物资供应管理制度设备材料终版.docx

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物资供应管理制度设备材料终版

设备物资供应管理制度

1.总则

为了保证工程设备供应满足设计和施工的要求，规范设备供应各阶段工作，特制定本管理制度。

2.职责

2.1建设单位

建设单位负责设备物资供应管理的部门为物资供应部。

2.1.1根据工程建设进度计划，组织制定设备到货进度计划并审批。

2.1.2根据设备到货进度计划，编制设备采购总体进度计划，组织审查并审批。

2.1.3根据设备采购总体进度计划，编制设备采购批招标计划、招标文件等，组织审查并审批。

2.1.4督促设备招标工作，参加设备招标、合同谈判，签订设备供货合同。

2.1.5负责设备催货、运输、到货开箱检验、交接、保管、发放、收集设备资料、保管备品备件及专用工具等的管理工作。

2.1.6负责向相关单位提供设备的安装图纸、安装使用说明书、使用说明书、试验报告、合格证等质量证明文件。

2.1.7工程完工后对库存设备进行盘点、分类、造册，说明库存原因。

2.1.8负责联系设备制造厂商进行现场技术服务和处理到场设备存在的问题。

2.1.9建立设备合同管理台帐，负责设备合同的管理。

2.1.10负责设备合同款支付、违约索赔以及合同修订等管理工作。

2.1.11每月编制设备采购、供应情况报告。

2.1.12按照合同约定的监造范围，负责设备监造人员的委派和管理，进行设备的监造工作。

2.1.13负责设备包装物的收集和处理。

对于需退回厂家的包装物要保证完好并联系安排退回厂家。

2.2监理单位

2.2.1参加设备的招标、合同谈判和合同签订工作。

2.2.2审核施工承包单位提供的设备到货进度要求，提出设备到货进度计划要求，报建设单位审批。

2.2.3参加设备采购总体进度计划审查提出监理意见。

2.2.4参加设备到货开箱检查和交接工作。

2.2.5协调处理设备供应中存在的问题，并向建设单位报告。

2.2.6跟踪和检查设备保管情况和安装情况。

针对发现的问题，提出监理意见，并向建设单位报告。

2.2.7配合建设单位进行违约索赔等合同管理工作。

2.2.8负责协调、落实设备制造厂商现场技术服务和处理到场设备存在的问题。

2.3物资招标代理单位

2.3.1根据建设单位要求，编制设备招标文件和评标大纲报建设单位审查。

2.3.2组织设备招标、评标工作，并依据招标、定标结果，组织预中标单位、建设单位、设计单位进行技术协议、合同谈判和合同签订工作。

2.3.3负责向建设单位移交招标资料，并制作合同。

2.4设计单位

2.4.1参加设备采购总体进度计划审查并提出设计意见。

2.4.2按照设计进度计划、采购总体进度计划和设备招标要求，及时提供设备技术规范书、设备清册、设备定货图纸。

2.4.3按照设计进度计划提出设计所需设备技术资料内容和时间要求等。

2.4.4参加设备招标、谈判和合同技术协议签订工作。

2.5施工承包单位

2.5.1编制设备到货进度要求报监理审核。

2.5.2参加设备采购总体进度计划审查并提出意见。

2.5.3参加设备的开箱检验，办理设备物资领用手续，对领用的设备物资妥善进行保管，及时反馈施工过程中发现的各类信息。

2.5.4配合设备制造厂商现场技术服务和处理到场设备存在的问题。

2.5.5配合建设单位将设备包装物按照建设单位的要求摆放到指定地点存放；对于需退回厂家的包装物有保证完好的责任。

3.主要的工作内容及要求

3.1设备到货进度计划

3.1.1监理组织施工承包单位召开会议，根据工程建设进度计划编制设备到货进度要求。

3.1.2建设单位物资供应部及时组织监理、设计、施工承包等单位召开会议，根据工程建设进度计划制定设备到货进度计划并按程序审批。

3.2设备采购总体进度计划

3.2.1建设单位物资供应部根据工程进度计划、设备到货进度计划、设计单位要求以及设备制造周期，积极与设计单位协商，编制设备采购总体进度计划。

3.2.2设计单位应按照建设单位要求，根据工程建设进度计划和设计进度计划提出设计所需设备技术资料的提供时间，并提出设备采购时间建议。

3.2.3建设单位物资供应部应及时组织监理、设计、物资招标代理单位召开会议，对设备采购总体计划进行审查或修订，并按程序审批。

3.2.4设备采购总体进度计划应提出设备采购批次划分、设备采购批招标工作计划的提供和审查时间、设备技术规范书提供和审查时间、招标文件的提供、审查、上报时间，合同签订时间。

