品质管理资料文件与资料控制程序IATF16949程序文件022精编版.docx
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品质管理资料文件与资料控制程序IATF16949程序文件022精编版
金海环境技术股份有限公司
质量/环境体系程序文件
保密等级SL：
保密
QEP/HMDC-001/A1
文件与资料控制程序
2017-04-20发布2017-05-21实施
浙江金海环境技术股份有限公司发布
编制部门/人:
审核部门/人:
批准部门/人:
--------------
----------------
-----------------
（品质保证部）
（管理者代表）
（总裁）
文件更改状态一览表
REVISIONHISTORY
序号
原版号
修订状态
修订条款
修订内容简述
修订日期
拟定人
审核人
批准人
1.0目的：
为确保本司所有内部文件、外部文件、图样与技术资料的准确性和统一性，使本司所有与体系类有关的文件、图样与技术资料之流通、应用、处理等得到有效控制，以确保本司各职能部门均能依据质量和环境管理体系规定，对所持有文件和资料进行有效的管控；以此确保本司各部和各作业现场所持有的，且正在使用的文件、图样与技术资料均能及时获得最新且有效的版本，以免逾期失效的文件、图样与技术资料被非预期使用，故制定本程序。
2.0范围：
凡本公司质量和环境管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图样与技术资料和顾客、供应商提供的相关文件、图样与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规有关的外部文件与资料之制作、修废、分发、回收、申请及保存等作业之均属本程序管控范畴。
3.0术语和定义：
3.1体系管理文件：
指适用于本司内的第一层次文件、第二层次文件、第三层次文件、第四层次文件和操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、管理制度/实施办法等文件。
3.1.1第一层次文件（一阶文件）：
是指适用于本司之质量环境手册和环境手册或质量环境手册。
3.1.2第二层次文件（二阶文件）：
是指适用于本司之程序文件（某项活动或过程规范的文件）。
3.1.3第三层次文件（三阶文件）：
是指适用于本司之作业指导书（包括：
操作标准/操作规程/说明书、检验标准/检验规程、在生产过程中所需的工艺文件和工序卡片、工程图样及技术文件资料与规定）等。
3.1.4第四层次文件（四阶文件）：
是指适用于本司的表单/表格、记录，也就是阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的表单文件。
3.2技术文件：
是指本司拟定的工程规范、工程标准和规范、作业标准、检查基准、图样、包装标准、工艺文件等和/或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与供应商签订的协议等。
3.3电子文件：
是指在数字设备及环境中生成，并以数码形式存储于磁带、磁盘、移动硬盘、光盘或（OA与ERP）系统等电子媒体为存储对象之载体文件，且且须依赖计算机数字设备进行阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（包括：
电子版文件、电子图纸及PDF形式贮存的所有文档和图文资料）等。
3.4文件类型：
3.1.1内部文件：
按照质量管理体糸和环境管理体系要求制定的书面文件。
3.1.2外来文件：
是指顾客或公司外所输入的资料文件或文本书籍或图文样本（包括：
国际或国家（包括安全与环保、质量检验与检疫）等部委之公文和告示、法律法规或规章条文规定、政府之文件、以及相关引用标准等。
4.0职责与权限：
4.1总裁
4.1.1负责本司质量环境手册、质量环境程序文件的批准。
4.1.2负责批准本司质量环境总方针和质量环境总目标的执行。
4.1.3负责批准公司管理规定、公司管理制度/申请书/人事任免事项/红头文件/公告/通告/通知/管理规章/管理办法类文件。
4.1.4负责批准年度《管理评审实施计划》和《管理评审报告》和《经营管理计划》。
4.2管理者代表
4.2.1负责组织权责部门进行拟定、修订和评审质量和环境管理体系类相关文件；
4.2.1.1负责组织权责部门进行编制质量环境手册和质量环境程序文件；
