费用报销及款项支付程序管理办法.doc

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费用报销及款项支付程序管理办法

第一条为加强公司费用预算管理，制定公司费用报销及款项支付审批程序。

第二条公司高层管理人员的费用报销程序

公司高层管理人员可将费用票据交给行政部秘书，由行政部秘书填写“费用报销单”并贴上票据，交财务人员核对，财务部门负责人复核。

总经理及财务总监的费用支出，由董事长审批，副总经理、董事会秘书及其他高管人员的费用支出，由总经理审批。

费用报销单最终经财务总监审签后，交财务部门办理报销手续。

第三条各部室的费用报销及款项支付程序

1．差旅费的报销

（1）出差人填写“差旅费报销单”，按要求填写姓名、同行人、出差事由、起讫地点、出发日期、返回日期、注明票据张数和金额等内容，贴好票据；部门负责人审签；

（2）财务人员对票据进行核对，财务部门负责人复核；

（3）公司分管领导审批；

（4）总经理审批；

（5）财务总监审批；

（6）交财务部门办理报销手续。

其他费用报销应填写“费用报销单”的有关内容，贴好票据，

按上述程序核批并办理报销。

2.探亲路费报销

（1）享受探亲的员工在探亲完毕回公司七天内，到行政部办理销假手续，填写“差旅费报销单”，按要求填好姓名、探亲地点、探望对象（父母或配偶）、出发和返回日期，注明票据张数和金额等内容，贴好票据，部门负责人审批，交行政部负责人审批。

（2）财务人员对票据进行核对，财务部负责人复核；

（3）公司分管领导审批；

（3）总经理审批；

（4）财务总监审批；

（5）交财务部门办理报销手续。

3.各类物品购置及报销

（1）办公用品的购置：

文具、纸张、信封、信纸等办公用品由行政部按计划统一购买或印制；办公桌、椅、沙发、文件柜、计算器等一类办公用具以及零星材料、配件等低值易耗品由部门提出书面申请，公司分管领导审批并经总经理审批后，由行政部统一购买并组织验收登记，办理报销手续；确属部门需要的专业办公用品，由行政部协助购置或由部门自行购买，买回后由行政部登记签收，办理报销手续。

（2）固定资产的购置：

房屋、汽车及价值二千元以上，使用期二年以上的机器、设备、电脑等固定资产由部门提出书面申请，填写“固定资产购置审批单”，报公司分管领导审批并报总经理批准，由行政部统筹购置，购入后由行政部会同具体使用管理部门验收登记，并填写“固定资产交接单”一式三联，使用部门、行政部、财务部门各存档一份。

（3）图书的购置：

科技书、各类参考书、工具书、报刊等图书，由部门提出书面申请，报公司分管领导审批并报总经理批准后，原则上由行政部统一购买订阅；部门自行购入的，应交行政部登记收管，然后办理报销手续。

上述物品的购买，一次性付出金额超过一万元的，必须报总经理事前审批。

按规定购买后，费用报销手续如下：

a）取得正式原始发票；

b）发票背面由经办人、验收人签名；

c）填写“费用报销单”，贴好票据后交财务人员核对，财务部门负责人复核；

d）公司分管领导审批；

e）总经理审批；

f）财务总监审批；

g）交财务部门办理报销手续。

4．职工借款程序

（1）因公出差、购买物品和办理公事需借公款的，借款人应填

写“借款单”，部门负责人签认，财务部门负责人复核，报公司总经理审批后再由财务总监审签，手续齐备方可到财务部门借款。

（2）出差借公款须在回公司后七天内结算，购物和办公事借款须在办理完毕后七天内结算。

老帐不清，新帐不借；当月不清，下月在工资中作扣款处理。

5．工程款支付程序

根据每月的现金流量预算计划，按工程合同，预（决）算、工程进度表情况由主办部门填写“工程付款通知单”，有关人员、负责人签名后由质量控制部门（或成本控制部门）签认，财务部门负责人复核，再报公司分管领导审批、总经理审批后，财务总监审签，交财务部门办理付款手续。

6．材料及设备采购付款程序

按订购货合同由主办部门填写“购货付款通知单”，有关人员、负责人签名，交工程技术部门签字确认，再由质量控制部（或成本控制部门）签认，财务部门负责人复核，交公司分管领导审批、总经理审批后，财务总监审签，交财务部门办理付款手续。

7．项目投资、长期股权投资付款程序

（1）主办部门根据经董事会、股东会批准后的投资协议及相关合同，填写“付款通知单”；

（2）财务部门负责人复核；

（3）公司分管领导审批；

（4）总经理审批；

（5）财务总监审批；

（6）凭“付款通知单”和有关附件到财务部门办理付款手续。

第四条以上款项支付的审批权限，遵照《公司货币资金管理暂行规定》执行。

第五条本办法自公布之日起执行。