早教机构运作财务系统.docx
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早教机构运作财务系统
早教机构运作财务系统
早教机构运作财务系统
1）财务管理总则
1.为依法加强哈喽贝比亲子俱乐部的财务管理，提高工作效率，发挥财务统计在哈喽贝比亲子俱乐部经营与运作过程中的反映、控制、参与和监督的作用，全面清晰化哈喽贝比亲子俱乐部的一切经济发生和结果，根据我国现行的财政金融政策和《会计法》与《公司法》以及相关的法律法规，结合哈喽贝比亲子俱乐部的实际情况，本着提高管理和经济效益中的作用，特制定本制度。
2.俱乐部会计核算遵循权责发生责任制。
3.本制度适用于所有哈喽贝比亲子俱乐部。
4.哈喽贝比亲子俱乐部鼓励所有财务管理和从事财务人员积极依法依本制度履行职责，维护哈喽贝比亲子俱乐部的全部权益。
5.财务管理以及财务人员履行职责应客观公正、实事求是；依法、依制度和依工作程序；勤奋廉洁，恪守高尚的职业道德；严格遵守哈喽贝比亲子俱乐部的各项规章制度；强化服务意识，增强工作技能；努力改进财务工作质量，讲究提高财务工作效率，降低财务管理成本；保守职业秘密。
哈喽贝比亲子俱乐部全体员工必须严格依此办理财务事宜，并积极协助、配合财务部门工作。
6.本制度由北京哈喽贝比教育咨询有限公司财务部负责制订、解释、修订权归北京哈喽贝比教育咨询有限公司。
各个哈喽贝比亲子俱乐部如在实施过程中有修改，需经北京哈喽贝比教育咨询有限公司批准后方可施行。
2）财务人员管理
本制度所指财务人员包括俱乐部财务部由财务主管、会计、出纳和审计工作人员组成。
在没有财务主管之前，财务主管职责由会计兼任承担。
1.聘任和管理
①所有财务人员的聘任都需要服从俱乐部的正常管理、不爱岗敬业或者业务水平低下的财务人员，均不得聘用。
②所有财务人员均需按照哈喽贝比亲子俱乐部的财务制度和要求，严格执行财务工作流程，不得私自变更或修改。
2.任职资格
①热爱哈喽贝比亲子俱乐部，爱岗敬业，清正廉洁，坚持原则，抵制不正之风，有良好的财务人员职业道德。
②有财务人员上岗资格证，财务负责人应具备助理会计师以上职称，从事会计工作三年以上工作经历。
3.基本职责
①严格遵守国家的相关法律法规和哈喽贝比亲子俱乐部的相关规章制度。
②做好一切财务基础工作，建立健全财务管理制度，认真做好财务收支的计划，处理好哈喽贝比亲子俱乐部的一切会计核算、财务管理的工作，为俱乐部领导决策提供参考依据，对重大事项及时报告。
③加强财务核算的管理，以提高会计资讯的及时性和准确性；按期编制各类会计报表和财务说明书，确保做好每一项分析以及考核的工作。
1.