3.3设备采购批招标工作计划、招标文件

3.3.1按照设备采购总体进度计划，建设单位积极与设计单位协商，及时提出设备采购批招标工作计划、招标文件。

3.3.2设计单位按照设备采购总体进度计划中安排的时间提供设备技术规范书。

3.3.3建设单位及时组织对设备采购批招标工作计划、招标文件的审查并按程序审批。

3.4设备技术资料

3.4.1建设单位负责督促设备厂商及时提供所需的设备技术资料和质量证明文件。

3.4.2建设单位按照设备采购合同在开箱验货的同时验收装箱设备资料，按照开箱验收相关要求对装箱设备资料清点验收并整理列出清单，及时存档和按规定发放给相关单位。

3.4.3对于在开箱验货中发现缺少的装箱设备资料，建设单位物资供应部应积极联系供货单位提供。

3.4.4施工单位应对所提供的设备资料进行审核，发现问题及时反馈建设单位，以便建设单位物资供应部及时联系供货单位处理解决。

3.5设备质量的监造

3.5.1监造范围：

本工程锅炉、汽轮机、汽轮发电机、磨煤机、风机及电机、电除尘器、空冷凝汽器、给水泵、凝结水泵、高压加热器、低压加热器、除氧器、220kV主变压器、220kV断路器、热网加热器、斗轮机及其它订货合同确定的需监造的设备。

3.5.2监造方式：

锅炉、汽轮机、发电机、主变、空冷凝汽器派驻监造代表（监造人员），实行全过程跟踪监造。

主要辅属设备不设常驻监造人员监造,但对重要的工序、关键部套或属新产品、引进产品等应派人到生产厂进行制造质量监造和阶段性监造。

3.5.3监造依据：

电办（1995）37号文《大型电力设备质量监造暂行规定》及设备订货合同。

3.5.4监造工作的要求

3.5.4.1熟悉合同内容、了解产品质量要求和检验方法，编制本工程监造方案。

3.5.4.2掌握设备生产动态，及时跟踪进行设备监造。

3.5.4.3在生产厂质量检验部门的协作下，充分了解和掌握合同产品的生产和质量情况，对发现问题及时向生产厂反映并监督其及时消除缺陷。

3.5.4.4做好监造记录，及时收集整理资料，定期向建设单位汇报工作。

3.5.4.5对合同产品的质量实行全面监督，参与或了解按部颁监造大纲规定的重要部件的原材料、铸、锻件投料前的理化检验和元器件的筛选检验。

3.5.4.6了解重要部件的加工和焊接工艺以及保证质量的措施，了解加工过程中的中间检验情况和主要部件组装情况。

3.5.4.7参加和了解合同产品协议中规定的部套试验、联动试验、总装和出厂试验（总装和出厂试验需通知建设单位参加），并履行见证手续，但这种见证不代替合同规定的产品到工地后的验收和投运后的验收试验。

