文书档案扫描管理系统说明书.docx

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文书档案扫描管理系统说明书

鼎华文书档案扫描管理系统软件

说明书

1、软件背景与应用前景

在我们的日常工作中，我们往往需要将一些纸质的文书档案转化成电子版的文书档案，这其中的原因有几大点：

一、纸质档案更占物理空间；二、纸质档案不易保存；三、纸质档案不易传输；四、人工的将纸质档案输入到电脑上制作成电子版太耗费人力物力。

这时，鼎华文书档案扫描管理系统软件应运而生，我们课通过扫描设备将纸质版的档案转化成电脑上的电子版，然后可对扫描完成的文书档案进行归档、整理、收录、保存等一系列的操作。

在目前来说，我们的这项技术是最为实用和快捷的，并且成本低廉，适合所有的企业和个人实用，前景良好。

2、文书档案扫描管理系统

一、流程图

3、系统的操作说明

一、文档云端集中管理

鼎华文书扫描管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控，让企业文档管理更方便、更高效、更安全、更规范。

2、个人网盘和公共文档

每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用。

三、文件夹

管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版。

说明:

1）便捷的文件夹操作栏；

2）快捷的文件上传、在线编写、新建文件夹按钮；

3）标签组提供多维度、多层次的文档分类检索机制；

4）搜索文件夹内的文件；

5）记录文件夹所有文件的操作历史（上传、下载、删除等操作）

四、文档

强大的文件管理，包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等

说明:

1）.控制文件的各种权限、进行外部编辑等

2）保密文件，未授权用户无法进行查看；

3）.文件版本上传和附件上传；

4）.文件版本管理。

提供获取历史版本功能、支持版本差异比较、删除历史版本及定版功能；

5）.记录文件的所有操作记录（上传、下载、删除等操作）

五、文档在线查看

无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放；

说明:

1）PDF在线翻页预览；

2）.表格文档在线预览；

3）.图纸在线预览；

4）.视频在线播放；

5）.音频在线播放

六、文档搜索

支持中英文全文搜索，直接搜索常见文档（包括CAD图纸）中的文字.基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索。

配合OCR组件，可对识别图片中的文字进行搜索

七、文档云端创建

直接创建各种格式的文档，也可选择公司内部的文档模版进行创建。

直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文档的在线编写。

八、文档在线编辑

提供在线编辑功能，实现文档编辑和桌面编辑器（如word、Excel等）的无缝集成。

编辑完成后，外部编辑器会自动在后台将文件上传到服务器

九、自定义属性（元数据）

用户可以自定义文档的属性、更完整的描述文档

十、文档分享和讨论

替代笨重的邮件，直接可以对文档进行分享和讨论.可分享到公司内外人员，使用内部消息、邮件、短信进行通知。

十一、文档发布

三种文档发布状态:

编写、待审、发布。

一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。

十二、文档关联流程

系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止、回顾等，通过流程实现文档管理的规范化。

流程可以灵活定制。

十三、个人工作台:

个人的工作中心

以个人为中心，组织系统内容。

不用离开个人工作台，快速定位需要的内容。

说明:

1）.个人工作台—消息；

2）.个人工作台—文档，包括待我审核的文件、最近提交和共享的文件；

3）.个人工作台—收藏；

十四、文件夹和文档授权

提供精细、易用的权限控制，可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、和7级查看人机制

说明:

1）.7级查看，控制预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限；

2）.可针对某个部门、某个岗位进行成组授权，；

3）.禁止某人权限

十四、操作历史

每一个文档的所有操作都会记录进操作历史，方便进行安全检查.同时，删除的文档，在这里可以还原。

十五、系统安全策略

系统管理员更加灵活的设置系统安全策略：

1）公司外访问禁止下载

2）屏蔽系统外发功能

3）技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问

十六、桌面防泄密–离线文档安全管控

文档下载到桌面后，仍然可以进行安全管控，原理如下：

十七、开放API：

连接各种软件和设备

鼎华提供FTP、WebDAV等标准文档访问接口，并支持IMAP邮件附件的读取，和扫描仪、传真等设备直接连接，并可和企业OA、ERP、CRM、项目管理软件集成，直接将易度和各种文档来源进行连接。

十八、全终端全平台终端随时随地访问

支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的访问。

不论你在哪里，都可以快速访问易度文档管理。