行政管理系统中心部门及岗位职责7.docx

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行政管理系统中心部门及岗位职责7

行政管理中心职责

中心名称

行政管理中心

中心负责人岗位名称

主管

部门主管上级岗位名称

总经理

中心使命

全面系统规划、执行公司行政管理工作，为公司的发展提供行政后勤保障支持，完善公司公司数据、档案管理，提炼公司企业文化。

部门职责与工作内容：

制度建设

Ø负责制订公司系统行政、总务后勤、信息化、档案、印章等管理制度，并监督执行；

Ø负责公司公文管理；

Ø参与组织各部门对公司所有业务流程、制度进行修订。

数据、档案和印章管理

Ø组织公司对内对外所有输入、输出数据的整理，规范使用和保存，确保在期限内追溯；

Ø组织公司对内对外所有行政文件的编号、印发、督办、立卷归档，规范文件的使用和保存；

Ø组织公司所有文件的归档整理，并指导各部门的资料建档工作，做好保密措施，确保有价值的档案在规定时期内得到妥善保管；

Ø根据制度规定对档案进行清理和销毁工作；

Ø根据公司印章管理规定，管理和使用公司各类行政印章，保证印章使用的规范化和合法化。

办公设备设施建设、管理

Ø组织企业网站建设和维护，及时更新和宣传公司信息；

Ø进行电脑及相关设备、网络、各种办公和业务软件的管理；

Ø对公司及分子公司固定资产实施统一监督管理；

Ø根据公司办公用品管理规定，实施公司办公器材、用品的采购、分发、维护及管理，为员工工作的顺利开展提供必要的硬件设施；

行政办公费用管理

Ø组织编制公司公司的年度行政办公费用预算并组织实施和控管。

经营资质和执业资格管理

Ø根据公司公司发展战略及年度工作计划，统筹办理公司公司经营资质的申报、年审、变更、注销等手续；并对下属公司的经营资质进行统一管理。

后勤服务

Ø根据公司后勤管理制度，以维护正常的办公秩序及办公环境；

Ø根据各部门的会议需求，协调会议室的使用，并根据需要提供会务服务；

Ø根据公司公司车辆管理制度进行所属办公车辆的管理，确保车辆使用的合法性和安全性；

Ø负责公司及下属分子公司的安全、消防工作；

企业文化建设

Ø根据公司公司企业文化建设意见组织制定企业文化建设方案并实施；

Ø组织企业愿景、使命、核心价值观的推广宣传。

会议管理

Ø进行公司的相关会议管理。

公共关系（含危机处理）

Ø组织联络政府和各相关业务单位，建立良好社会形象和合作关系；

Ø组织处理对外相关事务；

Ø组织处理有关往来函件；

Ø组织处理公司的重大危机事务。

行政管理中心

行政部长岗位说明书

岗位名称

行政部长

岗位编号

所属部门

行政管理中心

任职者

直属主管

所辖人数

直属下级

工资等级

编制日期

2015年12月17日（修订）

本职:

参与公司企业发展战略决策；负责公司管理体系、运营机制建设；统筹公司企业文化建设；负责集

团公司内部行政事务管理；负责公司内外关系协调与公共关系。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

