还是外地。

（2）、厂商基本信息：

联系人，详细地址，联系电话等。

（3）、合作及结算条件：

a经销是以商品买断的形式进行商品经营。

商品自验收起，商品的所有权即有供应商转移到商场，同时经销厂商的结算方式有：

现金采购，经销N天，经销月结，经销月结N天。

b代销是供应商将商品委托商场销售，销售后的商品，商场获取应得的代销利润，商品销售前，商场只有商品的管理权，而没有所有权。

结算方式有：

实销N天。

c联营是供应商自己管理商品进销存，商场统一顾客收银结算，商品的管理和经营权均属供应商，商场不管理该项商品的进销存，只是按合同约定的联营销售扣点来取得收益。

d租赁是租赁厂商以支付租金来取得商场经营场地的使用，商品物流不由商场管理。

合同经销（购销）方式对应系统的结算方式：

●现款现货<===>现金采购：

该供应商所有的送货验收单均可进入结算状态。

交预付款的供应商适用于本结算方式）

●经销N天<===>经销N天：

验收生效后超出N天（包括N天）的验收单均可进入结算状态。

●滚结：

该供应商最后一批验收单不进入结算状态，其余验收单均可进入结算状态。

●经销月结<===>月结清：

按合同规定的结算扎帐日，扎帐日之前的所有验收单进入结算状态。

●经销月结N天<===>月结清N天：

按合同规定的结算扎帐日，扎帐日之后N天可以将结算扎帐日之前的所有验收单进入结算状态。

注:

1.所有进入结算状态的单据可以选择此单据不进入结算,

2.所有未进入结算状态的单据可以选择此单据进入结算.

●代销方式对应的结算方式：

实销N天<===>实销实结：

按合同中规定的〃每N天结帐一次〃,对供应商本期的实际销售成本进行结算（不对应单据）.

●联营方式对应的结算方式：

按合同中规定的〃每N天结帐一次〃或结算扎帐日之前,对供应商本期的实际销售成本进行结算（不对应单据）.（以合同约定的结算扣率进行结算）.

交易条件及计算、收取方式：

★经（代）销：

进货返点及对应的计算对象（按进价结算）支付方式（帐扣、现金交款、商品抵扣都可）。

★联营：

保底和超目标奖励的保底和目标额及其分配额（率）及分解方式。

费用管理及收取

1费用项目（按合同约定）②收取类型：

一次性/长期③收取金额或比率④计算对象⑤收取时间⑥收取方式

6.合同上述基本资料录入完成后,将该厂商供货的商品资料或销售码检索进入该厂商合同目录.

7.合同建立完成,电脑部将厂商编码填入新厂商引进申请书“厂编”栏,并将新厂商引进申请书按部门整理,交店长审核.

8.店长审核完毕后交于业务员按部门存档,同时通知有关人员.

作业流程

商品资料建立流程

类别

编号

一、目的为规范新建商品资料作业,特制定原则.

二、适用范围:

本公司新增商品资料是适用.

三、内容:

业务员与厂商洽谈需引进的商品,价格及相关条款

3.1流程图

新商品准入审批单报店长,副总经理,总经理审批

电脑作业完成后将系统生成的店内码抄录于新商品准入审批单店内码栏签名后按部门存档

电脑系统管理员录入完成后把商品资料下放到相应营业部门

新商品准入审批单交系统管理员录入系统商品

同意引进后由业务员填写新商品准入审批单

3.2新商品资料名词规范释义:

1.商品:

商品品牌+商品名称+（功能/特性/型号/货号/规格）例:

（中括号部分的内容可选择使用）

日杂:

品牌+[原料/功能]+名称（如:

碧丽珠家具护理喷蜡）;

服装:

品牌+面料+名称[+货号]（如:

绅浪全毛西裤B112）

化妆品:

品牌+名称[+功能/特性/容量]（如:

碧丝羊胎素美白保湿霜）

床用:

品牌+名称+规格（如:

雅兰枕套48*74）

玩具,钟表,灯饰:

品牌+名称+货号（如:

英纳格机械表2582Ab3）

电器:

品牌+名称+货号、型号（如:

