行政管理部岗位职责.docx
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行政管理部岗位职责
集团行政管理中心部门职能职责
部门名称
行政管理中心
部门岗位编制
直接领导：
集团总经理
上级部门：
总经理办公室
下级部门：
行政管理部、工程管理部、信息管理部等
职能概述
全面负责公司行政、信息、工程、外联、法务等工作。
一级职能
二级职能
战略及规划
1、根据集团公司长期发展战略，制定行政系统的发展战略及年度经营计划。
2、参与制定集团各职能部门及各分公司年度经营目标。
3、组织集团各单位、职能管理经营目标责任书的制定、签订。
行政事务管理
1、负责组织协调公司各单位规章制度的制定、完善、修改等工作。
2、负责对集团战略规划、会议精神、工作部署的宣导、监督落实。
3、负责协助集团董事长做好与内部各单位、各部门的协调工作。
4、负责公司外联管理，与外联所有组织机构建立融洽的沟通合作关系。
5、负责档案管理，做好公司各类资质、证书、合同的存档、借阅管理。
6、负责文件管理，公司制度、内外部文件的收发、存档管理。
7、负责印章管理，公司公章、办公室公章的保存、使用管理。
7、负责协助集团副总做好集团安全管理工作，落实对各单位安全、环保监督检查工作。
8、负责公司公务车辆、招待管理，监督各分公司安保、餐饮、住宿，保洁等后勤保障。
9、负责公司办公类固定资产的管理。
10、负责公司活动中心的管理。
11、负责公司办公类物品领用、员工福利的管理。
12、负责公司重大活动的策划与实施（如重大接待、会议、公司活动等）。
13、负责建立和完善集团及各分公司法务管理工作，控制和防范法律风险。
14、负责行政日常性事务工作。
信息化管理
1、负责公司各单位网络、通讯、网络设备、通讯设备、GPS的建设、维护管理。
2、负责公司OA办公、ERP、财务软件等软件的建设、维护管理。
3、负责保障企业信息、网络、数据安全管理。
工程管理
1、负责组织集团基建项目手续及相关资料的办理。
2、负责组织项目工程标准及图纸审核、存档管理。
3、负责项目招标和投标管理。
4、组织施工现场的各项监督管理。
5、负责竣工结算、项目结算审核。
6、负责公司基建设施、厂房、道路的维护管理。
企业文化建设
1、组织建立员工着装形象、日常行为规范管理。
2、组织优化企业VI形象识别系统，建立统一的文化展示体系。
3、采用多种形式，组织公司各项活动，丰富企业文化建设。
4、做好公司文化活动资料的汇总、整理、存档。
行政管理中心总监岗位说明书
岗位名称
行政总监
岗位编号
所在部门
行政管理中心
岗位定员
1人
直接上级
集团总经理
工资等级
直接下级
行政管理、工程管理、信息管理部门负责人
薪酬类型
年薪
所辖人员
人
岗位分析日期
2018年.3月
职位概述：
全面负责公司制度、行政事务、信息化、工程、会务外联、企业文化等管理,组织完善各项制度并监督实施，组织和提升企业文化形象。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
参与制定集团经营战略，制定部门工作规划
工作
任务
1、参与制定集团整体发展战略及中长期战略规划。
2、组织制定公司分管部门各项工作计划及预算计划。
职
责
二
职责表述：
组织开展党支部、工会工作，丰富企业文化建设，建立和谐、融洽的劳动关系
工作
任务
1、组织完善党支部、工会和集体协商管理制度，构建融洽的劳动关系。
2、组织开展党支部、工会活动，丰富企业文化建设。
职
责
三
职责表述：
组织完善集团行政管理制度和流程建设
工作
任务
1、组织制定和完善公司行政管理制度及流程。