参与公司企业发展战略决策。

工作

任务

1．研究国家政策、经济发展趋势和行业发展动态，组织收集整理分析信息，为公司发展战略决策提供支持。

2．参与制定公司发展战略、经营战略和重要方案。

3．协助总裁组织企业整体经济活动运行，协调各单位高管层落实行政管理中心公会决议，做好专题调研及反馈工作。

职

责

二

职责描述：

负责公司管理体系、运营机制建设并指导贯彻实施。

工作

任务

1．建立完善公司母子公司法人治理结构及运营机制，理顺内部管理体系，发挥资源整合、管理协作效应。

职

责

三

职责描述：

统筹公司企业文化建设。

工作

任务

1．参与提炼公司企业宗旨、企业精神、经营理念等核心文化，并做好企业文化在制度文化等方面的传导和实施。

2．在公司范围内组织开展企业文化培训及各项活动，增强员工凝聚力和团队合力。

3．统筹公司各单位企业文化阵地建设。

职

责

四

职责描述：

公司公司内部行政事务管理。

工作

任务

1．负责公司公司行政事务总协调，指导检查公司各单位行政工作开展。

2．接受公司各单位/员工的投诉或申诉，并及时处理或上报。

3．负责公司公司档案管理、资产管理和对下属公司档案、资产管理进行指导和监控。

4．制定推行行政管理中心工作计划、工作目标与资金计划，审核控制本部门各项费用。

5．对行政管理中心下级合理授权，及时、准确传达上级指示，指导、监督、检查所属下级的各项工作，批阅本中心上报的文件。

6．定期听取下级述职及对其工作进行评定，受理下级上报的合理化建议，按程序处理。

7．对下属进行专业技能和业务能力进行指导和培养。

职

责

五

职责描述：

公司内外关系和公共关系协调。

工作

任务

1．负责公司各单位关系协调，掌握中层以上员工思想动态并做好疏导沟通工作。

2．参与公司对外事务的处理，维护企业公关形象。

职

责

六

职责描述：

后勤、接待管理。

工作

任务

1.负责公司重大活动、会议的接待协调工作。

2.负责园林基地接待处的管理工作。

职

责

七

职责表述:

完成领导交办的其他任务。

工作权限：

决策权：

参与公司的各项重大战略决策制定；

审核权：

对本中心所涉行政、奖罚等管理工作有审核权；

解释权：

对公司行政规章制度有解释权；

监督检查权：

对公司各项决策决议、规章制度的贯彻执行有监督检查权；

处罚权：

对公司内违反相关规章制度的行为有处罚权。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

28-45岁

性别

男女不限

专业

行政管理、工商管理或经济类相关专业

职称

相关继续教育培训

工作经验

3年以上行政管理工作经验，2年以上汽车租赁运营公司同岗位工作经验。

知识

掌握相关行政管理、法律法规等知识，了解汽车租赁运营企业运作流程。

技能技巧

1、熟练使用WORD、EXCEL等办公软件，具备一定的网络知识。

2、具有一定的社会资源，能独立处理公司对外事务。

3、能独立完成公司及子公司行政管理体系与制度的建设和完善。

个人素质

具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际沟通能力、计划执行能力、写作能力和表达能力。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

行政办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理中心

行政专员岗位说明书

岗位名称

行政专员

岗位编号

任职者

所在部门

行政管理中心

直接上级

行政部长

所辖人员

直接下级

工资等级

编制日期

2015年12月17日

本职:

协助行政总监对公司行使协调、督办、检查权；处理行政有关工作。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

公司行政事务管理。

工作

任务

4.负责督办、协调公司证照办理、年检、工商注册等事宜；

5．负责公司后勤工作；

6.协助行政部部长搞好公司各项活动的开展。

职

责

二

职责表述：

管理公司后勤、安全工作。

工作

任务

1．组织指导公司后勤、车辆、安全等项工作管理；

2．组织为公司领导提供日常工作服务；

3．组织公司公共卫生管理；

4．组织公司固定资产管理；

5．组织办理公司的办公用品、设施的购买与发放；

6．组织公司治安、防火安全与消防工作，确保公司财产、员工的安全；

7．公司保密工作管理。

职

责

三

职责表述：

信息化系统维护。

工作

任务

1．指导、监督和检查公司计算机信息管理系统日常维护及网络建设管理；

2．组织检查公司设备设施运行及保养、维护情况，提出更新维护需求；

3.组织检查设备设施运行及保养、维护情况，提出更新维护需求；

4．负责公司固定电话系统、网络的管理。

职

责

四

职责表述：

指导督办公司及下属公司办公秩序的维护及改进工作。

工作

任务

1.完善公司相关办公制度的改进及予以执行。

2.检查督办公司及下属公司办公秩序的执行情况并提出改进的建议。

职责五

职责描述：

完成直接上级交办的其他工作。

主要权力：

对公司及下属公司有行政监督检查权。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

26岁-45岁

性别

不限

专业

秘书、中文、行政管理等相关专业

职称

无

培训经历

相关继续教育培训、内外部通用及专业培训。

工作经验

5年以上行政人事、文秘或相关工作经验，其中3年以上同等职位工作经验。

知识

具备行政管理知识、熟悉相关法律法规。

技能技巧

1．熟练使用WORD、EXCEL等办公软件、具备一定网络知识；

2．具备独立解决行政方面重大问题的能力；

3．能独立统筹管理公司行政事务，有能力对下属子公司行政事务予以指导。

个人素质

良好的文字语言表达能力、沟通协调能力、计划执行能力，有较强的观察、应变、思维和交际能力，富有创造力，塌实稳重，有较强责任心，具有灵活性。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

