款项支付及费用报销流程的规定的通知.doc

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青岛建安建设集团有限公司

关于款项支付及费用报销流程的规定

1范围

本规定适用于集团公司各部室、直属项目部。

本规定包括工作职责、材料款支付、工程款支付、往来款支付、费用支付、报销流程及办法、关于报销签字的规定、关于报销单据附件的规定等。

2定义

费用是指企业为销售商品、提供劳务等日常活动所发生的经济利益的流出，具体表现为企业的资金支出或资产耗费。

3职责

3.1财务部

3.1.1负责制定并完善集团公司款项支付及费用报销流程的规定。

3.1.2负责具体经办集团公司款项支付及费用报销。

3.2各部门、项目部

负责按照本规定办理款项支付及费用报销的相关审批手续。

4规定

4.1材料款拨付流程：

4.1.1按材料分计划不需签材料购销合同的材料付款及报销冲账流程（在项目部按承包合同约定回收工程款且资金到位后）：

（1）公司材料部采购付款流程：

材料部提交“单位工程用料计划”及支票领用申请单→出纳复核付款，其中：

①“单位工程用料计划”必须经造价部预算员审核签字、材料部专业业务经理签批、材料部负责人签批、造价项目负责人签批；

②材料支票领用申请单必须经采购经办人、材料部专业业务经理签批、材料部负责人签批、造价项目负责人签批或造价部负责人签批、公司总经理签字确认。

③出具材料计划材料部报销冲账流程（必须提供正规发票及经项目部材料员、项目经理签字确认调拨单）：

材料部采购经办人发票签字确认→材料部专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算人员签批或造价项目负责人签批→造价部负责人签批→出纳审核报销冲账（须附支票领用单）

（2）项目部自行采购付款流程：

项目部提交“单位工程用料计划”及支票领用申请单→出纳复核付款，其中：

①“单位工程用料计划”必须经造价部预算员审核签字、材料部负责人签批、造价项目负责人签批签批；

②材料支票领用申请单必须经项目采购经办人、项目经理签批、材料部负责人签批、造价项目负责人签批或造价部负责人签批、公司总经理签字确认。

③出具材料计划项目部报销冲账流程（必须提供正规发票）：

项目部采购经办人发票签字确认→材料部负责人签批→造价部预算人员签批或造价项目负责人签批→出纳审核报销冲账（须附支票领用单）

（3）对于项目的临设、临电计划付款报销程序除按照公司材料计划付款程序外，还应由工程部签字确认。

4.1.2大宗材料或主材公司签订材料购销合同按合同约定付款流程（在项目部按承包合同约定回收工程款且资金到位后）：

（1）拨付预付款及进度款：

材料部经办人提交付款申请并签字确认→项目经理签批→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批→财务部负责合同人员审核签字→总会计师签批→出纳复核后付款

（2）拨付尾款：

（附结算单或材料调拨单）

材料部经办人根据材料调拨单提交付款申请并签字确认→项目经理签批（或注明材料部已电话核实项目经理同意付款）→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批或造价部负责人签批→财务部常务副经理确认金额签字→总经理签批→总会计师签批→出纳复核后付款

4.1.3半成品加工合同按合同约定付款流程（在项目部按承包合同约定回收工程款且资金到位后）：

（1）拨付预付款及进度款

：

①公司材料部与供应商签订合同拨付预付款及进度款

材料部经办人签字→项目经理签字→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批→财务部负责合同人员审核签字→总会计师签批→出纳复核后付款（遇有特殊情况预付款可由项目经理委托材料部直接付款）

②项目部与供应商签订合同拨付预付款及进度款

项目经理提交付款申请并签字确认→材料部经办人签字→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批→财务部负责合同人员审核签字→总会计师签批→出纳复核后付款（遇有特殊情况预付款可由项目经理委托材料部直接付款）

（2）拨付尾款：

（附结算单）

①公司材料部与供应商签订合同拨付尾款

材料部经办人签字→项目经理签字→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批或造价部负责人签批→财务部常务副经理确认金额签字→总经理签批→总会计师签批→出纳复核后付款