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4.及俱乐部管理者的决策提供依据。
5.总结和评价俱乐部财务状况以及经营成果的财务报告指标包括：
（1）经营状况指标：
流动比率、负债比率、所有者权益比率；
（2）经营成果指标：
利润率、资本利润率、成本费用利润率。
6.财务工作人员调动工作或者离职时，要编制移交清册，列明应移交的会计帐表、凭证、印鉴、文件、相关会计软件、密码以及数据磁盘，并将现金、支票、发票等与出纳核对一致，在监交人监督下按移交清册内容移交，并对遗留问题和未了事项写出书面材料。
7.财务工作人员办理交接手续，由俱乐部经理、主管副俱乐部经理或其委派的人员监交。
交接完毕，交接双方和监交人员在移交清册上签名和盖章，并正在移交清册上注明：
交接日期、交接双方和监交人员职务、姓名、移交清册页数以及需说明的其他问题和意见等，移交清册一式三份，双方各执一份，存档一份。
8.一切会计凭证、账簿、报表中各种文字记录均需用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。
记载、书写必须使用签字笔或者钢笔，不得用铅笔或者圆珠笔书写。
4）费用支出管理制度
一、借款管理制度
（一）借款执行“前款不清，后款不借”的手续原则。
（二）借款人必须按要求填写借款单，填清大小写、事由、日期等，然后送交部门主管、俱乐部经理签字审批。
（三）借款人借用现金，须在7天内履行报销手续。
（四）超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。
（五）财务处有权要求借款人员将相关合同报价等资料提交财务部审核。
总部有权派财务监察小组对所发生的票据任意抽查，对于票据所报价格超出市场价格5％以上的部分，对票据经受人处以5倍罚款。
凡监察小组抽查票据所罚款项70％的部分归监察票据当事人所有，计作奖金。
二、财务具体的结算、报销制度
（一）严格按要求填写报销凭证，所有票据不得涂改。
（二）财务部门对不真实、不合法的原始凭据有权拒绝受理，并向有关领导汇报处理，对记载不准确、不完整，手续不齐备的原始凭据，财务处有权退回，令其补办手续或更正。
（三）对于各部门或各分店当月发生的费用票据必须于当月最后一日结清，若推至下一个月，则不予报销。
（四）采购人员每次采购前应到仓管处核准库存结存，列出实际应购买的清单，打借据借款购买。
采购完毕后，做好入库登记工作。
借款至报帐期限为3天，超过3天的财务处拒绝办理，所借领款从当月工资中扣除。
（五）办公用品、玩教具、书籍资料及固定资产等物件购入所发生的费用支出，报销人除填写报销单外，还须由仓管人员填写入库单予以确认，否则财务不与办理报销手续。
另所有办公用品等日常损耗品必须在每月28日上报的采购申请中体现，由采购人员统一购买。
若当月另外购买，则一律不予报销。
（六）在办理退费事宜时，应严格遵守我公司的《学员报名须知》、《贵宾协议》中的退费管理规定，并由学员写明退费原由、金额，经本人签名和任课老师、课程顾问签字认可后，将听课证，收据（刷卡的要求回收当时卡单、退回原卡账户）及退费证明一并收回，缺一不可。
各分店必须由分店主管签字，总校必须由教务主管签字，并由俱乐部经理签字后办理。
（七）各分店财务人员定时将本俱乐部收入、费用、退费情况上报总部财务处，严格按照财务制度及时、准确的上报各种表格及数据。
各分店超过3000元的收入应及时上缴总部财务处。
各分店财务应采用集中交帐的原则，定于周二下午4：
30之前交帐。
三、借款和费用报销审批流程
经办人→分店/部门负责人→成本控制副俱乐部经理
董事长俱乐部经理总监
注：
审批流程中前两处各审批者承担审批责任。
5）会计档案管理
一、凡是本俱乐部的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。
二、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记帐、主管），由主管会计归档保存，归档前应加以装订。
三、会计报表应分月、季、年报、按时归档，由主管会计指定专人保管，并分类填制目录。
四、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经俱乐部经理批准。
五、会计档案是会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算的专业材料，是记录和反映各项业务财务活动的重要依据和历史资料。
必须妥善保管，不得丢失和任意销毁。
6）财务奖惩制度
一、俱乐部对认真执行财务管理制度，在降低成本、节约支出、减少或避免经济损失、提高经济效益方面提出建议并取得显著成效的财务人员，应视效益或效果情况，予以晋级或奖励
二、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：