3.5.4.8了解合同产品出厂前的油漆防护、维护保管和包装、发运情况。

3.5.4.9了解合同产品的设计修改和改进情况以及质量问题的处理情况。

3.5.4.10监造人员对合同产品的质量、数量问题与生产厂意见不一致时，应主动协商，如经协商意见仍不能统一，可向生产厂提出备忘录并同时上报建设单位。

3.5.5监造报告

3.5.5.1监造过程中，监造人员每月15日前、30日前分别编制监造工作报告，报建设单位。

3.5.5.2监造工作完成后，监造人员应按照设备合同分别编写监造总结报告，报建设单位。

3.5.5.3监造总结报告应包含厂家出具的资料签证及试验、实测记录，监造报告上应有监造人员、监造单位主管签字并加盖公章，所有资料应为原件。

3.5.5.4监造单位根据设备特点定期或不定期安排有关人员检查设备监造情况及制造进度，并将检查情况及时以书面形式提交建设单位。

三大主机要求每周出一期进度报告，每月出一期综合监造检查报告。

3.6设备催交与运输

3.6.1建设单位物资供应部自合同签订后负责设备制造进度、装车、运输、卸车的全程跟踪管理，根据合同及进度要求提前做好设备的催交工作。

3.6.2建设单位物资供应部对于合同中规定的运输方式的任何改变，应书面通报情况。

3.6.3建设单位物资供应部应每半月汇报设备制造和运输情况。

3.6.4建设单位物资供应部根据工程施工进度和设备到货要求，及时联系供货单位按要求供货，必要时安排专人到供货单位就地督促催交，确保按期交货。

3.7到货检验与交接

3.7.1建设单位物资供应部主持设备到货的开箱检验，施工承包单位、监理单位和厂家代表（厂家代表不在现场由受委托单位代理）参加，必要时通知保卫人员参加。

3.7.2设备开箱检验主要内容：

3.7.2.1核对设备的型号、规格、数量、专用工具及备品备件是否符合合同要求。

3.7.2.2检查出厂合格证、装箱零部件清单、装箱技术资料是否齐全。

3.7.2.3重点检查设备有无变形、零部件有无丢失、制造方面有无超标等。

3.7.2.4按要求填写《设备开箱验收单》。

3.7.2.5对于安装急需的设备，在设备开箱验收后即可办理移交手续，填写《设备交接验收证书》，移交施工承包单位，之后2天内办理出库领用手续。

3.7.3对验收中发现的问题由监理单位在3天内组织各方召开协调会解决，并形成会议纪要，发建设单位、供应商和施工承包单位，有必要时通知设计单位。

3.7.4备品备件、专用工具经验收合格后由建设单位物资供应部保管，施工承包单位要使用可以办理借用手续。

3.7.5装箱资料经验收后由建设单位保存,并按有关规定分发相关单位使用和保管。

3.7.6设备移交施工承包单位后，施工承包单位应按照制造商和规程要求进行保管和维护，并承担因保管和维护不善而造成的风险。

3.7.7国外进口设备的检验按照订货合同和国家有关的规定办理。

3.7.8需要进行检验的设备经开箱检验后，应填写专用的技术检验记录，并由施工承包单位、监理单位、建设单位、制造厂人员共同签字，作为技术处理及索赔的依据。

检验记录作为竣工资料移交建设单位。

3.7.9设备经检验存在影响寿命、出力、效率及安全运行等缺陷时，不得投入安装。

一般的缺陷和缺件按照设备缺陷处理程序办理。

3.8设备的领用

3.8.1设备的出库均应按照规定办理出库手续，填报“领料单”，无“领料单”不得办理出库手续；紧急情况下，可经施工承包单位、建设单位的领导同意先办理出库，并于第二天补办出库手续。

3.8.2设备的发放，应执行“本机专用”的原则。

3.8.3施工承包单位领用设备时应根据设备的安装进度计划，向本单位主管部门办理“领料单”，批准后报建设单位审批。

3.8.4库房管理人员根据批准的“领料单”办理出库手续。

如因工程需要，需挪用、拆卸部套的，必须由施工承包单位提出书面申请，经监理、建设单位审核登记，方可领用或借用。

3.8.5同一设备的整台全套设备，需要分次领，施工承包单位应填制“领料单”，并注明部件名称。

3.8.6施工承包单位领用尚未开箱检验设备时，应事先会同有关单位，进行开箱检验无误后，同时由库房管理人员办理出库手续。

之后再补办验收记录，并于第二天补办出库手续。

3.8.7施工承包单位领用的设备，必须按照规定用途安装和使用，不得任意变更用途。

3.8.8对于施工剩余或设计变更等不适用的设备，建设单位应督促施工承包单位及时退库，填制“退库单”，办理退库手续。

3.8.9建设单位财务稽核员应在每月25日前将当月帐务稽核完，以便库房管理人员及时记帐。

3.8.10年度终了，对已出库尚不符合安装条件的设备，应填制“已领用安装设备表”（格式自订），办理设备假退库手续，冲减当年“设备投资”和增加“库存设备”，下年度开始重新转回。