②公司项目部与供应商签订合同拨付尾款

项目经理提交付款申请并签字确认→材料部经办人签字→材料部相应专业业务经理签批→材料部负责人签批→造价部预算员审核签字或造价项目负责人审核签批或造价部负责人签批→财务部常务副经理确认金额签字→总经理签批→总会计师签批→出纳复核后付款

4.2向业主支付投标保证金时，由经办人填写《投标保证金领用申请单》，经商务部门负责人及市场总监签字后，附招标文件报集团公司总会计师签批后予以付款。

其中:

对于联营合作项目，待联营合作单位将投标保证金存入集团公司账户后，再按以上手续办理保证金的支付，如需为联营单位垫付投标保证金，需经公司总经理签字后办理。

另外，联营合作项目从业主收回投标保证金入公司账后，由商务部经办人、商务部门负责人及市场总监签字后并带收款收据经公司出纳签字确认后付款。

4.3联营合作项目工程款项拨付流程：

出纳审核款项已拨付到位并签字→财务部常务副经理审核后登记项目台帐并签字→工程部审核签批→总会计师签批→出纳复核付款

4.4土建大包项目工程预付款、进度款拨付流程（其中分包借款及尾款等特殊情况除外需先经总经理签字）：

项目部提交付款申请并经项目经理签字确认→出纳签字确认款项已拨付到位→财务部常务副经理审核后登记项目台帐并签字→工程部审核签批→总会计师签批→出纳复核付款

4.5包定额工日项目工程分包款拨付流程（在项目部按合同约定回收工程款且资金到位后）：

项目部提交付款申请并经项目经理签字确认→劳务部审核签批→工程部审核签批→造价部审核签批→造价部每周六汇总报集团总经理签批→财务部常务副经理审核后登记项目台帐并签字→总会计师签批→出纳复核付款（支付工程分包款超过合同金额的85%时，先由造价部预算员审核项目部提交的工程量签字确认后再由造价部相关领导签批办理付款手续）

4.6关于费用报销单据签字的规定：

4.6.1费用报销流程（只限以下所列日常费用）

经办人注明发生费用事项并签字→部门副经理及部门经理审核签批→财务部相关人员审核单据、登记费用台账并签字→总会计师签批→出纳复核、报销。

4.6.2日常费用明细：

（1）养老保险费；

（2）住房公积金；

（3）培训费：

关键岗位、安全资格、特殊工种、建造师及其他证书的培训、继续教育及注册等费用；

（4）招聘广告费；

（5）物业费及水电费：

电费在报销时，必须注明起初表数、耗用度数以及期末表数；

（6）办公电话费及文件快递费；

（7）工程招标代理费及工程交易费；

（8）投标图纸押金、招标文件费；

（9）餐费等经营性费用：

①总部中午工作餐费；

②总部招待果品；

③总部部室招待餐费及经营性费用，必须经公司总经理签批后方可报销；

④项目部招待餐费及经营性费用，必须经公司总经理签批后方可报销。

（10）公司车辆费用：

车辆维修保养费、过路过桥费、汽油费（必须注明:

仪表期初公里数、期间跑动公里数、仪表期末公里数，经公司总经理签批后每半月报销一次，报销时间为每月15日及月末两天，遇节假日顺延，其他时间不予报销）；

（11）总部员工办公车费（每月报销一次）：

办公车费须经公司总经理签批后报销，报销时间为周二且在每月10号之前，其他时间不予报销；

（12）项目材料运费：

必须附带经项目部签字确认的运费单据，须经总经理签字后报销；

（13）办公用品：

主要包括日常办公耗材、低值易耗品等（电脑等设备除外）。

办公用品原则上由综合部根据各部门、项目部上报的计划汇总后统一购置，综合部每月10日前提报当月办公用品采购计划经部门副经理、部门经理审核后由公司总经理审批转财务部，在此计划额度内按日常报销流程规定领用、报销冲账。