4.2.2.2负责审核权责部门编制的质量环境手册；
4.2.2.3负责将拟定、修订和评审认可后的质量和环境管理体系类手册和程序文件递交总裁办理批准手续。
4.2.3负责组织权责部门制定本司质量环境方针和质量环境目标及KPI关键绩效考核指标；
4.2.4负责批准本司第三层次作业指导和管理制度类文件和技术指导类文件及附属相关表单记录类文件的使用。
4.2.5负责批准年度《内部体系审核计划》和《内部体系审核报告》。
4.2.6负责审核年度《管理评审实施计划》和《管理评审报告》。
4.2.7负责制定年度《经营管理计划》。
4.3总经理
4.3.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件和技术指导类
文件及相关表单、表格类文件之使用的批准权。
4.3.2负责落实和批准所属公司内各部的质量环境目标及KPI关键绩效目标值的执行工作；
4.3.2.1对执行不达标的质量环境目标和KPI关键绩效目标值的部门，负责组织责任部门进
行原因分析和制定更正措施；
4.3.2.2确保责任部门得以及时有效执行整改措施，且有效保留相关记录文件和资料。
4.4厂长
4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件及相关表单、
表格类文件之使用的批准权。
4.4.1负责行驶代理管理者代表对本司第三层次作业指导类和管理制度类文件及相关表单、表格类文件之使用的批准权。
4.4.2负责确保非审批认可后的、非受控的文件在现场被使用和误用；
4.4.3负责落实所属部门的质量环境目标及KPI关键绩效目标值的执行工作；
4.4.3.1质量环境目标和KPI关键绩效目标值执行未达标时，负责组织责任部门人员进行原因分析和制定更正措施，且得以有效执行更正措施；
4.4.3.2确保权责部门有效保留更正措施之相关记录文件和资料。
4.5DCC文控中心（Documentcontrolcenter）：
4.5.1负责各体系运作文件发布前的编制（或修订）之审核与批准流程，确保其书写格式、字体、识别编码和版本号及有修改情形时之修改页内容的准确性；
4.5.2负责对确认无误，且准许发行之各体系运作文件（修改后，重新发行的文件）之加盖
受控印章（发行章），且确保其发行数量在可控的有效范围,并负责保持相关发放记录；
4.5.3负责与本公司产品有关的法律、法规、标准和上级领导机关、顾客或供方的公文、公函等外来文件的标识、传递、归档；
4.5.4负责办理本司/各厂（研究院）/各部所持有的体系类/技术类/管理制度类文件的收集与归档工作；
4.5.5负责本司/各厂（研究院）/各部门内之公文、公函的编号、归档和发放工作；
4.5.6负责项目论证之技术图文资料在归档前的监督和检查，以及产品销售形成前后与顾客和供方往来文件,如《销售合同》和《采购合同》和《技术协议》和《质量保证协议》等文件或图文资料的归口管理工作；
4.5.7负责做好本司/本厂（研究院）/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、
合同档案）等文件或记录表单的领用、分发、整理、稽核、汇总和保存及废止文件和记录的回收处置等相关工作，确保其达成；
4.5.8确保本司或本厂（研究院）或部内内各作业现场所使用的受控文件均适用于现场，且
确保该文件清晰易辨识；
4.5.9负责监控本司/本厂（研究院）/各部门内人员对认定为废止的文件/合同/档案和记录
时,所采取的报废审批手续，确保其报废手续和报废后的处置作业均符合本司《文件与资料控制程序》之管理规定要求；
4.5.11有权杜绝一切违反三体系文件管理要求规定的言行举止，且有权阻止非预期使用的各（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或在本部门各过程运作中得以流通、贯彻和实施；
4.5.12有权杜绝一切恶意破坏，或虽然无意识举止，但有可能损坏（体系、管理制度、技术
文件与图纸、合同档案）等文件或记录表单的不良行为发生；
4.5.13对本司/本厂（研究院）/部门内的受控（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或记录表单之发行前的会签、评审、编号、分发、存档等相关作业均有监督和实施的权利。
4.5.14对本司/本厂（研究院）/部门内所有（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）文件或记录表单之保存期限具有审核权；