3.9设备厂商技术服务

3.9.1设备供货厂商到现场服务工作范围，原则上依据设备订货合同有关条款执行。

3.9.2设备供货厂商到现场服务的事项由设备安装、调试单位提出（以下简称提出单位），由建设单位物资供应部统一安排协调管理。

3.9.3设备供货厂商服务人员到现场的接待由建设单位负责；工作安排由提出单位负责；服务工作完成或告一段落，服务人员离去，由提出单位签证，调试单位（调试阶段）、监理单位、建设单位认可。

3.9.4服务项目的提出及处理：

3.9.4.1设备供货厂商人员到现场的服务事项，提出单位应填写“设备供货单位现场服务联系单（以下简称服务联系单）”。

3.9.4.2服务联系单需在事前7日交由建设单位，由其负责联系通知；在联系通知时，应采用“传真”或其他书面形式。

3.9.4.3设备供货厂商服务人员到达现场后，先到建设单位报到，并持服务联系单到提出单位开展工作。

3.9.4.4服务完成后，提出单位、监理单位、调试单位（调试阶段）对设备供货厂商服务人员的工作进行签认，再由服务人员持单交建设单位。

3.9.4.5建设单位收到经签认的服务联系单后，应审核服务事项处理完成情况，确认现场服务工作已完成并签注意见后，服务人员方可离去。

3.9.4.6建设单位收到服务联系单后，应在设备管理台账上进行登记、归档。

3.10设备缺陷处理

3.10.1设备缺陷的发现途径

3.10.1.1设备制造缺陷鉴定：

驻厂监造代表依据技术协议和设备制造的质量标准规范要求先进行厂内鉴定，鉴定结果及处理办法通过监造质量通报的形式通知建设单位。

3.10.1.2运输过程中的损坏、丢失缺陷：

由建设单位物资供应部与供货单位（或运输单位）共同检查到货物资的外观及包装是否完好，如发现包装物破损、设备损坏现象，立即进行记录及拍照取证，由供货单位向运输单位索取商务记录报建设单位，并办理保险理赔事宜，同时建设单位物资供应部督促供货单位补供。

3.10.1.3设备到货验收的缺陷鉴定：

设备到货后，由建设单位物资供应部组织按照合同设备开箱验收的程序要求进行联合开箱验收，并依据验收结果填写验收单，此项检验侧重于物资的外表质量、数量、锈蚀、损坏等外观检验，如发现缺陷，按照缺陷的类别分类进行处理。

3.10.1.4设备缺件：

开箱验收清点应对照合同中供货范围和发运清单及装箱清单，如发现存在设备缺件，向供货商出具缺件清单，由建设单位物资供应部负责进行联系及办理索赔，落实补供、补发事宜。

3.10.1.5在进行行业例行“锅检”、检验、耐压试验等发现的设备缺陷，由施工承包单位负责拍照备案，填写“设备缺陷报告单”（要求对设备缺陷进行简明描述，如需附图（照片）或有详细测试数据时可作为附件），并经其部门技术负责人审核后，报监理单位、供货单位、建设单位审核。

3.10.1.6在安装施工前检查发现的设备缺陷，由施工单位拍照备案，负责填写“设备缺陷报告单”（要求对设备缺陷进行简明描述，如需附图（照片）或有详细测试数据时可作为附件），并经其部门技术负责人审核后，报工程监理部、供货单位、建设单位审核。

3.10.1.7安装施工的分项、分部验收与整体调试试运转时发现的设备缺陷，由调试单位（或施工承包单位）拍照备案，负责填写“设备缺陷通知单”（要求对设备缺陷进行简明描述，如需附图（照片）或有详细测试数据时可作为附件），并经其部门技术负责人审核后报工程监理部、承包单位、建设单位审核。