2、监督行政管理制度实施效果，随时提出修订方案。
职
责
四
职责表述：
组织会务、外联管理
工作
任务
1、组织集团重大会议筹划、布置、做好会议纪要及图像文字收集整理。
2、监督、执行和反馈集团会议决策内容的执行效果。
3、做好集团对外事务的联系和沟通，建立与政府、其他企业和社会团体融洽的公共关系。
4、组织集团重要外联机构的接待工作，完善行政服务标准。
职
责
五
职责描述：
组织完善文件、证件管理
工作
任务
1、指导并监督以集团名义下发的各类行政发文公告及印签的使用。
2、组织协助集团及各分公司办理各类证件、证章、资质、许可等后勤保障事务。
职
责
六
职责描述：
组织完善档案资料管理
工作
任务
1、组织完善档案管理制度、建立档案整理、归档、查阅、借阅等标准化流程。
2、监督集团及各分子公司重要合同、声像资料、图书的保管工作。
职
责
七
职责描述：
监督指导办公类固定资产的管理
工作
任务
1、监督指导公司办公设备、厂区公共环境设施等物资的维护和管理。
2、监督集团办公用品的领用管理。
3、组织完善办公用品、公共设施的采购、预算、领用、维护和管理。
职
责
八
职责描述：
监督指导集团后勤事务和安全保卫工作
工作
任务
1、监督指导集团公务车辆、保卫、食堂、宿舍、报刊、信函、名片、钥匙等管理制度。
2、监督指导集团及各分子公司6S管理。
职
责
九
职责描述：
负责完善集团信息化建设
工作
任务
1、完善企业信息化管理制度，制定集团信息化培训计划。
2、做好集团OA、ERP、财务软件、公司网站、网络、通讯各项管理工作。
职
责
十
职责描述：
负责行政系统人员管理，建立人员培养、选拔和晋升等后备梯队建设
工作
任务
1、负责对下属部门经理的绩效考评、绩效面谈及绩效改进工作。
2、负责制定下属员工的培训计划，不断提高业务技能和管理水平。
3、负责本系统人员的培养、选拔、任用等后备梯队建设。
职
责
十
一
职责描述：
负责集团及各分公司的基建监督管理工作
工作任务
1、负责组织集团及各分公司基建项目手续及相关资料的办理。
2、负责组织项目工程标准及图纸审核。
3、负责项目招标和投标管理。
4、组织施工现场的各项监督管理。
5、负责公司基建设施、厂房、道路的管理。
5、负责竣工结算、项目结算审核。
职
责
十
二
职责描述：
组织企业文化建设和企业文化宣传
工作
任务
1、组织企业宣传资料的建设，丰富和完善企业文化内容。
2、组织集团重大活动的开展。
3、组织优化企业VI形象识别系统。
职责十三
职责表述：
完成集团总经理交办的其他工作任务。
职位权限：
对集团发展战略的建议权；
对公司各项管理制度、流程和规范执行情况的监督检查权；
对集团重要会议执行情况的监督检查权；
对各部门工作计划执行情况的检查权；
对下属员工任免，职务晋升、降级、劝退的审核权；
对分管部门各类预算费用的审核权和检查权；
对下属人员调配权、奖惩的建议权、任免的建议权；
对下属人员的考核评价权；
对所属下级的工作执行情况有监督、检查权；
对所属下级的工作争议有裁决权。
工作协作关系：
内部协调关系
集团各职能部门，各分公司
外部协调关系
新闻媒体、相关政府部门、与行政系统相关联的机构等
任职资格：
教育水平
大学本科以上
专业
人力资源管理、工商企业管理，社科类相关专业
培训经历
系统的战略人力资源管理、组织建设、大数据时代、心理学、组织行为学、系统行政管理实务等。
经验
8年以上工作经验，5年以上行政管理经验，在部门总监岗位工作3年以上。
知识
通晓系统的企业行政管理、人力资源管理、流程建设、信息化管理、具备劳动法等法律方面的知识。
技能技巧
掌握自动化办公软件的使用方法，具备基本的网络知识。
个人素质
