采购管理制度及流程.docx
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采购管理制度及流程
关于印发《采购管理制度及流程》的通知
矿属各部门：
《采购管理制度及流程》经矿研究通过，现予以下发，请遵照执行。
二0一九年一月二十三日
采购管理制度及流程
第一章总则
第一条为全面贯彻落实集团公司深化国有企业改革各项战略部署，防止国有资产流失，提升企业管理水平，进一步加强和规范企业采购活动，确保采购活动公开、公平、公正有序开展，维护企业利益。
根据国家及行业法律、法规及xxxxx办【2018】150号文件《xxxxx转发五厅委关于进一步加强和规范省管企业招标投标活动管理的通知》精神，结合我矿实际，制定本管理办法。
第二条本办法适用范围：
集团公司采购管控限额标准以下维持矿井安全生产、技术改造和其他经营活动所涉及到的建筑、安装工程；设备、材料采购；勘察、设计、咨询、评价及相关检测、检验等技术服务；设备、支护材料修理;废旧物资处置等。
第三条本办法遵循的原则：
依法依规，共同监督，分工负责；公开、公平、公正，诚实信用；科学、高效、质量至上、物美价廉、服务优良。
第四条采购权限：
工程项目：
单项工程预算金额（计划金额）在100万元人民币以下的。
货物项目：
单台（件）、单批（次）同类型的重要设备等货物预算（计划）金额在50万元人民币以下的、材料物资等货物预算（计划）金额在20万元人民币以下的（供销公司集中采购除外）。
服务项目：
勘察、设计、监理、财务、审计、检测检验、设备修理等服务项目预算（计划）金额在50万元人民币以下的。
第二章组织机构及职责
第五条为加强对我矿采购工作的管理和监督，特成立采
购领导小组：
组长：
xxx
副组长：
xxxxxx
成员：
xxxx
法律顾问xxxx
第六条领导小组工作职责
1.制定采购管理规定。
2.审定各类项目月度采购计划。
3.根据各类采购项目性质和规模确定合适的采购方式。
4.审核采购结果并最终确定被采购人。
5.采购过程中重大问题的决策。
6.负责审核业务主管部门实名制推荐的厂商。
第七条领导小组下设招标办公室（以下简称“招标办”），招标办设在经营管理办公室，主任：
xxx（兼任）；招标办在领导小组的领导下开展工作；招标办成员由经营管理办公室、财务科、监察审计科相关人员组成。
第八条招标办工作职责
1.严格执行采购管理制度。
2.负责对各业务主管部门报送的领导已签批的采购计划进行审核、整理、汇总。
3.负责组织并参与对厂家的调研、市场行情等有利于采购工作开展的各类考察活动，及时形成《考察报告》。
4.按照领导小组审批意见，组织各类项目采购活动。
5.负责各类项目采购文件、会议记录、评标资料的整理和归档工作。
6.负责组织业务主管部门与中标人进行技术协议、商务合同的会签工作。
8.负责督导业务主管部门对中标人履约情况进行跟踪，并将合同履行过程中的重大事项及时向领导小组汇报【如：
质量、价格、工（交货）期、付款方式等方面的变动】。
9.负责建立采购管理台账，并按季度向集团公司纪委、审计、招标管理部门上报《自行采购项目报表》。
10.负责采购其他日常事务及管理工作。
第九条矿设立采购监督小组，组长xxx（兼任）；成员由纪委、考核办、综合办相关人员组成。
第十条监督小组工作职责
1.参与采购前期市场考察、厂家调研等准备工作以及采购全过程的监督工作。
2.在采购过程中，参与监督审查各投标人的资质是否合法有效，对各位评委的投票（或打分情况）、各投标人投标资料进行整理、汇总，并签字确认。
3.监督评标、定标、合同会签的审批工作。
第十一条评委专家库管理：
招标办分专业建立招标评标专家库，其成员由矿技术和经济方面的专业人员组成。
特殊专业项目，可由招标办另行外聘集团公司专家或部分社会专家。
招标办负责组织相关部门对评标专家库人员的资格审查和调整。
第十二条部门业务分工、职责