3.10.1.8设备缺陷通知单的填写，按《DLT5210-2009电力建设施工质量验收及评价规程》中的“表4.2.6设备缺陷通知单”的要求执行。

3.10.2设备缺陷的处理

3.10.2.1制造厂内发现的设备缺陷应及时在制造过程中消除。

3.10.2.2到货入库前发现的设备缺陷由建设单位物资供应部组织施工承包单位、建设单位工程部、监理单位、供货单位共同进行鉴定确认并确定处理意见，建设单位物资供应部负责督促供货单位按照确定的处理意见处理。

3.10.2.3发现的设备物资缺件应本着先及时补供，以满足现场施工进度需要，然后再追究相关单位责任的原则来进行，但对设备物资缺件补供的相关费用，应由责任方负责承担。

3.10.2.4设备缺陷需要进行修复处理的，要本着不影响质量和满足施工进度需要的前提下，尽量在现场进行设备缺陷的处理，在现场条件不具备或现场人员无法进行修复时，采用返厂修理或重新供货方案。

3.10.2.5当工程物资设备缺陷可在现场进行缺陷处理时，由建设单位物资供应部负责通知制造厂商，其应在规定时间内到达施工现场（供货合同有规定时按合同执行）；若制造厂商接到缺陷通知在规定时间内不作答复，影响工程施工进度，由监理、施工承包单位、建设单位根据鉴定后提出的建议决定由施工承包单位或委托其他具有资质的单位进行处理，处理单位应填写《设备缺陷处理单》提交监理、承包单位、建设单位审批，所发生的费用由责任方承担，并追究责任，并按照规定将其费用开支全部扣回。

3.10.2.6缺陷确认后，供货单位应立即制定处理方案，处理时限不得影响工程进度。

若缺陷责任暂时难定，供货单位必须按照合同规定，在积极参与处理解决后，再行继续进行商议解决落实责任事宜。

3.10.2.7重大设备缺陷的处理方案应得到工程监理、施工承包单位、供货单位、建设单位等认可后，方可安排实施，必要时应邀请有关专家组织专题会研究决定。

3.10.3设备缺陷处理后的验收

3.10.3.1设备缺陷按照预定方案处理完毕后，由缺陷责任单位填写“设备缺陷处理单”，表中应说明处理过程及处理结果，并经自检合格后上报工程监理、供货单位、建设单位审批，如有附图、试验报告可作为附件，一并申报进行检查验收。

3.10.3.2监理收到“设备缺陷处理单”后，应及时组织监理、供货单位、建设单位、施工单位（调试）等进行验收，符合厂商规定质量标准要求及工程验收规范时，签署意见并签名。

3.10.3.3缺陷处理的相关文件资料（包括信函、方案、测试、检查验收报告等）齐全，并应按照规定要求，作为工程竣工技术文件由施工承包单位向建设单位进行移交备存。

3.10.3.4设备缺陷处理单的填写，按《DLT5210-2009电力建设施工质量验收及评价规程》中的“表4.2.7设备缺陷处理单”的要求执行。

3.10.3.5关于索赔详见索赔管理实施细则。

3.11设备保管

3.11.1经过验收后入库的设备，库房管理人员还需进一步核实数量、规格，无误后，办理设备入库手续，进行储存防护。

3.11.2库房管理人员应建立设备台账，做好登记建账工作，做到“帐、卡、物”相符。

3.11.3未经开箱验收需紧急（救灾、事故）使用的设备，应经施工承包单位总工程师、监理单位、建设单位批准后发放，作好“紧急放行”标识记录，以便质量有问题时实现追溯。

3.11.4设备定期盘点每年不少于两次（六月底、年终），每次盘点均需编制盘点表，由建设单位资供应部组织监理单位、施工承包单位、建设单位工程部和财务稽核员共同参加盘点，并在设备盘点表上确认签字，设备盘点表一式四份，经物资供应部主管审查并加盖公章后上报。