4.5.15在公司总部体系管理部门和品管理单位的授权下，有权处置和销毁（过期或失效）废止（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案）文件或记录表单；
4.5.16对本司/本厂（研究院）/部门内新产品导入之新品与文件的审核校对权。
4.5.17确保本司/本厂（研究院）/部门内的质量环境目标（KPI指标）文件记录所写内容与其日常实际开展的工作相符，且具有向公司总部体系专员及公司总部品质保证管理部门反馈三体系文件在本部门运行状况的权利；
4.5.18负责产品设计和开发之技术文件（图纸）归档前的监控、以及产品交付前后所形成的
与顾客有关文件和技术性外来文件（图纸）之受控、归档和发放及归口管理工作；
4.5.19负责本司购置产品的样本及文件资料之收集与整理归档工作；
4.5.20负责基础设施、监视和测量设备相关文件（第三方认证资料）的收集与归档等工作；
4.5.21负责产品技术文件组卷、归档、保存、借阅、发放、复制、更改、回收与销毁等工作；
4.5.22负责本司/各厂（研究院）/部门内（体系、管理制度、技术文件与图纸、合同档案和行政）文件或记录表单之归档及时性，确保其归档的准确性和完整性，防止归档无遗漏现象；
4.5.23负责做好本司/各厂及各部门内的部门目标（KPI指标）信息文件和记录的收集、整
理汇总、统计及趋势分析、和未达标后整改措施之追踪与确认、分发、保存、回收处置及办理等相关工作；
4.5.24负责本司/各厂/各部门内外来文件的收集和归档、分发与回收、销毁等相关处置作业
的管控工作；
4.5.25代表本司/本厂/各部门负责将部门目标（KPI指标）负责向公司总部体系管理部门和
品质保证部有关三体系文件体系运行事务和体系内部审核事务及有关质量文件运行事务，包括：
第一方、第二方、第三方稽核前期的准备和稽核中开展、稽核后改进等工作及联络事宜；
4.5.25.1严格贯彻执行本司/本厂（研究院）内的部门目标（KPI指标）及受控文件和记录
的受控工作，确保非受控文件和记录不在本部门内发生，且切实做好各项受控文件和记录的
保密工作；
4.5.26负责向本司总裁、总经理、厂长、各部负责人和认证机构发放有效的受控文件，并确保《文件分发/收回记录表》的记录完整齐全，易于识别；
4.5.26.1发放给认证机构的质量体系文件应列入受控范围，若文件修改时，也应及时将修改页（或最新版本）寄送（传递）给认证机构实施替换；
4.5.26.2非受控文件可根据需要，经部门负责人审核认可后，DCC文控方可核准其提供给顾
客，同时，此非受控文件之提交部门应作好发放记录，且该发放记录必须提交DCC文控备案，可不列入跟踪管理范围。
4.5.27负责本司内部文件/外部文件及资料之编号、受控、归档贮存、发放、回收与废止及
销毁及公司最新《文件控制一览表》和《文件管理控制总表》的建立等相关工作；
4.5.28负责本司产品图纸、文件及整改项及标准化的审查工作；
4.5.28.1负责检查技术文件（图纸）的成套性、完整性、编制方法的正确性，格式选用和图面质量；
4.5.28.2负责检查技术文件和图纸资料的标准化、系列化、通用化的情况；
4.5.28.3负责确保技术文件和图纸资料与现行有效技术标准的吻合性和正确性；
4.5.29对本司外来文件的导入和引用及发放具有审核权。
4.5.29.1负责本司/本厂（研究院）/部门内的外来文件之识别工作，确保准确导入和引用至本司/本厂（研究院）及需求部门的外来文件，均得到有效审批和发行及有效发挥其作用；
4.5.30负责本司内部文件/外部文件及资料的增、补与发放和管控工作；
4.5.31负责技术研发类和工程类之外来文件与资料原稿的保存及分发与回收等处置作业；
4.6技术研究院和技术工程部
4.6.1负责编制涉及技术研发和技术工程活动过程的程序文件；
4.6.2负责技术类文件及顾客工程规范的评审及组织工作；
4.6.3负责产品立项产品图纸和研制过程中图样、设计文件和工艺文件的形成；
4.6.3.1对形成后的产品立项产品图纸和研制过程中图样、设计文件和工艺文件应提交DCC
文控中心人员办理受控、归档和发放等手续。
4.6.5负责（内部/外部）图文技术资料能在本司运用之审批工作，必要时负责组织会审工作。
4.6.6负责产品立项产品图纸和研制过程中图样和技术文件的工艺会签等相关工作。
4.6.7负责本部门形成和发至本部门文件的日常管理工作。