（一）超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；
（二）用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；
（三）未经批准，擅自挪用或借用他人资金（包括现金）或支付款项的；
（四）利用帐户替其他单位和个人套取现金的；
（五）未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；
（六）保留帐外款项或将俱乐部款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；
（七）违反本规定条款认定应予处罚的。
三、出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。
（一）违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；
（二）拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；
（三）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；
（四）利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取俱乐部财物的；
（五）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用俱乐部款项的；
（六）在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使俱乐部利益遭受损失的；
（七）有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。
7）预算、决算管理制度
1、全校所有财务活动实行预决算管理；
2、各部门应于每月30日前将当月决算及下月预算报至财务部；
3、财务部根据各部门上交预决算表制定当月财务决算及下月的支出预算，送交俱乐部经理审核；
对于超出预算的要注明原因并进行分析；
4、凡因突发不可预料事件需增加预算的，必须及时向财务部提交追加预算申请，经俱乐部经理批准后方可列入预算中；
5、没有列入预算中的支出，财务部一律不予报销；
8）财务部人员工作职责分工
1.职位名称：
财务主管
直属部门：
财务部
直属上级：
俱乐部经理或主管财务副俱乐部经理
分管下级：
会计、出纳及各分店财务人员
一、工作内容：
（一）协助俱乐部经理或者直属上级指定俱乐部的发展战略。
（二）负责俱乐部资金运作管理、日常财务管理与分析、资本运作、筹编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；
（三）负责项目成本核算与控制，进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促俱乐部有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益；
（四）负责俱乐部财务管理以及内部控制，根据俱乐部业务发展的计划完成年度财务预算，并跟踪其执行情况，建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析；
（五）按时向直属上级提供财务报告和必要的财务分析，并确保这些报告可靠、准确。
（六）制定、维护、改进公司财务管理程序和政策，以满足控制风险的要求，如：
改进应收账款、应付账款、成本费用、现金、银行存款的业务程序等；
（七）组织制定财务方面的管理制度以及有关规定，并监督执行，制定年度、季度财务计划；
（八）监控可能会对俱乐部造成经济损失的重大经济活动，并及时向直属上级报告；
（九）监控俱乐部重大的支出项目，以确保未经批准的项目不支出，批准的项目在预算范围内进行并在控制之中；
（一十）全面负责财务部的日常管理工作；
（一十一）负责编制以及组织实施财务预算报告、月/季/年度财务报告；
（一十二）负责俱乐部全面的奖金调配，成本核算、会计核算和分析工作。
（一十三）负责资金、资产的管理工作；
（一十四）管理与银行、税务、工商以及其他机构的关系，并及时办理俱乐部与其之间的业务往来；
（一十五）完成上级交给的其他日常事务性工作。
二、权责范围：
（一）权力：
1.经直属上级授权后，对俱乐部各部门的经费支出有总体控制权；
2.对下属人员有业务指导权和考核权；
3.对各部门财务计划的执行情况有检查和考核权；
4.对违反财经纪律、不符合财务制度的费用开支有权拒付。
（二）责任：
1.对俱乐部财务计划的完成负监督实施责任；
2.对资产管理、利润成本管理、会计核算管理等负组织责任；