3.11.5设备的储存防护执行原电力部颁发的《电力基本建设火电设备维护保管规程》和《仓储管理实施细则》及生产厂家防护要求等规定。

3.12随机备品、备件和专用工具保管与借用

3.12.1验收合格的随机备品备件和专用工具由建设单位物资供应部负责按物资存放的要求进行保管。

设备随机备品备件和专用工具清单应送交建设单位工程管理部及监理单位等相关部门。

3.12.2在设备安装、调试及试运行过程中如需领用备品备件和专用工具，应由施工承包单位填写《专用工具借用单》、《备品配件领用单》，应填写清楚借用或领用物资的原因、名称、型号、数量、领用部门、时间等，由施工承包单位、建设单位工程管理部、监理单位相关人员签字后方可到物资供应部领用。

3.12.3在施工承包单位领用备品备件时，根据实际情况，部分损坏的设备原件应归还物资供应部后，方能领用备品备件，在领用备品备件时，监理单位、建设单位工程管理部应查清设备损坏的原因，落实有关单位的责任。

3.12.4凡借用的专用工具，使用单位应爱惜，按操作方法使用，防止损坏，用完后及时归还，并填报《专用工具归还单》。

在试运行结束后的设备移交时，施工承包单位应将全部借用的专用工具移交物建设单位资供应部，如果有损坏或丢失，应按价赔偿。

3.13设备合同款支付

设备付款执行《工程建设资金管理办法》。

4.考核

4.1设备管理考核

4.1.1施工承包单位对设备管理不善的，视情节处以500～2000元罚款，重要设备或因设备保管不善严重影响后续工作的，处以5000～10000元罚款。

4.2设备厂商技术服务考核：

4.2.1如设备供货厂商接到通知未能按时到达，给提出单位造成工作停滞或其他损失时，按下列情况进行处理：

4.2.1.1未能按时到达视同延误工期，按合同有关条款处理或处予每天1000元以上，5000元以下违约处罚。

4.2.1.2由提出单位提出书面索赔要求的，建设单位与设备供货厂商协调解决索赔事宜。

4.2.2如提出单位过失，按下列情况处理：

4.2.2.1设备供货厂商服务人员按时到达三天后不能开展工作，从第四天起按天计算，提出单位承担来人食宿及误工工资。

4.2.2.2设备供货厂商服务人员到达现场七天后仍不能开展工作，来人要求返回时，提出单位还应承担来人往返差旅费用，并向提出单位处予每次5000元处罚。

4.2.3因其它单位工作失误造成设备供货厂商服务人员不能按时开展工作，分清责任后，向责任单位处予每天1000元以上5000以下的处罚。

5.附件

5.1设备交接验收证书

5.2设备开箱验收单

5.3领料单

5.4退库单

5.5设备供货单位现场服务联系单

5.6专用工具借用单

5.7专用工具归还清单

5.8备品配件领用单

5.9设备缺陷通知单

5.10设备缺陷处理报告单

设备交接验收证书

工程名称：

新疆天山电力奇台热电联产一期工程编号：

TQNY/SBJY-XXXX-2013

设备名称

合同编号

建设单位意见：

我单位负责采购的设备，经现场开箱验收，现办理交接。

附件：

1、设备开箱验收单

建设单位（章）：

工程部（专工）：

物资专责：

日期：

施工承包单位（接收单位）意见：

接收单位（章）：

物资负责人：

日期：

监理单位意见：

监理单位（章）：

监理工程师：

日期：

供货单位

现场代表：

日期：

注：

1、本表由建设单位物资设备专责填写一式四份，各方签署意见后，监理单位、接收单位（施工承包单位）各执一份，建设单位二份（档案、物资）。

2、供货单位如未来人，供货单位栏需填写委托开箱验收文件并附委托开箱验收文件（如传真等）。

设备开箱验收单

工程名称：

新疆天山电力奇台热电联产一期工程编号:

TQNY/SBKY-XXXX-2013

供货单位

合同编号

存放地点

运输方式

车号

箱号

设备

名称

型号

规格

单位

数量

供货

实到

件

随机

资料

装箱单

份

合格证

份

说明书

份

图纸

份

检验单

份

电子文挡

份

设备及附件验收结果

存在问题处理意见

参

加

验

收

单

位

签

字