具备卓越的领导能力、判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、抗压能力。
行政管理部部门职能职责
部门名称
行政管理部
部门岗位编制：
直接领导：
行政管理中心总监
上级部门：
行政管理中心
下级部门：
无
职能概述
在行政中心总监的领导下，全面负责行政管理部的工作，负责公司制度、行政事务、会务外联、文件档案管理工作
一级职能
二级职能
制度流程建设
1、负责制定公司行政管理工作的整体计划和规划；
2、负责集团行政管理部规章制度的完善和更新；
3、负责执行行政管理中心的各项计划、决议、文件的执行和传达；
会务外联管理
1、负责组织集团会务管理，组织集团级大型会议、集体活动等筹备工作；
2、负责组织集团会议管理制度的起草、修订、完善，具体推进集团会议的优化工作；
3、负责协助行政管理中心总监做好外联工作；
4、负责组织会务外联各项制度、流程的优化工作；
档案管理
1、负责组织集团及各分公司的档案资料管理工作；
2、负责与档案局保持密切联系，学习档案资料的监督管理和风险控制。
3、负责组织档案资料的保管、封存、编号、归档、借阅管理工作；
4、负责组织档案资料的传递、保存和销毁工作；
固定资产管理
1.负责组织协调供应中心采购办公类固定资产的监督管理；
2.负责办公类固定资产的使用状况的监督检查；
3.负责办公类固定资产统计、登记；
4.负责办公类固定资产使用的整体规划；
印章、证件、文件管理
1、负责公司的印章、印签监督管理工作；
2、负责公司证件、证章、证书的保存、借阅登记、年审等管理工作；
3、负责用章的监督管理工作；
4、负责集团层面文件的起草、下发、存档管理。
后勤保障
1、负责集团安保管理工作，集团公司安防管理、安保人员管理，各单位安保、监督检查；
2、负责集团6S管理制度落实，对分公司6S管理的监督检查；
3、负责集团餐厅管理、招待管理，对分公司餐厅指导、检查管理；
4、负责集团高管公寓的管理，对分公司宿舍指导、检查管理；
5.负责集团安全管理体系的运行，对分公司安全管理工作的指导、监督检查；
企业文化
1.协助人力资源管理中心组织企业文化的完善；
2.协助人力资源管理中心组织企业文化活动的开展；
3.协助人力资源中心对企业文化的宣传贯彻，出台相关的方案。
行政人事经理岗位说明书
岗位名称
行政人事经理
岗位编号
所在部门
行政管理中心
岗位定员
1人
直接上级
行政总监、人资总监
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
2018年5月
职位概述：
协助行政、人资总监对中心所辖的人力资源、行政及信息进行管理,组织并监督各项制度的落实，开展企业文化建设,对行政总监、人资总监安排的各项工作重点落实反馈。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
参与制定完善人力资源、行政、信息管理制度
工作
任务
1、参与制定行政管理中心战略规划；
2、参与制定并完善人力资源管理制度；
3、参与制定行政、人力资源各项工作计划及预算计划。
职
责
二
职责表述：
参与制定并执行人力资源战略目标及人力资源中长期计划和年度计划
工作
任务
1、协助人资总监制定人力资源战略，有效保障集团战略目标的实现；
2、协助人资总监制定企业人员招聘、配置、储备、晋升、培训等中长期计划和年度计划。
职
责
三
职责表述：
参与制定招聘配置系统、完善内部和外部招聘渠道，满足公司人才需求
工作
任务
1、协助人资总监与招聘网站、各大院校、行业协会等专业人才机构建立合作关系，不断拓宽人才选拔和招聘渠道；
2、参与建立并组织实施标准化面试流程，确保集团发展所需专业人才的合格率和及时率；