1.业务分工：
地面建筑、零星修缮、环保由后勤管理科负责；机电安装、设备采购、设备修理及设备类检测检验等由机电运输科负责；井巷工程、支护材料等维修由生产技术科负责；其他项目按照部门分工由相关专业业务部门负责或按领导安排执行。
2.主要职责：
（1）做好采购活动的前期准备工作。
如：
工程类包括设计方案、施工图纸的审查，招标控制价（或预算）的编制、报批，技术要求编制等工作；货物类包括购买货物名称、规格型号、数量、样品选择、技术要求编制等工作；修理类包括对修设备或材料维修内容的鉴定、核价等工作；废旧物资处置类包括废旧物资现场鉴定、核价等工作。
（2）按照规定及时、准确的向招标办报送各类项目的《月度采购计划》。
（3）负责组建本系统专家组，建立供应商数据库，组织召开专业论证会，实名制推荐厂商。
（4）参与厂家调研、市场行情考察并推荐资质合法、实力符合要求的拟邀请投标人。
（5）负责技术要求的编制、报审工作，负责按规定完成对拟邀请投标人的资格初审工作。
（6）负责开标前以及招投标过程中的技术答疑工作。
（7）参与评标并对各投标人的技术标底进行评议，负责招标技术资料的收集整理归档。
（8）根据中标结果，草拟技术协议、商务合同初稿，并参与合同的商谈、会签工作。
（9）负责落实工程类项目的实施、过程监督、竣工验收、竣工结算；负责落实货物项目的实施、监督、到货验收、结算；负责落实服务项目的实施、监督、验收、结算；若发现中标人有违约情况发生，应及时通知招标办并向领导小组汇报，以便及时采取弥补措施。
第三章采购流程
第一节采购计划
第十三条严格执行月度采购计划的申请和报批制度，未经批准的建筑安装工程、货物采购、技术服务、修理等各类项目的采购将不予安排。
第十四条审批权限：
所有采购项目必须经业务主管部门负责人、分管矿领导、矿长、经营矿长、招标办主任签批后方可实施采购。
分管矿领导业务分工：
地面建筑、零星修缮、环保类项目由后勤副矿长负责；机电设备安装、采购、设备修理及设备类检测检验等由机电副矿长负责；井巷工程、支护材料维修等由生产副矿长负责；其他各类技术服务类项目，根据专业分工由相应的分管矿领导负责。
第十五条属下列项目的，必须经矿党委会、党政联席会审议通过后方可实施采购。
（1）经济项目合作、资产重组、技术转让。
（2）出售或转让资产（固定资产、设备或材料）金额在10万元人民币以上。
（3）采购项目预算（计划）金额在10万元人民币以上。
（4）“三重一大”文件规定范围内的项目。
第十六条申报内容：
1.项目名称；2.工程量或货物数量；3.金来源；4.工程概况、货物规格型号或主要技术参数；5.进场预估价；6.工期或交货时间；7.拟邀请投标人资质和业绩审核情况说明（经考察的，必须提交所有考察人员签字确认的《考察报告》）；8.项目实施的必要性和其他需要说明的内容。
第十七条填报要求：
采购计划应按规定格式规范填写，名称、规格、数量、主要技术指标应规范、准确，经职能部门负责人、分管矿领导签字确认后报送至招标办；在报送采购计划时，应同时报送经部门负责人、分管矿领导、矿长、经营矿长、招标办主任及副主任签批的请示及项目立项的其他资料。
第十八条申报时间：
各业务主管部门应于每月20日前，将下月度招标计划报送至矿招标办。
第十九条审批流程：
招标办应于每月22日前，完成下月度采购计划整理汇总、报请招标办主任、经营矿长、矿长审批。
第二节采购前的准备工作
第二十条矿招标办应及时将《月度采购计划》批复情况，以电子邮件方式通知相关业部门；相关业部门应在接到通知5日内，按规定格式填报《采购审批表》、《技术要求》、《厂商资质初审表》等相关基础资料。
第二十一条技术要求须载明以下主要内容：
1.工程项目：
工程名称、建设规模、施工工期、付款方式、违约条款以及施工现场条件、施工图纸及预算等；2.货物项目：
货物名称、规格型号（对国家没有统一规范型号的设备可不写型号，但应注明主要技术参数及具体配置、性能要求）、数量、交货期、付款方式、税种及税率、交货地点、运输方式、违约条款等；3.服务项目：
