五举煤矿档案管理.docx

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五举煤矿档案管理

平凉天元煤电化有限公司五举煤矿

基本建设项目档案管理办法

一总　则

一、为加强平凉天元煤电化有限公司（以下简称“公司”）煤炭建设项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥项目档案在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合五举煤矿实际情况，制定本办法。

二、本办法适用于五举煤矿的全部项目档案管理工作。

三、本办法所指基本建设项目档案是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等，并以纸质、胶片、光磁盘载体等形式存在的全部文件。

包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

二五举煤矿基本建设档案管理工作暂行办法

一、根据相关制度规定和档案管理达标要求,我矿建立了综合档案室，归公司办公室管理，对全矿档案实行集中统一管理，档案工作要列入公司管理序列。

档案室对全矿档案工作要进行全面管理、监督、检查、指导，并完成接收、保管、鉴定、统计和利用等工作任务。

使档案达到完整、准确、系统，妥善保管有效地提供利用。

二、各级领导要加强档案管理工作，认真贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和上级机关的指示、规定，定期召开会议研究我矿档案工作，解决存在的问题。

三、档案工作要纳入有关科室的职责范围，各领导在布置、检查、总结工作时，要会同档案部门同时布置、检查、总结档案工作。

各科室要指定兼职档案员，负责本部门的文件、技术资料的整理和归档工作，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接手续。

四、建立健全档案管理制度，并列入全公司管理制度之中,在修改完善生产、科研、基建、设备等管理制度的同时要补充完善档案管理内容，保证各种档案的按时归档。

五、档案管理人员应从建设工程立项起，及时收集勘察、设计资料，建设项目工程准备、建设期的文件资料。

技术部督促施工单位、监理单位按照建设工程施工要求和需要提供各种施工文件、图纸及档案，并在竣工验收前提供完整的竣工资料，做到建设工程档案材料的收集、编制与工程建设进度同步并完整。

六、档案管理人员应做好资料图纸收发登记及管理：

建立文件签收制度，在签收重要文件、合同、会议纪要、联系单、预决算书等工程资料时，需收件人签字，登记工作单位、签收时间及份数。

凡因工作需要借阅工程资料时，须填写借阅登记表，妥善保管图纸、资料，并及时归还。

。

七、以上规定从下发之日起执行。

三基本建设项目各阶段文件收集与各方职责

一、凡是反映煤矿基本建设项目有关的重要的职能活动，具有考查利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目档案。

二、项目准备阶段形成的前期文件，应由筹建处负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向筹建处档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

1.前期资料主要有可行性研究报告、项目评估、环境预测、立项审批文件。

煤矿立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件，国土资源部门审批的采矿许可文件，环境保护部门审批的环境影响报告批复，煤炭部门的审批的矿井设计，安全专篇，矿长资格证、矿长安全资格证，工商管理部门注册的企业名称核准，属地审批的征地批复，拆迁补偿协议，前期与施工、监理单位签订的招投标合同，工程管理文件，以及竣工验收后取得的煤炭生产许可证等。

2.勘察、设计单位负责收集矿井设计基础资料、设计批复文件及资料（项目概算、机电设备概算、设计图纸等）。

煤田地质（煤田地质地形图、煤田地质勘探图、煤田地质储量图等），煤矿地质（井筒柱状图、井底车场、运输巷道、通风巷道、采区等地质剖面图），水文地质，矿区测绘（地形测量、三角测量、高程测量等），矿井测绘（井上下对照图、采区测绘等），工程测量（设备安装测量、贯通测量、建筑物沉降测量等资料）。

三、项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。

1.矿建工程资料主要有主、副井井筒、巷道、井底车场、各类硐室、采区的施工、竣工资料；

2.工业建筑主要有主、副井井口、绞车房、皮带走廊、煤仓、洗煤厂、通风机房、压风机房、排矸系统、变电所、机修车间、安全监测调度中心等施工、竣工资料；

3.民用建筑有办公楼、宿舍楼、浴池、冲灯房、锅炉房、食堂、给排水管网、污水处理、矿区广场等施工、竣工资料。

4.安装工程主要有主、付井架安装，井口设备安装，井筒、井底机械设备安装，提升机房设备安装，排矸设备安装，井上下变电所设备安装，地面空气压缩机房、通风机房设备安装，消防泵房、井上、下排水设备安装等资料。

5.除有其他约定，施工单位负责编制竣工资料和竣工图；项目监理文件由监理单位收集、积累，并负责审核施工单位项目档案收集情况。

四、项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理资料的收集、积累由项目器材供应部及财务部负责收集。

1.设备仪器主要是开箱资料，有合格证书，质量证书、使用说明，设备图纸，装箱目录等，按照采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统由设备科进行收集。