室内办公

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

行政管理中心

企管部经理岗位说明书

岗位名称

企管部经理

岗位编号

所属部门

行政管理中心

任职者

直属主管

行政总监

所辖人数

直属下级

文化主管、法务主管、档案主管、信息主管

工资等级

编制日期

2012年04月06日（修改）

本职:

负责公司企业文化建设；负责公司及各下属公司法务体系的建立、完善及咨询，公司法律事务纠纷的处理；负责公司及下属公司办公秩序的维护，改进措施的提报。

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

公司企业文化建设与完善。

工作

任务

1．编制、实施、检查、完善公司企业文化建设发展规划。

2．创意、策划、制定、完善企业文化活动项目及规范程序。

3．策划和组织各类企业文化活动。

职

责

二

职责表述：

指导督办公司法务体系的建设。

工作

任务

1．制定、完善公司相关法务体系及制度。

2．指导、监督、检查下属公司法务体系建设工作的执行；法律纠纷的处理。

3．制定相关法律制度予以培训并执行。

职

责

三

职责描述：

协助行政管理中心总监处理本中心有关工作。

工作

任务

1.结合公司公司现状，及时分析公司公司运营中存在或潜在的各种问题，提出改进意见。

2.根据公司发展，对工作业务流程进行优化及制度的补充完善，提高工作效率。

职

责

四

职责表述:

完成领导交办的其他任务。

工作权限：

1.具有本公司企业文化、法律事务及办公秩序维护的监督指导权，以及公司人员违规办事的纠正权和上报权。

2.具有对管辖范围内的工作的设计、改进权，对管理范围内的事项的处理权等。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

26-45岁

性别

不限

专业

企业管理、新闻传播、中文教育等相关专业

职称

无要求

培训经历

行政管理、政策培训、办公自动化相关培训

工作经验

5年以上相关工作经验，有大型房地产公司同岗位3年以上相关工作经验

知识

熟悉房地产公司运作流程及规章制度建设，具备一定的法律及企业文化建设管理经验，熟悉公司公司管理流程。

技能技巧

1．熟练使用办公软件，具备一定的网络知识。

2．能根据公司的发展战略规划与经营目标，制定相应的企业文化建设发展规划。

3.具备独立完成相关制度建设体系的工作能力，能指导开展公司法务体系的建设与完善，并予以指导。

4．有一定社会资源，具备一定的公共事务处理能力。

个人素质

具有良好的职业操守，较强的沟通协调能力、人际能力、计划与执行能力，较强的发现、分析和解决问题能力。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理中心

总裁秘书岗位说明书

岗位名称

总裁秘书

岗位编号

所属部门

行政管理中心

任职者

直属主管

行政总监

所辖人数

直接下级

无

工资等级

编制日期

2011年11月07日（修改）

本职:

负责行政管理中心有关文字材料编写和日常事务管理；在控股公司董事会中履行部分董事会秘书职

责；受总裁委托，对公司各单位行使协调、督办、检查权。

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

行政管理中心事务管理。

工作

任务

1．负责总裁日常工作安排服务。

2．负责行政管理中心有关文字材料编写。

3．负责组织召集行政管理中心公（扩大）会议，进行会务筹备、通知，会议资料分发，会议纪录。

4．负责上报行政管理中心文件的传递催办，来、发文登记、传阅传递，总裁须处理文件资料整理。

5．协助总裁做好来往信函处理、涉外事务及公共关系处理。

6．负责总裁重要来访客人的接待，协调交通、食宿联络工作，安排订票、订餐、车辆接送事宜。

职

责

二

职责描述：

控股公司中履行部分董秘职责，行政管理中心与公司各单位的协调，总裁委托的调研任务。

工作

任务

1．以董秘身份在控股董事会中做好会务协调、董事关系协调、整理会议纪要等工作。

2．负责总裁参与的重要会议的会议记录，会议纪要的整理、分发、跟踪、反馈、落实和存档。

3．充当总裁与公司各单位的桥梁，协调、督办、检查各单位落实行政管理中心公会决议、公司计划情况，及时形成报告。

职

责

三

职责描述：

协助行政管理中心总监处理本中心有关工作。

工作

任务

1．协助行政管理中心总监参与制定公司公司发展战略、工作方案。

2．协助行政管理中心总监制定（修订）公司公司的各项规章制度，监督公司各单位贯彻执行，促进公司良性发展和管理创新。

3．结合公司公司现状，及时分析公司公司运营中存在或潜在的各种问题，提出改进意见。

4．在行政管理中心总监的领导下，做好行业内或相关行业的国家政策、法律法规等信息的调研和分析整理，为公司总裁决策提供参考。

职

责

四

职责描述：

其他临时交办的工作。

工作

任务

1．总裁交办的各项临时性工作。

2．行政管理中心总监交办的各项临时性工作。

工作权限：

有权参加或列席公司公司、各子（控股）公司会议；

有权调查、了解各单位经营管理及项目进展情况。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

28-40岁

性别

不限

专业

管理、法律、经济或中文专业

职称

无要求

培训经历

行政管理培训、房地产开发相关培训

工作经验

5年以上行政、文秘工作经验，其中至少3年以上房地产公司同等或相近岗位工作经验

知识

了解财务、法律、房地产开发相关知识，具备相应的秘书知识、文书撰写知识、商务礼仪知识、社会知识面广阔。

技能技巧

1．熟练使用WORD、EXCEL等办公软件、具备一定网络知识。

2．具有较高的写作水平。

3．有一定应酬技巧。

个人素质

具有良好的职业操守、较强的沟通能力、人际能力、计划与执行能力，原则性强，并具有较强的责任感和事业心，良好的分析和解决问题的能力，应变能力强。

其它：

使用工具/设备

计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）。

工作环境

办公室

工作时间

特征

正常工作时间

备注：

（如有请注明，如无，请划记“/”）

行政管理中心

行政主管岗位说明书

岗位名称

行政主管

岗位编号

所属部门

行政管理中心

任职者

直属主管

行政部副经理

所辖人数

直属下级

行政专员、行政文员、前台文员

工资等级

编制日期

2011年11月07日（修改）

本职:

负责协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责描述：

协助行政经理完成公司公司行政管理工作。

工作

任务

1．协助制定公司公司各项行政管理规章制度，并监督执行，实施行政奖惩。

2．起草行政管理中心有关文字材料。

3．负责上传下达，协调公司内部关系，确保政令通畅。

职

责

二

职责描述：

协助完成公司公文、合同行文及呈报流程。

工作

任务

1．协助检查公司公司各单位行文规范和流程管理。

2．整理汇编公司公司综合性工作计划、总结和工作报告，并下发。

3．做好公司文件的编号、打印、发放管理。

4．协助进行对下属公司的检查及监管。

职

责

三

职责描述：

协助公司公司会务安排及相关活动组织。

工作

任务

1．按照行政经理指示，做好会务安排。

2．做好公司公司各类活动的协调工作。

职

责

四

职责描述：

协助做好行政性财产物资管理。

工作

任务

1．负责检查公司公司行政性财产物资的登记、造册及定期盘点情况，并督察公司资产调拨、借用手续的办理。

2．协助对公司各单位资产管理工作定期进行检查。

职

责

五

职责描述：

负责办公行政费用的缴付。

工作

任务

1．协助行政经理合理控制公司公司各项行政费用支出，确认费用分摊范围，完成费用分摊工作。

2．协调与物业公司关系，审核并支付物管、水电等费用。

3．核实与关联企业对接物管、水电等有关费用的分摊。

职

责

六

职责描述：

协助做好后勤保障管理。

工作

任务

1．督促相关人员做好办公室卫生打扫、饮用水更换等日常工作。

2．宣传治安保卫、消防安全知识并督促管理，尤其做好节假日安全保障工作。

职

责

七

职责描述：

协助做好计划及总结管理。

工作

任务

1.配合计划中心做好部门年度、月度及周计划及总结。

2.负责收集、整理并检查本中心员工计划及总结。

职

责

八

职责描述：

其他临时交办的工作。

工作

任务

行政经理交办的相关临时工作。

任职资格：

教育水平

全日制本科及以上学历

年龄

22-35岁

性别

男女不限

专业

行政管理、中文等相关专业

职称

无要求

培训经历