美的电饭煲40-2）

鞋、箱包：

品牌+面料+名称+货号；（如：

嘉辉童布鞋2901）

体育用品：

品牌+名称+货号/规格（如：

英发泳衣825）

2.规格：

最小零售单位规格，如500ml,100g

3.产品条码：

商品注册条码

4.原包装：

指商品包装形态，如箱，件

5.进货数量：

初始订单订货数量

6.零售单位：

商品最小零售单位

7.进价：

沙锅年品每个零售单位的商品含税进货单价

8.售价：

商品每个零售单位的商品销售单价

9.进项税率：

商品增殖税应纳税率

10.类别编码：

该商品所属公司商品类别编制中的末级分类代码

11.产地，等级，保质周期：

对应商品标识填写

12.部门：

该商品所属部门

13.商品编码：

由电脑建立商品资料时生成

3.3流程说明

1.业务员与厂商洽谈确定进入卖场之商品后，由业务员整理资料并填写《新品准入审批单》，该单必须按新商品资料名词规范释义要求标明商品品名（品牌+名称），零售规格，条形码，进价，售价，商品类别（部门码），换算关系，产地等关键信息，业务员不需为商品编码写店内码，店内码由计算机录入时自动编码

2.业务员将批准后的《新增商品采购申请单》送电脑系统管理员录入建立系统资料

3.电脑系统管理员按以下步骤建立新品资料：

1，按品名模糊查询后决定是否新增，若是老商品，直接记录其店内码，若是新商品，再准确地进行资料新增。

2，所有自营商品均以最小零售单位作为单品计划和计库存

3，所有联营商品均以品牌或小分类或扣率建立商品销售子分类码，不需要录入单价及其他单品信息，也即用一个码管理多个品种的销售（由收银员根据销售小票临时输入单价销售），但必须保证一个子分类码对应的商品都具备相同的扣率。

4，要确保该商品资料在计算机系统中是唯一的。

5，新商品资料的建立需要以下内容：

▲店内码根据“2+大类编码2位+流水号4位+校验位1为”生成

▲供货商编码（在厂商资料管理中查询或建立）

▲准确的商品名称（品牌+品名+系列特征/货号）

▲规格（以小零售单位的规格，分装产品必须也按最小零售单位建立）

▲类别编码

▲原包装单位

▲零售单位

▲换算关系

▲进价

▲零售价

▲产地

▲（用条形码枪扫描）录入商品条形码（系列商品条形码最好按单品分开建立

在整件里进行混装的系列商品可视为一个商品，按一品多码进行管理）

4.录入完毕后并在商品部门设置中将商品下放到相关部门，并同时将计算机生成之商品编码填写到新品准入审批表上（当新品准入审批表未编供货商玛时也需要将供货商编码填写到数据卡）

5.电脑部核对资料无误后在新品准入审批表上签名并将新品准入审批表按部门存档

作业流程

商品（补）订货流程

类别

编号

一、目的:

为规范商品（补）订货作业,特制定本流程.

二、适用范围:

本公司部门于补（订）货时适用.

三、内容:

3.1流程图:

电脑分析

营业部门（营业员）

供应商导购员（业务）

先查库存报缺货先查库存报缺货订货需求

营运主管确认

电脑自动处理补货单并生成定单

补货申请单录入

营运主管审核

电脑部打单

正式电脑订单

电脑定单完成

订货订单传递

商管课收货组

供应商

送货

作业流程

商品（补）订货流程

类别

编号

3.2、流程说明

1、柜组手工要货：

营业员于当营业结束前检查商品存货，确认缺货商品及其销售情况，估算所需补货数量，填写补货申请单报营运主管

2、营运单位汇总每日本部门补货申请单进行修正，拟订本部订单，基本订货量为日均销量*设定销售天数（厂商送货周期）

3、营运主管将审批后的（补货）订单交给电脑课产生正式订货单，打印后由营运单位通知厂商，并通知商管课收货部门

4、电脑课提供订单逾期信息并跟催供应商

5、营运主管将每日订单进行登记，并追踪及跟催到货情况（订货/到货差、订货日期/到货日期）

3.3、涉及票据

手工要货单（一式一联）

电脑订货单（一式一联）

作业流程

进货验收流程

类别

编号

一、目的：

为规范进货验收作业，特制定本流程

二、适用范围：

本公司部门进货验收时适用

三、内容：

3.1、流程图

供应商送货

收货员/防损员凭订单验货

系统扫描确认商品条码

收货员/防损员验收并收货

电脑文员按实际验收结果录入验收单并打印，验收人员、厂商核对后在验收单上签字认可

验收单（财务联）附厂商送货单、订单交财务部核算员稽核记帐，作为应付款凭证

验收单（商管联）交商管课存档，供营运单位备查

验收单（厂商联）加盖收货专用章，将厂商联交厂商

3.2、流程说明

1、商箮课收货接到订货通知，确认到货时间、品种数量，并作相应准备

2、厂商送货到店，向商管课设单

3、验收人员根据《订货单》原悠扬或复印件对应厂商准备验货

4、验收人员对订单上所列各项仔细核对，核杳其中包括厂商编号、送货地址、送货日期、订单号码、总页数、货品名称、货号、收货单位、收货数量（最小零售单位、最小称重单位）等项目是否清楚，同时检查是否有待退商品