服务内容、服务周期、成果要求、技术服务报审权限界定、违约条款等。
为维护采购活动的严肃性，提高采购活动的工作效率，上述条款规定的《技术要求》必须执行业务部门负责人、分管矿领导逐级审批制度；《技术要求》纸质版必须经编制人、审核人以及分管矿领导签字确认后，报矿招标办存档备案。
备注：
付款方式的相关约定：
1.工程项目：
无预付款，按工程进度的80%支付工程进度款，工程竣工验收并完成竣工结算，付工程款的15%，留5%工程质量保证金自工程竣工验收合格之日起一年无质量问题一次性付清。
2.设备项目：
无预付款，货物到货验收合格付款50%，设备运行三个月无质量问题付款40%，留10%质量保证金自验收合格之日起一年无质量问题一次性付清。
3.材料类：
①一次性购买货物：
货到验收合格付款90%，留10%质量保证金自验收合格之日起一年无质量问题一次性付清；②期限类货物：
按前款规定分期分批支持货款。
4.修理类：
货到验收合格付款90%，留10%质量保证金自验收合格之日起一年无质量问题一次性付清。
5.技术服务类：
无预付款，取得通过评审的技术成果后一次性付清全款。
上述付款方式原则上不允许调整，若遇特殊情况，经领导小组批准后可做适当调整。
第二十二条拟邀请投标人的确定
1.各职能部门必须对采购项目进行充分的前期技术论证、市场调研、厂家考察、用户咨询、相关资质审核等准备工作，并按规定格式形成书面材料，作为拟邀请投标人的必要条件。
2.拟邀请投标人的推荐采取自下而上的方式进行，即各类招标项目拟邀请投标人由职能部门提请→矿招标办审核→矿分管领导、经营矿长会签→单位负责人签批；投标单位的实名推荐实行责任追究制度。
第二十三条确定拟邀请投标人的原则
资质合法有效，规模符合要求；企业信誉良好，产品质量优良；具有一定业绩，地理位置优越。
第二十四条招标文件的编制、发售
经领导小组批准的采购项目，由招标办按统一格式编制招标文件，并根据领导小组批准意见，向拟邀请投标人发售文件。
第三节采购方式
第二十五条采购可采用模拟公开招标、模拟邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、其他方式。
1.模拟公开招标：
是指采购人按照法定程序，通过适当方式发布招标公告，吸引众多潜在投标人参加投标竞争，采购人按事先规定的程序和办法从中选择中标人的采购方式。
模拟公开招标适用条件：
（1）工程项目：
单项井巷工程预算（计划）金额在50万元人民币以上100万元人民币以下的、单项地面工程预算（计划金额）在10万元人民币以上100万元人民币以下的。
（2）货物项目：
单台（件）、单批（次）同类型的重要设备等货物预算（计划）金额在30万元人民币以上50万元人民币以下的、材料物资等货物预算（计划）金额在10万元人民币以上20万元人民币以下的（供销公司集中采购除外）。
（3）服务项目：
勘察、设计、监理、财务、审计、检测检验、设备修理等服务项目预算（计划）金额在30万元人民币以上50万元人民币以下的。
2.模拟邀请招标：
是指采购人以邀请函的形式邀请三家及以上特定具有资质能力的法人或其他组织参与投标的采购方式。
模拟邀请招标适用条件：
技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择。
3.竞争性谈判：
是指不适宜采用模拟招标采购方式而邀请三家及以上（由各职能部门分别推荐）具有资质能力的法人或其他组织直接进行竞争谈判的招标方式。
竞争性谈判必须符合以下情形之一的方可采取：
（1）招标后没有供应商投标或没有合格标的的或重新招标未能成立的。
（2）技术复杂或性质特殊，采购前不能制定详细规格或具体技术要求的。
（3）采购人采用招标方式所需时间不能满足安全生产紧急需要的。
4.询价采购：