2.财务资料主要有财务凭证、账簿、报表、工资等，财务资料可分种类按年度顺序收集。

五、职工档案有职工名册，劳动合同，健康体检档案等。

六、特殊载体类有照片、光盘、录像带、实物。

七、各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件应首先登记归档，再行译校、复制和分发使用。

项目档案收集工作应与项目建设同步进行。

八、项目文件质量要求

1.字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。

2.需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。

3.复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合存档质量的要求。

4.录音、录像文件应保证载体的有效性。

（3-5年应重新翻录以防消磁）

5.长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

四基本建设项目文件的整理

一、项目文件整理的职责

1.建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。

2.筹建处各科室形成或收到的有关建设项目的前期文件应根据文件的性质、内容分别按年度整理。

设备技术文件、竣工试运行（生产）文件及验收文件，按项目的单项或单位工程整理。

3.勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。

4.施工文件、检查验收记录、质量评定按单位工程整理。

5.监理文件按建设项目的专业、阶段进行整理。

6.设备资料、招投标资料应由建设单位整理；竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。

二、项目文件的组卷

组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求

1.管理性文件按问题、时间组卷；项目施工文件、竣工文件按单项工程、单位工程组卷，按照矿建工程、工业建筑、民用公用建筑、设备布置安装各个单位工程顺序组卷，项目竣工图放在各工程竣工资料的后面；设备文件按采掘、运输、提升、通风、压风、排水、安全监测等系统设备的台件组卷；监理文件按文种组卷；原材料实验按单项工程、单位工程组卷。

2.案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

三、案卷与卷内文件的排列

1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2.施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3.设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4.竣工图按专业、图号排列。

5.卷内文件一般文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

四、案卷编目

1.卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置，单面书写文件在右下角；双面背面在左下角；图样的页号编写在右下角；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。

2.卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。

序号：

应用阿拉伯数字从１起依此标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

文件编号：

应填写文件文号或图样的图号,或设备\项目代号;

责任者：

应填写文件形成部门或主要责任者；

文件题名：

应填写文件标题全称；

日期：

应填写文件形成日期；

页号：

应填写每份文件首尾页上标注的页号；

备注：

根据需要填写。

3.案卷封面和脊背的编制可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：

案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。

主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；

起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；

保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；

密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；

档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。

案卷封面及脊背地档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。

4.卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等；

五、案卷装订要求

1.文件材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。

2.卷内不应有金属物。

3.单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。

档号章内容有：

档号、序号。

4.外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

六、卷皮、卷内表格规格及制成材料

1.卷皮一般采用卷盒、卷夹两种。

其外表规格为310mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm，用牛皮纸板双裱压制。

2.案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为297mm×210mm，A4纸。

3.卷盒和卷内表格印制应清晰端正。

七、声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

五、基本建社项目档案验收

一、基本建社项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

验收主管部门应当通知有关档案管理部门派人员参加基建项目竣工验收。

项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。

二、基本建社项目档案验收应成立以基建项目主管部门、档案管理部门及专业技术人员共同组成的项目档案验收组，并以召集验收会议的形式进行。

项目的建设单位、设计、施工、监理和生产运行管理（或使用）单位的有关人员列席会议。

三、项目档案验收会议的主要议程包括：

1.项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案工作情况；

2.监理单位汇报项目档案质量的审核情况；

3.项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

4.项目档案验收组对项目档案质量综合评价；

5.项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

四、项目档案验收组检查项目档案时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。

抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

五、项目档案验收内容主要包括检查项目档案的基础管理工作，项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全管理。

1.项目档案的基础管理工作包括项目建设单位（法人）建立健全项目档案管理各项制度、工作程序及执行情况；项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效监督、指导情况；管理项目档案的部门、人员及工作责任制的落实情况及档案管理人员的培训情况；项目档案管理工作经费的落实情况及必备的办公设备和信息化管理情况。

2.项目档案的完整、准确、系统情况包括项目文件材料的收集、整理、归档情况；项目档案的整理、移交是否符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）。

3.项目档案的安全检查包括档案库房的防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施及库房与阅览、办公用房分开情况；档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具是否符合标准；归档文件材料的制成材料是否符合耐久性要求；是否采取有效措施保证档案实体和信息的安全等情况。

六、项目档案验收结果分为合格与不合格。

项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

七、项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。

八、项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，筹建处于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。

复查后仍不合格的，不得进行竣工验收。

六、基本建设项目档案的移交

一、基建项目所形成的全部项目文件在归档前应按档案管理的要求，由文件形成单位进行分类、组卷、装订、编目等整理工作；由筹建处责进行或组织汇总整理。

二、除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。

三、基建项目档案验收合格后，筹建处位应在项目正式通过竣工验收后三个月内向公司档案管理机构移交。

四、筹建处应将移交的基建项目档案按要求排列顺序号并编制两份案卷移交目录，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等；交接双方当面清点，清点无误由接收人签字后，双方各持一份。

七基本建设项目档案保管制度

一、五举煤矿所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。

二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。

三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交。

移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。