3、组织实施完成结构化面试、文件筐测试、心理测试、无领导小组面试等专业面试技术；
4、协助人资总监构建基于胜任特征的人才选拔和招聘技术。
职
责
四
职责表述：
完善培训与开发体系
工作
任务
1、建立科学的培训需求分析；完善企业各类培训规划；
2、组织完善生产、销售、管理等课程系列计划的设计；
3、完善企业培训资源开发，选拔和培养企业各专业领域内部讲师；
4、建立培训效果评估系统，有效检测培训效果达成情况。
职
责
五
职责表述：
协助人资总监建立绩效管理系统
工作
任务
1、在人资总监的指导下，制定公司薪酬绩效考评制度，协调推动各部门建立薪酬晋档考评标准，完成公司安排的年度绩效考核工作任务；
2、参与修改完善绩效管理中绩效指标设计、考评方法选择、考评程序优化等内容；
3、协助人资总监梳理修订各职能部门、各分公司关键绩效指标（KPI）、岗位职责指标（PRI）、工作态度指标（WAI）、岗位胜任特征指标（PCI）、否决指标（NNI），建立科学合理的绩效指标体系。
职
责
六
职责表述：
参与制定薪酬管理体系，确保薪酬对内的科学性和对外的竞争性
工作
任务
1、完善薪酬管理制度和岗位价值评估体系；
2、定期组织市场薪酬调查，掌握市场薪酬升降和变动趋势；
3、监督集团用工成本和人员编制数量，定期做人员及薪酬统计分析；
4、制定员工福利计划，不断增强员工满意度和归属感。
职
责
七
职责表述：
构建内部员工沟通机制，建立和谐、融洽的劳动关系
工作
任务
1、完善劳动用工制度，劳动合同管理制度；
2、营造和谐劳动关系，有效避免劳动纠纷和企业用工风险。
职
责
八
职责表述：
协助行政总监完善集团行政管理制度和流程建设
工作
任务
1、参与制定和完善公司行政管理制度及流程；
2、协助行政总监监督行政管理制度实施效果，随时提出修订方案。
职责九
职责表述：
组织会务外联管理
工作任务
1、组织集团重大会议筹划、布置、做好会议纪要及图像文字收集整理；
2、监督、执行和反馈集团会议决策内容的执行效果；
3、指导建立集团文书、文稿的收集、整理、归档工作；
4、协助行政总监做好集团对外事务，建立与政府、其他企业和社会团体融洽的公共关系。
职责十
职责描述：
做好文件、印章、证件管控工作
工作
任务
1、集团层面各类文件的起草、下发；
2、组织协助集团及各分公司办理各类证件、证章、资质、许可等后勤保障事务。
职责十一
职责描述：
完善档案管理工作
工作
任务
1、组织完善档案管理制度、建立档案整理、归档、查阅、借阅等标准化流程；
2、监督集团及各分子公司重要合同、声像资料、图书、企业证书的保管工作。
职责十二
职责描述：
做好办公类固定资产管理工作
工作
任务
1、监督指导公司办公设备、厂区公共环境设施等物资的维护和管理；
2、监督集团办公用品的采购和领用管理；
3、组织完善办公用品、公共设施的采购、预算、领用、维护和管理。
职责十三
职责描述：
建设完善集团后勤事务工作
工作
任务
1、完善集团公务车辆、安保、食堂、宿舍、保洁等管理制度；
2、监督指导集团及各分子公司6S管理工作；
3、组织集团重要外联机构的接待服务，完善行政服务标准。
职责十四
职责描述：
协助行政总监推动完善集团公司信息化建设
工作
任务
1、完善企业信息化管理制度，制定集团信息化培训计划；
2、协助行政总监做好集团OA、ERP、财务软件、公司网站、网络、通讯各项管理工作。
职责十五
职责描述：
协助领导做好企业文化建设和企业文化宣传
工作
任务
1、丰富和完善企业文化内容,重点推动企业文化建设；
2、协助行政总监组织集团重大活动的策划和筹备；
3、协助行政总监优化企业VI形象识别系统。
职责十一