是指采购人向符合资格条件的具有资质能力的法人或其他组织发出询价通知书，要求其一次性报出不得更改的价格，采购人通过对其报价进行比较，从中确定被采购人的采购方式。
（1）询价必须同时满足下列条件和要求：
通用性、标准性、可比性强，技术规格简单、市场价格相对透明的材料类物资。
（2）询价组织程序：
招标办组织职能部门、业务部门、使用部门相关人员就近寻找三家及以上符合要求的单位，就采购项目进行现场询价、比价，业务部门出具《询价报告》，询价结果及时向领导汇报并确定供应单位。
市场询价由业务部门安排车辆，用车费用按规定程序报销，其他费用由业务部门负责。
5.单一来源采购：
是指采购人邀请某一特定具有资质能力的法人或其他组织进行商务洽谈的采购方式。
单一来源采购必须符合以下情形之一的方可采取：
（1）涉及国家专利保护或受自然地域环境限制的物资采购，供应商具有专有技术的物资采购。
（2）涉及抢险救灾的紧急情况的项目。
（3）对技术有特定要求，经领导小组认为只能从单一具有资质能力的法人或其他组织进行获取，才能满足实际需要的情形。
（4）设备后续维修零配件其他供应厂家不能替代，而必须从原供应商采购的情形。
（5）所采购产品国内或国外独家生产的。
6.其他方式
（1）内部采购：
是指集团公司所属分公司、全资子公司的资质和能力能够自行建设、生产或者提供的工程、货物、服务项目直接按内部定价管控程序实施采购（法律禁止的除外）。
（2）特殊情形采购：
是指涉及抢险救灾等特殊情况，按照国家有关规定，可以不进行招标直接组织采购。
（3）重复采购：
已通过招标方式选定的供货人依法能够自行建设、生产或者提供的项目采购。
对已确定的供应商，如其市场价格长期稳定，在其原合同签订不超过12个月时，经相关领导批准后可以对不超过原合同金额50%的货物进行合同续签。
第二十六条废旧物资处置项目严格按照集团公司批复文件执行。
第二十七条矿所有采购项目必须严格贯彻执行xxxxx办[2018]150号文件《xxxxx转发五厅委关于进一步加强和规范省管企业招标投标活动管理的通知》有关规定，不得将应招标的项目化整为零规避招标。
第二十八条矿所有采购项目采取何种采购方式，由矿招标办上报领导小组批准后实施。
第四节采购
第二十九条采购项目应具备以下条件方可进行采购：
1.采购计划已按规定程序审批。
2.废旧物资处置项目已经集团公司审批。
3.采购申请已按规定程序审批。
4.建设安装工程施工图纸齐全，现场具备条件。
5.《采购技术要求》经相关业务主管部门编制完成，并经业务部门负责人、矿分管领导签批。
第五节模拟开标、评标、定标
第三十条开标程序（开标会议应按下列议程进行）
1.主持人宣布会议开始，并介绍招标人、投标人。
2.由监督小组宣布会议纪律，并通报招标前期准备工作监督情况。
3.由主持人宣布评标定标办法。
4.由监督小组会同投标人代表共同检查投标文件的密封情况，并签字确认。
5.开标：
在监督小组的监督下由投标人抽取述标顺序，并由投标人按顺序进行述标（每次一个单位，其他单位回避），述标内容包括以下主要内容：
①投标人的企业全称、主要业绩情况；②参与投标项目的施工或产品制造情况，包括对招标技术方案响应，质量、安全文明施工、生产加工工艺、技术保障措施等内容，③参与投标项目的工（交货）期、付款方式、售后服务及其他优惠承诺等内容。
期间，评委与投标人代表就招标项目进行充分沟通，投标人就评委质疑出具书面澄清说明。
6.要求投标人就招标项目投标报价等商务内容做最终文字澄清。
7.评标、定标：
评委通过对各投标人编制的投标文件、资质、产品、商务指标等内容从经济和技术两个方面进行综合评议，按照评标办法推荐合格的中标人或中标候选人（2名），并形成书面评标报告，与会人员签字确认。
8.由矿招标办向领导小组汇报招标情况及评标结果。
9.矿招标办根据领导小组审批意见，向中标人签发中标通知书，同时通知其他未中标人评标结果情况。
第三十一条评标委员会组成