4.7其他部门
4.7.1负责编制涉及本部门活动过程的程序文件；
4.7.2负责将隶属于本部门所形成和编制的文件递交相关部门评审；
4.7.3负责本部门各类管理制度类三级文件及附属的相关表单记录类文件的审核工作；
4.7.4负责将隶属于本部门且经过评审通过后的文件及附属的相关表单记录类文件递交至DCC文控中心进行办理受控和发行等手续工作；
4.7.5负责外来文件的评估确认工作，确保其对本司相关作业的开展能起到支持性作用；
负责提供形成和编制隶属于本部门在体系运行中所需文件；
4.7.6负责本部门接收和使用文件之《文件控制一览表》的建立与保管、维护的管理工作。
4.8文件之拟定、审核、签署：
4.8.1体系类文件和技术图纸、技术文件类文件和行政管理类文件的应遵守文控六字真
言：
“编、审、批、发、修、废”作业规定；
4.8.2体系类文件和技术图纸、技术文件类文件和行政管理类文件的拟定、审核、签署
权责详见以下表1、表2、表3具体说明；
表1.体系文件类拟定、审核、签署职责一览表
序号
文件类别
收集/拟制部门
审核部门
批准部门
归口
管理
收发
控制
1
质量环境手册
品质保证部
管理者代表
总裁/董事长
DCC
文控中心
/
各分厂文控
DCC
文控中心
2
程序文件
各职能部门
人员
管理者代表
组织职能部门
部长/厂长/总经理/主任会审
总裁/董事长
3
第三层次
指导类/管理制度类文件
各职能部门
人员
职能部门主管部长/厂长/总经理/主任会审
管理者代表
/总经理
各分厂文控
4
第四层次
表单、表格类
各职能部门
人员
5
外来文件
各部门
管理者
代表
DCC文控中心
各分厂文控
表2.技术图纸、技术文件类拟定、审核、签署职责一览表
序号
文件类别
收集/拟制部门
审核部门
批准
部门
归口
管理
收发控制
审核
会签
标准化
1
工艺文件/图纸
技术工程工艺人员
研究院
项目工程师
职能部门主管或部长
/
项目
主管
技术部长
/
设备部长（主管）
参与或
配合之
拟定部门及
人员
研究院项目工程师/
专业标准化管理师
总工程师（过滤器/清新机洪贤良,网板陈小辉
）/管理者代表
/总经理
各分厂
文控
/
DCC
文控中心
2
工艺文件更改单
3
技术工程规范APQP/FMEA
4
技术管理标准PPAP
5
企业标准
6
作业操作规范
技术工艺师
/
7
生产设备设施
设备部
技术员
/
8
（检验或试验）基准书/设备操作规程/QC工程图
/试验规范/试验报告//测试规范/MSA/SPC
现场品质主管/试验项目工程师
/
总部品质部长
9
外来文件
各部门
职能部门（副）部长
DCC文控中心各厂文控
表3.行政管理类文件拟定、审核、签署职责一览表
序号
文件类别
收集/拟定
部门
审核部门
批准部门
归口
管理
收发
控制
1
公司管理规定
人力资源部/综合管理部/企管部/信息化/法务部）
总裁办主任/
总部人力资源部部长
管理者代表
厂长
总经理
总裁
DCC
文控
中心
/
各分厂
文控
DCC
文控
中心
/
各分厂
文控
2
公司管理制度
3
公告/通告/通知/管理规章制度/管理办法
4
红头文件
职能部门
董事长
总裁
5
任命书
6
申请书
相关职能部门及人员
厂长或部长级以上人员
管理者
代表/总裁
7
外来文件
各部门
职能部门（副）部长
DCC文控中心
各厂文控
5.0作业实施内容及控制要求：
5.1文件控制范围
5.1.1内部文件：
5.1.1.1企业标准，包括质量管理体系文件和其他企业标准；
5.1.1.2科技文件，包括技术文件、设计文件（含计算机软件）、工艺文件和科研资料等；
5.1.1.3行政文件。
5.1.2外来文件：
5.1.2.1与产品有关的技术文件；
5.1.2.2与顾客有关的技术文件；
5.1.2.3国家、行业标准；
5.1.2.4与产品有关的政策、法规文件。
5.2文件控制要求：
5.2.1所有文件在发布前须得到批准，以确保文件是充分与适宜的。
5.2.2文件的发放、回收、借阅、复制均有记录，文件的作废和销毁应有申请和批准。
5.2.3产品形成过程中需保存的文件应按规进行“拟、审、签、批”程序，并及时进行归档。
5.2.4确保图样、技术文件协调一致、现行有效。
5.2.5确保外来文件得到识别，并控制其分发。
5.3文件封面编制要求：
5.3.1组织的标志、名称；
5.3.2文件编号、文件名；
5.3.3实施日期（生效日期）；
5.3.4修改状态/版号；
5.3.5受控状态；