职责表述：
保质保量完成行政、人资总监交办的其他工作任务。
职位权限：
1、对行政管理中心本部门有合理化建议权
2、对行政管理中心管理制度、流程和规范执行情况的监督检查权
3、对行政管理中心各部门主管有考核、评价权
4、对行政管理中心各部门有协调监督权
5、对薪酬晋升、晋档有提请建议权
工作协作关系：
内部协调关系
集团各职能部门，各分公司及行政管理中心本部门
外部协调关系
校企合作院校、培训机构及行政管理中心相关联的机构等
任职资格：
教育水平
大学专科以上
专业
人力资源管理、工商企业管理，社科类相关专业
培训经历
系统的战略人力资源管理、组织建设、大数据时代、心理学、组织行为学、系统行政管理实务等。
经验
8年以上工作经验，5年以上行政人事管理经验，在部门总监助理岗位工作3年以上。
知识
通晓系统的企业行政管理、人力资源管理、流程建设、信息化管理、具备劳动法等法律方面的知识。
技能技巧
掌握自动化办公软件的使用方法，具备基本的网络知识。
行政内勤岗位说明书
岗位名称
行政内勤
岗位编号
所在部门
行政管理中心
岗位定员
1人
直接上级
行政管理部经理
工资等级
直接下级
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
2018年3月
职位概述：
负责公司行政办公车辆调度、费用等日常管理；公司文件、档案管理，协助行政中心副经理处理行政日常事务，每周、每月事务工作的开展。
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
公司办公车辆费用管理、油卡管理、调度管理
工作
任务
（1）根据公司制度、部门申请，合理安排办公车辆，确保正常用车秩序。
（2）负责每月车辆油费、过路过桥费用、ETC费用归属的确定（归属不明确的应请示上级领导确认）。
（3）负责车辆派车手续的开具（可根据情况安排驾驶员开具）。
（4）负责车辆油卡的保管。
（5）负责每月车辆班出差补助、加班费的复核。
职
责
二
职责表述：
公司文件管理、档案管理
工作
任务
（1）负责行政中心制定的相关规章制度、通知通报、其他文件的上传、下发、归档。
（2）负责公司重大合同的收集、存档（扫描版、书面版两种）。
（3）负责公司书面、网络等外来文件的登记、存档、反馈、汇报工作。
（4）负责公司报刊杂志的发放、存档工作。
（5）负责公司证件、证书的存档、借阅使用管理。
（6）负责公司存档合同、文件、证件等资料的借阅使用管理。
（7）负责公司档案的分类建档。
职
责
三
职责表述：
行政日常事务性
工作
任务
（1）负责行政中心礼品库的入库、管理、发放、礼品费用归属分类、费用单据整理工作。
（2）负责集团总经理办公室、公司接待室的6s管理。
（3）负责部门安排接待、来访集团总经理人员的接待、茶水服务等工作。
（4）负责公司招待券的开具、餐券的审核发放。
（5）负责公司公章启用、使用申请手续的审核、盖章、公章的保管。
（6）负责处理领导安排的各类费用支付、发票开具、资料寄送等工作
（7）负责处理领导安排的各类会议准备、资料填报、证件办理、车票预订等工作。
（8）负责各部门申报签批文件的整理、上交及签后发放。
（9）负责公司办公类固定资产登记、变更、统计、检查工作。
职
责
四
职责表述：
行政每周、每月事务性工作
工作
任务
（1）负责整理集团各中心周报，报集团总经理。
（2）负责整理集团各单位月报,报集团总经理。
（3）负责每月月度战略要点的整理、下发。
（4）负责每月行政中心各科室绩效考核的整理汇总，报行政中心分管负责人。
（5）负责每月月度会议现场布置（铭牌摆放、茶水准备）。
（6）负责每月行政中心各科室考勤的整理审核，报行政中心分管负责人。