5、外箱辨识：

检查外包装是否有破损，再详细检查外箱上商品描述、含量、规格是否与订货单内容相符

6、验收人员检查数量品质：

抽箱拆封检查某一箱内商品单品的条形码、包码、商品标识、保质期限、规格、并按最小零售单位和最小称重单位做数量点收，无误后在《订货单》“实收数量”项中填入实际验收籹。

所有商品验收完成后，收货人员在《订货单》验收员处签字

7、收货原则：

数量只能少收不能多收，商品品种只能少收不能多收。

如有异议，需向相关部门汇报

作业流程

进货验收流程

类别

编号

8、电脑课录入员根据订单号在计算机中按订单号生成商品进货验收单，并对应《订货单》上按实际验收结果修正录入、核对并审核后打印验收单，完成后将电脑验收单号抄录于《订货单》右上角，交相关人员（验收人员、厂商人员）签字后，商箮课在“厂商联”加盖收货专用章后，将“厂商联”交厂商做结算凭证，“财务联”附厂商送货单及有验收记录的《订货单》于当日按类别汇总并制作传票封面送财务部审核。

“商管联”供商管课留档备查。

赠品的收货原：

卖A送A：

赠品和商品是同品且在重量、规格、质量等方面完全一致，收货部清点验收后《订货单》该商品对应的“搭赠品”项按赠品验收数填入赠品数量。

录入员在系统《进货验收单》对应单品的“赠品数”项按赠品验收数填入赠品数量

卖A送B：

赠品和商品不是同一商品，收货课按厂商《送货单》对赠品验（签）收后，在厂商《送货单（随货同行）》上注明“XX课赠品”传给录入员，录入员在系统《进货验收单》中以“XX部门赠品”为供应商对该项赠品作验收录入，（打印后供应商联传对应业务部门）

非卖品赠品：

赠品为店内非贩卖商品，收货员在清点赠品后，给供应商开具收据，将赠品转给企刬部或客嗠部赠品发放处，并注明属A商品之赠送品，此赠品不做电脑收货。

条码检查及店内码打印：

抽取一个销售单位的商品检验商品条码是否可读，如果所显示商品描述与商品包装描述完全相符，该商品条形码通过检验。

当界面所显示条形码为非法字样或与此不同的描述，应填写标签打印申请单，经收货主管签字后，条形码打印机将打印出店内条码。

贴条形码时，店内条形码应覆盖非法的国际条形码。

如因店内条码大小无法盖过国际条码，帽相错而贴。

无条形的商品需贴店内码。

剩余的店内码，应收回交给收货主管并统一销毁。

打印店内码的无（错）码商品必须是系统内已建有资料的商品，系统内无资料则拒收。

9、会计对《进货验收单》和《订货单》复核

注：

对于厂商送货单上商品进价高于订单进价的商品，可根据实际情况在征得营运主管或采购经理同意后方能收货，可在商品验收单上直接修改商品进价，单据签字后将会改变商品资料上的进价。