评标委员会由技术、经济等专业人员和招标人代表共同组成。
评委会设主任委员1名，评标委员会总数必须为5人及5人以上单数，评标委员会中技术、经济等方面的专业人员不得少于评委总数的三分之二，招标单位评委不得超过评委总数的三分之一，必要时可追加列席人员。
第三十二条评标委员会的产生
评标委员会由招标办在开标前2小时，在监督小组的监督下从矿评标专家库中随机抽取产生，与投标人有利害关系的评委不得进入评标委员会。
第三十三条评标委员会职责
1.听取投标人述标。
2.对投标文件进行审阅、询问。
3.对投标人进行符合性认定，并对合格的投标人进行评定。
4.提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。
5.会同矿招标办向领导小组汇报评标情况及评标结果。
第三十四条评标委员会成员应当客观、公正地履行职责，遵守职业道德，遵守评标会议纪律，对提出的评审意见承担个人责任。
评标采取有记名票决制，评标委员会成员一人一票。
合格中标人或中标候选人的有效票数应在评委会成员总数的半数以上，达不到半数以上的，进行再次票决。
第三十五条招标过程中出现因技术交流不充分、方案论证不成熟或与前期论证方案有较大出入影响招标进行的一律终止招标。
第三十六条评标过程中，出现下列情形之一的，应予废标：
1.投标人未按要求按时参加招标会议。
2.投标文件送达时间超过招标文件规定投标截止时间。
3.投标文件未按招标文件要求编制、密封。
4.未加盖投标人公章及法人代表或授权代表的印章，未提供法人代表授权书。
5.未提交投标保证金或金额不足。
6.超出经营范围、未取得生产许可或施工资质、安全生产许可不响应招标文件要求的。
7.标的货物不是本单位生产的且未提供制造厂家合法授权和证明文件的。
8.用联合投标时，未提供联合体各方的责任和义务证明文件的。
9.不满足招标文件技术要求中主要参数和超出偏差范围的。
10.串通投标或投标资料弄虚作假或有其他违法行为的。
11.评标委员会认定应予废标的其他情形。
第三十七条评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标，重新组织招标。
第三十八条当下列任何情况之一发生时，投标保证金予以罚没：
1.投标人在招标文件规定的投标有效期内撤回其投标。
2.投标人未能在规定的时间内签署合同。
3.签署合同后，未能在规定的时间内提供履约保证金（投标人承诺提供时）。
4.单位弄虚作假，以欺诈手段骗取中标一经查实的。
5.中标后以各种不正当理由拒不签订合同或退标的。
第三十九条整个评标过程必须在严格保密的情况下进行。
任何单位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。
第四十条开标、评标全过程在监督人员的监督下进行。
经济评委对投标人的经营状况、财务状况等进行审核；技术评委对投标单位的资质、投标文件的合法性、投标人技术响应等情况进行审核；监督小组应维持会议纪律，并监督评委行为。
监督小组负责对招标过程的公平、公正性进行监督，其成员不参加表决，但有一票否决权。
第四十一条招标结束后，由矿招标办组织监督小组成员与中标人签订《招投标廉洁诚信承诺书》。
第六节开标、评标会议纪律
第四十二条所有参加开、评标会议的人员应严格遵守《中华人民共和国招标投标法》等国家法律法规和本办法规定，确保开、评标活动合法、公正、有序进行。
第四十三条与会人员不得随意走动、喧哗，所有通讯工具关闭交监督小组成员统一保管。
第四十四条与会人员确需离开会场应向监督小组请假，未经允许不得离开会场。
第四十五条评委应严格按照招标文件确定的评标办法独立、公正评标，不得与投标人串通排斥其他投标人；不得向非评委成员透露、谈论评标事宜；不得与投标人私下接触；不得进行诱导性评标；评委与投标单位之间不得串通投标，不得私下接触。