3.对资金筹措以及负债管理负直接责任，如因管理不善给俱乐部造成损失，应负相应的经济责任、行政责任直至法律责任；
2职位名称：
会计
直属部门：
财务部
直属上级：
财务主管
直属下级：
分店财务人员
岗位职责：
（一）按照国家财务会计法规和行业会计制度的规定，结合俱乐部特点，
负责拟定俱乐部会计核算的有关工作细则和具体规定，报经领导
批准后组织实施，根据规定的成本、费用开支范围和标准，审核
原始凭证的合法性、合理性和真实性，审核费用发生的审批手续
是否符合俱乐部规定；
（二）按照经济核算原则，定期检查，分析俱乐部财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向俱乐部经理提出合理化建议，当好俱乐部参谋。
（三）根据会计制度规定，设置科目明细账和使用对应的账簿，认真、准确的登录各类明细账，要求做到账目清楚、数字正确、登记及时、账证相符，发现问题及时更正，并妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料；
（三）及时了解、审核俱乐部教具、玩具、设备的进出情况，并建立明细账和明细核算，了解经济合同的履约情况，催促经办人员及时办理结算和出发入库手续，进行应收应付款项的清算；
（四）准确、及时的做好俱乐部本部以及各项目账务和结算工作，正确进行会计核算、填制和审核会计凭证，登记明细账和总账，对款项的收付，财物的收发、增减和使用，资产增减和经费收支进行核算；
（五）正确计算收入、费用、成本，正确处理财务成果，具体负责编制俱乐部月度、年度会计决算以及附注说明和利润分配核算工作；
（六）负责固定资产的会计明细核算工作，建立固定资产辅助明细账，及时办理记账登记手续，按月正确计提固定资产折旧，定期或者不定期的组织清产核资工作；
（七）负责俱乐部税金的计算、申报和解缴工作，协助有关部门开展财务审计和年检工作；
（八）及时做好会计原始凭证、会计凭证、账册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作；
（九）每月按时汇总各分店的财务预算上报上级并注以详细说明；
（十）定期检查银行和现金的结余帐实是否相符；
（十一）每月月底对俱乐部库存物品进行帐物核实；
（十二）定期对俱乐部（含分店）的所有固定资产进行盘实和清理；
（十三）认真的对各分店上报的各项资料进行归档；
（十四）未经董事长及俱乐部经理批准，任何财务人员不得向他人出示财务报表及数据；
（十五）协助主管做好部门内务工作，完成上级领导临时交办的其他任务。
3、职位名称：
出纳
直属部门：
财务部
直属上级：
财务主管
一、岗位职责：
（一）现金业务要严格按照财务制度和俱乐部制定的现金管理制度所要求
的办理，
（二）负责现金、支票、发票的保管工作，要做到收有记录，支有签字；
（三）对库存现金严格执行库存现金限额（5000元），不得肆意超出限额，
超过部分必须及时送存银行，妥善保管现金、支票、发票，不得丢
失；
（四）对现金收、支的原始凭证认真稽核，不符合规定的有权拒付；
（五）建立健全现金出纳各种帐目，及时、准确地登记现金帐和银行帐，严
格审核现金收付凭证。
（六）每日核对银行与现金的帐面金额与实有金额，做到日清月结，按日逐笔记录现金日记账，并按日核对库存现金，做到记录及时、准确、无误；可随时向上级提供帐面金额与可用金额，以便上级合理调配、使用现金；
（七）支票的签发要严格执行支票管理制度，不得签逾期支票、空头支票。
编制支票使用手续，使用支票须经俱乐部经理签字后，方可生效。
对签发的支票必须填写用途、限额，除特殊情况需填写收款人。
定期监督支票的收回情况；
（八）积极配合银行做好对帐、报帐工作。
办理其他银行业务要核对发票金额是否正确、准确，并经领导批准后签发，不得随意办理汇款；
（九）收付现金双方必须当面点清，防止发生差错；
（十）不坐支现金，不认白条抵压现金；
（十一）配合会计做好各种帐务处理；
（十二）根据俱乐部管理要求和财务制度严格控制资金，杜绝不合理的资金支出，认真执行各项财务制度并向下传达；
（十三）对员工借款，及时督促清账，防止呆账，坏账；并对借款人按照规定做到“前款不清、后款不借”；
（十四）每月根据董事会研究批准的财务预算，对各分店当月的支出进行严格控制；
（十五）按期与银行对账，按月编制银行存款余额调节表，随时处理未达账项；
（十六）完成俱乐部经理或主管副俱乐部经理交付的其他工作。
二、业务处理准则：
（一）本处理准则包括现金及银行存款收入与支出等内容。
（二）现金的支付由出纳凭支付证明单付款，此项支付证明单是否符合规
定，出纳应负责审核。
（三）俱乐部一切支付，应经主管及俱乐部经理核定后支付。
（四）所有支出凭证应由会计部门严格审核其内容与金额是否与实际相符，
领款人的印鉴是否相符，如有疑问应先查询后始能支付。
