档案治理基础知识.docx
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档案治理基础知识
1引言1
1.1编写目的1
1.2适用对象及范围1
1.3设计依据1
2.1档案治理分系统2
2.1.1功能描述2
2.1.2系统功能2
2.1.3模块功能定义2
2.1.3.1档案录入2
2.1.3.2归档统计4
2.1.3.3档案查询5
2.1.3.4打印报表6
2.1.3.5档案借阅治理8
2.1.3.6档案销毁9
1引言
1.1编写目的
本需求规格讲明书定义应用系统软件完成的功能、业务流程、计算的数学模型、输入信息（数据来源）、输出信息（报表）。
本需求规格讲明书作为项目合同的附件之一，是双方组成项目组进行工作的基础性文件。
本需求规格讲明书作为验收的依据。
本需求规格讲明书由甲乙双方签字并加盖公章后方可生效,协议内容如需修改，应由合作双方协商一致，并签字盖章。
任何一方不可单独修改。
1.2适用对象及范围
本需求规格讲明书适用于参加本项目的所有治理人员、开发人员和维护人员。
1.3设计依据
《西安供电局综合信息治理系统招标文件》
《西安供电局综合信息治理系统技术协议》
《需求调研报告》
GB/T19001—ISO9001质量体系设计、开发、生产、安装和服务质量保证模式
GB/T19000.3—ISO9000-3软件开发、供应和维护中的使用指南
GB8566—88《计算机软件开发规范》
西安协同软件股份有限公司《计算机软件开发规范》
2.1档案治理分系统
2.1.1功能描述
档案治理分系统实现对供电局所有档案、文件以及收发文的治理，并对档案的借阅进行治理。
档案治理分系统要紧包括档案录入、档案统计、档案查询、打印报表、档案销毁以及系统维护几个模块。
2.1.2系统功能
档案销毁
系统维护
2.1.3模块功能定义
2.1.3.1档案录入
数据流程：
功能描述：
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。
每一个题名都对应一个文件，通过题名找着文件内容，实现全文录入。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
1、文书档案的录入：
对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入，要紧是对0到6大类即党群工作、行政治理、经营治理、生产技术治理、财务审计、人事劳资、其他文档，保管期限要紧分永久、长期、短期。
流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归档标志、备注。
2、科技档案的录入：
按年度及工程代号进行大流水录入。
文件卡片：
流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任
者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。
案卷卡片：
流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案
卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张
数、库位号、备注、备考表。
3、会计档案录入：
4、声像档案录入：
按载体分类并细分录入，载体分照片、软盘、音像及缩微。
按照片录入：
流水号、卷内序、分类号、题号、事项讲明、拍摄人、拍摄日期、
拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注（卡片录入）。
流水号、目
录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、
备注（案卷录入）。
数学计算模型
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
2.1.3.2归档统计
数据流程：
功能描述：
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计，按类目名称和年度进行统计。
保管期限为永久的文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数，另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
数学计算模型
1、按类目名称及年度统计
永久=该年度该类目保管期限为永久的记录总数
长期=该年度该类目保管期限为长期的记录总数
短期=该年度该类目保管期限为短期的记录总数
文件总数=永久+长期+短期
未归=该年度该类目未归档的文件总数
关于科技档案和声像档案中未立卷和已立卷的进行统计
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
1、文书档案的归档统计报表：
类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归。
2、科技档案、声像档案的归档统计报表：
类目名称、年度、永久、长期、文件总数、未归、不立卷、已立卷。
2.1.3.3档案查询
数据流程：
功能描述：
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询（通用查询），按年度和档案类型查询。
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
数学计算模型
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
2.1.3.4打印报表
数据流程：
功能描述：
对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印.
输入数据（报盘数据格式要求、输入数据样式）
数学计算模型
各档案全宗号不输出数据（为空）。
1、文书档案
⑴归档文件封面：
起止件号5=该盒号中起始件号和终止件号，其它均是从文档录入表中取得。
⑵文档脊背：
同归档文件封面。
2、科技档案
⑴所有字段均是从科技档案录入表中取得。
⑵科技档案案卷目录、科技档案卷内目录、科技档案文件目录中序号确实是科技档案中的流水号。
3、声像档案
⑴所有字段从声像档案录入表中取得。
⑵其中序号均是声像档案录入表中的流水号。
输出数据（报盘数据格式要求、报表样式）
1、文书档案：
⑴归档文件封面：
全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号
⑵文档脊背：
全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号（格式见下）
号
宗
全
度
年
限
期
管
保
构
机
号
件
止
起
号
盒
⑶归档文件目录：
件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注
件号
分类号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
2、科技档案：
⑴科技档案封面：
档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、档号
⑵科技档案脊背：
号
档
名
题
卷
案
⑶科技档案案卷目录：
工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密级、保管期限、编制单位、编制日期、备注
工程代号：
序号
档号
题名
份数
页数
图纸张数
密级
保管期限
编制单位
编制日期
备注
⑷科技档案卷内目录：
档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注
档号：
顺序号
字号
责任者
题名
日期
页数
备注
⑸科技档案全引目录：
工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内序、字号、题名、责任者、页数、备注
工程名称：
档号
题
名
编制日期
总页数
库位号
卷内序
字号
题名
责任者
页数
备注
⑹科技档案文件目录：
工程代号、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者
工程代号：
序号
日期
档号
文件题名
字号
责任者
3、声像档案：
⑴声像档案卷内目录：
（按分类号和保管期限来打印）分类号、案卷号、序号、题名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注
分类号：
案卷号：
序号
题名
拍摄日期
拍摄人
拍摄地点
底片号
备注
⑵事项卡：
题名，事项讲明
⑶照片卡：
拍摄时刻、拍摄地点、拍摄人、参卷号
⑷声像档案脊背：
号
宗
全
号
类
分
称
名
目
类
限
期
管
保
号
盒
⑸声像档案案卷目录：
（按分类号和保管期限来打印）序号、目录号、分类号、案卷号、题名，起始日期、截止日期、张数、密级
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