第四十六条定标之前，评委和其他与会人员不得对评标事宜进行个人解释，需答疑时经评委会集体研究后由评委会主任予以澄清。
第四十七条会议结束后，与会人员不得私自将会议文件和有关资料带走。
第四十八条在发出中标通知书之前，任何评委或工作人员不得向投标透露评标情况。
第四十九条评委和工作人员违反招标纪律，按照有关规定追究责任。
第四章合同管理
第五十条在招标办组织下，相关职能部门和中标人按照《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》、招标文件约定、投标文件承诺签订合同（采购权限内单批次金额5000元以下的，可以不签订合同）。
在与第一中标候选人签订合同过程中如出现异议，且协商无效时，招标办以书面形式向领导小组请示，经批准后，可将第二中标候选人推荐为中标人，依次类推；并视情况没收前中标候选人的投标保证金。
第五十一条所有合同在最终签订之前，必须经业务部门、职能部门、法律顾问会签，报请分管矿领导、经营矿长、单位负责人审核、批准后方可签订。
第五十二条招标办、业务部门应督促中标人在合同签订后十个日内将中标通知书、合同原件递交招标办存档备案。
第五十三条合同的跟踪与信息传递
各职能部门应对中标人的产品质量、适应性、可靠性，技术服务、配件供应、履约行为、售后服务等情况建立档案，并将合同履行中的重大事项【如质量、价格、工（交货）期、付款方式等方面的变动】及时通知招标办并向矿采购领导小组汇报，以便采取措施予以弥补，相关资料应报送招标办备案。
第五章罚则
第五十四条为提高采购项目顺利实施，确保矿井的安全生产。
对采购管理工作做如下罚则：
1.参与采购的部门在采购过程的各个环节必须密切配合，及时沟通，及时反馈，切实提高我矿采购工作质量和效率，保证每个环节的处理时间不超过2天；如发生部门之间推诿、扯皮等影响采购工作进展的，对相关部门负责人罚款100元。
2.按要求时间报送月度采购计划，逾期者，对相关业务主管部负责人罚款100元。
3.按矿招标办通知时间报送《采购审批表》、《技术要求》、《拟投标单位资质初审表》及等相关资料，逾期者，对相关业务部门负责人罚款100元。
4.《技术要求》编制不合理、市场价格落实不到位、对投标人资质初审不认真等情况，致使采购活动无法正常进行而造成流标的，对相关职能部门负责人罚款100元。
5.参加评标活动的评委及工作人员未能按时参加会议的，每人每次罚款50元。
6.评标委员会成员或参加评标的有关工作人员向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的，一经查实，将对相关责任人处以500-1000元的罚款，取消其担任评标委员会成员的资格，不得再参加任何招标项目的评标；若有其他玩忽职守、徇私舞弊的行为发生，且情节特别严重的，将按照《中华人民共和国招标投标法》、集团公司及矿相关规定进行处理。
第六章附则
第五十五条按照xxxxx相关文件规定，对严格遵守本办法，采购工作中认真负责、切实维护企业利益的人员给予适当奖励。
第五十六条本办法解释权矿采购领导小组。
第五十七条本办法上报集团公司综合采购管理部门、监督部门、招标管理科备案后实施，原采购管理办法同时作废。
附件：
1.业务部门月度采购计划表
2.模拟公开招标采购审批表
3.模拟邀请招标及非招标采购审批表
4.厂商资质初审表
5.厂商资质审核标准
XXX部门月份采购计划表
序号
项目类型（工程、货物、服务
项目名称
采购方式（模拟公开招标、模拟邀请招标、竞谈、询价、单一来源、其他）
资金计划
项目负责人及联系方式
时间要求
备注
文号
金额
备注：
根据法律及招标行业规程规定，招标办需要25-30天的准务时间，办理公示（邀请函）、文件发售、澄清（踏勘）、招（投）标预备会、资质预审、办理投标保证金手续等，请申请部门计算好整个采购审批流程
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