（7）负责每月员工生日卡片的发放、费用的审核工作。
（8）负责每月高管公寓、宿舍、南厂区、租户电费的统计、审核、催收工作。
（9）负责每月值班人员值班记录整理、补助费用编制。
职
责
五
职责表述：
其他临时性工作
工作
任务
保质保量完成公司交办的其他临时性工作。
职位权限：
车辆调度权；车辆费用分配权；车辆费用审核权；公章使用审核权；公司证件、档案资料使用审核权；公司餐券审核权
工作协作关系：
内部协调关系
同各单位人员工作联系
外部协调关系
礼品供应商、租户、外部单位文件往来
职位晋升阶梯：
行政专员--行政主管--行政副经理--行政经理
任职资格：
教育水平
专科及以上学历
专业
行政管理、文秘、工商管理、人资管理
培训经历
行政管理、文秘、档案管理等方面培训
经验
2年以上行政工作经验
知识
沟通管理、行政管理、档案管理类
技能技巧
沟通能力、文件整理能力
岗位胜任特征素质
认真、细心、高效、责任心强
其它：
使用工具/设备
电脑、手机、传真机、打印机、高拍仪
工作环境
办公室、良好的办公环境
工作时间特征
8小时工作制，偶尔加班
信息管理部部门职能职责
部门名称
信息管理部
部门岗位编制：
直接领导：
行政管理中心总监
上级部门：
行政管理中心
下级部门：
无
职能概述
全面负责集团信息化建设、信息数据安全管理。
一级职能
二级职能
信息化建设
1、负责制定公司信息化建设规划，根据公司实际运营情况提出信息化建设方案；
2、负责集团及各分公司信息化建设，组织实施及技术支撑；
3、负责信息化制度的制定、更新及监督检查；
4、集团电脑、服务器、打印机、传真机以及监控设备等IT设备的采购、验收、维修维护及使用调配；
5、负责OA、ERP、金蝶、物流、销售等软件的系统开发及运维升级；
6、负责集团及各分公司网站建设以及集团网站内容更新；
7、负责集团及各分公司基础网络建设及网络拓扑规划实施；
8、负责集团微信公众号、企业号的管理；
9、负责公司监控系统的建设及运维。
10、负责OA、ERP、财务软件流程体系的建设及维护。
信息安全建设
5、负责信息化安全方案的制定与实施；
6、负责集团及各分公司网络信息安全的管理：
行为管理、网络访问管理、安全漏洞管理、补丁管理。
7、负责集团及各分公司电子数据的安全备份；
8、负责集团及各分公司信息安全隐患的排查及安全问题处理；
9、负责信息安全软件的开发及运维升级；
信息管理部经理岗位说明书
岗位名称
信息管理部经理
岗位编号
所在部门
信息管理部
岗位定员
直接上级
行政管理中心总监
工资等级
直接下级
软件工程师、网络管理员
薪酬类型
所辖人员
岗位分析日期
2018年5月
职位概述：
全面负责集团信息化、网络、IT设备、信息数据安全。
职责与具体工作任务：
职
责
一
职责表述：
负责企业信息化管理及部门规章制度的制定
工作
任务
1、协助行政总监制定公司信息化中长期战略规划、实施；
2、负责组织公司信息化管理制度和标准的制订、修改、检查；
职
责
二
职责表述：
软件管理
工作
任务
1、负责做好公司计算机网络系统的维护、管理、数据信息处理，保证网络系统的正常运行，参与新程序、新系统的设计开发；
2、对公司信息系统软硬件突发性事件的发生分析其原因并做出相应处理；
3、组织实施公司办公自动化系统、网站的运行管理和维护与更新，协助信息管理工作；
4、负责组织对公司软硬件使用人员的相关培训。
职
责
三
职责表述：
IT设备、配件的管理
工作
任务
1、负责集团IT设备、配件的验收，建立物品台账；
2、组织公司相关IT设备的维护；
3、IT供应商的审核和选择。
职
责
四
职责表述：
企业信息化流程体系的建设更新
工作
升级会员 