超出月度计划额度，须重新办理追加审批并由公司总经理签字确认。

4.7关于报销单据附件的规定：

4.7.1对于需要根据合同付款的事项，在第一次付款时要将合同原件一份交财务部门。

4.7.2报销会务费时报销单要随附经分管领导签字同意的会议通知。

4.7.3购买办公用品时，发票要列明购置物品明细或随附经供应商盖章的物品数量金额明细。

4.7.4购置固定资产、低值品要随附验收单。

4.8其他规定：

4.8.1领用备用金应在所办事项完成之后5日内，支票自领用之日起5日内，外地领款（如材料借款）自领用之日起20日内，经办人必须到财务部门办理销账手续。

如因特殊原因确实不能按期销账的，应提前向财务部说明原因并经部门负责人或分管领导签批确认新的销账时间，其中：

特殊情况须经公司总经理签字确认。

对无故不按期办理销账手续的，财务部门将按照本规定从经办人工资中逐月扣回。

4.8.2对于同一部门或同一经办人，在上一次备用金借款或领用支票未按期报销冲账的情况下，不予办理下一次借款或领用支票。

4.8.3对于调离原部门或离职的人员，在办理调动手续前应将本人经办的备用金、支票等清理完毕，否则相关部门不予办理调动手续。

4.8.4公司总经理签字的时间为每星期二、四、六上午10：

00以前；各类材料款及费用报销单据财务部签字时间为每星期二、四、六上午，现金报销时间为每星期二全天，其它时间原则上不予办理。

4.8.5备用金借款或现金报销金额超过10000元的，应至少提前一天通知财务部。

4.9未经公司总经理签批的单据，财务部负责每周六汇总报公司总经理审阅。

4.9本规定自2010年5月1日起实行。

青岛建安建设集团有限公司

2010年5月1日

附款项支付单

表一：

青岛东亚建筑装饰有限公司

材料计划采购支票申请单

青岛建安建设集团有限公司

年月日

工程名称：

计划编号：

材料信息：

申请金额

大写：

（元）

小写：

（元）

材料部经办人

造

总

材料部业务经理

价

经

材料部负责人

部

理

备注：

表二：

青岛东亚建筑装饰有限公司

项目自行采购采购申请单

青岛建安建设集团有限公司

年月日

工程名称：

计划编号：

材料信息：

申请金额

大写：

（元）

小写：

（元）

项目采购经办人

造

总

项目经理

价

经

材料部负责人

部

理

备注：

表三：

青岛建安建设集团有限公司

签采购合同材料款项支付单

青岛东亚建筑装饰有限公司

供应商：

年月日

单位：

元

工程名称

款项性质

合同金额

合同编号

付款方式

结算总值

付款项目

已完成金额

本期实付

累计付款

累计

占合同%

应付

代扣款项

实付

总值

占合同%

质保金

本期确认实际付款金额：

￥________________

项目经理

材料部

材料部负责人

造价部

财务部

总会计师

总经理

备注：

累计付款比例超过90%须附结算单，本期确认实际付款金额由财务部填写。

表四：

青岛建安建设集团有限公司

半成品款项支付单

青岛东亚建筑装饰有限公司

供应商：

年月日

单位：

元

工程名称

款项性质

合同金额

合同编号

付款方式

结算总值

付款项目

已完成金额

本期实付

累计付款

累计

占合同%

应付

代扣款项

实付

总值

占合同%

质保金

本期确认实际付款金额：

￥________________

项目经理

材料部

材料部负责人

造价部

财务部

总会计师

总经理

备注：

累计付款比例超过90%须附结算单，本期确认实际付款金额由财务部填写。

表五

青岛建安建设集团有限公司

分包工程款支付单

青岛东亚建筑装饰有限公司

施工单位：

年月日

单位：

元

工程名称

款项性质

合同金额

合同编号

付款方式

结算总值

付款项目

已完成金额

本期实付

累计付款

累计

占合同%

应付

代扣款项

实付

总值

占合同%

质保金

本期确认实际付款金额：

￥________________

项目经理

劳务部

造价部

财务部

总会计师

总经理

备注：

累计付款比例超过90%须附结算单，本期确认实际付款金额由财务部填写。

表六：

青岛建安建设集团有限公司

土建大包工程款支付单

青岛东亚建筑装饰有限公司

施工单位：

年月日

单位：

元

工程名称

款项性质

合同金额

合同编号

付款方式

结算总值

付款项目

已完成金额

本期实付

累计付款

累计

占合同%

应付

代扣款项

实付

总值

占合同%

质保金

本期确认实际付款金额：

￥________________

项目部

出纳

财务部

工程部

总会计师

总经理

备注：

累计付款比例超过90%须附结算单，本期确认实际付款金额由财务部填写。

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