3.3、涉及票据

电脑验收单（一式三联）

商管联、厂商联、财务联

作业流程

商品退货流程

类别

编号

一、目的：

为规范商品退货作业，特制定本流程

二、适用范围：

本公司部门于商品退换货时适用

三、内容：

财务依单作财务帐务处理

退货单厂商联交厂商做携出放行凭证及结算凭证

收货人员、厂商共同办理退货交接

厂商、收货员共同再退货单上核对签字确认

采购主管通知厂商退货

营运部将退货单连同商品送交商管课退货处

通知采购先订货再退货

录入员录入/审核/打印电脑退货单

如应付款小于退货

财务检查应付款余额

采购主管审核退货申请单

营运部门制作商品手工退货申请单

如应付款大于退货

3.1流程图：

3.2流程说明：

1、各课营业员定期检查货架商品，确认应退之商品，填写手工退货申请单。

2、采购主管确定需要退货后于财务部联系确认该供应商有无货款可扣，如无应付款则不作退货，应由采购主管联系供货商引进新品换货，待供货商有了足够扣款后才可退货。

以上事项确认后通知供货商。

3、电脑课按《手工退货申请单》录入《新品退货单》。

4、《新品退货单》及应运部门将退货商品送至商管课退货处。

5、退货后将确认的《商品退货单》财务联汇总按票据传递流程传递到财务部。

6、财务核对“退货单”后，在系统“财务管理/票据记帐”中进行厂商应付款项的记帐。

7、财务记帐将《退货单》按厂商存入其末结算单据中，准备对帐结算使用，票据记帐后系统据此减少厂商当期应付款帐。

注意：

采购部通知供应商退货商品如七天过后不来退货，将商品退货单直接交财务部作扣款处理。

3.3涉及票据：

手工退货申请单一式一联

电脑商品退货单一式二联

厂商联、财务联

作业流程

商品报损作业流程

类别

编号

一、目的：

为规范商品报损作业，特制定本原则。

二、适用范围：

本公司部门于自营商品报损时适用。

营运部门制作商品手工报损申请单

三、内容：

电脑课录入审核电脑报损单

防损员检查

（副）总经理或店经理审批

营运主管审核手工报损申请单

3.1流程图：

3.2流程说明：

1、商品报损一定是商品实物存在而不符合正常销售标准的商品。

2、各部门定期检查商品，确认应报损之商品，填写报损申请单后经（副）总经理或店经理审批。

3、《报损申请单》批准后通知防损员查验实物。

4、电脑课录入并审核电脑报损单。

3.3涉及票据：

手工报损申请单一式一联

电脑报损单一式一联（不打印）

作业流程

变价作业流程

类别

编号

一、目的：

为规范商品变价作业流程作业，特制定本原则。

二、适用范围：

本公司部门于变价作业流程时适用。

三、内容：

电脑录入变价单

打印新标价签

营运主管或采购主管填写变价单

3.1流程图：

1.变价申请报批3.持变价单旧标价签通知电脑变价

采购经理审核批准

2.同意变价4.打印后的新标价签

卖场更换新标价签、POP

5.通知卖场执行变价6.反馈

3.2流程说明：

1、进价变更：

厂商变价通知，厂商进价变化的商品，必须要求供货商提前通知，同意更改进价后，采购主管填写变价申请单，附厂商变价通知报批。

2、售价变更：

营运主管填写变价申请单。

▲变价申请单应包括变价商品的条码、名称、规格、原（进）售价、新（进）售价

▲写明变价日期，应在此日生效，尽量避免在营业中变价。

3、经审批后持旧标价签将变价申请单送电脑课。

4、变价处理，电脑课在计算机中录入变价单，核对后审核，对此商品的售价改变。

5、营运主管督导部门营业员向电脑课申领新价格标签。

同时检查POP的更换。

3.3涉及票据：

手工变价单（一式一联）

电脑进价变价单：

不打印

电脑进价变价单：

不打印

作业流程

特价折扣作业流程

类别

编号

一、目的：

为规范商品特价变价作业，特制定本原则。

二、适用范围：

本公司部门于特价变价时适用

业务员填写特价商品申请表包括条码、进价、售价、特价、促销数量、每人限够数量、生效及到期的时间、厂商承担比例

三、内容：

店长审批

3.1流程图：

特价时间结束收银前台自动终止打折销售恢复原价销售。

并提示更换标价签

财务审批

特价时间开始收银前台自动执行打折销售

业务员

经营部门在特价生效前更换特价标签、POP，检查促销前准备。

特价结束时更换商品价签

电脑

录入折扣申请单并下到前台POS系统。

完成后将系统折扣申请单号抄录于特价商品申请表右上角以便查询

总经理审批

3.2流程说明

1、由业务或部门经理同供应商洽谈卖场特价促销事宜，确定施行特价促销的品种、数量、供应商折扣承担比例（进价特价）

2、业务同供应商达成特价协议后，填写《商品特价申请单》一式二联，《商品折扣申请单》应注意标明折扣部门、起始日期、终止日期、起始时间、终止时间，如始数量有限制的超低价商品，还应标明每人限够数量。

报部门经理、店长、财务部、幅总经理、总经理批准。

作业流程

专柜商品销售流程

类别

编号

一、目的：

为规范商品销售作业时，特制定本流程。

二、适用范围：

本公司卖场销售收银。

营业员接待顾客

三、内容：

3.1流程图：

收银员打印电脑小票

顾客凭加盖收银章的电脑小票及手工销售小票到专柜取货

顾客付款结帐

顾客持二联小票到指定收银态付款

填写一式三联销售小票

3.2流程说明：

1、顾客购买商品时，营业员必须严格填写《商品销售小票》一式三联，内容包括：

商品代码，商品名称