5.3.6发文登记号；
5.3.7页码等；
5.4文件编制作业规定
5.4.1文件制定人应先填写“文件制定/修订/废止申请表”经部门负责人核准后，参照文件
标准格式制定文件，并确定文件版本号。
5.4.2制定人制定的文件连同“文件制定/修订/废止申请表”依据文件签核权限之规定，呈交审核、核准。
5.4.3制定人员将核准后文件和“文件制定/修订/废止申请表”会同电子档E-mailDCC，
DCC文控中心人员依据文件性质执行发行工作。
5.5文件编制架构及组成基本要求：
5.5.1文件编制架构要求:
5.5.1.1封面和序页编制要求：
LOG、分公司、文件名称、编制部门/人、审核部门/人、批准部门/人、生效日期、文件编号/版本、受控印章、保密等级、修正页；
5.5.1.2页眉：
公司LOG/文件名称/权责编制部门/文件编号/版本号/密级/版本号等；
5.5.3.2封面编制要求：
LOG/文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。
5.5.3.3封面和页眉编制要求：
公司名称/公司代码/文件名称/文件编号/生效日期/版本/页次/权责部门<权责部门>（适用于一级文件、二级文件、三级文件）。
5.5.1.4手册页眉,如下:
文件编号
版本号
质量环境手册
E0
章节号：
权责部门
保密状态
0
5.5.1.5程序文件页眉,如下:
文件名称
文件编号
版本号
文件与资料控制程序
E0
权职部门
DCC文控中心
保密状态
保密
5.5.1.6技术类和管理制度类和管理实施办法类之三级文件页眉（除技术作业指导类和检验基准类有特殊要求格式的除外）,如下:
*********管理实施办法
体系类三级文件
保密等级：
保密
文件编号：
/A0
5.5.1.7行政管理通知类三级文件页眉,如下:
行政管理类三级文件
保密等级：
保密
文件编号：
/A0
（内部文件）
*************的通知
5.5.1.8行政管理红头类三级文件页眉,如下:
浙江金海环境技术股份有限公司文件
金海办字〔2016〕10号保密等级：
保密
5.5.1.9技术类特定的三级文件页眉和页脚要求，详见《技术文件管理规定》的说明；
5.5.1.10环境质量环境手册和程序文件和三级作业指导类和管理制度类（及部分无需特殊格式的技术指导类）文件，其页脚居中:
公司名称，其字体为宋体五号（10.5）字体；
5.5.1.11环境质量环境手册和程序文件和三级作业指导类和管理制度类（及部分无需特殊格式的技术指导类）文件，其页脚页码居右侧:
（共X页第Y页）;其字体为华文宋体10号字体；
5.5.1.12非统计类表单记录类四级文件应以word版编制，且各表单记录文件之左侧均有金海环境公司的LOG图案进行标示，右侧则有“文件编号：
/A”进行标示；
5.5.2手册和程序文件之应具备文件封面/修订页/正文/附件（流程图）和必要时可以附表；
5.5.3质量环境手册的正文内容之编写格式：
a）1.0目的：
编制文件的目的或意图；
b）2.0适用范围：
文件涉及到的（产品、项目、过程、活动……）范围或领域；
c）3.0程序概述：
文件具体实施的步骤及程序；
d）4.0引申文件：
在该文件中所引申到的其他文件/资料（如没有，则写无）；
e）5.0相关记录表单：
对涉及的记录表单（如没有，则写无）；
5.5.4程序文件正文所应使用的“八步天龙”的编制格式:
a）1.0目的：
说明为什么开展该项活动。
b）2.0适用范围：
说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动……）范围。
c）3.0术语和定义：
说明文件中使用的专有之名词和缩写；
d）4.0职责与权限：
说明活动的管理和执行、验证人员的职责及所应有的权利和义务；
e）5.0作业实施内容及控制要求/作业控制内容及实施要点/作业实施办法/作业流程说明）；
f）6.0支持性文件：
列出支持本程序的第二、第三层文件和外来法规性文件；
g）7.0相关记录表单：
列出支持本程序的第四层文件（表单）
h）8.0附件（****作业流程图）：
使用统一的符号，以图解方式作业说明流程步骤；
h1）81:
作业图流程:
是指将工作程序以图形符号表示,并辅以简明文字注记,以表示工作程序先后及讯息流动方向,此项常在二级或三级文件中运用；
h2）82:
作业流程图之标准符号与定义要求如下：
开始：
过程处理流程：
决策、确认：
传送或步骤顺序（走向）
升级会员 