（五）出纳人员对各项货款及费用的支付，应将本支票或现金交付收款人或厂商，本俱乐部人员不得代领，如因特殊原因必需由本俱乐部人员代领者，需经俱乐部经理核准。
（六）本俱乐部一切支付，应以符合标准的凭证为依据，任何要求先行支
付后补手续者均应予拒绝。
（七）支付款项应在凭证上加盖领款人印鉴，支付后加盖支付日期及经手人签章。
（八）原始凭证的审核必须依照下列步骤：
1、入库物品款项：
应根据统一发票、普通凭证，以及入库单并附申购单经有关部门签章证明及核准，方能报送财务部，请在凭证上备注采购地点及联系方式。
2、预付、暂付款项：
应根据合同或核准文件，由相关部门填具借款单，注明合同文件字号，呈报核准后报送财务部门。
3、广告费用：
应根据统一发票、样稿及复印件，经主管、俱乐部经理签章后报财务部门。
4、一般费用：
应根据发票、收据或内部凭证，经有关主管签章证明及核准，方能报送财务部门。
（九）俱乐部各项支出的付款日期如下：
1、一般费用的付款：
内部员工费用，每周二支付；外部费用每周四支付；
2、薪金的付款：
1）职员每月10日；
2）教师每月15日。
3、因特殊情况需提前支付者，得由相关人员另行签呈主管转呈总经
理批准后，再予支付。
（十）薪金的支付，应由人事部根据考勤表编制"工资表"，于付款期限前五日送交会计部门。
（十一）无论何种汇款，财务人员都须审核《汇款通知单》，分别由经手人、主管、俱乐部经理签字。
会计审核有关凭证。
（十二）出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。
帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。
4、职位名称：
分店财务人员
直属部门：
财务部
直属上级：
会计、出纳
岗位职责：
负责分店的财务工作，准确的记录当日的收支情况，做到帐实相符，并及时上交、上报。
按时到总校参加财务会议，严格按照总部下发的文件执行。
（一）日报：
按照要求严格控制支出，不得“坐支现金”。
每天下午3：
00之前通过电话上报前一日收入情况（如无收去可不报）。
违反规
定者，首次罚款10元，屡犯者翻倍罚款。
（二）存款：
不得“公款私存”将收入的现金以个人名义存入储蓄，每
天4：
30必须将前日4：
30至当日4：
30的收入存入俱乐部账户。
如有违反，按违反金额的二倍进行罚款。
（三）周报、月报：
每周二下午4：
30及时上交周报及教材盘点表，要
求数据真实准确；每月28日上报预提表、月报、工资表、签到表、
教材盘点表。
要求数据真实准确，如发现有错误第一次给予警告
批评，屡犯者将根据程度给予50元以下罚款；如连续三个月无差
错将给予50元以下的奖励。
（四）日报表应区分成新招会员与续费学员，学费及玩教具费，做到“日清月结”。
（五）不得有隐瞒收入等违规行为。
如发现有此行为，除收回隐瞒、套开现金外，并按违规金额的10倍进行处罚；情节严重者，将其开除并承担相应的法律责任。
（注：
分店主管承担同样的连带法律责任）。
（六）各分店建立玩教具、固定资产库存账簿，对玩教具的收支余进行认真登记，每天进行核对，做到账实相符；对固定资产的出入库认真登记，不得少登、涂登、错登；每月至少进行一次实地盘点，做到账实相符；对损坏、丢失、需进行维修的资产，应及时上报总校总务处，避免不必要的浪费。
分店发现缺少书籍、资产丢失者，对直接责任人及主管进行物品原价值的2倍处罚。
（七）行政、教师、宣传人员的工资表应由分店财务人员制表，不得由
其他人员代为。
要求字迹工整、清晰、干净，数据准确，不得有
涂改痕迹；应与签到表仔细进行核对，名字与其有效证件相符。
首次犯错给予警告，屡犯者根据情况给予50元以下的罚款。
（八）积极主动配合总校稽核人员的工作，不得以各种借口推迟或推脱。
（九）按时参加财务会议，不得迟到，认真严格执行并负责传达会议精神。
5、职位名称：
仓管人员
直属部门：
财务部
直属上级：
会计
岗位职责：
负责俱乐部的仓库管理工作，严格按照财务制度，做好出入库的登记工作。
定期对各分店库存及固定资产进行盘点。
即上交当月出入库报表。
协助上级做好工作。
（一）负责仓库的日常管理以及维护事务；
（二）按规定工作流程进行无聊的收发清点，按仓库管理制度查验数量；
（三）严格按照财务制度，每月1日上报上月总部及各分店当月出库情况。
（四）及时、准确登记出入库内容；
（五）依据指令配备和发料物品，不得随意支配；
（六）定期配和会计对仓库进行盘点、复盘。
收发日报表、进仓单、发料单、采购验收单、呆滞料的异常情况报表等单据的填写；
（七）不良物料以及废料的定期上报处理；
（八）及时收发采购计划表、申请表，按俱乐部的采购需要与要求制作
当月采购预算，经审核组织采购人员进行采购工作，不得以任何
原因影响俱乐部招生工作；
（九）物料进入仓库仓储位置的筹划与摆放；
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